L'immatriculation à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) peut sembler trompeusement simple : vous remplissez un formulaire, recevez votre numéro et commencez à facturer la taxe. Mais il existe des couches de règles spécifiques à chaque pays, de seuils financiers, d'obligations de tenue de registres et de choix de régime qui peuvent avoir un impact significatif sur votre entreprise. Nous allons aborder les exigences liées à l'immatriculation à la TVA, les décisions que vous devrez prendre en tant que propriétaire d'entreprise et ce qui change après votre immatriculation.

Sommaire

• Qu'est-ce que l'immatriculation à la TVA ?
  
• Quand l'immatriculation à la TVA est-elle requise ?
  
• Quels documents et informations d’entreprise sont nécessaires pour s'immatriculer à la TVA ?
  
• Comment les entreprises s'immatriculent-elles à la TVA et quels régimes peuvent-elles choisir ?
  
• Que se passe-t-il après votre immatriculation à la TVA ?
  

Qu'est-ce que l'immatriculation à la TVA ?

L'immatriculation à la TVA est le processus consistant à indiquer formellement à une autorité fiscale que votre entreprise est responsable de la facturation et de la collecte de la TVA sur vos ventes.

Après votre immatriculation, vous recevez un numéro de TVA, qui est essentiellement un numéro fiscal aux fins de la TVA. À partir de ce moment, vous serez aurez l’obligation :

• d’ajouter la TVA aux prix de la plupart des biens et services que vous vendez
  
• d’émettre des factures avec TVA aux clients
  
• de transmettre régulièrement des déclarations de TVA
  
• de tenir des registres détaillés de vos ventes, achats et TVA collectée
  

Dans de nombreux cas, l'immatriculation est obligatoire à partir d’un certain seuil de revenus. Mais certaines entreprises s'immatriculent volontairement avant de l’atteindre, surtout si elles travaillent avec des clients immatriculés à la TVA ou souhaitent récupérer la TVA sur leurs dépenses professionnelles. L'immatriculation à la TVA affecte la façon dont vous fixez les tarifs, dressez des rapports et exercez votre activité, et peut également signaler à vos partenaires et clients que vous gérez une entreprise bien établie.

Quand l'immatriculation à la TVA est-elle requise ?

La plupart des pays imposent l’immatriculation à la TVA à partir d’un certain seuil de revenus. Lorsque votre chiffre d’affaires annuel dépasse ce seuil, l'immatriculation devient obligatoire. Cependant, dans certains pays, l'obligation d’immatriculation n’est pas liée au chiffre d'affaires. Voici quelques exemples :

• Au Royaume-Uni, les entreprises doivent s'immatriculer lorsque leur chiffre d'affaires imposable dépasse 90 000 £ sur une période de 12 mois glissants.
  
• En Afrique du Sud, les entreprises doivent s'immatriculer lorsque leur chiffre d'affaires imposable dépasse 1 million de rands sud-africains (ZAR) sur une période de 12 mois glissants.
  
• Au Brésil, il n'y a pas de seuil. Toute entreprise qui réalise des ventes imposables doit s'immatriculer.
  

Les États membres de l'UE appliquent chacun leurs propres seuils pour les entreprises nationales. Il existe également un seuil régional de 10 000 € en dessous duquel les entreprises de l'UE paient la TVA uniquement dans le pays où elles sont établies. Au-dessus de ce seuil, les entreprises doivent commencer à payer la TVA dans chaque pays où elles effectuent des ventes.

Il n'y a généralement pas de seuil pour les entreprises non résidentes, ce qui signifie que l'immatriculation est requise dès la première vente. Les entreprises étrangères doivent généralement s'immatriculer à la TVA avant de dépasser un seuil de chiffre d'affaires si :

• elles exercent leur activité en tant qu'entreprise non résidente qui vend dans un pays soumis à la TVA
  
• elles importent des biens dans un autre pays
  
• elles ouvrent un entrepôt local ou détiennent des stocks dans un pays étranger
  
• vendent des produits ou services numériques à des clients dans d'autres pays
  

En pratique, cela signifie que les entreprises ayant une portée internationale, en particulier les plateformes d’e-commerce, les fournisseurs de logiciels en tant que service (SaaS) et les marchands présents sur des marketplaces, finissent souvent par gérer plusieurs immatriculations de TVA dans différents pays, chacun avec ses propres règles et obligations.

Quels documents et informations d’entreprise sont nécessaires pour s'immatriculer à la TVA ?

L'immatriculation à la TVA nécessite une demande complète et précise. La plupart des autorités fiscales demandent des informations de base similaires pour vérifier l'identité de votre entreprise, évaluer votre responsabilité et déterminer le mode de suivi de vos obligations fiscales. Les détails exacts varient d’un territoire à l’autre, mais les autorités fiscales souhaitent généralement confirmer que vous êtes une entité commerciale légitime et que vos activités relèvent du champ d'application de la TVA. Voici les éléments généralement demandés.

Informations commerciales de base

• Dénomination sociale de l’entreprise
  
• Structure de l'entreprise (par exemple, entreprise individuelle, société de personnes, société anonyme)
  
• Numéro d'immatriculation de l'entreprise ou informations de constitution
  
• Adresse du siège social
  
• Dénomination(s) commerciale(s), le cas échéant, si elles sont différentes de la dénomination sociale
  
• Coordonnées de l'entreprise, du représentant principal ou des deux
  

Informations fiscales et bancaires

• Numéro fiscal national (le cas échéant)
  
• Coordonnées bancaires de l'entreprise (pour les remboursements ou paiements de TVA)
  
• Informations sur toutes immatriculations fiscales antérieures, surtout si vous migrez depuis un autre régime de TVA
  

Documents liés à l'activité

• Description de vos activités professionnelles et de vos secteurs d’activité
  
• Date de début de l'activité imposable
  

Justificatifs

Selon le pays, vous devrez peut-être également soumettre les documents suivants :

• Certificat d'immatriculation ou de constitution de l'entreprise, ou permis d’exploitation
  
• Copies de contrats, de factures ou de bons de commande
  
• Pièces d'identité pour les directeurs, propriétaires ou représentants légaux
  

Comment les entreprises s'immatriculent-elles à la TVA et quels régimes peuvent-elles choisir ?

Avant de commencer le processus de demande, vous devez choisir votre régime de TVA préféré. La plupart des pays offrent quelques options, chacune ayant ses propres compromis. Voici quelques régimes courants :

• TVA standard ou basée sur l'accumulation : vous déclarez la TVA en fonction des dates de facturation. C'est le régime par défaut dans de nombreux pays.
  
• Comptabilité de trésorerie : vous déclarez la TVA une fois que le client vous a payé. Cette option est utile pour gérer le flux de trésorerie, en particulier pour les entreprises avec des délais de paiement plus longs.
  
• Régimes à taux forfaitaire ou simplifié : au lieu de calculer la TVA sur chaque transaction, vous appliquez un pourcentage fixe à vos ventes brutes. Ces régimes sont généralement disponibles pour les petites entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à un certain seuil.
  
• Régimes de marge (dans des secteurs spécifiques) : si vous travaillez dans les biens d'occasion, les services touristiques ou un secteur similaire, vous pourriez être tenu de payer la TVA uniquement sur votre marge bénéficiaire plutôt que sur le prix de vente total.
  

Le régime que vous choisissez façonne la manière dont vous suivez les revenus, gérez les factures et traitez les rapports. Tous les régimes ne sont pas disponibles dans tous les pays, et certains ont des critères d'éligibilité stricts. Le choix de la bonne option dépend de votre chiffre d'affaires, de votre secteur, de vos préférences comptables et de votre appétence au risque.

Après avoir choisi un régime, vous pouvez effectuer votre immatriculation de TVA en ligne via le portail de l'autorité fiscale concernée. Vous aurez généralement besoin de :

• remplir un formulaire de demande
  
• charger des justificatifs
  
• choisir un régime de TVA
  
• fournir une date de début pour l'activité taxable
  

Après avoir soumis votre demande, les délais de traitement varient. Certaines autorités approuvent les demandes en quelques jours, tandis que d'autres peuvent prendre plusieurs semaines, surtout si vous avez une entreprise non résidente ou si vous exercez votre activité dans un secteur complexe.

Dans certains cas, l'immatriculation est rétroactive. Si vous avez dépassé le seuil avant de faire une demande, vous devrez peut-être payer la TVA sur des ventes antérieures.

Que se passe-t-il après votre immatriculation à la TVA ?

Après avoir reçu votre numéro de TVA, vous devez respecter un ensemble récurrent d'obligations fiscales et de déclaration. Voici ce qu'il faut faire après votre immatriculation.

Commencez à facturer la TVA

Sur la plupart des biens et services que vous vendez, vous devrez appliquer le bon taux de TVA et l'indiquer sur vos factures. Ces factures doivent respecter des normes de format spécifiques, telles que l'affichage de votre numéro de TVA et la répartition de la taxe collectée.

Déposez des déclarations de TVA

En fonction du pays et de votre chiffre d'affaires, les déclarations de TVA peuvent être exigées tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans. Ces déclarations récapitulent :

• la TVA que vous avez collectée sur les ventes (taxe de sortie)
  
• la TVA que vous avez payée sur vos dépenses professionnelles (taxe d'entrée)
  
• la différence entre ces deux montants, c’est-à-dire le montant que vous devrez payer ou pourrez vous faire rembourser, selon le cas
  

Les déclarations doivent être soumises à temps, même pendant les périodes sans ventes ni achats. Les dépôts tardifs peuvent entraîner des pénalités.

Tenir des dossiers détaillés

La plupart des autorités fiscales exigent que les entreprises immatriculées à la TVA conservent des dossiers organisés sur les éléments suivants :

• Factures des ventes et des achats
  
• Déclarations de TVA soumises
  
• Correspondances avec les autorités fiscales
  
• Documents justificatifs pour le remboursement de la TVA (par exemple, reçus, contrats, documents d'expédition)
  

Les périodes de conservation des dossiers varient, mais sont généralement comprises entre 5 et 10 ans.

Respectez d’autres immatriculations, le cas échéant

Si vous êtes immatriculé dans plusieurs pays, ou si vous vendez des services numériques transfrontaliers, vous devrez peut-être également :

• soumettre des rapports supplémentaires (par exemple, des listes des ventes intracommunautaires dans l'UE)
  
• appliquer le taux de TVA correct en fonction de l'emplacement de l'acheteur
  
• surveiller les seuils pour les ventes à distance ou les transactions numériques dans plusieurs pays
  

L'immatriculation à la TVA est une porte d'entrée vers des responsabilités fiscales plus larges. Pour rester en règle, il faudra maintenir des systèmes efficaces, tenir des registres exacts et suivre la réglementation sur les transactions transfrontalières. Pour en savoir plus sur la façon dont Stripe Tax facilite la gestion de votre collecte de TVA au même endroit, cliquez ici.