O cadastro no imposto sobre valor agregado (IVA) pode parecer enganosamente simples: você preenche um formulário, recebe seu número e começa a cobrar o imposto. Mas existem camadas de regras específicas do país, limites financeiros, obrigações de manutenção de registros e opções de esquema que podem afetar significativamente sua empresa. Abaixo, discutimos o que cadastro no IVA exige, as decisões que você precisa tomar como proprietário da empresa e o que muda após o cadastro.

Neste artigo:

• O que é o cadastro no IVA?
  
• Quando é necessário cadastrar-se no IVA?
  
• Quais documentos e dados da empresa são necessários para se cadastrar no IVA?
  
• Como as empresas se cadastram no IVA e quais esquemas podem escolher?
  
• O que acontece após o cadastro no IVA?
  

O que é o cadastro no IVA?

O cadastro no IVA é o processo de notificar formalmente uma autoridade fiscal de que seu empresa é responsável por cobrar e recolher o IVA de suas vendas.

Depois de se cadastrar, você recebe um número de IVA, que é essencialmente um ID fiscal para fins de IVA. A partir desse ponto, espera-se que você:

• Adicione IVA aos preços da maioria dos bens e serviços que você vende
  
• Emita IVA faturas para clientes
  
• Envie regularmente declarações de IVA
  
• Mantenha registros detalhados de suas vendas, compras e IVA recolhido
  

Em muitos casos, o cadastro é obrigatório quando sua receita excede um determinado limite. Mas algumas empresas se cadastram voluntariamente antes disso, especialmente as que trabalham com clientes registrados no IVA que desejam recuperar o IVA sobre suas despesas empresariais. O cadastro no IVA afeta a forma como você define preços, declara e opera, e também pode sinalizar para parceiros e clientes que você está administrando uma empresa bem estabelecida.

Quando é necessário cadastrar-se no IVA?

A maioria das jurisdições usa alguma versão de um limite estabelecido em receita para determinar quando você precisa se cadastrar no IVA. Quando seu faturamento anual tributável excede esse limite, o cadastro se torna obrigatório. No entanto, alguns países exigem cadastro independentemente do volume de negócios. Por exemplo:

• No Reino Unido, as empresas devem se registrar quando o faturamento tributável excede £ 90.000 em um período contínuo de 12 meses.
  
• Na África do Sul, as empresas devem se cadastrar quando o faturamento tributável excede 1 milhão de rands sul-africanos (ZAR) em um período contínuo de 12 meses.
  
• No Brasil, não há limite. Qualquer empresa que faça vendas tributáveis deve se registrar.
  

Cada estado membro da UE tem limites próprios para empresas nacionais. Existe também um limiar de 10 000 euros em nível regional, abaixo do qual as empresas da UE pagam IVA apenas no país onde estão estabelecidas. Acima desse limite, as empresas devem começar a pagar IVA em todos os países onde vendem.

Geralmente, não há limite para empresas não residentes, o que significa que o cadastro é necessário desde a primeira venda. As empresas estrangeiras normalmente precisam se cadastrar no IVA antes de exceder um limite de faturamento se forem:

• Operar como empresa não residente que vende para um país com IVA
  
• Importar mercadorias para outro país
  
• Abrir um armazém local ou manter estoque em uma jurisdição estrangeira
  
• Vender produtos ou serviços digitais para clientes em outros países
  

Na prática, isso significa que empresas com alcance internacional – especialmente plataformas e-commerce, provedores de software como serviço (SaaS) e vendedores de marketplace – muitas vezes acabam gerenciando vários cadastros de IVA em diferentes países, cada um com suas próprias regras e obrigações.

Quais documentos e dados da empresa são necessários para se cadastrar no IVA?

O cadastro no IVA requer uma inscrição completa e precisa. A maioria das autoridades fiscais solicita um conjunto semelhante de informações para verificar a identidade da empresa, avaliar sua responsabilidade e determinar como suas obrigações fiscais devem ser rastreadas. Os detalhes exatos variam entre as jurisdições, mas as autoridades fiscais geralmente querem verificar se você é uma entidade empresa legítima e se as suas atividades se enquadram no escopo do IVA. Veja o que essa inscrição normalmente inclui.

Dados comerciais básicos

• Nome jurídico da empresa
  
• Estrutura da empresa (por exemplo, empresário individual, sociedade, corporação)
  
• Número de registro da empresa ou detalhes de constituição
  
• Endereço registrado da empresa
  
• Nomes ou nomes comerciais, se diferentes do nome jurídico
  
• Informações de contato da empresa, do representante principal ou de ambos
  

Dados fiscais e bancários

• Número nacional de identificação fiscal (se aplicável)
  
• Informações da conta bancária empresarial (para reembolsos ou pagamentos de IVA)
  
• Detalhes de outros cadastros fiscais anteriores, especialmente se você estiver migrando de outro regime de IVA
  

Documentação relacionada à atividade

• Descrição de suas atividades empresariais e dos setores em que você opera
  
• Data de início da atividade tributável
  

Documentação de apoio

Dependendo do país, você também pode precisar enviar:

• Comprovante de cadastro da empresa, constituição ou licença comercial
  
• Cópias de contratos, faturas ou pedidos de compra
  
• Documentos de identificação para diretores, proprietários ou representantes jurídicos
  

Como as empresas se cadastram no IVA e quais esquemas podem escolher?

Antes de iniciar o processo de inscrição, você deve escolher seu esquema de IVA preferido. A maioria das jurisdições oferece algumas opções, cada uma com suas próprias desvantagens. Alguns esquemas comuns:

• IVA padrão ou baseado em valores acumulados: você declara o IVA com baste nas datas das faturas. Este é o padrão em muitos países.
  
• Regime de caixa: você declara o IVA assim que o cliente paga. Isso é útil para gerenciar o fluxo de caixa, especialmente para empresas com termos de pagamento mais longos.
  
• Esquemas simplificados ou de taxa fixa: em vez de calcular o IVA sobre cada transação, você aplica uma porcentagem fixa às suas vendas brutas. Esses esquemas geralmente estão disponíveis para pequenas empresas com receita abaixo de um determinado limite.
  
• Esquemas de margem (em setores específicos): se você trabalha com bens de segunda mão, serviços de viagens ou um setor semelhante, talvez seja necessário pagar IVA apenas sobre sua margem de lucro, e não sobre o preço total das vendas.
  

O esquema escolhido molda como você registra receitas, gerencia faturas e lida com relatórios. Nem todos os esquemas estão disponíveis em todos os países, e alguns têm critérios rígidos de elegibilidade. A escolha da opção certa depende do seu volume de negócios, setor, preferências contábeis e tolerância ao risco.

Depois de escolher um esquema, você pode concluir seu cadastro no IVA online pelo portal da autoridade fiscal relevante. Normalmente, você precisará:

• Preencher um formulário de inscrição
  
• Carregar documentos comprobatórios
  
• Escolher um regime de IVA
  
• Fornecer uma data de início para a atividade tributável
  

Depois de enviar sua inscrição, os tempos de processamento variam. Algumas autoridades aprovam os pedidos em poucos dias, enquanto outras podem levar várias semanas, especialmente se você tiver uma empresa não residente ou operar em um setor complexo.

Em alguns casos, o cadastro é retroativo. Se você excedeu o limite antes de se inscrever, talvez seja necessário pagar IVA sobre vendas anteriores.

O que acontece após o cadastro no IVA?

Depois de receber uma número de IVA, espera-se que você cumpra um conjunto recorrente de obrigações de imposto e declarações. Veja o que fazer depois de se cadastrar.

Comece a cobrar o IVA

Na maioria dos produtos e serviços que você vende, será preciso aplicar a alíquota correta do IVA e incluí-la em suas faturas. Essas faturas devem atender a padrões de formatação específicos, como exibir seu número de IVA e detalhar o imposto cobrado.

Enviar declarações de IVA

Dependendo do país e do seu faturamento, as declarações de IVA podem ser enviadas mensalmente, trimestralmente ou anualmente. Essas declarações resumem:

• O IVA que você recolheu sobre as vendas (imposto de saída)
  
• O IVA que você pagou sobre despesas empresariais (imposto de entrada)
  
• A diferença entre os dois, que determina se você deve fazer um pagamento ou receber um reembolso
  

As declarações precisam ser enviadas no prazo, mesmo durante períodos sem vendas ou compras. Envios tardios podem gerar penalidades.

Mantenha registros detalhados

A maioria das autoridades fiscais exige que as empresas registradas no IVA mantenham registros organizados de:

• Faturas de vendas e compras
  
• Declarações de IVA enviadas
  
• Correspondência com autoridades fiscais
  
• Documentos comprobatórios para resgate do IVA (por exemplo, recibos, contratos, documentos de embarque)
  

Os períodos de retenção de registros variam, mas 5 a 10 anos é comum.

Cumpra quaisquer cadastros adicionais

Se você se cadastrou em mais de um país ou vende serviços digitais internacionais, talvez também seja necessário:

• Enviar declarações adicionais (por exemplo, Listas de Vendas da CE na UE)
  
• Aplicar a alíquota de IVA correta estabelecida na localização do comprador
  
• Rastrear limites para vendas à distância ou transações digitais em várias jurisdições
  

O cadastro no IVA é uma porta de entrada para responsabilidades fiscais mais amplas. Para manter a conformidade, é preciso ter sistemas eficazes, manter registros precisos e seguir as regras de transações internacionais. Saiba como o Stripe Tax facilita a gestão do recolhimento de IVA em um só lugar.