Die Registrierung für die Umsatzsteuer (USt.) kann sich täuschend einfach anfühlen: Sie füllen ein Formular aus, erhalten Ihre Nummer und beginnen mit der Erhebung der Steuer. Es gibt jedoch mehrere länderspezifische Regeln, finanzielle Schwellenwerte, Aufzeichnungspflichten und die Wahl des Modells, die sich erheblich auf Ihr Unternehmen auswirken können. Im Folgenden erläutern wir, was die Umsatzsteuerregistrierung erfordert, welche Entscheidungen Sie als Inhaber/in des Unternehmens treffen müssen und welche Änderungen sich nach Ihrer Registrierung ergeben.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Umsatzsteuerregistrierung?
  
• Wann ist die Umsatzsteuerregistrierung erforderlich?
  
• Welche Dokumente und Unternehmen sind für die Umsatzsteuerregistrierung erforderlich?
  
• Wie registrieren sich Unternehmen für die USt. und aus welchen Modellen können sie wählen?
  
• Was passiert nach der Umsatzsteuerregistrierung?
  

Was ist die Umsatzsteuerregistrierung?

Bei der Umsatzsteuerregistrierung wird eine Steuerbehörde förmlich darüber informiert, dass Ihr Unternehmen für Berechnung und Einzug der USt. auf Verkäufe verantwortlich ist.

Sobald Sie sich registriert haben, erhalten Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), bei der es sich im Wesentlichen um eine Steueridentifikationsnummer für USt. handelt. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie:

• USt. zu den Preisen der meisten von Ihnen verkauften Waren und Dienstleistungen hinzufügen
  
• USt.-Rechnungen an Kundinnen und Kunden ausstellen
  
• Regelmäßig USt.-Erklärungen einreichen
  
• Detaillierte Aufzeichnungen über Ihre Verkäufe, Käufe und erhobene USt. führen
  

In vielen Fällen ist die Registrierung obligatorisch, sobald Ihr Umsatz einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Einige Unternehmen registrieren sich jedoch bereits vorher freiwillig, insbesondere wenn sie mit für die USt. registrierten Kundinnen und Kunden zusammenarbeiten oder USt. auf ihre geschäftlichen Ausgaben zurückfordern möchten. Die Umsatzsteuerregistrierung wirkt sich darauf aus, wie Sie Preise festlegen, melden und arbeiten, und kann Partnern und Kundinnen und Kunden auch signalisieren, dass Sie ein gut etabliertes Unternehmen führen.

Wann ist die Umsatzsteuerregistrierung erforderlich?

Die meisten Länder verwenden eine Art umsatzabhängige Schwelle, um festzulegen, wann Sie sich für die Umsatzsteuer registrieren müssen. Sobald Ihr jährlicher steuerpflichtiger Umsatz diese Schwelle überschreitet, ist die Registrierung vorgeschrieben. Einige Länder verlangen jedoch eine Registrierung unabhängig vom Umsatz. Zum Beispiel:

• Im Vereinigten Königreich müssen sich Unternehmen registrieren, wenn ihr steuerpflichtiger Umsatz in einem rollierenden Zeitraum von 12 Monaten 90.000 GBP übersteigt.
  
• In Südafrika müssen sich Unternehmen registrieren, wenn ihr steuerpflichtiger Umsatz in einem rollierenden Zeitraum von 12 Monaten 1 Million Südafrikanische Rand (ZAR) übersteigt.
  
• In Brasilien gibt es keinen Schwellenwert. Jedes Unternehmen, das steuerpflichtige Verkäufe tätigt, muss sich registrieren.
  

In den EU-Mitgliedstaaten gelten jeweils eigene Schwellenwerte für inländische Unternehmen. Außerdem gibt es einen regionsweiten Schwellenwert von 10.000 €, unterhalb dessen EU-Unternehmen nur in dem Land USt. zahlen, in dem sie niedergelassen sind. Ab diesem Schwellenwert müssen Unternehmen in jedem Land, in das sie verkaufen, USt. zahlen.

Für nicht ansässige Unternehmen gibt es in der Regel keinen Schwellenwert, was bedeutet, dass eine Registrierung ab dem ersten Verkauf erforderlich ist. Ausländische Unternehmen müssen sich in der Regel vor Überschreiten einer Umsatzschwelle für die Mehrwertsteuer registrieren lassen, wenn sie:

• Als nicht ansässiges Unternehmen tätig sind, das in ein Umsatzsteuerland verkauft,
  
• Waren in ein anderes Land importieren,
  
• ein lokales Lager eröffnen oder Lagerbestände in einem ausländischen Zuständigkeitsbereich vorhalten, oder
  
• digitale Produkte oder Dienstleistungen an Kundschaft in anderen Ländern verkaufen.
  

In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen mit internationaler Reichweite – insbesondere E-Commerce-Plattformen, Software-as-a-Service(SaaS)-Anbieter und Marktplatz-Verkäufer – oft mehrere Umsatzsteuerregistrierungen in verschiedenen Ländern mit jeweils eigenen Regeln und Pflichten verwalten.

Welche Dokumente und Unternehmensangaben sind für die Umsatzsteuerregistrierung erforderlich?

Die Umsatzsteuerregistrierung erfordert ein vollständig und korrekt ausgefülltes Anmeldeformular. Die meisten Steuerbehörden verlangen ähnliche Kerninformationen, um die Identität Ihres Unternehmens zu verifizieren, Ihre Haftung zu bewerten und zu bestimmen, wie Ihre Steuer nachverfolgt werden soll. Die genauen Details variieren je nach Zuständigkeitsbereich, aber die Steuerbehörde möchte in der Regel bestätigt haben, dass Sie ein legitimes Unternehmen sind und dass Ihre Aktivitäten in den Anwendungsbereich der USt. fallen. Das Anmeldeformular enthält in der Regel Folgendes:

Grundlegende Unternehmensinformationen

• Rechtlicher Name des Unternehmens
  
• Unternehmen (z. B. Einzelunternehmer/in, Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft)
  
• Registrierungs- oder Gründungsnummer des Unternehmens
  
• Adresse des registrierten Unternehmens
  
• Handelsname(n), falls abweichend vom rechtsgültigeren Namen
  
• Kontaktdaten für das Unternehmen, dessen Hauptvertreter/in oder beides
  

Steuer- und Bankdaten

• Nationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
  
• Kontodaten des Unternehmens (für USt.-Rückerstattungen oder Zahlungen)
  
• Angaben zu früheren Steuer-Registrierungen, insbesondere wenn Sie von einer anderen USt.-Regelung migrieren
  

Dokumentation zu Aktivitäten

• Beschreibung Ihrer Geschäftsaktivitäten und der Branchen, in denen Sie tätig sind
  
• Startdatum der steuerpflichtigen Tätigkeit
  

Begleitende Dokumentation

Je nach Land müssen Sie möglicherweise auch Folgendes einreichen:

• Nachweis der Registrierung, Gründung oder des Gewerbescheins des Unternehmens
  
• Kopien von Verträgen, Rechnungen oder Bestellungen
  
• Ausweisdokumente für Geschäftsführer/innen, Inhaber/innen oder rechtliche Vertreter/innen
  

Wie registrieren sich Unternehmen für die USt. und aus welchen Modellen können sie wählen?

Bevor Sie mit dem Prozess der Anmeldung beginnen, sollten Sie Ihr bevorzugtes USt.-Modell auswählen. Die meisten Zuständigkeitsbereiche bieten einige Optionen an, von denen jede ihre Vor- und Nachteile hat. Hier sind einige gängige Modelle:

• Standard- oder periodengerechte USt.: Sie melden die USt. anhand von Rechnungsdaten. Dies ist in vielen Ländern der Standard.
  
• Kassenbuchhaltung: Sie melden USt., sobald der Kunde/die Kundin Sie bezahlt hat. Dies ist nützlich für die Verwaltung des Cashflows, insbesondere für Unternehmen mit längeren Zahlungsfristen.
  
• Pauschalsatz oder vereinfachte Regelungen: Anstatt die USt. auf jede Transaktion zu berechnen, wenden Sie einen festen Prozentsatz auf Ihren Bruttoumsatz an. Diese Modelle sind in der Regel für kleine Unternehmen mit einem Umsatz unter einem bestimmten Schwellenwert verfügbar.
  
• Differenzbesteuerung (in bestimmten Branchen): Wenn Sie in Gebrauchtwaren, Reisedienstleistungen oder einem ähnlichen Sektor tätig sind, müssen Sie USt. möglicherweise nur auf Ihre Gewinnspanne und nicht auf den vollen Verkaufspreis zahlen.
  

Das von Ihnen gewählte Modell bestimmt, wie Sie Umsatz, Rechnungen und Berichterstattung verwalten. Nicht jedes Modell ist in jedem Land verfügbar und einige haben strenge Voraussetzungen. Die Wahl der richtigen Option hängt von Ihrem Umsatz, Ihrer Branche, Ihren buchhalterischen Präferenzen und Ihrer Risikotoleranz ab.

Sobald Sie sich für ein Modell entschieden haben, können Sie Ihre Umsatzsteuerregistrierung online über das Portal der zuständigen Steuerbehörde abschließen. In der Regel müssen Sie:

• Ein Anmeldeformular ausfüllen
  
• Begleitende Dokumente hochladen
  
• Wählen Sie ein USt.-Modell
  
• Startdatum für steuerpflichtige Tätigkeiten angeben
  

Sobald Sie Ihr Anmeldeformular eingereicht haben, variieren die Bearbeitungszeiten. Einige Behörden genehmigen Anträge innerhalb weniger Tage, während andere mehrere Wochen benötigen können, insbesondere wenn Sie ein nicht ansässiges Unternehmen haben oder in einem komplexen Sektor tätig sind.

In einigen Fällen ist die Registrierung rückwirkend. Wenn Sie den Schwellenwert vor dem Antrag überschritten haben, müssen Sie möglicherweise USt. auf vergangene Verkäufe zahlen.

Was passiert nach der Registrierung zur USt.?

Sobald Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erhalten haben, müssen Sie eine Reihe wiederkehrender Steuer- und Meldepflichten erfüllen. Folgendes müssen Sie nach Ihrer Registrierung tun:

USt. in Rechnung stellen

Auf die meisten von Ihnen verkauften Waren und Dienstleistungen müssen Sie den korrekten USt.-Satz anwenden und auf Ihren Rechnungen angeben. Diese Rechnungen müssen bestimmte Formatierungsstandards erfüllen, wie z. B. die Anzeige Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und die Aufschlüsselung der erhobenen Umsatzsteuer.

USt.-Erklärung abgeben

Je nach Land und Umsatz können USt.-Erklärungen monatlich, vierteljährlich oder jährlich fällig werden. Diese Erklärungen enthalten:

• USt., die Sie auf Verkäufe erhoben haben (Ausgangssteuer)
  
• USt., die Sie auf die Ausgaben des Unternehmens gezahlt haben (Vorsteuer)
  
• Der Unterschied zwischen beiden bestimmt, ob Sie Steuern schulden oder erstattet bekommen
  

Erklärungen müssen rechtzeitig eingereicht werden, auch in Zeiten ohne Verkäufe oder Einkäufe. Verspätete Einreichungen können Strafen nach sich ziehen.

Führen Sie detailliert Buch

Die meisten Steuerbehörden verlangen von USt.-registrierten Unternehmen, dass sie organisierte Aufzeichnungen über Folgendes führen:

• Rechnungen für Verkauf und Kauf
  
• Eingereichte USt.-Erklärungen
  
• Korrespondenz mit Steuerbehörden
  
• Begleitende Dokumente für die Rückforderung von USt. (z. B. Belege, Verträge, Versanddokumente)
  

Die Aufbewahrungsfristen variieren, aber 5–10 Jahre sind üblich.

Zusätzliche Registrierungen vornehmen

Wenn Sie in mehr als einem Land registriert sind – oder wenn Sie grenzüberschreitend digitale Dienstleistungen vertreiben – ist möglicherweise auch Folgendes erforderlich:

• Übermittlung zusätzlicher Berichte (z. B. Verkaufslisten der EU)
  
• Anwendung des richtigen USt.-Satzes basierend auf dem Käuferstandort
  
• Verfolgung der Schwellenwerte für Fernverkäufe oder digitaler Transaktionen in mehreren Zuständigkeitsbereichen
  

Die Umsatzsteuerregistrierung ist ein Tor zu umfassenderen Umsatzsteuerpflichten. Um konform zu bleiben, müssen Sie wirksame Systeme haben, genaue Aufzeichnungen führen und die Regeln für grenzüberschreitende Transaktionen befolgen. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Tax Ihren USt.-Einzug erleichtert.