Registrar el impuesto al valor agregado (IVA) puede parecer engañosamente sencillo: llenas un formulario, recibes el número y comienzas a cobrar el impuesto. Pero hay capas de normas específicas del país, umbrales financieros, obligaciones de mantenimiento de registros y elecciones de esquemas que pueden afectar materialmente a tu empresa. A continuación, discutiremos lo que se necesita para el registro del IVA, las decisiones que deberás tomar como titular de una empresa y qué cambia una vez que te registras.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el registro del IVA?
  
• ¿Cuándo se necesita el registro del IVA?
  
• ¿Qué documentos y datos de la empresa son necesarios para registrarse para el IVA?
  
• ¿Cómo se registran las empresas para el IVA y qué esquemas pueden elegir?
  
• ¿Qué sucede después de registrarte para el IVA?
  

¿Qué es el registro del IVA?

El registro del IVA es el proceso de notificar formalmente a una autoridad fiscal que tu empresa es responsable de cobrar y recaudar el IVA de sus ventas.

Una vez que te registres, recibirás un número de IVA, que es esencialmente una identificación fiscal a efectos del IVA. A partir de ese momento, debes hacer lo siguiente:

• Agregar el IVA a los precios de la mayoría de los bienes y servicios que vendes
  
• Emitir facturas con IVA a los clientes
  
• Presentar declaraciones del IVA regularmente
  
• Llevar registros detallados de tus ventas, compras e IVA recaudado
  

En muchos casos, el registro es obligatorio una vez que tus ingresos superan un determinado umbral. Pero algunas empresas se registran voluntariamente incluso antes, sobre todo si trabajan con clientes registrados para el IVA o quieren reclamar el IVA de sus gastos comerciales. El registro del IVA afecta cómo estableces los precios, informas y operas, y también puede indicar a los socios y clientes que tienes una empresa bien establecida.

¿Cuándo se necesita el registro del IVA?

La mayoría de las jurisdicciones utilizan una versión de un umbral basado en los ingresos para establecer cuándo debes registrarte para el IVA. Una vez que tu volumen de ventas sujetas a impuestos anuales supera ese umbral, el registro es obligatorio. Sin embargo, algunos países exigen registrarse independientemente del volumen de ventas. Por ejemplo:

• En el Reino Unido, las empresas deben registrarse cuando su volumen de ventas sujetas a impuestos supere GBP 90,000 en un período continuo de 12 meses.
  
• En Sudáfrica, las empresas deben registrarse cuando su volumen de ventas sujetas a impuestos supere 1 millón de rand sudafricanos (ZAR) en un período continuo de 12 meses.
  
• En Brasil, no hay umbral. Todas las empresas que realizan ventas sujetas a impuestos deben registrarse.
  

Cada uno de los Estados miembros de la UE tiene sus propios umbrales para las empresas nacionales. También hay un umbral de EUR 10,000 a nivel regional, por debajo del cual las empresas de la UE pagan solo el IVA en el país donde están establecidas. Por encima de ese umbral, las empresas deben empezar a pagar el IVA en cada país donde venden.

No suele haber un umbral para las empresas no residentes, lo que significa que deben registrarse desde la primera venta. Las empresas extranjeras normalmente deben registrarse para el IVA antes de que superen un umbral de facturación en los siguientes casos:

• Operar como empresa no residente que vende en un país con IVA
  
• Importar bienes a otro país
  
• Abrir un almacén local o tener un inventario en una jurisdicción extranjera
  
• Vender productos o servicios digitales a clientes de otros países
  

En la práctica, esto significa que las empresas con alcance internacional, especialmente las plataformas de comercio electrónico, los proveedores de software como servicio (SaaS) y los vendedores del marketplace, suelen terminar gestionando varios registros del IVA en diferentes países, cada uno con sus propias reglas y obligaciones.

¿Qué documentos y datos de la empresa son necesarios para registrare para el IVA?

El registro del IVA requiere una solicitud completa y precisa. La mayoría de las autoridades fiscales piden un conjunto de información básica similar para verificar la identidad de tu empresa, evaluar tu responsabilidad y determinar cómo se debe realizar el seguimiento de tus obligaciones fiscales. Los detalles exactos varían según las jurisdicciones, pero las autoridades fiscales generalmente quieren confirmar que es una entidad empresarial legítima y que tus actividades entran dentro del alcance del IVA. A continuación, te explicamos qué es lo que esa solicitud suele incluir.

Información de la empresa básica

• Nombre legal de la empresa
  
• Estructura de la empresa (por ejemplo, empresario individual, sociedad colectiva, sociedad anónima)
  
• Número de registro de la empresa o datos de constitución
  
• Dirección comercial registrada
  
• Nombres comerciales, si son diferentes del nombre legal
  
• Datos de contacto de la empresa, representante principal o ambos
  

Impuestos y datos bancarios

• Número de identificación fiscal nacional (si corresponde)
  
• Información de cuenta bancaria comercial (para reembolsos o pagos del IVA)
  
• Datos de cualquier registro fiscal anterior, especialmente si migras desde otro régimen del IVA
  

Documentación relacionada con la actividad

• Descripción de tus actividades comerciales y los sectores en los que operas
  
• Fecha de inicio de la actividad sujeta a impuestos
  

Documentación de respaldo

Según el país, es posible que también debas enviar lo siguiente:

• Prueba del registro de la empresa, constitución o licencia comercial
  
• Copias de contratos, facturas u órdenes de compra
  
• Documentos de identificación para directores, titulares o representantes legales
  

¿Cómo se registran las empresas para el IVA y qué esquemas pueden elegir?

Antes de iniciar el proceso de solicitud, debes elegir tu esquema del IVA preferido. La mayoría de las jurisdicciones ofrecen algunas opciones, cada una con sus propias ventajas y desventajas. Los esquemas más comunes son los siguientes:

• IVA estándar o basado en el valor devengado: declaras el IVA según las fechas de factura. Este es el esquema predeterminado en muchos países.
  
• Contabilidad de caja: declaras el IVA una vez que el cliente te paga. Esto es útil para gestionar el flujo de caja, especialmente para las empresas con plazos de pago más largos.
  
• Tasa impositiva o esquemas simplificados: en lugar de calcular el IVA en cada transacción, aplicas un porcentaje fijo a tus ventas brutas. Estos esquemas suelen estar disponibles para pequeñas empresas con ingresos inferiores a cierto umbral.
  
• Esquemas de margen (en sectores específicos): si trabajas con bienes de segunda mano, servicios de viajes o un sector similar, es posible que debas pagar el IVA solo en tu margen de beneficio en lugar del precio de venta completo.
  

El esquema que elijas da forma a cómo haces el seguimiento de los ingresos, administras las facturas y maneja los informes. No todos los esquemas están disponibles en todos los países, y algunos tienen criterios de elegibilidad estrictos. Elegir la opción correcta depende de tu volumen de ventas, sector, preferencias contables y tolerancia al riesgo.

Una vez que hayas elegido un esquema, puedes completar el registro del IVA en línea a través del portal de la autoridad fiscal correspondiente. Por lo general, deberás hacer lo siguiente:

• Llenar un formulario de solicitud
  
• Subir documentos de respaldo
  
• Elegir un esquema del IVA
  
• Proporcionar una fecha de inicio para la actividad sujeta a impuestos
  

Una vez que hayas enviado tu solicitud, los tiempos de procesamiento varían. Algunas autoridades aprueban las solicitudes en unos pocos días, mientras que otras podrían tomarse varias semanas, sobre todo si tienes una empresa no residente u operas en un sector complejo.

En algunos casos, el registro es retroactivo. Si superaste el umbral antes de aplicar, es posible que tengas que pagar el IVA de las ventas anteriores.

¿Qué sucede después de registrarte para el IVA?

Una vez que se te haya emitido un número de IVA, debes cumplir con un conjunto recurrente de obligaciones fiscales y de declaración de impuestos. Luego de registrarte, haz lo siguiente:

Empieza a cobrar el IVA

Deberás aplicar la tasa del IVA correcta e incluirla en tus facturas en la mayoría de los bienes y servicios que vendas. Estas facturas deben cumplir con estándares de formato específicos, como mostrar tu número de IVA y desglosar el impuesto recaudado.

Presenta las declaraciones del IVA

Según el país y tu volumen de ventas, las declaraciones del IVA pueden ser mensuales, trimestrales o anuales. En estas declaraciones se incluye lo siguiente:

• IVA recaudado sobre las ventas (impuesto repercutido)
  
• IVA pagado por gastos de la empresa (impuesto soportado)
  
• La diferencia entre ambos, que determina si debes pagar o te corresponde un reembolso
  

Las declaraciones deben presentarse a tiempo, incluso durante períodos sin ventas ni compras, y las declaraciones tardías pueden generar sanciones.

Mantén registros detallados

La mayoría de las autoridades fiscales exigen que las empresas registradas para el IVA lleven registros organizados de lo siguiente:

• Facturas de ventas y compras
  
• Declaraciones del IVA presentadas
  
• Correspondencia de las autoridades fiscales
  
• Documentos de respaldo para reclamar el IVA (por ejemplo, recibos, contratos, documentos de envío)
  

Los períodos de retención varían, pero es común que sean de 5 a 10 años.

Cumple con los registros adicionales

Si te registraste en más de un país o vendes servicios digitales transfronterizos, es posible que también debas hacer lo siguiente:

• Presentar informes adicionales (por ejemplo, listas de ventas intracomunitarias en la UE)
  
• Aplicar la tasa del IVA correcta según la ubicación del comprador
  
• Hacer un seguimiento de los umbrales para las ventas a distancia o las transacciones digitales en varias jurisdicciones
  

El registro del IVA es un portal a responsabilidades fiscales más amplias. Para cumplir con la normativa, se debe mantener sistemas eficaces, llevar registros precisos y seguir las reglas para las transacciones transfronterizas. Puedes obtener más información aquí sobre cómo Stripe Tax facilita la gestión para cobrar el IVA en un solo lugar.