Registratie voor belasting op toegevoegde waarde (btw) kan bedrieglijk eenvoudig aanvoelen: je vult een formulier in, ontvangt je nummer en begint de omzetbelasting te heffen. Maar er zijn allerlei landspecifieke regels, financiële drempels, administratieverplichtingen en regelingenkeuzes die je onderneming materieel kunnen beïnvloeden. Hieronder bespreken we wat btw-registratie vereist, de beslissingen die je als bedrijfseigenaar moet nemen en wat er verandert als je eenmaal geregistreerd bent.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is btw-registratie?
  
• Wanneer is btw-registratie vereist?
  
• Welke documenten en ondernemingsgegevens zijn nodig om te registreren voor btw?
  
• Hoe registreren ondernemingen zich voor btw en uit welke regelingen kunnen ze kiezen?
  
• Wat gebeurt er nadat je je hebt geregistreerd voor btw?
  

Wat is btw-registratie?

Btw-registratie is het proces van de formele melding aan een belastinginstantie dat je onderneming verantwoordelijk is voor het in rekening brengen en innen van btw over haar verkopen.

Zodra je je registreert, ontvang je een btw-nummer. Dit is in wezen een belasting-ID voor btw-doeleinden. Vanaf dat moment wordt van je verwacht dat je:

• Btw toevoegt aan de prijzen van de meeste goederen en diensten die je verkoopt
  
• Btw-facturen aan klanten verstrekt
  
• Regelmatig btw-aangiften indient
  
• Een gedetailleerde administratie van je verkopen, aankopen en btw bijhoudt
  

In veel gevallen is registratie verplicht zodra je inkomsten een bepaalde drempel overschrijden. Maar sommige ondernemingen registreren zich al voor die tijd vrijwillig, vooral als ze met btw geregistreerde klanten werken of btw op hun onderneming willen terugvorderen. Btw-registratie heeft invloed op hoe je prijzen bepaalt, rapporteert en opereert, en het kan ook een signaal zijn naar partners en klanten dat je een gevestigde onderneming runt.

Wanneer is btw-registratie vereist?

De meeste rechtsgebieden gebruiken een bepaalde versie van een op inkomsten gebaseerde drempel om te bepalen wanneer je je moet registreren voor btw. Zodra je jaarlijkse belastbare omzet die drempel overschrijdt, wordt registratie verplicht. Sommige landen vereisen echter registratie ongeacht de omzet. Bijvoorbeeld:

• In het Verenigd Koninkrijk moeten ondernemingen zich registreren wanneer hun belastbare omzet meer dan £ 90.000 bereikt in een lopende periode van 12 maanden.
  
• In Zuid-Afrika moeten ondernemingen zich registreren wanneer hun belastbare omzet meer dan 1 miljoen Zuid-Afrikaanse rand (ZAR) bedraagt in een lopende periode van 12 maanden.
  
• In Brazilië is er geen drempel. Elke onderneming die belastbare verkopen doet, moet zich registreren.
  

EU-lidstaten hebben elk hun eigen drempels voor binnenlandse ondernemingen. Er is ook een regiobrede drempel van € 10.000 euro, waaronder EU-ondernemingen alleen btw betalen in het land waar ze zijn gevestigd. Boven die drempel moeten ondernemingen btw gaan betalen in elk land waar ze verkopen.

Er is meestal geen drempel voor niet-ingezeten ondernemingen, wat betekent dat registratie vereist is vanaf de eerste verkoop. Buitenlandse ondernemingen moeten zich meestal registreren voor btw voordat ze een omzetdrempel overschrijden als ze:

• Opereren als een niet-ingezeten onderneming die verkoopt in een land met btw
  
• Goederen in een ander land importeren
  
• Een lokaal magazijn openen of voorraad aanhouden in een buitenlandse regio
  
• Digitale producten of diensten aan klanten in andere landen verkopen
  

In de praktijk betekent dit dat ondernemingen met een internationaal bereik, met name e-commerceplatforms, SaaS-providers (software-as-a-service) en marktplaatsverkopers, vaak meerdere btw-registraties in verschillende landen beheren, elke met hun eigen regels en verplichtingen.

Welke documenten en ondernemingsgegevens zijn nodig om te registreren voor btw?

Btw-registratie vereist een volledig, nauwkeurig aanmeldformulier. De meeste belastinginstanties vragen om een vergelijkbare kernset van informatie om de identiteit van je onderneming te verifiëren, je aansprakelijkheid te beoordelen en te bepalen hoe je belastingverplichtingen moeten worden bijgehouden. De exacte details verschillen per rechtsgebied, maar belastingautoriteiten willen over het algemeen bevestigen dat je een legitieme onderneming bent en dat je activiteiten binnen btw vallen. Dit is wat dat aanmeldformulier meestal bevat.

Basisgegevens van de onderneming

• Juridische naam van de onderneming
  
• De structuur van de onderneming (bijv. eenmanszaak, maatschap, corporatie)
  
• Bedrijfsregistratienummer of oprichtingsgegevens
  
• Geregistreerd adres van onderneming
  
• Handelsnaam/-namen, indien verschillend van de wettelijke naam
  
• Contactgegevens van de onderneming, primaire vertegenwoordiger, of beide
  

Belasting- en bankgegevens

• Nationaal belastingidentificatienummer (indien van toepassing)
  
• Gegevens van de zakelijke bankrekening (voor btw-restituties of betalingen)
  
• Details van eventuele voorafgaande belastingregistraties, vooral als je migreert van een ander btw-stelsel
  

Documentatie over activiteiten

• Beschrijving van je onderneming en de sectoren waarin je actief bent
  
• Begindatum van belastbare activiteit
  

Ondersteunende documentatie

Afhankelijk van het land moet je mogelijk ook het volgende indienen:

• Bewijs van registratie, oprichting, of handelslicentie
  
• Kopieën van contracten, facturen of inkooporders
  
• Identificatiedocumenten voor bestuurders, eigenaren of juridische vertegenwoordigers
  

Hoe registreren ondernemingen zich voor btw en uit welke regelingen kunnen ze kiezen?

Voordat je begint met de registratieprocedure, moet je de btw-regeling van je voorkeur kiezen. De meeste rechtsgebieden bieden een paar opties, die elke hun eigen afwegingen hebben. Hier zijn enkele veelvoorkomende regelingen:

• Standaard of op transacties gebaseerde btw: Je rapporteert btw op basis van factuurdatums. Dit is de standaard in veel landen.
  
• Boekhouding op kasbasis: Je rapporteert btw zodra de klant u betaalt. Dit is handig voor het beheren van de cashflow, vooral voor ondernemingen met langere betaalvoorwaarden.
  
• Forfaitaire of vereenvoudigde regelingen: In plaats van btw op elke transactie te berekenen, pas je een vast percentage toe op je brutoverkoop. Deze regelingen zijn meestal beschikbaar voor kleine ondernemingen met inkomsten onder een bepaalde drempel.
  
• Margeregelingen (in specifieke sectoren): Als je in een sector voor tweedehandsgoederen, reisdiensten of een soortgelijke sector werkt, moet je mogelijk alleen btw betalen over je winstmarge in plaats van de volledige verkoopprijs.
  

Het schema dat je kiest, bepaalt hoe je inkomsten bijhoudt, facturen beheert en rapportage afhandelt. Niet elk schema is in elk land beschikbaar en sommige hebben strenge criteria om in aanmerking te komen. De juiste optie hangt af van je omzet, branche, boekhoudkundige voorkeuren en risicotolerantie.

Als je een regeling hebt gekozen, kun je de registratie online invullen via de portal van de betreffende belastinginstantie. Meestal moet je:

• Een aanmeldformulier invullen
  
• Ondersteunende documenten uploaden
  
• Een btw-regeling kiezen
  
• Een startdatum voor belastbare activiteit opgeven
  

Zodra je het aanmeldformulier hebt ingediend, variëren de verwerkingstijden. Sommige autoriteiten keuren aanvragen binnen enkele dagen goed, terwijl andere enkele weken kunnen duren. Dit geldt vooral als je een niet-ingezeten onderneming hebt of in een complexe sector actief bent.

In sommige gevallen werkt registratie met terugwerkende kracht. Als je de drempel hebt overschreden voordat je je aanmeldde, moet je mogelijk btw betalen over eerdere verkopen.

Wat gebeurt er nadat je je hebt geregistreerd voor btw?

Zodra je een btw-nummer hebt ontvangen, wordt van je verwacht dat je voldoet aan een reeks terugkerende omzetbelasting- en rapportageverplichtingen. We noemen wat je moet doen na registratie.

Begin met het berekenen van btw

Op de meeste goederen en diensten die je verkoopt, moet je het juiste btw-tarief toepassen en dit op je facturen vermelden. Deze facturen moeten voldoen aan specifieke opmaakstandaarden, zoals het weergeven van je btw-nummer en het uitsplitsen van de geïnde belasting.

Dien de btw-aangifte in

Afhankelijk van het land en je omzet kunnen btw-aangiften maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks worden voldaan. Deze aangiften zijn een overzicht van:

• Btw die je hebt geïnd over de omzet (omzetbelasting)
  
• Btw die je hebt betaald over zakelijke onkosten (voorbelasting)
  
• Het verschil tussen beide, dat bepaalt of je betaling verschuldigd bent of moet worden terugbetaald
  

Aangiften moeten op tijd worden ingediend, zelfs tijdens perioden zonder verkoop of aankoop. Late aangiften kunnen tot boetes leiden.

Houd een gedetailleerde administratie bij

De meeste belastinginstanties eisen dat voor btw geregistreerde ondernemingen een georganiseerde administratie bijhouden van:

• Verkoop- en aankoopfacturen
  
• Ingediende btw-aangiften
  
• Correspondentie met belastingautoriteiten
  
• Bewijsstukken voor het terugvorderen van btw (bijv. ontvangstbewijzen, contracten, verzenddocumenten)
  

De bewaartermijnen variëren, maar 5-10 jaar is gebruikelijk.

Voldoe aan eventuele extra registraties

Als je in meer dan één land bent geregistreerd of als je grensoverschrijdende digitale diensten verkoopt, moet je mogelijk ook:

• Aanvullende rapportage indienen (bijv. EC Sales Lists in de EU)
  
• Het juiste btw-tarief in de locatie van de koper toepassen
  
• Drempels voor verkoop op afstand of digitale transacties in meerdere rechtsgebieden bijhouden
  

Btw-registratie is een toegangspunt tot bredere belastingverantwoordelijkheden. Wil je compliant blijven, dan is het noodzakelijk om effectieve systemen te onderhouden, nauwkeurige administratie bij te houden en grensoverschrijdende transactieregels te volgen. Je kunt hier meer leren over hoe Stripe Tax het makkelijker maakt om je btw op één plek te beheren.