El registro a efectos del impuesto sobre el valor añadido (IVA) puede parecer engañosamente sencillo: llenas un formulario, recibes tu número y comienzas a cobrar el impuesto. Pero hay capas de normativas específicas a cada país, umbrales financieros, obligaciones de mantenimiento de registros y opciones de esquema que pueden afectar materialmente a tu empresa. A continuación, analizaremos lo que requiere el registro del IVA, las decisiones que deberás tomar como propietario de una empresa y qué cambia una vez que estés registrado.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es registro del IVA?
  
• ¿Cuándo se requiere el registro del IVA?
  
• ¿Qué documentos y datos de la empresa son necesarios para hacer el registro del IVA?
  
• ¿Cómo se registran las empresas para el IVA y qué regímenes pueden elegir?
  
• ¿Qué sucede después de que te registras a efectos del IVA?
  

¿Qué es registro del IVA?

El registro a efectos del IVA es la proceso de notificar formalmente a una autoridad fiscal que tu empresa es responsable de cargar y cobrar el IVA sobre las ventas.

Una vez que te registras, recibes un número de IVA, que es esencialmente un ID fiscal a efectos del IVA. A partir de ese momento, se espera que hagas lo siguiente:

• Añadas el IVA a los precios de la mayoría de los bienes y servicios que vendes
  
• Emitas facturas con IVA a los clientes
  
• Presentes regularmente declaraciones del IVA
  
• Mantengas registros detallados de tus ventas, compras y el IVA cobrado
  

En muchos casos, el registro es obligatorio una vez que los ingresos superan un cierto umbral. Pero algunas empresas se registran voluntariamente incluso antes de esa fecha, especialmente si trabajan con clientes registrados en el IVA o quieren reclamar el IVA de sus gastos comerciales. El registro del IVA afecta a la forma en que se establecen los precios, se informan y se opera, y también puede indicar a los socios y clientes que se está gestionando una empresa bien establecida.

¿Cuándo se requiere el registro del IVA?

La mayoría de las jurisdicciones utilizan alguna versión de un umbral establecido en los ingresos para determinar cuándo es necesario registrarse para el IVA. Una vez que tu volumen de negocios gravable anual supera ese umbral, el registro se vuelve obligatorio. Sin embargo, algunos países exigen el registro independientemente de la facturación. Por ejemplo:

• En el Reino Unido, las empresas deben registrarse cuando el volumen de negocios sujetos a impuestos superan las 90.000 £ en un período de 12 meses consecutivos.
  
• En Sudáfrica, las empresas deben registrarse cuando su el volumen de negocios sujetos a impuestos supera 1 millón de rand sudafricano (ZAR) en un período de 12 meses consecutivos.
  
• En Brasil, no hay un umbral. Cualquier empresa que realice ventas sujetas a impuestos debe registrarse.
  

Cada uno de los Estados miembros de la UE tiene sus propios umbrales para las empresas nacionales. También existe un umbral regional de 10.000 €, por debajo del cual las empresas de la UE pagan IVA solo en el país en el que están establecidas. Por encima de ese umbral, las empresas deben empezar a pagar el IVA en todos los países en los que venden.

Por lo general, no hay un umbral para las empresas no residentes, lo que significa que se requiere registro desde la primera venta. En general, las empresas extranjeras tienen que registrarse para el IVA antes de superar un umbral de facturación si cumplen con lo siguiente:

• Operan como una empresa no residente que vende en un país con IVA
  
• Importan bienes a otro país
  
• Abren un almacén local o mantienen un inventario en una jurisdicción extranjera
  
• Venden de productos o servicios digitales a clientes de otros países
  

En la práctica, esto significa que las empresas con alcance internacional, especialmente las plataformas de e-commerce, los proveedores de software como servicio (SaaS) y los vendedores de marketplace, a menudo terminan administrando múltiples registros del IVA en diferentes países, cada uno con sus propias normativas y obligaciones.

¿Qué documentos y datos de la empresa son necesarios para hacer el registro del IVA?

El registro a efectos del IVA requiere una solicitud de acceso completa y precisa. La mayoría de las autoridades fiscales solicitan un conjunto básico de información similar para verificar la identidad de tu empresa, evaluar tu responsabilidad y determinar cómo se debe realizar un seguimiento de las obligaciones fiscales. Los detalles exactos varían según la jurisdicción, pero las autoridades fiscales generalmente quieren confirmar que eres una entidad empresarial legítima y que tus actividades están dentro del alcance del IVA. Esto es lo que suele incluir la solicitud.

Información básica de la empresa

• Nombre legal de la empresa
  
• Estructura de la empresa (por ejemplo, comerciante individual, sociedad, corporación)
  
• Número de registro de la empresa o detalles de incorporación
  
• Dirección de la empresa registrada
  
• Nombre comercial, si difiere del nombre legal
  
• Datos de contacto de la empresa, del representante principal o de ambos
  

Datos fiscales y bancarios

• Número de identificación fiscal nacional (si corresponde)
  
• Información de la cuenta bancaria de la empresa (para reembolsos o pagos de IVA)
  
• Detalles de cualquier registro de impuestos anterior, especialmente si migras desde otro régimen de IVA
  

Documentación relacionada con la actividad

• Descripción de las actividades de tu empresa y de los sectores en los que operas
  
• Fecha de inicio de la actividad sujeta a impuestos
  

Documentación de respaldo

Dependiendo del país, es posible que también debas enviar lo siguiente:

• Prueba de registro de la empresa, incorporación o licencia comercial
  
• Copias de contratos, facturas u órdenes de compra
  
• Documentos de identificación de directores, propietarios o representantes legales
  

¿Cómo se registran las empresas para el IVA y qué regímenes pueden elegir?

Antes de comenzar el proceso de solicitud, debes elegir tu esquema de IVA preferido. La mayoría de las jurisdicciones ofrecen algunas opciones, cada una de las cuales tiene sus propias compensaciones. Estos son algunos esquemas comunes:

• IVA estándar o por devengo: informas el IVA en función de las fechas de las facturas. Este es el valor predeterminado en muchos países.
  
• Contabilidad de caja: informas el IVA una vez que el cliente te paga. Esto es útil para administrar el flujo de caja, especialmente para empresas con períodos de pago más largos.
  
• Tarifa plana o régimen simplificado: en lugar de calcular el IVA en cada transacción, aplicas un porcentaje fijo a tus ventas brutas. Estos esquemas suelen estar disponibles para pequeñas empresas con ingresos por debajo de un determinado umbral.
  
• Régimen de márgenes (en sectores específicos): si trabajas en sectores de bienes de segunda mano, servicios de viajes o un sector similar, es posible que debas pagar el IVA solo sobre tu margen de beneficio en lugar del precio de venta total.
  

El régimen que elijas determina cómo hacer un seguimiento de los ingresos, administrar facturas y manejar informes. No todos los programas están disponibles en todos los países, y algunos tienen criterios de elegibilidad estrictos. La elección de la opción correcta depende de tu volumen de negocios, sector, preferencias contables y tolerancia al riesgo.

Una vez que hayas elegido un esquema, puedes completar el registro del IVA en línea a través del portal de la autoridad fiscal correspondiente. Por lo general, tendrás que hacer lo siguiente:

• Completar un formulario de solicitud
  
• Subir documentos de respaldo
  
• Elegir un régimen de IVA
  
• Establecer una fecha de inicio de la actividad gravable
  

Una vez que hayas enviado tu solicitud, los tiempos de procesamiento varían. Algunas autoridades aprueban las solicitudes en el transcurso de unos pocos días, mientras que otras pueden tardar varias semanas, especialmente si tienes un empresa no residente u operas en un sector complejo.

En algunos casos, el registro es retroactivo. Si superaste el umbral antes de presentar la solicitud, es posible que debas pagar el IVA de las ventas anteriores.

¿Qué sucede después de registrarse para el IVA?

Una vez que recibas un número del IVA, se espera que cumplas con un conjunto recurrente de obligaciones fiscales y de declaración. Esto es lo que debes hacer después de registrarse.

Empezar a cobrar el IVA

En la mayoría de los bienes y servicios que vendes, tendrás que aplicar la tasa de IVA correcta e incluirla en tus facturas. Estas facturas deben cumplir con estándares de formato específicos, como mostrar tu número de IVA y desglosar los impuestos cobrados.

Presentar devoluciones de IVA

Dependiendo del país y de tu volumen de negocios, las devoluciones del IVA pueden vencerse mensual, trimestral o anualmente. Estas devoluciones son las siguientes:

• IVA que has cobrado sobre las ventas (impuesto repercutido)
  
• IVA que has pagado por los gastos de la empresa (impuesto soportado)
  
• La diferencia entre los dos, que determina si debes un pago o si se te debe un reembolso
  

Las devoluciones deben presentarse a tiempo, incluso durante los períodos sin ventas ni compras. Las presentaciones tardías pueden desencadenar sanciones.

Mantén registros detallados

La mayoría de las autoridades fiscales exigen que las empresas registradas en el IVA mantengan registros organizados de lo siguiente:

• Facturas sobre compras y ventas
  
• Devoluciones de IVA presentadas
  
• Correspondencia con las autoridades impuestas
  
• Documentos justificativos para reclamar el IVA (por ejemplo, recibos, contratos, documentos de envío)
  

Los períodos de retención de registros varían, pero es común que sean de 5 a 10 años.

Cumplir con cualquier registro adicional

Si estás registrado en más de un país, o si vendes servicios digitales transfronterizos, es posible que también debas hacer lo siguiente:

• Presentar informes adicionales (por ejemplo, listas de ventas de la CE en la UE)
  
• Aplicar el tipo de IVA correcto establecido en función del sitio del comprador
  
• Realizar un seguimiento de los umbrales para las ventas a distancia o las transacciones digitales en múltiples jurisdicciones
  

El registro a efectos del IVA es una puerta de entrada a responsabilidades fiscales más amplias. Cumplir con la normativa exige mantener sistemas eficaces, mantener registros precisos y seguir las normativas de transacciones transfronterizas. Puedes obtener más información sobre cómo Stripe Tax facilita la administración de tu cobro del IVA todo en un solo lugar, aquí.