El impuesto al valor agregado (IVA) se aplica de diferentes formas dependiendo de lo que vendas, a quién le vendas y dónde se encuentre. Las reglas que rigen los bienes difieren de las que rigen los servicios; las transacciones transfronterizas introducen un nivel adicional de obligaciones, y los umbrales de registro varían según el país.

A continuación, cubriremos cuándo es aplicable el IVA, qué activa los requisitos de registro, cómo se tratan las transacciones transfronterizas y qué sucede si cometes un error.

Aspectos destacados

• El IVA se cobra en cada etapa de la cadena de suministro. Cada empresa reclama el IVA que pagó en los insumos y remite el resto.

• Los umbrales de registro difieren según el país y el tipo de venta. Las ventas transfronterizas a menudo activan obligaciones separadas sin ningún umbral.

• Los errores en el cobro, la facturación o la declaración del IVA pueden resultar en evaluaciones de impuestos atrasados, sanciones y reclamaciones de IVA soportado rechazadas que se remontan a varios años atrás.

¿Cuándo se aplica el IVA?

El IVA es un impuesto al consumo que se recauda a lo largo de la cadena de suministro. Cada empresa cobra el IVA en sus ventas y puede reclamar el IVA que pagó en las compras comerciales. Efectivamente, el impuesto se transfiere hasta llegar al consumidor final, quien no puede reclamarlo y, por lo tanto, asume el costo total.

El IVA generalmente se aplica cuando se cumplen tres condiciones. Si falta alguna de ellas, la transacción podría quedar fuera del alcance del IVA o ser tratada de manera diferente según las reglas locales.

Se deben cumplir estas tres condiciones:

• Suministro sujeto a impuestos: la transacción debe involucrar un suministro sujeto a impuestos. En general, la actividad comercial califica, incluida la venta de bienes, la prestación de servicios, la concesión de licencias de software y el alquiler de propiedades.

• Jurisdicción del IVA: la transacción debe tener lugar en un país que opere un sistema de IVA. La mayoría de las economías utilizan el IVA o un impuesto al consumo similar; EE. UU. es una notable excepción.

• Estado de registro: el proveedor debe tener registro para el IVA o estar obligado a registrarse. Una vez que una empresa cruza el umbral de registro local, a menudo se espera que comience a cobrar el IVA incluso si el papeleo aún está en progreso.

La ley del IVA también divide algunas transacciones en categorías exentas o de tasa cero.

• Suministros de tasa cero: están sujetos a impuestos, pero se cobran al 0 %. Las empresas aún deben presentar declaraciones de IVA y pueden reclamar el IVA sobre los costos relacionados. Los ejemplos comunes incluyen exportaciones, transporte internacional y, en algunas jurisdicciones, ciertos bienes esenciales como alimentos básicos o medicamentos recetados.

• Suministros exentos: quedan completamente fuera del sistema del IVA. No se cobra el IVA y el proveedor generalmente no puede reclamar el IVA sobre los gastos relacionados. Los servicios financieros, los seguros, la educación y la atención médica están comúnmente exentos en muchas jurisdicciones de IVA.

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¿Cómo funciona el IVA en relación con los bienes y servicios?

Las reglas del IVA se aplican de manera diferente a los bienes y servicios. Esta diferencia sorprende a muchas empresas.

Así es como funciona el IVA para bienes y servicios:

Bienes

El IVA se suele cobrar en función del lugar en que se entregan los bienes físicos o el lugar donde se considera que se realiza el suministro conforme a las reglas locales de «lugar de prestación» del IVA. Por ejemplo, una empresa de El Reino Unido que vende muebles a un cliente de Londres cobra el IVA de El Reino Unido.

Si esa misma empresa le vende a una empresa registrada a efectos del IVA en Francia, la venta no estaría sujeta a impuestos y se consideraría una exportación. El comprador francés contabilizaría, entonces, el IVA a nivel nacional utilizando el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

Las importaciones introducen otra capa de complejidad. Cuando los bienes cruzan una frontera, el IVA de importación se debe pagar, por lo general, en el punto de entrada, al margen de cualquier arancel aduanero. Las empresas que importan bienes para la reventa pueden reclamar, por lo general, este IVA más tarde, pero es posible que tengan que pagarlo por adelantado, lo que puede provocar un déficit de flujo de caja temporal.

Servicios

Los servicios son más difíciles de ubicar geográficamente, por lo que las reglas fiscales se basan en los principios del «lugar de prestación».

En la UE y en muchos sistemas similares, el enfoque general es el siguiente:

• Servicios Business to business (B2B): Se gravan donde el cliente está establecido. El comprador suele contabilizar el IVA mediante la inversión del sujeto pasivo.

• Servicios entre empresa y consumidor (B2C): Se gravan donde está establecido el proveedor, aunque muchas categorías de servicios se gravan donde está el cliente, con arreglo a reglas específicas. Los servicios digitales son excepciones notables, y los servicios como suscripciones a SaaS, streaming y descargas digitales se gravan, por lo general, en el lugar de residencia del cliente.

La distinción entre bienes y servicios también puede darse en las ventas de software. Históricamente, la venta de software en disco físico se consideraba un suministro de bienes, mientras que las licencias o las suscripciones se consideraban servicios. Muchas autoridades fiscales han actualizado sus reglas para reflejar los modelos de distribución modernos, pero aún puede haber diferencias entre las jurisdicciones.

¿Qué activa los umbrales de registro en el IVA?

Muchos países establecen un umbral de volumen de ventas por debajo del cual el registro en el IVA es opcional. Una vez que la empresa supera el umbral, el registro se vuelve obligatorio, normalmente dentro de un plazo específico.

Algunos ejemplos de umbrales son los siguientes:

• El Reino Unido: £90,000 de volumen de ventas sujeto a impuestos en un periodo renovable de 12 meses

• Alemania: €25,000 en el año natural anterior

• Francia: €93,900 para bienes, €41,250 para servicios

• Sudáfrica: 1 millón de rand sudafricano (ZAR) en cualquier periodo renovable de 12 meses

Estos dos puntos suelen generar confusión:

• Los umbrales se basan en los ingresos, no en los beneficios: Una empresa puede no ser rentable y aún así estar obligada a registrarse.

• Normalmente se permite el registro voluntario: A veces, las empresas deciden registrarse antes si incurren en un IVA soportado mayor o si venden principalmente a empresas registradas a efectos de IVA que puedan reclamar el impuesto.

Las ventas internacionales pueden activar requisitos de registro independientes. En algunos casos, no hay ningún umbral. Por ejemplo, las reglas de la UE sobre ventas a distancia establecen un umbral a nivel europeo de €10,000 para las ventas B2C de bienes y productos digitales antes de que, por lo general, se deba informar del IVA al Estado miembro del cliente, a menudo a través de la ventanilla única de la UE (OSS).

¿Cómo se aplica el IVA en las transacciones internacionales?

El IVA se vuelve más complejo cuando una transacción implica a más de un país. El tratamiento fiscal depende, a menudo, de lo que se venda y de si el comprador es una empresa o un consumidor.

Exportación de bienes

Por lo general, las exportaciones tienen una tasa del cero por ciento en el país de origen y se cobra el IVA en el país de destino. Normalmente, el comprador es quien gestiona el IVA de importación o este se cobra en la aduana.

Si vendes bienes directamente a consumidores en otro país, puede que tengas que registrarte y cobrar el IVA en ese destino una vez que superes determinados umbrales. En la UE, el régimen de ventanilla única de importación (IOSS) permite a los vendedores declarar el IVA de bienes importados de bajo valor, inferiores a €150, a través de un único registro.

Servicios digitales

Muchos países exigen a las empresas extranjeras que venden servicios digitales a consumidores locales que se registren y cobren el IVA, independientemente del país donde esté establecido el proveedor. Esto se aplica a servicios como suscripciones a software, plataformas de streaming y descargas digitales.

Ventas B2B transfronterizas

A menudo, la responsabilidad pasa al comprador a través del mecanismo de inversión del sujeto pasivo. El proveedor factura sin IVA y el comprador declara el impuesto en su propia declaración fiscal como IVA soportado y repercutido.

Sin esquemas simplificados, cualquier tipo de venta internacional podría suponer la obligación de registrarse a efectos del IVA en cada país donde los clientes estén establecidos. En la UE, el esquema de OSS permite a las empresas registrarse una vez y declarar el IVA en todos los Estados miembros a través de una única declaración.

¿Cuáles son los riesgos de equivocarse con el IVA?

Los errores en el IVA conllevan importantes consecuencias económicas, sobre todo si pasan desapercibidos durante mucho tiempo. Saber lo que ocurre si algo sale mal ayudará a fundamentar y definir tus procesos de IVA.

Ten en cuenta lo siguiente:

• IVA no cobrado en su totalidad: Si se debió haber cobrado el IVA pero no se hizo, la autoridad fiscal puede evaluar el IVA no pagado a la propia empresa. Esto puede aplicarse a varios años de ingresos, más intereses.

• Multas: A menudo, las autoridades fiscales imponen multas basadas en porcentajes que aumentan en función de la naturaleza del error. En El Reino Unido, la oficina de aduanas y de hacienda de Su Majestad (HMRC) cobra multas por inexactitudes en función de si fueron por descuido, deliberadas u ocultas, las cuales oscilan entre el 0 % por una divulgación inmediata de un error por descuido y hasta el 100 % del impuesto adeudado por ocultamiento deliberado.

• IVA soportado no admitido: Si se reclama el IVA sobre compras que no se utilizan para actividades empresariales sujetas a impuestos, esas reclamaciones se pueden rechazar o revaluar.

• Facturas no válidas: Las facturas de IVA deben incluir información específica. La falta de detalles, como los números de registro a efectos del IVA, el importe de los impuestos o el número de factura secuencial, puede impedir al cliente reclamar el IVA y puede ocasionar problemas de cumplimiento de la normativa.

• Errores en la inversión del sujeto pasivo: Si ni el proveedor ni el comprador contabilizan el IVA correctamente en una transacción B2B internacional, ambas partes pueden enfrentar evaluaciones y un mayor riesgo de sufrir una auditoría.

¿Cómo puedes saber si tu empresa está gestionando el IVA correctamente?

Las revisiones periódicas son una forma eficaz de evitar problemas con el IVA. Como mínimo, una empresa debería poder responder a las siguientes preguntas con confianza:

• Registro: ¿Estás registrado en todos los países en los que tu actividad de ventas lo requiere?

• Tasas: ¿Se aplican las tasas del IVA correctas a cada producto o servicio en cada jurisdicción?

• Facturas: ¿Tus facturas cumplen con los requisitos de formato del IVA local?

• Declaración fiscal: ¿Se presentan las declaraciones a tiempo y se concilian con tus registros contables?

• Inversión del sujeto pasivo: ¿Se están declarando correctamente las transacciones internacionales?

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