Más de 170 países tienen un impuesto al valor agregado (IVA) y no siempre es una tasa general. Casi todos los países, incluido el Reino Unido, tienen tasas preferenciales como el IVA con tasa cero y bienes y servicios exentos de IVA. Las distinciones entre estas categorías influyen en la forma en que las empresas fijan los precios de los productos, recuperan costos, gestionan flujos de caja y cumplen con la normativa en todos los mercados.

A continuación, te explicaremos cómo funcionan en la práctica las ventas con IVA exento e IVA con tasa cero, los requisitos contables que las rigen y cómo mantener un tratamiento preciso del IVA en tus carteras.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuál es la diferencia entre el IVA exento frente al IVA con tasa cero?
  
• ¿Cómo influyen las clasificaciones del IVA en los precios, el flujo de caja y el cumplimiento de la normativa?
  
• ¿Qué reglas determinan si un producto o servicio califica como exento de IVA o IVA con tasa cero?
  
• ¿Qué requisitos contables se aplican a las transacciones exentas frente a las transacciones con tasa cero?
  
• ¿Cuáles son algunos de los desafíos comunes a los que se enfrentan las empresas en torno a las normas de IVA exento y con tasa cero?
  
• ¿Cómo pueden las empresas mantener un tratamiento preciso del IVA en sus carteras?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Cuál es la diferencia entre el IVA exento frente al IVA con tasa cero?

Ni las compras exentas de IVA ni las compras con tasa cero requieren un pago de IVA, pero estas compras tienen diferentes lugares en el sistema fiscal.

Técnicamente, los bienes y servicios con tasa cero siguen considerándose sujetos a impuestos. Aunque la tasa es del 0 %, la ley los trata como partidas de IVA. Y una empresa generalmente puede reclamar el IVA que pagó por los insumos, que es el dinero gastado en producir y entregar esos bienes o servicios. Una empresa que exporta productos, por ejemplo, cobra a los clientes en el extranjero el 0 % de IVA, pero aun así recupera el IVA de su inventario, empaque y envío.

Mientras tanto, los bienes y servicios exentos operan fuera del sistema de IVA. No se agrega IVA a la venta y se pierde la capacidad de recuperar IVA sobre los insumos vinculados a esas actividades. La educación, los servicios financieros y los eventos de recaudación de fondos de organizaciones benéficas entran en esta categoría en el Reino Unido.

Cuando se trata de umbrales de registro del IVA (los niveles de ventas a los que una empresa está legalmente obligada a registrarse a efectos del IVA), las ventas con tasa cero suelen contar, mientras que las ventas exentas no. Es posible que una empresa que vende solo bienes con tasa cero no tenga que registrarse, aunque esto varía según el país. En el Reino Unido, una empresa que vende solo servicios exentos no puede registrarse a efectos del IVA.

¿Cómo influyen las clasificaciones del IVA en los precios, el flujo de caja y el cumplimiento de la normativa?

La forma en que se clasifica un producto o servicio afecta las decisiones sobre precios, los patrones de flujo de caja y la carga de trabajo relacionada con el cumplimiento de la normativa. A continuación, te explicamos cómo entender las diferencias.

Estructura de precios y costos

Las empresas que venden bienes o servicios exentos absorben IVA sobre sus insumos porque no pueden reclamarlo. Esto aumenta su base de costos y pueden aumentar los precios para mantener intactos los márgenes. Una escuela o proveedor de servicios financieros a menudo paga IVA sobre software, equipos o suministros, y ese IVA pasa a ser parte del costo de prestación del servicio. Mientras tanto, las empresas con tasa cero evitan esto cobrando a los clientes el 0 % de IVA, recuperando IVA sobre los insumos y teniendo más flexibilidad para mantener los precios competitivos.

Dinámica del flujo de caja

Las empresas con tasa cero suelen encontrarse en posiciones de reembolso. Pagan IVA sobre inventario, embalaje, envío u otros insumos. Y como no cobran IVA a los clientes, a menudo reciben reembolsos en sus declaraciones periódicas del IVA. Las empresas exentas no reciben esos reembolsos y las compras con IVA se quedan como gastos.

Carga de trabajo del cumplimiento de la normativa

Las ventas con tasa cero suelen deber cumplir con todos los requisitos del IVA: formato adecuado para las facturas con IVA, mantenimiento de registros detallados y pruebas de que se aplica la tasa del 0 %, en especial, para las exportaciones. Los bienes y servicios exentos reducen esta carga porque las transacciones quedan completamente fuera del sistema de IVA, aunque seguirás necesitando una factura adecuada en caso de auditorías. Cuando una empresa tiene una combinación de actividad exenta y sujeta a impuestos, el cumplimiento de la normativa puede ser un desafío.

¿Qué reglas determinan si un producto o servicio califica como exento de IVA o IVA con tasa cero?

La clasificación del IVA viene dictada por las leyes de cada país. Un mismo producto puede incluirse en diferentes categorías del IVA en diferentes mercados.

Así es como se determinan estas categorías.

Cómo definen los países los bienes y servicios exentos

Por lo general, las exenciones cubren sectores esenciales o regulados, como la atención médica, la educación, los servicios financieros, los seguros, el alquiler residencial, la venta de viviendas usadas y ciertas actividades caritativas o religiosas. Los criterios suelen ser estrechos y la elegibilidad puede depender de la acreditación, el tipo de servicio prestado o la forma en que se estructure la transacción.

Cómo definen los países los bienes y servicios con tasa cero

Los artículos con tasa cero abarcan una amplia gama, desde alimentos básicos hasta medicamentos recetados, ropa infantil, publicaciones impresas y, en algunas jurisdicciones, transporte público. Las exportaciones casi siempre tienen tasa cero, pero esto puede variar según la jurisdicción.

Por qué productos similares no siempre reciben el mismo tratamiento

La clasificación se ajusta a la legislación local y puede cambiar en pequeñas distinciones, como si un libro está impreso o es digital, ya que estas normas varían según el país, por lo que las empresas internacionales deben consultar la orientación de cada jurisdicción en lugar de suponer que se aplica una clasificación única en todas partes.

¿Qué requisitos contables se aplican a las transacciones exentas frente a las transacciones con tasa cero?

Los equipos de contabilidad deben conocer las clasificaciones del IVA en cada parte de sus flujos de trabajo. Esto es lo que deben tener en cuenta:

• Facturación y documentación: las ventas con tasa cero siguen exigiendo facturas en formato de IVA completo, incluido un número de registro de IVA y una línea de IVA del 0 % que muestra que la venta está sujeta a impuestos. Las ventas exentas no aceptan pagos de IVA, y las facturas suelen tener en cuenta la exención para que los auditores puedan ver por qué no se aplicó el IVA.

• Cómo se registran las transacciones: las transacciones con tasa cero fluyen al libro mayor de ventas sujetas a impuestos y aparecen en las declaraciones de IVA aunque no generen IVA producido. Las ventas exentas no cuentan para la facturación sujeta a impuestos. Y cualquier IVA pagado sobre los gastos relacionados con esas ventas exentas no se puede recuperar, por lo que sigue siendo un costo en los estados de pérdidas y ganancias.

• Exención parcial y asignaciones: las empresas con actividad tanto exenta como sujeta a impuestos deben separar los costos vinculados exclusivamente a las ventas sujetas a impuestos, los vinculados a las ventas exentas y los gastos generales. Muchas jurisdicciones exigen conciliaciones periódicas y anuales para confirmar que se reclame o desautorice la parte correcta del IVA general.

• Declaraciones de IVA: por lo general, las empresas con tasa cero deben presentar declaraciones de IVA incluso cuando no se debe IVA. Por lo general, las empresas exentas no presentan declaraciones, a menos que también tengan actividad sujeta a impuestos, y las empresas mixtas presentan declaraciones que reflejan ventas sujetas a impuestos (incluidas las con tasa cero), ventas exentas, recuperación del IVA soportado y ajustes de exención parcial.

¿Cuáles son algunos de los desafíos comunes a los que se enfrentan las empresas en torno a las normas de IVA exento y con tasa cero?

Los casos extremos, los requisitos de documentación y las diferencias jurisdiccionales pueden dar lugar a errores que afecten el cumplimiento de la normativa y la rentabilidad. Esto es lo que debes tener en cuenta:

• Clasificación incorrecta: un problema común es tratar algo como exento cuando en realidad es de tasa cero o viceversa. Esto puede dar lugar a una facturación incorrecta y reclamos inadecuados de IVA soportado.

• Gestión de exenciones parciales: las empresas que venden artículos sujetos a impuestos y exentos se enfrentan a reglas más complejas de asignación del IVA soportado. Los cálculos se vuelven más difíciles a medida que cambian las combinaciones de productos.

• Documentación de la elegibilidad con tasa cero: los artículos con tasa cero, especialmente las exportaciones o los bienes que califican solo en condiciones específicas, a menudo requieren evidencia como soporte de la clasificación. La falta de papeleo puede hacer que las autoridades desautoricen la tasa cero.

• Gestión de las incoherencias jurisdiccionales: un producto puede tener tasa cero en un país, estar exento en otro y estar totalmente sujeto a impuestos en otros lugares. Esto obliga a las empresas a realizar un seguimiento constante de varias definiciones y actualizar los sistemas.

• Mantenimiento de sistemas precisos: se desarrollan catálogos de productos, se cambian las tarifas y se lanzan nuevos servicios, pero los códigos fiscales no siempre se actualizan al mismo ritmo. Una sola configuración fiscal incorrecta en un sistema de facturación o planificación de recursos empresariales (ERP) puede clasificar de forma errónea miles de transacciones.

• Mantenimiento de la alineación de los equipos: las normas del IVA afectan ventas, finanzas, operaciones y soporte al cliente. Las empresas deben capacitar de forma continua a cada uno de estos equipos a medida que cambian las normas y las líneas de productos.

¿Cómo pueden las empresas mantener un tratamiento preciso del IVA en sus carteras?

A medida que las líneas de productos se expanden y las empresas ingresan a nuevos mercados, mantener la precisión del tratamiento del IVA se vuelve aún más importante y difícil. A continuación, te explicamos cómo gestionar el tratamiento del IVA:

• Categoriza cada producto y servicio: revisa minuciosamente tu catálogo en cada jurisdicción. Confirma si cada partida está exenta o si debe cobrarse un impuesto con tasa cero, reducida o estándar.

• Mantén actualizados los códigos fiscales: todo producto y servicio debe tener un código fiscal preciso en tu plataforma de facturación, ERP o comercio. Este debe actualizarse cada vez que cambien las leyes o se lancen nuevas partidas.

• Capacita a los equipos: asegúrate de que los equipos de finanzas, contabilidad y facturación comprendan las diferencias prácticas entre los bienes y servicios exentos y los de tasa cero para que puedan detectar los problemas a tiempo.

• Mantén prácticas sólidas de documentación: mantener organizadas y accesibles las facturas, los recibos, las notas de exención, las evidencias y los registros de asignación de datos exportados.

• Audita las clasificaciones con regularidad: hacer revisiones periódicas, ya sea internamente o con un especialista en IVA, ayuda a detectar de forma temprana errores de clasificación, recuperación incorrecta del IVA soportado o códigos fiscales obsoletos.

• Adelántate a los cambios legislativos: supervisa las actualizaciones de las autoridades fiscales en todos los mercados donde operes para que los cambios de clasificación no te sorprendan.

• Utiliza la automatización cuando crezca la cartera: las herramientas de automatización fiscal pueden aplicar el tratamiento correcto del IVA en tiempo real, generar facturas que cumplan con la normativa y crear un registro de auditoría que sea fácil de seguir.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Te permite monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas el umbral del registro del impuesto sobre las ventas establecidos en tus transacciones en Stripe. Además, calcula y recauda automáticamente impuestos sobre las ventas, el IVA y el GST, tanto para bienes físicos como digitales, en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países.

Puedes comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo agregando una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón desde el Dashboard de Stripe o usando nuestra potente interfaz de programación de solicitudes (API).

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos establecidos en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud, lo que ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios, además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplificar la declaración fiscal: Stripe Tax se integra a la perfección con los socios de declaración fiscal, por lo tanto, tus declaraciones fiscales globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios administren tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.

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