Über 170 Länder erheben eine Umsatzsteuer (USt.), und dies ist nicht immer ein Pauschalsatz. Fast alle Länder, einschließlich des Vereinigten Königreichs, haben Vorzugssätze wie den USt.-Nullsatz sowie USt.-Befreiungen für bestimmte Waren und Dienstleistungen. Die Unterschiede zwischen diesen Kategorien beeinflussen, wie Unternehmen Produkte bepreisen, Kosten decken, den Cashflow steuern und marktübergreifend konform bleiben.

Im Folgenden erläutern wir, wie USt.-Befreiung und USt.-Nullsatz in der Praxis funktionieren, welche buchhalterischen Anforderungen dabei gelten und wie Sie eine korrekte USt.-Behandlung für Ihre Portfolios gewährleisten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist der Unterschied zwischen USt.-Befreiung und USt.-Nullsatz?
  
• Welchen Einfluss haben USt.-Klassifizierungen auf Preise, Cashflow und Compliance-Prozesse?
  
• Welche Regeln bestimmen, ob ein Produkt oder eine Dienstleistung USt.-befreit ist oder zum Nullsatz besteuert wird?
  
• Welche buchhalterischen Anforderungen gelten für steuerbefreite Transaktionen bzw. für Nullsatz-Transaktionen?
  
• Was sind einige häufige Herausforderungen, mit denen Unternehmen im Zusammenhang mit den Vorschriften für USt.-Befreiung und Nullsatz konfrontiert sind?
  
• Wie können Unternehmen die korrekte USt.-Behandlung für ihr gesamtes Portfolio aufrechterhalten?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer-Befreiung und Umsatzsteuer zum Nullsatz (oder „Nullbesteuerung“)?

Weder für USt.-befreite Käufe noch für solche zum Nullsatz ist eine Zahlung von Umsatzsteuer erforderlich, aber diese Käufe werden im Steuersystem unterschiedlich behandelt.

Waren und Dienstleistungen zum Nullsatz gelten grundsätzlich weiterhin als steuerpflichtig. Obwohl der Steuersatz 0 % beträgt, behandelt das Gesetz sie wie umsatzsteuerpflichtige Artikel. Und ein Unternehmen kann in der Regel die gezahlte Vorsteuer zurückfordern, d. h. die Umsatzsteuer auf Rechnungen seiner Lieferanten, die für die Herstellung und Lieferung dieser Waren oder Dienstleistungen entstanden sind. Ein Unternehmen, das Produkte exportiert, berechnet beispielsweise Kundinnen und Kunden im Ausland 0 % Umsatzsteuer, erhält aber dennoch die gezahlte Umsatzsteuer für Inventar, Verpackungen und Versand zurück.

Dagegen befinden sich steuerbefreite Waren und Dienstleistungen außerhalb des Umsatzsteuersystems. Sie als Verkäufer/in berechnen keine Umsatzsteuer für den Verkauf und verlieren die Möglichkeit, die gezahlte Umsatzsteuer für die mit diesen Aktivitäten verbundenen Vorleistungen zurückzuerhalten. Bildung, Finanzdienstleistungen und Spendenaktionen von Wohltätigkeitsorganisationen fallen im Vereinigten Königreich in diese Kategorie.

Bei den Schwellenwerten für die Umsatzsteuer-Registrierung – den Umsatzstufen, ab denen ein Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, sich für die Umsatzsteuer zu registrieren – werden Verkäufe zum Nullsatz in der Regel mitgezählt, nicht aber steuerbefreite Verkäufe. Ein Unternehmen, das nur Waren zum Nullsatz verkauft, muss sich möglicherweise nicht registrieren, wobei dies je nach Land unterschiedlich geregelt ist. Im Vereinigten Königreich kann sich ein Unternehmen, das nur steuerbefreite Dienstleistungen verkauft, grundsätzlich nicht für die Umsatzsteuer registrieren.

Welchen Einfluss haben USt.-Klassifizierungen auf Preise, Cashflow und Compliance-Prozesse?

Wie ein Produkt oder eine Dienstleistung klassifiziert wird, wirkt sich auf Preisentscheidungen, Cashflow-Muster und den damit verbundenen Compliance-Aufwand aus. Im Folgenden lernen Sie die Unterschiede kennen.

Preis- und Kostenstruktur

Unternehmen, die steuerbefreite Waren oder Dienstleistungen verkaufen, können auf Lieferantenrechnungen gezahlte Umsatzsteuerbeträge nicht als Vorsteuer geltend machen. Dies erhöht ihre Kostenbasis und sie erhöhen gegebenenfalls die Preise, um die Margen intakt zu halten. Schulen oder Finanzdienstleister zahlen oft USt. auf Software, Ausrüstung oder Zubehör, und diese USt. wird Teil der Kosten für die Erbringung der Dienstleistung. Unternehmen mit Lieferungen zum Nullsatz umgehen dies, indem sie ihrer Kundschaft 0 % USt. berechnen, auf Lieferantenrechnungen gezahlte USt. als Vorsteuer zurückfordern und so mehr Flexibilität haben, um die Preise wettbewerbsfähig zu halten.

Cashflow-Dynamik

Unternehmen mit Lieferungen zum Nullsatz erhalten häufig Rückerstattungen. Sie zahlen USt. auf Lagerbestände, Verpackungen, Versand oder andere Vorleistungen. Und da sie keine USt. von ihren Kundinnen und Kunden einziehen, erhalten sie oft Rückerstattungen im Rahmen der regelmäßigen Umsatzsteuererklärungen. Steuerbefreite Unternehmen erhalten diese Rückerstattungen nicht, und ihre USt.-pflichtigen Einkäufe bleiben Ausgaben.

Compliance-Aufwand

Bei Verkäufen zum Nullsatz gelten in der Regel die vollständigen umsatzsteuerlichen Compliance-Anforderungen: richtige Formatierung für USt.-Rechnungen, detaillierte Buchführung und Nachweis, dass der Nullsatz gilt, insbesondere für Exporte. Steuerbefreite Waren und Dienstleistungen verringern diese Belastung, da die Transaktionen vollständig außerhalb des USt.-Systems erfolgen, auch wenn Sie für Prüfungszwecke dennoch eine ordnungsgemäße Rechnung stellen müssen. Wenn ein Unternehmen eine Mischung aus steuerbefreiten und steuerpflichtigen Tätigkeiten hat, kann die Compliance eine Herausforderung darstellen.

Welche Regeln bestimmen, ob ein Produkt oder eine Dienstleistung USt.-befreit ist oder zum Nullsatz besteuert wird?

Die USt.-Einstufung wird durch die jeweiligen Landesgesetze bestimmt. Das gleiche Produkt kann in verschiedenen Märkten unterschiedlichen USt.-Kategorien zugeordnet werden.

Diese Kategorien werden wie folgt bestimmt.

So definieren Länder steuerbefreite Waren und Dienstleistungen

Steuerbefreiungen gelten in der Regel für essenzielle oder regulierte Sektoren wie Gesundheitswesen, Bildung, Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Wohnungsvermietung, den Verkauf von gebrauchten Wohnungen und bestimmte gemeinnützige oder religiöse Tätigkeiten. Die Kriterien sind oft eng gefasst und die Berechtigung kann von der Akkreditierung, der Art der erbrachten Dienstleistung oder der Struktur der Transaktion abhängen.

So definieren Länder Waren und Dienstleistungen zum Nullsatz

Artikel zum Nullsatz reichen von Grundnahrungsmitteln über verschreibungspflichtige Medikamente, Kinderkleidung, gedruckte Publikationen und in einigen Zuständigkeitsbereichen auch öffentliche Verkehrsmittel. Exporte erfolgen fast immer zum Nullsatz. Dies kann jedoch je nach Zuständigkeitsbereich variieren.

Warum werden ähnliche Produkte nicht immer gleich behandelt?

Die Klassifizierung folgt den lokalen Rechtsvorschriften und kann sich bei kleinen Unterschieden ändern, z. B. ob ein Buch gedruckt oder digital ist. Da diese Regeln je nach Land variieren, müssen internationale Unternehmen die Vorschriften jedes Zuständigkeitsbereichs überprüfen, anstatt davon auszugehen, dass überall ein und dieselbe Klassifizierung gilt.

Welche buchhalterischen Anforderungen gelten für steuerbefreite Transaktionen bzw. für Nullsatz-Transaktionen?

Buchhaltungsteams müssen die USt.-Klassifizierungen in jedem Teil ihrer Workflows kennen. Folgendes ist zu beachten:

• Rechnungsstellung und Dokumentation: Für Verkäufe zum Nullsatz sind weiterhin vollständige USt.-Rechnungen erforderlich, einschließlich einer USt-IdNr. und einer „0 % USt.“-Zeile, aus der hervorgeht, dass der Verkauf steuerpflichtig ist. Umsatzsteuerbefreite Verkäufe umfassen keinen USt.-Posten, und Rechnungen sollten generell einen Vermerk zur Umsatzsteuerbefreiung enthalten, damit Prüfer/innen sehen können, warum keine USt. berechnet wurde.

• Erfassung von Transaktionen: Transaktionen zum Nullsatz fließen in den steuerpflichtigen Umsatz ein und erscheinen auf den USt.-Erklärungen, obwohl sie keine Ausgangsumsatzsteuer generieren. Steuerbefreite Verkäufe werden nicht zum steuerpflichtigen Umsatz gerechnet. Etwaige Umsatzsteuerbeträge, die auf Ausgaben im Zusammenhang mit diesen steuerbefreiten Verkäufen gezahlt werden, können nicht als Vorsteuer erstattet werden, sodass sie in der Gewinn- und Verlustrechnung als Kosten verbleiben.

• Teilbefreiung und Zuweisungen: Unternehmen, die sowohl steuerbefreit als auch steuerpflichtig tätig sind, müssen die Kosten, die ausschließlich mit steuerpflichtigen Verkäufen verbunden sind, von solchen, die mit steuerbefreiten Verkäufen verbunden sind, sowie von den Gemeinkosten trennen. Viele Rechtsordnungen verlangen regelmäßige und jährliche Abgleiche, um zu bestätigen, dass der richtige Anteil der gemeinsamen USt. zurückgefordert wird oder unberücksichtigt bleibt.

• USt.-Erklärungen: In der Regel müssen Unternehmen mit Verkäufen zum Nullsatz USt.-Erklärungen abgeben, auch wenn keine USt. fällig ist. Steuerbefreite Unternehmen reichen in der Regel keine Erklärungen ein, es sei denn, sie sind auch steuerpflichtig tätig, und gemischte Unternehmen reichen Erklärungen ein, die steuerpflichtige Verkäufe (einschließlich solcher zum Nullsatz), steuerbefreite Verkäufe, Vorsteuererstattung und Teilbefreiungsanpassungen umfassen.

Was sind einige häufige Herausforderungen, mit denen Unternehmen im Zusammenhang mit den Vorschriften für USt.-Befreiung und Nullsatz konfrontiert sind?

Grenzfälle, Dokumentationsanforderungen und Unterschiede in den Zuständigkeitsbereichen können zu Fehlern führen, die sich auf Compliance und Rentabilität auswirken. Worauf Sie achten sollten:

• Fehleinstufung: Ein häufiges Problem besteht darin, dass etwas als steuerbefreit behandelt wird, wenn tatsächlich der Nullsatz gilt, oder umgekehrt. Dies kann zu einer falschen Rechnungsstellung und falschen Vorsteuerangaben führen.

• Umgang mit Teilbefreiung: Unternehmen, die sowohl steuerpflichtige als auch steuerbefreite Artikel verkaufen, müssen mit komplexeren Regeln für die Zuweisung der Vorsteuer rechnen. Die Berechnung wird schwieriger, wenn sich der Produktmix ändert.

• Nachweis der Nullsatz-Berechtigung: Artikel zum Nullsatz, insbesondere Exporte oder Waren, die nur unter bestimmten Bedingungen qualifiziert sind, erfordern oft Beweise, die die Einstufung unterstützen. Fehlende Unterlagen können dazu führen, dass Behörden die Anwendung des Nullsatzes ablehnen.

• Umgang mit Rechtsinkonsistenzen: Ein Produkt kann in einem Land zum Nullsatz, in einem anderen von der Steuer befreit und in einem anderen Land vollständig steuerpflichtig sein. Dies zwingt Unternehmen dazu, mehrere Definitionen im Blick zu behalten und Systeme ständig zu aktualisieren.

• Genaue Systeme aufrechterhalten: Produktkataloge werden weiterentwickelt, Preisänderungen und neue Dienstleistungen werden eingeführt, aber Steuercodes werden nicht immer im gleichen Tempo aktualisiert. Eine einzelne falsche Steuerkonfiguration in einem Abrechnungs- oder ERP-System kann zur Fehleinstufung tausender Transaktionen führen.

• Teams auf dem Laufenden halten: USt.-Regeln wirken sich auf Vertrieb, Finanzen, Betrieb und Kundensupport aus. Unternehmen sollten jedes dieser Teams kontinuierlich im Hinblick auf Veränderungen der Regeln und Produktlinien schulen.

Wie können Unternehmen die korrekte USt.-Behandlung für ihr gesamtes Portfolio aufrechterhalten?

Wenn Produktlinien expandieren und Unternehmen in neue Märkte eintreten, wird die korrekte USt.-Behandlung noch wichtiger – und schwieriger. Beachten Sie Folgendes bei der USt.-Behandlung:

• Alle Produkte und Dienstleistungen prüfen: Führen Sie eine gründliche Prüfung Ihres Katalogs in jedem Zuständigkeitsbereich durch. Überprüfen Sie für jeden Posten, ob er steuerbefreit ist oder zum Nullsatz, ermäßigten Satz oder Standardsatz besteuert wird.

• Steuern aktuell halten: Jedes Produkt und jede Dienstleistung sollte in ihrer Rechnungsstellung, ERP oder Handelsplattform einen korrekten Steuercode haben. Dieser sollte aktualisiert werden, wenn sich Gesetze ändern oder neue Artikel auf den Markt kommen.

• Teams schulen: Stellen Sie sicher, dass Finanz-, Buchhaltungs- und Abrechnungsteams die praktischen Unterschiede zwischen steuerbefreiten und zum Nullsatz besteuerten Waren und Dienstleistungen verstehen, damit sie Probleme frühzeitig erkennen können.

• Strenge Dokumentationspraxis pflegen: Bewahren Sie Rechnungen, Belege, Unterlagen zur Steuerbefreiung, Exportnachweise und Zuweisungsdokument auf organisierte und zugängliche Weise auf.

• Klassifizierungen regelmäßig prüfen: Regelmäßige Überprüfungen, entweder intern oder mit einem USt.-Experten, helfen dabei, Fehlklassifizierungen, fehlerhafte Vorsteuererstattungen oder veraltete Steuercodes frühzeitig zu erkennen.

• Rechtlichen Entwicklungen immer einen Schritt voraus bleiben: Behalten Sie ein Auge auf Neuigkeiten von den Steuerbehörden in jedem Markt, in dem Sie tätig sind, damit Sie nicht von Klassifizierungsänderungen überrascht werden.

• Automatisierung nutzen, wenn das Portfolio wächst: Tools zur Steuer-Automatisierung können die korrekte USt.-Behandlung in Echtzeit anwenden, konforme Rechnungen erstellen und einen leicht nachvollziehbaren Prüfpfad erstellen.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Sales Tax-Registrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in wenigen Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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