Meer dan 170 landen hebben een belasting op de toegevoegde waarde (btw), en het is niet altijd een algemeen tarief. Bijna alle landen , waaronder het Verenigd Koninkrijk, hebben preferentiële tarieven zoals een nultarief voor de btw, maar ook btw-vrije goederen en diensten. Het onderscheid tussen deze categorieën beïnvloedt hoe bedrijven producten prijzen, kosten terugverdienen, cashflow beheren en compliant blijven op verschillende markten.

Hieronder leggen we uit hoe btw-vrijstelling en btw-vrije verkoop in de praktijk werken, welke boekhoudkundige vereisten hierop van toepassing zijn en hoe je een nauwkeurige btw-behandeling kunt handhaven in je portefeuilles.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verschil tussen btw-vrijstelling en btw-nultarief?
  
• Hoe beïnvloeden btw-classificaties prijsstelling, cashflow en complianceprocessen?
  
• Welke regels bepalen of een product of dienst in aanmerking komt voor btw-vrijstelling of btw-nultarief?
  
• Welke boekhoudkundige vereisten zijn van toepassing op vrijgestelde transacties en transacties met een nultarief?
  
• Wat zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen voor bedrijven rondom btw-vrijstellingen en btw-nultarieven?
  
• Hoe kunnen bedrijven een nauwkeurige btw-behandeling handhaven voor hun hele portfolio?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat is het verschil tussen btw-vrijstelling en btw-nultarief?

Noch voor btw-vrijgestelde aankopen noch voor aankopen met een nultarief hoef je btw te betalen, maar deze aankopen hebben een verschillende plaats in het belastingstelsel.

Goederen en diensten met een nultarief worden technisch gezien nog steeds als belastbaar beschouwd. Hoewel het tarief 0% is, behandelt de wet ze als btw-posten. En een bedrijf kan over het algemeen de btw terugvorderen die het heeft betaald op de inputs, dat is het geld dat is besteed aan het produceren en leveren van die goederen of diensten. Een bedrijf dat bijvoorbeeld producten exporteert, brengt buitenlandse klanten 0% btw in rekening, maar kan wel btw terugvorderen over de inventaris, verpakking en verzending.

Vrijgestelde goederen en diensten vallen buiten het btw-stelsel. Je voegt geen btw toe aan de verkoop en je verliest de mogelijkheid om btw terug te vorderen op de inputs die aan deze activiteiten zijn gekoppeld. Onderwijs, financiële diensten en fondsenwervingsevenementen door liefdadigheidsinstellingen vallen in deze categorie in het Verenigd Koninkrijk .

Als het gaat om btw-registratiedrempels - de omzetniveaus waarbij een bedrijf wettelijk verplicht wordt zich te registreren voor btw - tellen verkopen met nultarief meestal mee, terwijl vrijgestelde verkopen dat niet doen. Een bedrijf dat alleen goederen met een nultarief verkoopt, hoeft zich misschien niet te registreren, hoewel dit per land verschilt. In het Verenigd Koninkrijk kan een bedrijf dat alleen vrijgestelde diensten verkoopt zich helemaal niet registreren voor btw.

Hoe beïnvloeden btw-classificaties prijsstelling, cashflow en complianceprocessen?

De classificatie van een product of dienst heeft invloed op prijsbeslissingen, kasstroompatronen en de werklast die compliance met de regels met zich meebrengt. Hier lees je hoe je de verschillen kunt begrijpen.

Prijsstelling en kostenstructuur

Bedrijven die vrijgestelde goederen of diensten verkopen, nemen de btw op hun inkoopkosten voor hun rekening, omdat ze deze niet kunnen terugvorderen. Dit verhoogt hun kostenbasis en ze kunnen de prijzen verhogen om hun marges intact te houden. Een school of financiële dienstverlener betaalt vaak btw over software, apparatuur of benodigdheden, en die btw wordt onderdeel van de kosten voor het leveren van de dienst. Bedrijven met een nultarief omzeilen dit door klanten 0% btw in rekening te brengen, de btw op hun inkoopkosten terug te vorderen en meer flexibiliteit te hebben om concurrerende prijzen te hanteren.

Kasstroomdynamiek

Bedrijven met een nultarief bevinden zich vaak in een terugbetalingspositie. Ze betalen btw op inventaris, verpakking, verzending of andere inputs. En omdat ze geen btw innen van klanten, krijgen ze vaak geld terug op hun periodieke btw-aangifte. Vrijgestelde bedrijven krijgen deze teruggaven niet, en btw-plichtige aankopen blijven als kosten staan.

Compliancewerklast

Verkopen met een nultarief gaan meestal gepaard met volledige btw-nalevingseisen: correcte opmaak van btw-facturen, gedetailleerde administratie en bewijs dat het nultarief van toepassing is, met name voor export. Vrijgestelde goederen en diensten verlichten deze last, omdat de transacties volledig buiten het btw-systeem vallen, hoewel je nog steeds correct moet factureren in geval van controles. Wanneer een bedrijf een mix van vrijgestelde en belastbare activiteiten heeft, kan de compliance met de regels een uitdaging vormen.

Welke regels bepalen of een product of dienst in aanmerking komt voor btw-vrijstelling of nultarief?

Btw-classificatie wordt bepaald door de wetten van elk land. Hetzelfde product kan in verschillende btw-categorieën vallen in verschillende markten.

Dit is hoe deze categorieën worden bepaald.

Hoe landen vrijgestelde goederen en diensten definiëren

Vrijstellingen hebben meestal betrekking op essentiële of gereguleerde sectoren zoals gezondheidszorg, onderwijs, financiële diensten, verzekeringen, woningverhuur, de verkoop van gebruikte woningen en bepaalde liefdadige of religieuze activiteiten. De criteria zijn vaak smal en het in aanmerking komen kan afhangen van accreditatie, het type dienst dat wordt geleverd of de manier waarop de transactie is gestructureerd.

Hoe landen goederen en diensten met nultarief definiëren

Nultariefgoederen variëren van basisvoedsel tot voorgeschreven medicijnen, kinderkleding, gedrukte publicaties en, in sommige regio’s, openbaar vervoer. Exportgoederen hebben bijna altijd een nultarief, maar dit kan per jurisdictie verschillen.

Waarom vergelijkbare producten niet altijd dezelfde behandeling krijgen

Classificatie volgt de lokale wetgeving en kan veranderen bij kleine verschillen, zoals of een boek gedrukt of digitaal is. Omdat deze regels per land verschillen, moeten internationale bedrijven de richtlijnen van elke regio controleren in plaats van ervan uit te gaan dat één classificatie overal geldt.

Welke boekhoudvereisten zijn van toepassing op vrijgestelde transacties en transacties met een nultarief?

Boekhoudteams moeten zich bewust zijn van btw-classificaties in elk deel van hun workflows. Dit is waar ze rekening mee moeten houden:

• Facturatie en documentatie: voor verkopen met een nultarief zijn nog steeds facturen nodig in volledig btw-formaat, inclusief een btw-registratienummer en een 0% btw-regel die aangeeft dat de verkoop belastbaar is. Vrijgestelde verkopen bevatten geen btw-heffing en facturen moeten over het algemeen de vrijstelling vermelden, zodat auditors kunnen zien waarom er geen btw is toegepast.

• Hoe transacties worden geregistreerd: transacties met een nultarief worden opgenomen in het belastbare verkoopregister en verschijnen op de btw-aangiften, ook al genereren ze geen berekende btw. Vrijgestelde verkopen tellen niet mee voor de belastbare omzet. En btw die is betaald over uitgaven in verband met die vrijgestelde verkopen, kan niet worden teruggevorderd en blijft dus een kostenpost op de winst- en verliesrekening.

• Gedeeltelijke vrijstelling en toewijzingen: bedrijven met zowel vrijgestelde als belastbare activiteiten moeten een scheiding aanbrengen tussen de kosten die uitsluitend verband houden met belastbare omzet, de kosten die verband houden met vrijgestelde omzet en overhead. Veel regio’s vereisen periodieke en jaarlijkse aansluitingen om te bevestigen dat het juiste deel van de overhead-btw wordt teruggevorderd of afgewezen.

• BTW-aangiften: over het algemeen moeten bedrijven met een nultarief een btw-aangifte indienen, zelfs als er geen btw verschuldigd is. Vrijgestelde bedrijven hoeven doorgaans geen aangifte te doen, tenzij ze ook belastbare activiteiten hebben. Gemengde bedrijven dienen aangiften in die belastbare verkopen (inclusief nultariefverkopen), vrijgestelde verkopen, terugvordering van voorbelasting en gedeeltelijke vrijstellingscorrecties weerspiegelen.

Wat zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen voor bedrijven rondom btw-vrijstellingen en btw-nultarieven?

Randgevallen, documentatievereisten en verschillen in jurisdictie kunnen leiden tot fouten die van invloed zijn op de compliance en winstgevendheid. Hier is waar je op moet letten:

• Verkeerd classificeren: een veelvoorkomend probleem is iets behandelen als vrijgesteld terwijl het eigenlijk nultarief is of andersom. Dit kan leiden tot onjuiste facturatie en onjuiste voorbelastingsclaims.

• Handelen met gedeeltelijke vrijstelling: Bedrijven die zowel belastbare als vrijgestelde artikelen verkopen, krijgen te maken met complexere regels voor de toewijzing van voorbelasting. Het wordt moeilijker als de productmix verandert.

• Documenteren dat je in aanmerking komt voor het nultarief: voor nultariefgoederen, met name exportgoederen of goederen die alleen onder specifieke voorwaarden in aanmerking komen, is vaak bewijs nodig om de classificatie te ondersteunen. Ontbrekend papierwerk kan ertoe leiden dat autoriteiten het nultarief afwijzen.

• Omgaan met jurisdictieconflicten: een product kan in het ene land onder het nultarief vallen, in een ander land zijn vrijgesteld en elders volledig belastbaar zijn. Dit dwingt bedrijven om meerdere definities bij te houden en systemen voortdurend bij te werken.

• Het onderhouden van accurate systemen: productcatalogi ontwikkelen zich, prijzen veranderen en nieuwe diensten worden gelanceerd, maar belastingcodes worden niet altijd in hetzelfde tempo bijgewerkt. Eén verkeerde belastingconfiguratie in een facturatie- of ERP-systeem kan duizenden transacties verkeerd classificeren.

• Teams op één lijn houden: btw-regels hebben invloed op verkoop, financiën, bedrijfsvoering en klantenservice. Bedrijven moeten al deze teams voortdurend trainen als de regels en productlijnen veranderen.

Hoe kunnen bedrijven een nauwkeurige btw-behandeling handhaven voor hun hele portfolio?

Als productlijnen zich uitbreiden en bedrijven nieuwe markten betreden, wordt het nog belangrijker en moeilijker om de btw-behandeling nauwkeurig te houden. Dit is hoe je de btw-behandeling kunt beheren:

• Breng elk product en elke dienst in kaart: voer een grondige controle uit van je catalogus in elke regio. Controleer of elk artikel is vrijgesteld of belast tegen een nultarief, verlaagd tarief of standaardtarief.

• Houd belastingcodes actueel: elk product en elke dienst moet een nauwkeurige belastingcode hebben in je facturatie-, ERP- of handelsplatform. Deze moet worden bijgewerkt zodra de wetgeving verandert of nieuwe producten worden gelanceerd.

• Train teams: zorg ervoor dat financiële, boekhoudkundige en facturatieteams de praktische verschillen begrijpen tussen vrijgestelde goederen en diensten en goederen met een nultarief, zodat ze problemen in een vroeg stadium kunnen herkennen.

• Houd goede documentatie bij: houd facturen, ontvangstbewijzen, vrijstellingsnota's, exportbewijzen en toewijzingsoverzichten overzichtelijk en toegankelijk.

• Controleer classificaties regelmatig: door periodieke controles uit te voeren, intern of met een btw-specialist, kun je verkeerde classificaties, onjuiste terugvordering van voorbelasting of verouderde belastingcodes vroegtijdig opsporen.

• Blijf wijzigingen in wetgeving voor: monitor updates van belastingautoriteiten in elke markt waar je actief bent, zodat classificatiewijzigingen je niet verrassen.

• Gebruik automatisering als je portfolio groeit: tools voor belastingautomatisering kunnen in realtime de juiste btw-behandeling toepassen, conforme facturen genereren en een eenvoudig te volgen controlespoor creëren.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen bij te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle Amerikaanse staten en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.