Más de 170 países tienen un impuesto sobre el valor añadido (IVA) y no siempre se trata de un tipo general. Casi todos los países, incluido el Reino Unido, tienen tipos preferenciales como el IVA cero y los bienes y servicios exentos de IVA. Las distinciones entre estas categorías influyen en la forma en que las empresas fijan los precios de los productos, recuperan costes, gestionan el flujo de caja y cumplen con la normativa en todos los mercados.

A continuación, explicaremos cómo funcionan en la práctica las ventas exentas de IVA y a tipo cero, los requisitos contables que las rigen y cómo mantener un tratamiento preciso del IVA en todas tus carteras.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Cuál es la diferencia entre la exención del IVA y el IVA de tipo cero?
  
• ¿Cómo influyen las clasificaciones del IVA en los precios, flujo de caja y procesos de cumplimiento de la normativa?
  
• ¿Qué reglas determinan si un producto o servicio cumple los requisitos de exención del IVA o tipo cero?
  
• ¿Qué requisitos contables se aplican a las transacciones exentas frente a las de tipo cero?
  
• ¿Cuáles son algunos de los desafíos comunes a los que se enfrentan las empresas en torno a las normas de la exención del IVA y de tipo cero?
  
• ¿Cómo pueden mantener las empresas un tratamiento preciso del IVA en sus carteras?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Cuál es la diferencia entre la exención del IVA y el IVA de tipo cero?

Ni las compras exentas de IVA ni las de tipo cero requieren un pago de IVA, pero estas compras ocupan diferentes lugares en el sistema fiscal.

Técnicamente, los bienes y servicios de tipo cero siguen considerándose sujetos a impuestos. Aunque el tipo es del 0 %, la ley los trata como partidas sujetas al IVA. Y una empresa puede reclamar generalmente el IVA que pagó por los insumos, que es el dinero gastado en producir y entregar esos bienes o servicios. Una empresa que exporta productos, por ejemplo, cobra a los clientes en el extranjero el 0 % de IVA pero aún así recupera el IVA de su inventario, embalaje y envío.

Mientras tanto, los bienes y servicios exentos operan fuera del sistema de IVA. No se añade IVA a la venta y no se puede recuperar el IVA pagado en los insumos vinculados a esas actividades. La educación, los servicios financieros y los eventos de recaudación de fondos de entidades benéficas entran en esta categoría en el Reino Unido.

Cuando se trata de umbrales de registro del IVA, es decir, los niveles de ventas en los que una empresa está legalmente obligada a registrarse a efectos del IVA, las ventas a tipo cero suelen contar, mientras que las ventas exentas no. Es posible que una empresa que solo vende bienes a tipo cero no tenga que registrarse, aunque esto varía según el país. En el Reino Unido, una empresa que solo vende servicios exentos no puede registrarse a efectos del IVA.

¿Cómo influyen las clasificaciones del IVA en los precios, flujo de caja y procesos de cumplimiento de la normativa?

La forma en que se clasifica un producto o servicio afecta a las decisiones sobre precios, los patrones de flujo de caja y la carga de trabajo que implica el cumplimiento de la normativa. A continuación, te explicamos cómo entender las diferencias.

Estructura de precios y costes

Las empresas que venden bienes o servicios exentos absorben el IVA en sus insumos porque no pueden reclamarlo, lo que aumenta su base de costes y puede aumentar los precios para mantener intactos los márgenes. Una escuela o proveedor de servicios financieros a menudo paga el IVA del software, de los equipos o de los suministros, y ese IVA pasa a ser parte del coste de prestación del servicio. Mientras tanto, las empresas de tipo cero eluden esto cobrando a los clientes el 0 % IVA, recuperando el IVA en los insumos y teniendo más flexibilidad para mantener la competitividad en los precios.

Dinámica del flujo de caja

Las empresas con tipo cero se encuentran con frecuencia en la situación de poder solicitar reembolsos. Pagan el IVA del inventario, embalaje, envío y de otros insumos. Y, dado que no cobran IVA a los clientes, a menudo reciben reembolsos en sus declaraciones periódicas del IVA. Las empresas exentas no reciben esos reembolsos y las compras con IVA se quedan como gastos.

Carga de trabajo para el cumplimiento de la normativa

Las ventas a tipo cero suelen incluir requisitos de pleno cumplimiento de la normativa del IVA: un formato adecuado para las facturas con IVA, un mantenimiento de registros detallado y la prueba de que se aplica el tipo de 0 %, especialmente para las exportaciones. Los bienes y servicios exentos reducen esta carga porque las transacciones quedan completamente fuera del sistema del IVA, aunque seguirás necesitando una factura correcta en caso de auditoría. Cuando una empresa tiene una combinación de actividad exenta y sujeta a impuestos, el cumplimiento de la normativa puede ser todo un desafío.

¿Qué reglas determinan si un producto o servicio cumple los requisitos de exención del IVA o tipo cero?

La clasificación del IVA viene dictada por la legislación de cada país. Un mismo producto puede ocupar diferentes categorías de IVA en los diferentes mercados.

Así es como se determinan estas categorías.

Cómo definen los países los bienes y servicios exentos

Por lo general, las exenciones cubren sectores esenciales o regulados, como la atención médica, la educación, los servicios financieros, los seguros, el alquiler de residencias, la venta de viviendas usadas y ciertas actividades benéficas o religiosas. Los criterios suelen estar limitados y la admisibilidad puede depender de la acreditación, el tipo de servicio prestado o la forma en que se estructure la transacción.

Cómo definen los países los bienes y servicios de tipo cero

Los artículos con tipo cero abarcan una amplia gama, desde alimentos básicos hasta medicamentos con receta, ropa infantil, publicaciones impresas y, en algunas jurisdicciones, transporte público. Las exportaciones casi siempre tienen tipo cero, pero esto puede variar según la jurisdicción.

Por qué productos similares no siempre reciben el mismo tratamiento

La clasificación se ajusta a la legislación local y puede cambiar en pequeñas distinciones, como si un libro está impreso o es digital. Dado que estas normas varían según el país, las empresas internacionales deben consultar las directrices de cada jurisdicción en lugar de asumir que se aplica una única clasificación en todas partes.

¿Qué requisitos contables se aplican a las transacciones exentas frente a las de tipo cero?

Los equipos de contabilidad deben conocer las clasificaciones del IVA en cada parte de sus flujos de trabajo. Esto es lo que deben tener en cuenta:

• Facturación y documentación: las ventas a tipo cero siguen necesitando facturas con el formato del IVA completo, incluido un número de registro y una línea que incluya el 0 % de IVA aplicado, que muestre así que la venta está sujeta a impuestos. Las ventas exentas no cobran el IVA, y en las facturas generalmente se debe indicar esta exención para que los auditores puedan ver por qué no se aplicó el IVA.

• Cómo se registran las transacciones: las transacciones con tipo cero fluyen al libro mayor de ventas sujetas a impuestos y aparecen en las declaraciones del IVA aunque no generen un IVA repercutido. Las ventas exentas no cuentan para la facturación fiscal. Y cualquier IVA pagado por los gastos relacionados con esas ventas exentas no se puede recuperar, por lo que sigue siendo un coste en los estados de pérdidas y ganancias.

• Exención parcial y asignaciones: las empresas con actividades exentas de impuestos y sujetas a ellos deben separar los costes vinculados exclusivamente a las ventas sujetas a impuestos, los vinculados a las ventas exentas y los gastos generales. Muchas jurisdicciones exigen conciliaciones periódicas y anuales para confirmar que se reclama o se rechaza la parte correcta del IVA de los gastos generales.

• Declaraciones del IVA: por lo general, las empresas con tipo cero deben presentar declaraciones del IVA incluso cuando no se debe IVA. Lo habitual es que las empresas exentas no presenten declaraciones a menos que también tengan actividades sujetas a impuestos, y las empresas mixtas presentan declaraciones que reflejan ventas sujetas a impuestos (incluidas las de tipo cero), ventas exentas, recuperación del IVA soportado y ajustes parciales de exención.

¿Cuáles son algunos de los desafíos comunes a los que se enfrentan las empresas en torno a las normas de la exención del IVA y de tipo cero?

Las situaciones límite, los requisitos de documentación y las diferencias jurisdiccionales pueden dar lugar a errores que afecten al cumplimiento de la normativa y la rentabilidad. A continuación, te explicamos qué debes tener en cuenta:

• Clasificación errónea: un problema común es tratar algo como exento cuando en realidad es de tipo cero o viceversa. Esto puede dar lugar a una incorrecta facturación y a reclamaciones indebidas del IVA soportado.

• Gestión de exenciones parciales: las empresas que venden artículos sujetos a impuestos y exentos se enfrentan a reglas más complejas de asignación del IVA soportado. Las cuentas se vuelven más difíciles de gestionar a medida que cambian las mezclas de productos.

• Documentar los casos elegibles para aplicar el tipo cero: los artículos con IVA de tipo cero, especialmente las exportaciones o los bienes a los que se les puede aplicar este tipo en condiciones específicas, suelen necesitar pruebas que apoyen esta clasificación. La falta de documentos acreditativos puede hacer que las autoridades desautoricen el tipo cero.

• Gestión de la incoherencia jurisdiccional: un producto puede tener un tipo cero en un país, estar exento en otro y estar totalmente sujeto a impuestos en otros lugares. Esto obliga a las empresas a dar un seguimiento constante con múltiples definiciones y actualizar los sistemas.

• Mantener la precisión en los sistemas: se desarrollan catálogos de productos, se producen cambios en las tarifas y se lanzan nuevos servicios, pero los códigos fiscales no siempre se actualizan al mismo ritmo. Una sola configuración fiscal incorrecta en un sistema de facturación o de planificación de recursos empresariales (ERP) puede clasificar erróneamente miles de transacciones.

• Mantener alineados a los equipos: las normas del IVA afectan a ventas, finanzas, operaciones y soporte al cliente. Las empresas deben formar continuamente a cada uno de estos equipos a medida que cambian las normas y las líneas de productos.

¿Cómo pueden mantener las empresas un tratamiento preciso del IVA en sus carteras?

A medida que las líneas de productos se expanden y las empresas entran en nuevos mercados, mantener la precisión en el tratamiento del IVA se vuelve cada vez más importante y difícil. A continuación, te explicamos cómo gestionar el tratamiento del IVA:

• Mapea cada producto y servicio: realiza una revisión exhaustiva de tu catálogo en cada jurisdicción. Confirma si cada partida está exenta o tributa a una tasa cero, reducida o estándar.

• Mantén actualizados los códigos fiscales: cada producto y servicio debe tener un código fiscal preciso en tu plataforma de facturación, ERP o de comercio. Este debe actualizarse cada vez que cambien las leyes o se lancen nuevos artículos.

• Forma a los equipos: Asegúrate de que los equipos de finanzas, contabilidad y facturación comprendan las diferencias prácticas entre los bienes y servicios exentos y los que tienen un tipo cero para que puedan detectar los problemas desde el principio.

• Mantén prácticas sólidas de documentación: organiza y mantén la accesibilidad a facturas, recibos, notas de exención, datos exportados y registros de asignación.

• Audita las clasificaciones con regularidad: hacer revisiones periódicas, ya sea internamente o con un especialista en IVA, ayuda a detectar de forma temprana posibles errores de clasificación, recuperación incorrecta del IVA soportado o códigos fiscales desactualizados.

• Adelántate a los cambios legislativos: monitoriza las actualizaciones de las autoridades fiscales en cada mercado donde operes para que los cambios de clasificación no te sorprendan.

• Usa la automatización cuando crezca tu cartera: las herramientas de automatización fiscal pueden aplicar el tratamiento correcto del IVA en tiempo real, generar facturas que cumplan con la normativa y crear un registro de auditoría que sea fácil de seguir.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax hace que cumplir la normativa fiscal a nivel internacional sea mucho más fácil para que puedas dedicar tus recursos al crecimiento de tu negocio. Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas el umbral del registro de impuestos sobre las ventas según tus transacciones en Stripe. Además, calcula y cobra automáticamente el IVA, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto para productos y servicios físicos como digitales, y en más de 100 países (con soporte para todos los estados de EE. UU.).

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Stripe Tax puede ayudarte a:

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• Darte de alta para pagar tus impuestos: deja que Stripe gestione tus registros de impuestos internacionales y benefíciate de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

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