Mehrwertsteuer (VAT) fällt in verschiedenen Formen an, je nachdem, was Sie verkaufen, an wen Sie verkaufen und wo sich Ihre Kundinnen und Kunden befinden. Die Vorschriften für Waren unterscheiden sich von denen für Dienstleistungen; grenzüberschreitende Transaktionen bringen eigene Verpflichtungen mit sich, und die Schwellenwerte für die Registrierung variieren je nach Land.

Im Folgenden behandeln wir, wann die Mehrwertsteuer anwendbar ist, was Registrierungsanforderungen auslöst, wie grenzüberschreitende Transaktionen behandelt werden und was passiert, wenn Sie einen Fehler machen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Mehrwertsteuer wird auf jeder Stufe der Lieferkette erhoben. Jedes Unternehmen fordert die auf Vorleistungen gezahlte Vorsteuer zurück und führt den Rest ab.

• Schwellenwerte für die Registrierung unterscheiden sich je nach Land und Verkaufsart. Grenzüberschreitende Verkäufe lösen oft separate Verpflichtungen aus, für die gar kein Schwellenwert gilt.

• Fehler beim Einzug der Mehrwertsteuer, bei der Rechnungsstellung oder bei der Meldung können zu Steuernachzahlungen, Strafen und abgelehnten Vorsteuerabzügen führen, die mehrere Jahre zurückreichen.

Wann fällt Mehrwertsteuer an?

Die Mehrwertsteuer ist eine Verbrauchssteuer, die entlang der gesamten Lieferkette erhoben wird. Jedes Unternehmen berechnet Mehrwertsteuer auf seine Verkäufe und kann die auf geschäftliche Einkäufe gezahlte Vorsteuer zurückfordern. Die Steuer wird effektiv weitergegeben, bis sie die Endverbraucherinnen und Endverbraucher erreicht, die sie nicht zurückfordern können und somit die vollen Kosten tragen.

Die Mehrwertsteuer fällt in der Regel an, wenn drei Bedingungen erfüllt sind. Fehlt auch nur eine davon, fällt die Transaktion möglicherweise nicht in den Anwendungsbereich der Mehrwertsteuer oder wird nach lokalen Vorschriften anders behandelt.

Diese drei Bedingungen müssen erfüllt sein:

• Steuerpflichtige Lieferung: Die Transaktion muss eine steuerpflichtige Lieferung oder Leistung umfassen. Im Allgemeinen fallen kommerzielle Aktivitäten darunter, einschließlich des Verkaufs von Waren, der Bereitstellung von Dienstleistungen, der Lizenzierung von Software und der Vermietung von Immobilien.

• Zuständigkeitsbereich für Mehrwertsteuer: Die Transaktion muss in einem Land stattfinden, das ein Mehrwertsteuersystem betreibt. Die meisten Volkswirtschaften verwenden die Mehrwertsteuer oder eine ähnliche Verbrauchssteuer – die USA bilden hierbei eine bemerkenswerte Ausnahme.

• Status der Registrierung: Die anbietende Person muss für die Mehrwertsteuer registriert sein oder der Registrierungspflicht unterliegen. Sobald ein Unternehmen den lokalen Schwellenwert für die Registrierung überschreitet, wird oft erwartet, dass es Mehrwertsteuer berechnet, auch wenn der Papierkram noch nicht abgeschlossen ist.

Das Mehrwertsteuerrecht unterteilt zudem einige Transaktionen in steuerfreie oder nullsatzbesteuerte Kategorien.

• Nullsatzbesteuerte Lieferungen: Diese sind steuerpflichtig, werden aber mit 0 % berechnet. Unternehmen müssen weiterhin Mehrwertsteuererklärungen einreichen und können die Mehrwertsteuer auf damit verbundene Kosten zurückfordern. Häufige Beispiele sind Exporte, internationaler Transport und in einigen Zuständigkeitsbereichen bestimmte essenzielle Güter wie Grundnahrungsmittel oder verschreibungspflichtige Medikamente.

• Steuerfreie Lieferungen: Diese fallen vollständig aus dem Mehrwertsteuersystem heraus. Es wird keine Mehrwertsteuer berechnet, und die anbietende Partei kann in der Regel keine Mehrwertsteuer auf damit verbundene Ausgaben zurückfordern. Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Bildung und Gesundheitswesen sind in vielen rechtlichen Zuständigkeitsbereichen für Mehrwertsteuer üblicherweise von der Steuer befreit.

Sie können einen Mehrwertsteuer-Rechner verwenden, um den richtigen Mehrwertsteuersatz je nach Land einfacher zu ermitteln.

Wie funktioniert die Mehrwertsteuer bei Waren und Dienstleistungen?

Die Mehrwertsteuerregeln gelten für Waren und Dienstleistungen unterschiedlich. Diese Diskrepanz überrascht viele Unternehmen.

So funktioniert die Mehrwertsteuer bei Waren und Dienstleistungen:

Waren

Die Mehrwertsteuer wird in der Regel basierend darauf berechnet, wohin die physischen Waren geliefert werden oder wo die Lieferung nach den lokalen Mehrwertsteuerregeln „Ort der Lieferung“ stattfindet. Beispielsweise berechnet ein Unternehmen im Vereinigten Königreich, das Möbel an eine Kundin oder einen Kunden in London verkauft, die Mehrwertsteuer des Vereinigten Königreichs.

Verkauft dasselbe Unternehmen an ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen in Frankreich, ist der Verkauf als Export steuerfrei. Der französische Käufer/die französische Käuferin würde die Mehrwertsteuer dann im Inland über das Reverse-Charge-Verfahren verbuchen.

Importe führen eine weitere Ebene ein. Wenn Waren eine Grenze überschreiten, wird die Einfuhrumsatzsteuer in der Regel an der Eintrittsstelle fällig, getrennt von etwaigen Zöllen. Unternehmen, die Waren für den Weiterverkauf importieren, können diese Mehrwertsteuer in der Regel später zurückfordern, aber sie müssen sie möglicherweise im Voraus bezahlen, was zu einer vorübergehenden Liquiditätslücke führen kann.

Dienste

Dienstleistungen sind geografisch schwerer zuzuordnen, daher stützen sich die Steuervorschriften auf die Grundsätze des „Ortes der Lieferung“.

In der EU und vielen ähnlichen Systemen ist der allgemeine Ansatz:

• Business-to-Business (B2B)-Dienstleistungen: Dort besteuert, wo der Kunde/die Kundin ansässig ist. Der Käufer/die Käuferin verbucht die Mehrwertsteuer in der Regel über das Reverse-Charge-Verfahren.

• Business-to-Consumer (B2C)-Dienstleistungen: Dort besteuert, wo der Anbieter ansässig ist, obwohl viele Dienstleistungskategorien nach spezifischen Regeln dort besteuert werden, wo die Kundin oder der Kunde ansässig ist. Digitale Dienstleistungen bilden hier eine bemerkenswerte Ausnahme, und Dienstleistungen wie SaaS-Abonnements, Streaming und digitale Downloads werden in der Regel dort besteuert, wo die Kundin oder der Kunde lebt.

Die Unterscheidung zwischen Waren und Dienstleistungen kann sich auch im Softwarevertrieb zeigen. In der Vergangenheit wurde der Verkauf von Software auf einer physischen Diskette als Warenlieferung behandelt, während Lizenzen oder Abonnements als Dienstleistungen galten. Viele Steuerbehörden haben ihre Vorschriften an moderne Vertriebsmodelle angepasst, dennoch kann es je nach rechtlichem Zuständigkeitsbereich Unterschiede geben.

Wodurch werden Schwellenwerte für die Mehrwertsteuerregistrierung aktiviert?

Viele Länder legen einen Umsatzschwellenwert fest, unterhalb dessen die Mehrwertsteuerregistrierung optional ist. Sobald ein Unternehmen den Schwellenwert überschreitet, wird die Registrierung verpflichtend, in der Regel innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Beispiele für Schwellenwerte sind:

• Vereinigtes Königreich: 90.000 £ steuerpflichtiger Umsatz in einem fortlaufenden 12-Monats-Zeitraum

• Deutschland: 25.000 € im vorherigen Kalenderjahr

• Frankreich: 93.900 € für Waren, 41.250 € für Dienstleistungen

• Südafrika: 1 Million Südafrikanische Rand (ZAR) in einem beliebigen fortlaufenden 12-Monats-Zeitraum

Diese beiden Punkte sorgen häufig für Verwirrung:

• Schwellenwerte basieren auf dem Umsatz, nicht auf dem Gewinn: Ein Unternehmen kann unrentabel sein und dennoch zur Registrierung verpflichtet sein.

• Eine freiwillige Registrierung ist in der Regel zulässig: Unternehmen entscheiden sich manchmal für eine frühzeitige Registrierung, wenn bei ihnen eine höhere Vorsteuer anfällt oder sie hauptsächlich an mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen verkaufen, die die Steuer zurückfordern können.

Grenzüberschreitende Verkäufe können separate Registrierungsanforderungen aktivieren. In einigen Fällen gibt es gar keinen Schwellenwert. Beispielsweise legen die EU-Fernverkaufsregeln einen EU-weiten Schwellenwert von 10.000 € für den B2C-Verkauf digitaler und physischer Waren fest, bevor die Mehrwertsteuer in der Regel dem Mitgliedstaat der Kundin oder des Kunden gemeldet werden muss, oftmals über den One-Stop-Shop (OSS) der EU.

Wie wird die Mehrwertsteuer auf grenzüberschreitende Transaktionen angewendet?

Die Mehrwertsteuer wird komplexer, wenn an einer Transaktion mehr als ein Land beteiligt ist. Die steuerliche Behandlung hängt oftmals davon ab, was verkauft wird und ob es sich bei dem Käufer/der Käuferin um ein Unternehmen oder Endkund/innen handelt.

Export von Waren

Der Export ist im Ursprungsland im Allgemeinen nicht steuerpflichtig, wobei die Mehrwertsteuer im Bestimmungsland berechnet wird. Die Einfuhrumsatzsteuer wird in der Regel vom Käufer/von der Käuferin abgewickelt oder an der Grenze eingezogen.

Wenn Sie Waren direkt an Endkund/innen in einem anderen Land verkaufen, müssen Sie sich möglicherweise in diesem Zielland registrieren und Mehrwertsteuer berechnen, sobald bestimmte Schwellenwerte überschritten werden. In der EU ermöglicht das Import-One-Stop-Shop (IOSS)-Verfahren Verkäufern, die Mehrwertsteuer auf importierte Waren von geringem Wert unter 150 € durch eine einzige Registrierung zu melden.

Digitale Dienste

In vielen Ländern müssen sich ausländische Unternehmen, die digitale Dienstleistungen an lokale Endkund/innen verkaufen, registrieren lassen und Mehrwertsteuer in Rechnung stellen, unabhängig davon, wo der Anbieter ansässig ist. Dies gilt für Dienstleistungen wie Software-Abonnements, Streaming-Plattformen und digitale Downloads.

Grenzüberschreitende B2B-Verkäufe

Die Verantwortung verlagert sich durch das Reverse-Charge-Verfahren oft auf den Käufer/die Käuferin. Der Anbieter stellt eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer aus und der Käufer/die Käuferin gibt die Steuer in der eigenen Mehrwertsteuererklärung sowohl als Umsatzsteuer als auch als Vorsteuer an.

Ohne vereinfachte Verfahren könnten jegliche grenzüberschreitende Verkäufe bedeuten, dass man sich in jedem Land, in dem Kundinnen und Kunden ansässig sind, für die Mehrwertsteuer registrieren muss. In der EU ermöglicht das OSS-Verfahren Unternehmen, sich einmalig zu registrieren und die Mehrwertsteuer in allen Mitgliedstaaten über eine einzige Erklärung zu melden.

Was sind die Risiken, wenn man bei der Mehrwertsteuer etwas falsch macht?

Mehrwertsteuerfehler haben erhebliche finanzielle Konsequenzen, insbesondere wenn sie über längere Zeiträume unbemerkt bleiben. Zu wissen, was passiert, wenn etwas schiefgeht, hilft Ihnen, Ihre Mehrwertsteuerprozesse zu informieren und zu gestalten.

Berücksichtigen Sie Folgendes:

• Zu wenig eingezogene Mehrwertsteuer: Wenn Mehrwertsteuer hätte berechnet werden müssen, dies aber nicht geschehen ist, kann die Steuerbehörde die nicht gezahlte Mehrwertsteuer gegenüber dem Unternehmen selbst festsetzen. Dies kann für Umsätze mehrerer Jahre plus Zinsen gelten.

• Strafen: Steuerbehörden verhängen oft prozentuale Strafen, die mit der Art des Fehlers wachsen. Im Vereinigten Königreich erhebt His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) Strafen für Ungenauigkeiten basierend darauf, ob sie leichtfertig, vorsätzlich oder verdeckt waren, was von 0 % bei der unaufgeforderten Offenlegung eines leichtfertigen Fehlers bis zu 100 % der fälligen Steuer bei vorsätzlicher Verschleierung reichen kann.

• Nicht anerkannte Vorsteuer: Wird Mehrwertsteuer auf Käufe geltend gemacht, die nicht für steuerpflichtige Geschäftsaktivitäten verwendet werden, können diese Ansprüche abgelehnt oder neu bewertet werden.

• Ungültige Rechnungen: Mehrwertsteuerrechnungen müssen bestimmte Informationen enthalten. Fehlende Angaben wie Mehrwertsteuer-Registrierungsnummern, der Steuerbetrag oder eine fortlaufende Rechnungsnummer können die Kundin oder den Kunden daran hindern, die Mehrwertsteuer zurückzufordern, und zu Compliance-Problemen führen.

• Reverse-Charge-Fehler: Wenn weder der Anbieter noch der Käufer/die Käuferin die Mehrwertsteuer bei einer grenzüberschreitenden B2B-Transaktion korrekt verbuchen, müssen beide Parteien mit Schätzungen und einem höheren Prüfungsrisiko rechnen.

Woher wissen Sie, ob Ihr Unternehmen die Mehrwertsteuer richtig verwaltet?

Regelmäßige Überprüfungen sind eine effektive Möglichkeit, Mehrwertsteuerprobleme zu vermeiden. Zumindest sollte ein Unternehmen die folgenden Fragen mit Gewissheit beantworten können:

• Registrierung: Sind Sie in jedem Land registriert, in dem Ihre Verkaufsaktivitäten dies erfordern?

• Sätze: Werden in jedem Zuständigkeitsbereich die korrekten Mehrwertsteuersätze auf jedes Produkt oder jede Dienstleistung angewendet?

• Rechnungen: Entsprechen Ihre Rechnungen den lokalen Formatvorgaben für die Mehrwertsteuer?

• Einreichung: Werden Steuererklärungen pünktlich eingereicht und mit Ihren Buchhaltungsunterlagen abgeglichen?

• Reverse Charge: Werden grenzüberschreitende Transaktionen korrekt gemeldet?

Ist eine dieser Antworten ungewiss, deutet dies darauf hin, dass Ihr Mehrwertsteuerprozess möglicherweise Aufmerksamkeit erfordert. Stripe Tax kann helfen, zu ermitteln, wo Verpflichtungen zum Einzug bestehen, die richtigen Steuersätze anzuwenden und steuerfertige Berichte zu erstellen. Auch wenn dies, insbesondere bei grenzüberschreitenden Strukturen, keine fachkundige Mehrwertsteuerberatung ersetzt, kann der Aufwand für die Compliance dadurch reduziert werden.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Verkaufssteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie in wenigen Sekunden die Steuereinziehung in einem neuen Staat oder Land. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldeformulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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