L'imposta sul valore aggiunto (IVA) si applica in diverse forme a seconda di cosa vendi, a chi lo vendi e dove si trovano i clienti. Le regole che disciplinano i beni differiscono da quelle che disciplinano i servizi; le transazioni transfrontaliere introducono un livello separato di obblighi e le soglie di registrazione variano in base al Paese.

Di seguito, vedremo quando si applica l'IVA, cosa attiva i requisiti di registrazione, come vengono trattate le transazioni transfrontaliere e cosa succede se commetti un errore.

In evidenza

• L'IVA viene addebitata in ogni fase della catena di fornitura. Ogni attività recupera l'IVA pagata sugli acquisti e versa il resto.

• Le soglie di registrazione differiscono in base al Paese e al tipo di vendita. Le vendite transfrontaliere spesso attivano obblighi separati senza alcuna soglia.

• Gli errori nella riscossione dell'IVA, nella fatturazione o nella rendicontazione possono comportare accertamenti di imposte arretrate, sanzioni e richieste di detrazione dell'IVA a monte respinte, risalenti a diversi anni passati.

Quando si applica l'IVA?

L'IVA è un'imposta sui consumi riscossa lungo l'intera catena di fornitura. Ogni attività addebita l'IVA sulle proprie vendite e può recuperare l'IVA pagata sugli acquisti aziendali. L'imposta viene di fatto trasferita fino a raggiungere il consumatore finale, che non può recuperarla e ne sostiene quindi l'intero costo.

L'IVA si applica generalmente quando sono soddisfatte tre condizioni. Se ne manca anche una sola, la transazione potrebbe non rientrare nell'ambito di applicazione dell'IVA o essere trattata diversamente in base alle normative locali.

Devono essere soddisfatte queste tre condizioni:

• Fornitura imponibile: la transazione deve riguardare una fornitura imponibile. In genere, l'attività commerciale soddisfa questo requisito, inclusa la vendita di beni, la prestazione di servizi, la concessione di licenze software e l'affitto di immobili.

• Giurisdizione IVA: la transazione deve avere luogo in un Paese che applica un sistema IVA. La maggior parte delle economie utilizza l'IVA o un'imposta sui consumi simile; gli Stati Uniti rappresentano una notevole eccezione.

• Stato della registrazione: il fornitore deve essere registrato ai fini IVA o tenuto a registrarsi. Quando un'attività supera la soglia di registrazione locale, spesso ci si aspetta che inizi ad addebitare l'IVA anche se le pratiche sono ancora in corso.

La normativa IVA suddivide inoltre alcune transazioni in categorie esenti o ad aliquota zero.

• Forniture ad aliquota zero: sono imponibili, ma addebitate allo 0%. Le attività devono comunque presentare le dichiarazioni IVA e possono recuperare l'IVA sui costi correlati. Esempi comuni includono esportazioni, trasporti internazionali e, in alcune giurisdizioni, determinati beni essenziali come alimenti di base o farmaci soggetti a prescrizione.

• Forniture esenti: non rientrano affatto nel sistema IVA. Non viene addebitata alcuna IVA e il fornitore in genere non può recuperare l'IVA sulle relative spese. I servizi finanziari, le assicurazioni, l'istruzione e l'assistenza sanitaria sono comunemente esenti in molte giurisdizioni IVA.

Puoi utilizzare un calcolatore IVA per trovare più facilmente l'aliquota IVA corretta per Paese.

Come funziona l'IVA per i beni e i servizi?

Le regole sull'IVA si applicano in modo diverso a beni e servizi. La loro divergenza sorprende molte attività.

Ecco come funziona l'IVA per i beni e i servizi:

Beni

Di solito l'IVA viene addebitata in base al luogo in cui i beni fisici vengono consegnati o in cui si ritiene che avvenga la fornitura secondo le regole locali dell'IVA relative al "luogo di fornitura". Ad esempio, un'attività del Regno Unito che vende mobili a un cliente a Londra addebita l'IVA del Regno Unito.

Se la stessa attività vende a un'attività registrata ai fini IVA in Francia, la vendita avrà aliquota zero in quanto esportazione. L'acquirente francese contabilizzerà quindi l'IVA a livello nazionale utilizzando il meccanismo di inversione contabile.

Le importazioni introducono un altro livello. Quando i beni attraversano un confine, l'IVA all'importazione è in genere dovuta al punto di ingresso, separatamente da eventuali dazi doganali. Le attività che importano beni per la rivendita di solito possono recuperare questa IVA in un secondo momento, ma potrebbero doverla pagare in anticipo, il che può creare un vuoto di liquidità temporaneo.

Servizi

I servizi sono più difficili da localizzare geograficamente, pertanto le norme in materia di imposte si basano sui principi del "luogo di fornitura".

Nell'UE e in molti sistemi simili, l'approccio generale è:

• Servizi business-to-business (B2B): tassati nel luogo in cui è stabilito il cliente. L'acquirente di solito contabilizza l'IVA utilizzando l'inversione contabile.

• Servizi business-to-consumer (B2C): tassati nel luogo in cui è stabilito il fornitore, sebbene molte categorie di servizi siano tassate nel luogo in cui si trova il cliente in base a regole specifiche. I servizi digitali sono eccezioni degne di nota e i servizi come abbonamenti SaaS, streaming e download digitali sono in genere tassati nel luogo in cui risiede il cliente.

La distinzione tra beni e servizi può presentarsi anche nella vendita di software. In passato, la vendita di software su un disco fisico veniva considerata come fornitura di beni, mentre le licenze o gli abbonamenti venivano considerati come servizi. Molte autorità fiscali hanno aggiornato le proprie regole per riflettere i modelli di distribuzione moderni, ma possono ancora presentarsi differenze tra le giurisdizioni.

Cosa attiva le soglie di registrazione ai fini IVA?

Molti Paesi stabiliscono una soglia di fatturato al di sotto della quale la registrazione ai fini IVA è facoltativa. Una volta che un'attività supera la soglia, la registrazione diventa obbligatoria, in genere entro un periodo di tempo specificato.

Alcuni esempi di soglie includono:

• Regno Unito: 90.000 £ di fatturato imponibile in un periodo di 12 mesi consecutivi

• Germania: 25.000 € nell'anno solare precedente

• Francia: 93.900 € per i beni, 41.250 € per i servizi

• Sudafrica: 1 milione di rand sudafricani (ZAR) in qualsiasi periodo di 12 mesi consecutivi

Questi due punti causano spesso confusione:

• Le soglie si basano sui ricavi, non sui profitti: un'attività può essere in perdita ed essere comunque tenuta alla registrazione.

• Di solito è consentita la registrazione volontaria: a volte le attività scelgono di registrarsi in anticipo se sostengono un'IVA a monte più elevata o se vendono principalmente ad aziende registrate ai fini IVA che possono recuperare l'imposta.

Le vendite transfrontaliere potrebbero attivare requisiti di registrazione separati. In alcuni casi, non è prevista alcuna soglia. Ad esempio, le regole dell'UE per le vendite a distanza stabiliscono una soglia paneuropea di 10.000 € per le vendite B2C digitali e di beni prima che l'IVA debba generalmente essere dichiarata allo Stato membro del cliente, spesso tramite il regime One Stop Shop (OSS) dell'UE.

In che modo si applica l'IVA alle transazioni transfrontaliere?

L'IVA diventa più complessa quando una transazione coinvolge più di un Paese. Il trattamento dell'imposta spesso dipende da cosa viene venduto e se l'acquirente è un'attività o un consumatore.

Esportazioni di beni

Le esportazioni sono generalmente ad aliquota zero nel Paese di origine e l'IVA viene addebitata nel Paese di destinazione. L'IVA all'importazione è in genere gestita dall'acquirente o riscossa alla frontiera.

Se vendi beni direttamente ai consumatori in un altro Paese, potresti dover effettuare la registrazione e addebitare l'IVA in tale destinazione una volta superate determinate soglie. Nell'UE, il regime IOSS (Import One Stop Shop) consente ai venditori di dichiarare l'IVA sui beni importati di modico valore (inferiore a 150 €) tramite un'unica registrazione.

Servizi digitali

Molti Paesi richiedono alle attività straniere che vendono servizi digitali ai consumatori locali di effettuare la registrazione e addebitare l'IVA indipendentemente da dove è domiciliato il fornitore. Questo si applica a servizi come abbonamenti a software, piattaforme di streaming e download digitali.

Vendite B2B transfrontaliere

La responsabilità passa spesso all'acquirente attraverso il meccanismo di inversione contabile. Il fornitore emette fattura senza IVA e l'acquirente dichiara l'imposta nella propria dichiarazione IVA sia come IVA a valle che a monte.

Senza regimi semplificati, qualsiasi tipo di vendita transfrontaliera potrebbe comportare la registrazione ai fini IVA in ogni Paese in cui si trovano i clienti. Nell'UE, il regime OSS consente alle attività di registrarsi una sola volta e dichiarare l'IVA in tutti gli Stati membri tramite un'unica dichiarazione.

Quali sono i rischi di commettere errori con l'IVA?

Gli errori legati all'IVA comportano conseguenze finanziarie significative, in particolare quando passano inosservati per lunghi periodi. Sapere cosa succede in caso di errore ti aiuterà a orientare e definire le tue procedure in materia di IVA.

Considera quanto segue:

• IVA riscossa in difetto: se l'IVA avrebbe dovuto essere addebitata ma non lo è stata, l'autorità fiscale può accertare l'IVA non pagata a carico dell'attività stessa. Questo può applicarsi a diversi anni di ricavi, oltre agli interessi.

• Sanzioni: le autorità fiscali impongono spesso sanzioni basate su percentuali che aumentano in base alla natura dell'errore. Nel Regno Unito, l'HM Revenue and Customs (HMRC) addebita sanzioni per inesattezze in base al fatto che siano state negligenti, intenzionali o nascoste, variando dallo 0% per la divulgazione sollecitata di un errore negligente fino al 100% dell'imposta dovuta per occultamento intenzionale.

• IVA a monte non ammessa: se l'IVA viene richiesta su acquisti che non vengono utilizzati per l'attività aziendale imponibile, tali richieste possono essere rifiutate o rivalutate.

• Fatture non valide: le fatture con IVA devono contenere informazioni specifiche. La mancanza di dettagli come il numero di registrazione IVA, l'importo dell'imposta o il numero di fattura sequenziale può impedire al cliente di recuperare l'IVA e sollevare problemi di compliance.

• Errori nell'inversione contabile: se né il fornitore né l'acquirente contabilizzano correttamente l'IVA in una transazione B2B transfrontaliera, entrambe le parti potrebbero essere soggette ad accertamenti e a un rischio maggiore di revisione contabile.

Come capire se la tua attività gestisce correttamente l'IVA?

Le revisioni periodiche sono un modo efficace per prevenire i problemi legati all'IVA. Come minimo, un'attività dovrebbe essere in grado di rispondere con sicurezza alle seguenti domande:

• Registrazione: l'attività è registrata in tutti i Paesi in cui la sua attività di vendita lo richiede?

• Aliquote: vengono applicate le aliquote IVA corrette a ciascun prodotto o servizio in ogni giurisdizione?

• Fatture: le tue fatture soddisfano i requisiti di formato dell'IVA locali?

• Dichiarazione: le dichiarazioni vengono inviate per tempo e riconciliate con i tuoi registri contabili?

• Inversione contabile: le transazioni transfrontaliere vengono dichiarate correttamente?

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