El dropshipping es un modelo de negocio atractivo porque tiene bajos gastos generales y no tiene que gestionar ningún inventario. Sin embargo, el impuesto sobre el valor añadido (IVA) del Reino Unido puede complicar las actividades de dropshipping. Si no lo gestionas correctamente, podrías pagar el IVA de tu bolsillo, cobrar de más a los clientes o enfrentarte a sanciones de la agencia tributaria británica (el HMRC). Es importante saber quién debe registrarse, cuándo hay que cobrar el gravamen y qué se requiere para cumplir con la normativa.

A continuación, te explicamos cómo gestionar el IVA para los comerciantes de dropshipping del Reino Unido.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo se aplica el IVA al dropshipping?
  
• ¿Qué regímenes de IVA están disponibles para las pequeñas empresas?
  
• ¿Cómo pueden los comerciantes de dropshipping evitar los riesgos de cumplimiento de la normativa del IVA?
  

¿Cómo se aplica el IVA al dropshipping?

En el Reino Unido, el IVA es un impuesto que se añade a la mayoría de los bienes en un 20 %. Si estás llevando a cabo una operación de dropshipping, es posible que debas recaudar el IVA y pagarlo al HMRC. Hay diferentes situaciones en las que se requiere que te registres a efectos del IVA y lo cobres como empresa de dropshipping en el Reino Unido:

• Regístrate a efectos del IVA si tu facturación imponible supera las 90.000 £ en 12 meses. Una vez que alcances este límite, debes registrarse en un plazo de 30 días tras el final del mes en el que alcances el umbral.

• Debes registrarte a efectos del IVA si eres un vendedor extranjero que realiza envíos a clientes del Reino Unido. Esto es cierto independientemente de tu volumen de negocios, y debes hacerlo en cuanto empieces a realizar ventas.

El registro es opcional si tus ventas están por debajo del umbral y no eres un vendedor extranjero que realice envíos a clientes del Reino Unido. Algunas entidades se registran voluntariamente para reclamar el IVA de los gastos, pero otras no se registran para que sus precios sean más bajos para los compradores.

Así es como funciona el gravamen para las empresas registradas de dropshipping:

• Si compras a un proveedor del Reino Unido y vendes a un cliente del Reino Unido, aplicarás el IVA en tus transacciones y podrás recuperar el IVA que hayas pagado a tu proveedor.

• Si compras a un proveedor que no es del Reino Unido y lo envías a un cliente del Reino Unido, el IVA dependerá del valor del pedido. Si el pedido es de 135 £ o menos, debes cobrar el IVA en el punto de venta. Si el pedido supera las 135 £, no aplicas el IVA en el momento de la compra, sino que los gastos de importación se acumulan en el momento de la entrega, normalmente por parte del servicio de mensajería. No puedes reclamar el IVA cobrado en otros países en tu declaración del Reino Unido.

• Si compras a un proveedor del Reino Unido y vendes a proveedores de fuera del Reino Unido, tus ventas suelen ser de tipo cero. Esto significa que no cobras IVA, pero debes mantener registros que prueben que los artículos salieron del Reino Unido. También puedes recuperar el IVA pagado por la compra de esos bienes.

¿Qué regímenes de IVA están disponibles para las pequeñas empresas?

Las empresas de dropshipping en el Reino Unido pueden elegir entre varios regímenes de contabilidad del IVA, cada uno con diferentes reglas sobre cómo se recauda, se declara y se paga el IVA. La elección correcta depende de tu volumen de negocios, de tus gastos y de cómo prefieras administrar el flujo de efectivo.

Contabilidad estándar del IVA

Este enfoque es el método predeterminado. Con este régimen, cobras un 20 % de IVA sobre las ventas y lo reclamas sobre los gastos de la empresa según la fecha de la factura. Por lo general, presentas una declaración de IVA cada trimestre y pagas al HMRC la diferencia entre el IVA cobrado y el pagado.

Ejemplo:

• Cobras 200 £ de IVA de los clientes

• Pagas 50 £ de IVA a los proveedores.

• Le debes al HMRC 150 £ (la diferencia)

Este método garantiza que solo pagues el IVA sobre tu margen de beneficio y te permite reclamar el impuesto que pagas sobre los gastos, lo que lo convierte en la opción preferida para muchas empresas de dropshipping.

Régimen de tarifa plana

Con este régimen, pagas al HMRC un porcentaje fijo de tu volumen de negocios bruto en lugar de hacer un seguimiento del gravamen sobre cada transacción. Sigues cobrando a los clientes un 20 % de IVA, pero no puedes reclamarlo en la mayoría de las compras (excepto en el caso de determinados bienes de capital). Para acceder a este programa, tu facturación debe ser inferior a 150.000 £ al año, sin incluir el IVA.

Esta opción simplifica la declaración del IVA al requerir menos cálculos y menos papeleo, pero no es ideal si tienes muchos gastos de IVA, ya que no puedes recuperar la mayor parte. La imposibilidad de reclamar el IVA suele hacer que este sistema sea menos rentable que los métodos estándar para las empresas basadas en productos, como el dropshipping.

Régimen del margen del IVA

El régimen del margen de IVA está destinado a los vendedores de artículos de segunda mano, antigüedades, obras de arte y artículos similares. Con este programa, el gravamen se paga exclusivamente sobre tu margen de ganancias, no sobre el precio total de venta. Calculas internamente cuánto es una sexta parte de tu margen de beneficio (el 16,67 %) y se lo comunicas al HMRC en lugar de añadir el IVA a la transacción.

Ejemplo:

• Compras un artículo usado por 100 £ y lo vendes por 200 £

• Tu margen de beneficio es de 100 £, por lo que tu IVA es 16,67 £ (una sexta parte de la diferencia)

Esta opción no se aplica a la mayoría de los comerciantes de dropshipping que venden productos nuevos. Pero si revendes bienes de segunda mano, puedes reducir sustancialmente tus pagos de IVA.

Otros regímenes, como la contabilidad de caja (en virtud de la cual pagas el IVA solo cuando recibes el pago) o la contabilidad anual (en virtud de la cual declaras el IVA una vez al año), pueden ayudar al flujo de caja, pero no modifican el IVA adeudado.

¿Cómo pueden los comerciantes de dropshipping evitar los riesgos de cumplimiento de la normativa del IVA?

El cumplimiento del IVA es un requisito legal si tienes una empresa de dropshipping. La falta de registros, los tipos impositivos incorrectos o un mantenimiento deficiente de los registros pueden dar lugar a sanciones, facturas de IVA con fecha retroactiva o interrupciones operativas. Esto es lo que debes tener en cuenta:

Sé consciente de cuándo tienes que registrarte a efectos del IVA

El registro de IVA depende de la ubicación de tu empresa y de la ubicación de tus clientes.

• Si eres un comerciante de dropshipping con sede en el Reino Unido, debes registrarte a efectos del IVA cuando el total de tus ventas sujetas al IVA supere las 90.000 £ en un período continuo de 12 meses. Esto se reinicia mensualmente, así que haz un seguimiento cuidadoso de tus ingresos. Si alcanzas ese umbral, debes registrarte en un plazo de 30 días tras el final del mes en el que lo superaste o te arriesgarás a recibir sanciones.

• Si eres una empresa no británica que vende a clientes del Reino Unido, necesitas un registro de IVA del Reino Unido desde tu primera venta, independientemente de tu volumen de negocios imponible previsto.

Si no cumples con la fecha límite de registro, el HMRC puede antedatar tu obligación de IVA y multarte. Eso significa que deberás gravámenes sobre transacciones pasadas, independientemente de si cobraste el IVA a los clientes o no.

Cobra el tipo de IVA correcto

Una vez que te registres, debes corregir el porcentaje de cada venta. Aunque no apliques el IVA cuando sea necesario, se lo tendrás que pagar de todos modos al HMRC. Si lo cobras incorrectamente, podrías terminar pagando de más o de menos, lo que causará problemas.

• La mayoría de los productos, pero no todos, tienen un tipo estándar del 20 %. Algunos productos cumplen los requisitos para un porcentaje reducido o del 0 %. Si vendes una combinación de artículos, asegúrate de saber cuál es el tipo de IVA correcto para cada uno.

• Las exportaciones suelen tener un tipo cero, pero debes conservar pruebas de que los productos han salido del Reino Unido. Si no tienes pruebas, el HMRC puede tratar la venta como una transacción realizada en el Reino Unido y esperar que pagues el IVA.

La forma más fácil de hacerlo bien es mantener una lista actualizada de tipos de IVA para todo lo que vendes y revisar la guía del HMRC si necesitas aclaraciones.

Mantén registros limpios y detallados

Tendrás que demostrar que has cobrado el importe correcto de IVA. Cuanto mejores sean tus registros, más fáciles serán tus declaraciones de IVA (o auditorías del HMRC).

• Todas las ventas y compras deben registrarse en algún lugar. Las hojas de cálculo están bien, pero un software de contabilidad lo hace más fácil.

• Conserva todas las facturas y recibos durante al menos seis años. Si el HMRC cuestiona una transacción, debes mostrarles de dónde provienen los números.

• Si solicitas la desgravación del IVA sobre las exportaciones, conserva la documentación de envío. Si no puedes probar que un paquete salió del Reino Unido, HMRC podría decir que la venta estaba sujeta a impuestos.

• Las facturas con el formato adecuado son clave para las ventas de empresa a empresa (B2B). Tus facturas deben contener tu número de IVA, el importe exacto del IVA cobrado y los datos completos del cliente.

Utiliza la tecnología para ayudarte con el proceso del IVA

Los cálculos del IVA son tediosos y es fácil equivocarse. La automatización ayuda a eliminar el error humano y hace que todo cumpla con la normativa.

• Hay herramientas como Stripe Tax que pueden calcular automáticamente el tipo de IVA adecuado para cada venta en función de la ubicación del cliente y del tipo de producto.

• El software de contabilidad puede sincronizarse con tu sistema de pagos y generar cifras de devolución del IVA, por lo que no tienes que hacer un seguimiento manual del IVA cobrado frente al IVA pagado.

• Las normas sobre impuestos digitales Making Tax Digital (MTD) exigen a los operadores del Reino Unido presentar las declaraciones del IVA de forma digital. Si utilizas hojas de cálculo o registros en papel, cambia ahora a un sistema compatible con MTD.

Mantente al día sobre los cambios en las normas del IVA

Las normas sobre el IVA no son estáticas. Las empresas deben mantenerse al día con los umbrales cambiantes, los requisitos de declaración y las nuevas regulaciones de e-commerce, todo lo cual puede afectar a cómo y cuándo se debe cobrar el IVA.

• Revisa las actualizaciones del HMRC regularmente. Los pequeños cambios pueden afectar a tus obligaciones en materia de IVA.

• Si te estás expandiendo internacionalmente, debes conocer las normas en materia de IVA de tu nuevo mercado. Vender en la Unión Europea, por ejemplo, conlleva obligaciones fiscales que son diferentes a las de vender dentro del país.

• Si algo no cuadra, pregúntale a un experto. Un contable o un asesor fiscal pueden ayudarte antes de que un pequeño error se convierta en un gran problema financiero.