El dropshipping es un modelo de negocio atractivo porque tiene pocos gastos generales y no requiere gestionar inventario. Sin embargo, el impuesto al valor agregado (IVA) del Reino Unido puede complicar las actividades de dropshipping. Si no lo manejas correctamente, podrías pagar el IVA de tu bolsillo, cobrar de más a los clientes o lidiar con sanciones por parte de la Agencia Tributaria y de Aduanas de Su Majestad (HMRC). Es importante saber quién necesita registrarse, cuándo cobrar el gravamen y qué se requiere para cumplir con la normativa.

A continuación, explicaremos cómo gestionar el IVA para los dropshippers del Reino Unido.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo se aplica el IVA al dropshipping?
  
• ¿Qué regímenes de IVA están disponibles para las pequeñas empresas?
  
• ¿Cómo pueden los dropshippers evitar los riesgos de cumplimiento de la normativa del IVA?
  

¿Cómo se aplica el IVA al dropshipping?

En el Reino Unido, el IVA es un impuesto que se añade a la mayoría de los productos con una tasa del 20 %. Si realizas una operación de dropshipping, es posible que necesites recaudarlo y pagarlo al HMRC. Hay diferentes situaciones en las que debes registrarte a efectos del IVA y cobrarlo como una empresa de dropshipping en el Reino Unido:

• Regístrate a efectos del IVA si tu facturación sujeta a impuestos supera las GBP 90,000 en 12 meses. Una vez que alcances este límite, debes registrarte dentro de los 30 días posteriores al final del mes en el que superaste el umbral.

• Debes registrarte a efectos del IVA si eres un vendedor extranjero que realiza envíos a clientes del Reino Unido. Esto es así independientemente de tu facturación, y debes hacerlo tan pronto como comiences a vender.

El registro es opcional si tus ventas están por debajo del umbral y no eres un vendedor extranjero que realiza envíos a clientes del Reino Unido. Algunas entidades se registran de manera voluntaria para reclamar el IVA sobre los gastos, pero otras permanecen sin registrarse para mantener sus precios más bajos para los compradores.

Así es como funciona el gravamen para las empresas de dropshipping registradas:

• Si compras a un proveedor del Reino Unido y vendes a un cliente del Reino Unido, aplicas el IVA en tus transacciones y puedes recuperar el IVA que pagaste a tu proveedor.

• Si compras a un proveedor que no es del Reino Unido y lo envías a un cliente del Reino Unido, el IVA depende del valor del pedido. Si el pedido es de GBP 135 o menos, debes cobrar el IVA en el punto de venta. Si el pedido supera las GBP 135, no se aplica el IVA en el momento de la compra, sino que los gastos de importación se acumulan en el momento de la entrega, normalmente por parte del servicio de mensajería. No puedes reclamar el IVA cobrado en otros países en tu declaración del Reino Unido.

• Si compras a un proveedor del Reino Unido y vendes a clientes fuera del Reino Unido, tus ventas suelen tener tasa cero. Esto significa que no cobras el IVA, pero debes mantener registros que demuestren que los artículos salieron del Reino Unido. También puedes recuperar el IVA pagado en la compra de esos productos.

¿Qué regímenes de IVA están disponibles para las pequeñas empresas?

Las empresas de dropshipping en el Reino Unido pueden elegir entre varios regímenes contables de IVA, cada uno con diferentes reglas sobre cómo se recauda, declara y paga el IVA. La elección correcta depende de tu facturación, de tus gastos y de cómo prefieras gestionar el flujo de caja.

Contabilidad estándar del IVA

Este enfoque es el método por defecto. Bajo este régimen, cobras un 20 % de IVA sobre las ventas y lo recuperas en los gastos de la empresa según la fecha de la factura. Por lo general, presentas una declaración de IVA cada trimestre y pagas al HMRC la diferencia entre el IVA recaudado y el pagado.

Ejemplo:

• Cobras GBP 200 de IVA a los clientes

• Pagas GBP 50 de IVA a los proveedores

• Le debes GBP 150 al HMRC (la diferencia)

Este método asegura que solo pagues el IVA sobre tu margen de ganancia y te permite recuperar el impuesto que pagas en los gastos, lo que lo convierte en la opción preferida para muchas empresas de dropshipping.

Régimen de tarifa plana (FRS)

Con este régimen, pagas al HMRC un porcentaje fijo de tu facturación bruta en lugar de hacer un seguimiento del gravamen de cada transacción. Aún cobras un 20 % de IVA a los clientes, pero no puedes recuperarlo en la mayoría de las compras (a excepción de ciertos activos financieros). Para ser elegible para este programa, tu facturación anual debe ser inferior a GBP 150,000, sin incluir el IVA.

Esta opción simplifica la declaración de IVA al requerir menos cálculos y menos papeleo, pero no es ideal si tienes gastos de IVA elevados, ya que no puedes recuperar la mayor parte. La imposibilidad de recuperar el IVA generalmente hace que este régimen sea menos rentable que los métodos estándar para empresas basadas en productos, como el dropshipping.

Régimen de margen de IVA

El régimen de margen de IVA se aplica a los vendedores de artículos de segunda mano, antigüedades, obras de arte y artículos similares. Con este programa, el gravamen se paga exclusivamente sobre tu margen de ganancia, no sobre el precio total de la venta. Calculas internamente 1 ÷ 6 (16.67 %) de tu margen de ganancia y lo reportas al HMRC en lugar de agregar el IVA a la transacción.

Ejemplo:

• Compras un artículo usado por GBP 100 y lo vendes por GBP 200

• Tu margen de ganancia es de GBP 100, por lo que tu IVA es de GBP 16.67 (1 ÷ 6 del diferencial)

Esta opción no se aplica a la mayoría de los dropshippers que venden productos nuevos. Pero si revendes productos de segunda mano, puedes reducir sustancialmente tus pagos de IVA.

Otros regímenes, como el régimen de contabilidad de caja (en el que solo pagas el IVA cuando recibes el pago) o el régimen de contabilidad anual (en el cual presentas el IVA una vez al año), pueden ayudar al flujo de caja, pero no cambian el IVA que debes.

¿Cómo pueden los dropshippers evitar los riesgos de cumplimiento de la normativa del IVA?

El cumplimiento de la normativa del IVA es un requisito legal si diriges una empresa de dropshipping. La falta de registro, las tasas impositivas incorrectas o una gestión deficiente de los registros pueden derivar en sanciones, facturas de IVA retroactivas o interrupciones operativas. Esto es lo que debes tener en cuenta:

Averigua cuándo debes registrarte a efectos del IVA

El registro del IVA depende de dónde esté ubicada tu empresa y dónde se encuentren tus clientes.

• Si eres un dropshipper con sede en el Reino Unido, debes registrarte a efectos del IVA cuando el total de tus ventas sujetas al IVA supere las GBP 90,000 en un periodo de 12 meses consecutivos. Esto se restablece mensualmente, así que haz un seguimiento de tus ingresos con cuidado. Si alcanzas ese umbral, debes registrarte dentro de los 30 días posteriores al final del mes en el que lo hayas superado, o correrás el riesgo de sanciones.

• Si eres una empresa que no está ubicada en el Reino Unido y vende a clientes del Reino Unido, necesitas un registro de IVA en el Reino Unido desde tu primera venta, independientemente de tu facturación sujeta a impuestos prevista.

Si no cumples con la fecha límite de registro, el HMRC puede antedatar tu obligación de IVA y multarte. Eso significa que deberías gravámenes por transacciones pasadas, independientemente de si les cobraste a los clientes.

Cobra la tasa de IVA correcta

Una vez que te registres, deberás corregir el porcentaje en cada venta. Si no aplicas el IVA cuando sea necesario, seguirás debiéndolo al HMRC. Si lo cobras incorrectamente, podrías terminar pagando de más o de menos, lo que causaría problemas en ambos casos.

• La mayoría de los productos, pero no todos, tienen una tasa estándar del 20 %. Algunos productos califican para un porcentaje reducido o cero. Si vendes una combinación de artículos, asegúrate de conocer la tasa de IVA correcta para cada uno.

• Las exportaciones suelen tener una tasa cero, pero debes conservar pruebas de que los productos salieron del Reino Unido. Si no tienes pruebas, el HMRC puede tratar la venta como una transacción del Reino Unido y esperar que pagues el IVA.

La forma más fácil de hacerlo correctamente es mantener una lista actualizada de las tasas de IVA para todo lo que vendas y revisar las directrices del HMRC para obtener aclaraciones.

Mantén registros claros y detallados

Tendrás que demostrar que cobraste el importe correcto de IVA. Cuanto mejores sean tus registros, más fáciles serán tus declaraciones de IVA (o auditorías del HMRC).

• Todas las ventas y compras deben registrarse en algún lugar. Las hojas de cálculo funcionan, pero el software de contabilidad lo hace más fácil.

• Guarda todas las facturas y recibos durante al menos seis años. Si el HMRC cuestiona una transacción, debes mostrarles de dónde provienen los números.

• Si solicitas la exención de IVA en exportaciones, conserva la documentación de envío. Si no puedes probar que un paquete salió del Reino Unido, el HMRC podría decir que la venta estaba sujeta a impuestos.

• Las facturas con el formato adecuado son clave para las ventas de empresa a empresa (bussines to business, B2B). Tus facturas deben contener tu número de IVA, el importe exacto del IVA cobrado y los datos completos del cliente.

Utiliza la tecnología para ayudarte con el proceso del IVA

Los cálculos del IVA son tediosos y es fácil equivocarse. La automatización ayuda a eliminar los errores humanos y hace que todo cumpla con la normativa.

• Las herramientas como Stripe Tax pueden calcular automáticamente la tasa de IVA correcta para cada venta en función de la ubicación del cliente y el tipo de producto.

• El software de contabilidad puede sincronizarse con tu sistema de pagos y generar cifras de declaración de IVA, por lo que no tienes que hacer el seguimiento manual del IVA recaudado frente al IVA pagado.

• Las reglas de Making Tax Digital (MTD) establecen que los operadores del Reino Unido deben presentar las declaraciones de IVA de manera digital. Si usas hojas de cálculo o registros en papel, cambia ahora a un sistema compatible con MTD.

Mantente al día con los cambios en las normas del IVA

Las normas de IVA no son estáticas. Las empresas deben mantenerse al tanto de los umbrales cambiantes, los requisitos de elaboración de informes en constante cambio y las nuevas normativas de comercio electrónico, los cuales pueden afectar cómo y cuándo cobras el IVA.

• Revisa las actualizaciones del HMRC regularmente. Pequeños cambios pueden afectar tus obligaciones en materia de IVA.

• Si te estás expandiendo internacionalmente, comprende las normas de IVA de tu nuevo mercado. Vender en la Unión Europea, por ejemplo, conlleva obligaciones fiscales que son diferentes de las que se aplican al vender a nivel nacional.

• Si algo no cuadra, consulta a un experto. Un contador de IVA o asesor fiscal puede ayudarte antes de que un pequeño error se convierta en un gran problema financiero.