Dropshipping is een aantrekkelijk businessmodel omdat overhead laag is en je geen voorraad hoeft te beheren. De belasting over de toegevoegde waarde (btw) van het Verenigd Koninkrijk kan dropshipping echter lastiger maken. Als je het niet correct aanpakt, moet je de btw mogelijk uit eigen zak betalen, breng je klanten te veel in rekening en krijg je boetes van HMRC (His Majesty's Revenue and Customs), de Britse belastingdienst. Het is belangrijk dat je weet wie zich moet registreren, wanneer de heffing in rekening moet worden gebracht en wat er is vereist om aan de regels te voldoen.

Hieronder leggen we uit hoe je met btw moet omgaan bij dropshipping in het Verenigd Koninkrijk.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe is btw van toepassing op dropshipping?
  
• Welke btw-regelingen zijn er voor kleine bedrijven?
  
• Hoe kunnen dropshippers nalevingsrisico's met betrekking tot btw voorkomen?
  

Hoe is btw van toepassing op dropshipping?

In het Verenigd Koninkrijk wordt op de meeste goederen 20% btw geheven. Als jouw onderneming met dropshipping werkt, moet je deze belasting mogelijk verzamelen en afdragen aan HMRC. Er zijn een paar verschillende scenario's waarin je je moet registreren voor btw en deze in rekening moet brengen als dropshipper in het VK:

• Registreer je voor btw als je belastbare omzet hoger is dan £ 90.000 in 12 maanden. Bij deze limiet moet je je registreren binnen 30 dagen na het einde van de maand waarin je boven de drempelwaarde bent uitgekomen.

• Je moet je registreren voor btw als je een buitenlandse verkoper bent die naar klanten in het VK verzendt. Hoe hoog je omzet is, maakt niet uit, en je moet dit doen zodra je begint te verkopen.

Registratie is optioneel als je omzet onder de drempel ligt en je geen buitenlandse verkoper bent die naar klanten in het Verenigd Koninkrijk verzendt. Sommige entiteiten registreren zich vrijwillig om btw op onkosten terug te vorderen, maar andere kiezen ervoor zich niet registreren om hun prijzen voor shoppers laag te houden.

De heffing voor geregistreerde dropshippers werkt als volgt:

• Als je koopt van een leverancier in het Verenigd Koninkrijk en verkoopt aan een klant in het Verenigd Koninkrijk, pas je btw toe op je transacties en kun je de btw die je aan de leverancier hebt betaald terugvorderen.

• Als je koopt bij een leverancier buiten het VK en goederen verzendt naar een klant in het VK, is de btw afhankelijk van de waarde van de bestelling. Bij een bestelling van £ 135 of minder moet de btw op het verkooppunt in rekening worden gebracht. Bij een bestelling van meer dan £ 135 pas je geen btw toe bij het afrekenen. In plaats daarvan worden invoerkosten gecumuleerd bij levering, meestal door de koerier. Je kunt btw die in andere landen in rekening is gebracht niet terugvorderen in je aangifte in het VK.

• Als je koopt bij een leverancier in het VK en verkoopt buiten het VK, geldt voor je verkoop meestal het nultarief. Dit betekent dat je geen btw in rekening brengt, maar wel een administratie moet bijhouden waaruit blijkt dat de artikelen het VK hebben verlaten. Ook kun je de btw terugvorderen die je op de aankoop van die goederen hebt betaald.

Welke btw-regelingen zijn er voor kleine bedrijven?

Dropshippers in het VK kunnen kiezen uit verschillende btw-regelingen, elk met verschillende regels voor de berekening, aangifte en afdracht van btw. De juiste keuze hangt af van je omzet, onkosten en de manier waarop je cashflow het liefst beheert.

Standaard btw-regeling

Dit is de standaardmethode. Bij deze regeling breng je 20% btw in rekening op verkopen en vorder je btw over zakelijke onkosten terug op basis van de factuurdatum. Meestal doe je elk kwartaal een btw-aangifte en betaal je het verschil tussen de berekende en betaalde btw aan de HMRC.

Voorbeeld:

• Je brengt klanten £ 200 aan btw in rekening

• Je betaalt £ 50 btw aan leveranciers

• Je bent £ 150 verschuldigd aan HMRC (het verschil)

Bij deze methode betaal je alleen btw over je winstmarge en kun je de betaalde btw over onkosten terugvorderen, waardoor dit voor veel dropshippers de beste keuze is.

Forfaitaire regeling (FRS)

Bij deze regeling betaal je HMRC een vast percentage van je bruto-omzet en hoef je niet de heffing op elke transactie bij te houden. Je brengt klanten nog steeds 20% btw in rekening, maar de btw voor de meeste aankopen (behalve voor bepaalde kapitaalgoederen) kun je niet terugvorderen. Om in aanmerking te komen voor deze regeling moet je omzet lager zijn dan £ 150.000 per jaar, exclusief btw.

De btw-aangifte wordt hiermee eenvoudiger omdat er minder berekeningen en minder papierwerk nodig zijn, maar de regeling is niet ideaal als je hoge btw-kosten hebt, omdat je het grootste deel ervan niet kunt terugvorderen. Omdat je geen btw kunt terugvorderen is deze regeling meestal minder kosteneffectief dan standaardmethoden voor productgerichte bedrijven zoals dropshippers.

Btw-margeregeling

De btw-margeregeling is bedoeld voor verkopers van tweedehandsgoederen, antiek, kunst en vergelijkbare artikelen. Bij deze regeling betaal je alleen btw over de winstspreiding, niet over de volledige verkoopprijs. Je berekent intern 1 ÷ 6 (16,67%) van je winstmarge en geeft dat bedrag bij HMRC aan, in plaats van btw op te tellen bij de transactie.

Voorbeeld:

• Je koopt een tweedehands kast voor £ 100 en verkoopt het voor £ 200

• Je winstmarge is £ 100, dus je btw is £ 16,67 (1 ÷ 6 van de spreiding)

Deze optie is niet van toepassing voor de meeste dropshippers die in nieuwe producten handelen. Maar als je tweedehands goederen doorverkoopt, hoef je mogelijk aanzienlijk minder btw te betalen.

Andere regelingen, zoals boekhouding op kasbasis (waarbij je pas btw betaalt als je zelf betaald krijgt) of de jaarlijkse regeling (waarbij je eenmaal per jaar btw aangeeft), kunnen de cashflow ten goede komen, maar veranderen niets aan de btw die je bent verschuldigd.

Hoe kunnen dropshippers nalevingsrisico's met betrekking tot btw voorkomen?

Btw-naleving is een wettelijke vereiste als je onderneming met dropshipping werkt. Gemiste registraties, onjuiste belastingtarieven of slechte administratie kunnen leiden tot boetes, geantedateerde btw-aanslagen of operationele onderbrekingen. Houd het volgende in gedachten:

Zorg dat je weet wanneer je je moet registreren voor btw

De btw-registratie hangt af van waar je onderneming en je klanten zijn gevestigd.

• Als dropshipper in het VK moet je je registreren voor btw wanneer je totale voor btw belastbare omzet meer dan £ 90.000 bedraagt in een voortschrijdende periode van 12 maanden. Dit wordt maandelijks opnieuw ingesteld, dus houd je omzet goed bij. Bij het bereiken van die drempel moet je je aanmelden binnen 30 dagen na het einde van de maand waarin je de drempel hebt overschreden, anders riskeer je boetes.

• Als je als niet-Brits bedrijf verkoopt aan klanten in het Verenigd Koninkrijk, heb je vanaf je eerste verkoop een Britse btw-registratie nodig, ongeacht de verwachte belastbare omzet.

Mis je de deadline voor aanmelding, dan kan HMRC je btw-verplichting antedateren en je een boete opleggen. Dat betekent dat je heffingen verschuldigd bent over transacties uit het verleden, ongeacht of je klanten btw in rekening hebt gebracht.

Breng het juiste btw-tarief in rekening

Na registratie moet je het percentage voor elke verkoop corrigeren. Als je geen btw toepast wanneer dat nodig is, ben je deze nog steeds verschuldigd aan HMRC. Breng je een verkeerd tarief in rekening, dan betaal je mogelijk te veel of te weinig, en in beide gevallen loop je dan tegen problemen aan.

• Voor de meeste goederen, maar niet alle, geldt een standaardtarief van 20%. Sommige producten komen in aanmerking voor een verlaagd tarief of voor een nultarief. Als je meerdere artikelen verkoopt, moet je weten wat het juiste btw-tarief is voor elk artikel.

• Voor export geldt meestal een nultarief, maar je moet wel aantonen dat de goederen het VK hebben verlaten. Als je geen bewijs kunt overleggen, kan HMRC de verkoop behandelen als een transactie in het VK en verwachten dat je btw betaalt.

De eenvoudigste manier om dit goed te doen, is door een bijgewerkte lijst met btw-tarieven bij te houden voor alles wat je verkoopt en de HMRC-richtlijnen ter verduidelijking door te nemen.

Houd een overzichtelijke, gedetailleerde administratie bij

Je moet bewijzen dat je het juiste btw-bedrag in rekening hebt gebracht. Hoe beter je administratie is, hoe gemakkelijker je btw-aangiften (of controles van HMRC) verlopen.

• Elke verkoop en aankoop moet ergens worden vastgelegd. Spreadsheets werken op zich prima, maar met boekhoudsoftware gaat het makkelijker.

• Bewaar elke factuur en elk ontvangstbewijs gedurende ten minste zes jaar. Als HMRC een transactie in twijfel trekt, moet je aantonen waarop je de cijfers hebt gebaseerd.

• Als je aanspraak maakt op btw-vrijstelling bij export, bewaar dan de verzenddocumenten. Als je niet kunt bewijzen dat een pakket het VK heeft verlaten, kan HMRC zeggen dat de verkoop belastbaar is.

• Overzichtelijke facturen zijn essentieel voor B2B-verkoop (business-to-business). Op je facturen moeten je btw-nummer, het exacte btw-bedrag en alle klantgegevens worden vermeld.

Gebruik technologie als hulpmiddel bij het btw-proces

Btw-berekeningen zijn omslachtig en je maakt al snel ergens een foutje. Automatisering helpt menselijke fouten weg te nemen en zorgt ervoor dat alles aan de regels voldoet.

• Tools zoals Stripe Tax kunnen automatisch het juiste btw-tarief berekenen voor elke verkoop op basis van de locatie van de klant en het producttype.

• Boekhoudsoftware kan worden gesynchroniseerd met je betaalsysteem en btw-aangiftecijfers genereren, zodat je niet handmatig hoeft bij te houden hoeveel btw je in rekening hebt gebracht en hoeveel btw je hebt betaald.

• Op grond van MTD-regels (Making Tax Digital) zijn exploitanten in het Verenigd Koninkrijk verplicht digitaal btw-aangifte te doen. Als je spreadsheets of papieren dossiers gebruikt, schakel dan nu over naar een MTD-compatibel systeem.

Blijf op de hoogte van veranderingen in btw-regels

Btw-regels zijn niet statisch. Ondernemingen moeten rekening houden met verschuiving van drempelwaarden, veranderende rapportagevereisten en nieuwe e-commerceregelgeving, die allemaal van invloed kunnen zijn op hoe en wanneer je btw in rekening brengt.

• Controleer regelmatig op updates van HMRC. Kleine wijzigingen kunnen gevolgen hebben voor je btw-verplichtingen.

• Als je internationaal uitbreidt, moet je inzicht hebben in de btw-regels in je nieuwe markt. Verkoop binnen de Europese Unie brengt bijvoorbeeld andere belastingverplichtingen met zich mee dan binnenlandse verkoop.

• Als er iets niet klopt, vraag het dan aan een expert. Een btw-accountant of belastingadviseur kan je helpen voordat een klein foutje een groot financieel probleem wordt.