Dropshipping ist ein attraktives Geschäftsmodell, da es mit geringen Gemeinkosten verbunden ist und keine Inventarverwaltung nötig ist. Die im Vereinigten Königreich erhobene Umsatzsteuer (Value-added Tax, VAT) kann Dropshipping-Aktivitäten jedoch erschweren. Wenn Sie nicht vorsichtig sind, kann es passieren, dass Sie die Umsatzsteuer aus eigener Tasche zahlen müssen, Ihren Kunden zu viel berechnen oder von der britischen Finanzbehörde (HMRC) bestraft werden. Sie müssen wissen, wer sich umsatzsteuerlich registrieren muss, wann die Umsatzsteuer berechnet werden und was für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich ist.

Im Folgenden erklären wir, was bei der Umsatzsteuer für Dropshipping in das Vereinigte Königreich zu beachten ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wann unterliegt das Dropshipping der Umsatzsteuer?
  
• Welche Umsatzsteuerregelungen gelten für Kleinunternehmen?
  
• Wie können Dropshipper umsatzsteuerliche Risiken vermeiden?
  

Wann unterliegt das Dropshipping der Umsatzsteuer?

Im Vereinigten Königreich beträgt die Umsatzsteuer (VAT) 20 % für die meisten Güter. Als Dropshipper müssen Sie sich möglicherweise umsatzsteuerlich registrieren, Ihren Kunden die VAT berechnen und sie an das HMRC abführen. Dies ist in verschiedenen Szenarien der Fall:

• Wenn Ihr steuerpflichtiger Umsatz 90.000 GBP in 12 Monaten übersteigt. Sie müssen sich innerhalb von 30 Tagen ab dem Ende des Monats, in dem Sie den diesen Grenzwert erreicht haben, registrieren.

• Wenn Sie als Verkäufer im Ausland ansässig sind und an Kunden im Vereinigten Königreich liefern. Dies gilt unabhängig von Ihrem Umsatz. Die Registrierung muss erfolgt sein, damit Sie mit den Verkaufstätigkeiten beginnen dürfen.

Die Registrierung ist optional, wenn Ihr Umsatz unter dem Grenzwert liegt und Sie nicht aus dem Ausland an Kunden im Vereinigten Königreich liefern. Einige Unternehmen registrieren sich freiwillig und berechnen die VAT, um vorsteuerabzugsberechtigt zu sein, während andere dies nicht tun, um ihre Preise für Käufer niedrig zu halten.

So funktioniert die VAT für registrierte Dropshipping-Unternehmen:

• Wenn Sie bei einem Lieferanten im Vereinigten Königreich einkaufen und an lokale Kunden verkaufen, berechnen Sie die VAT und holen sie sich vom Finanzamt zurück.

• Wenn Sie bei einem Lieferanten im Ausland einkaufen und an Kunden im Vereinigten Königreich liefern, hängt die VAT vom Bestellwert ab. Bei einem Bestellwert bis 135 GBP müssen Sie die VAT beim Verkauf aufschlagen. Bei Bestellungen über 135 GBP zahlen Sie beim Verkauf keine Umsatzsteuer – stattdessen werden bei der Zustellung Einfuhrgebühren fällig, die Sie in Regel an den Kurier zahlen. Sie können die Umsatzsteuer, die in anderen Ländern berechnet wurde, in Ihrer britischen Steuererklärung nicht zurückfordern.

• Wenn Sie bei einem Lieferant im Vereinigten Königreich kaufen und außerhalb des Vereinigten Königreichs verkaufen, unterliegen Sie in der Regel einer Nullerklärung. Das bedeutet, dass Sie keine VAT berechnen, aber Aufzeichnungen führen müssen, die belegen, dass die Güter das Vereinigte Königreich verlassen haben. Sie können auch die beim Kauf dieser Güter bezahlte VAT zurückfordern.

Welche Umsatzsteuerregelungen gelten für Kleinunternehmen?

Dropshipping-Unternehmen im Vereinigten Königreich können unter mehreren Umsatzsteuersystemen wählen, für die jeweils unterschiedliche Regeln für die Erhebung, Meldung und Abfuhr der VAT gelten. Die richtige Wahl hängt von Ihrem Umsatz, Ihren Ausgaben und der Art und Weise ab, wie Sie Ihren Cashflow verwalten möchten.

Reguläre Umsatzsteuerbuchhaltung

Dieser Ansatz ist die Standardmethode. Sie berechnen 20 % VAT auf den Preis und fordern diese vom Finanzamt zurück. Normalerweise geben Sie vierteljährlich eine Umsatzsteuererklärung ab und zahlen dem HMRC die Differenz zwischen erhaltener und gezahlter Umsatzsteuer.

Beispiel:

• Sie erhalten 200 GBP an VAT von Kunden.

• Sie zahlen 50 GBP an VAT an Lieferanten.

• Sie schulden dem Finanzamt 150 GBP (die Differenz).

Diese Methode stellt sicher, dass Sie nur auf Ihren tatsächlichen Gewinn Umsatzsteuer zahlen, weil Sie die VAT, die Sie auf Ihre Ausgaben gezahlt haben, zurückzufordern können. Das macht sie zur ersten Wahl für viele Dropshipping-Unternehmen.

Umsatzsteuerpauschalierung

Beim Flat-Rate Scheme (FRS) zahlen Sie VAT auf einen festen Prozentsatz Ihres Bruttoumsatzes und müssen sie nicht für jede Transaktion einzeln berechnen. Sie berechnen Ihren Kunden immer noch 20 % VAT, aber Sie können sie auf die meisten Einkäufe nicht zurückfordern (mit Ausnahme bestimmter Anlagegüter). Um sich dafür zu qualifizieren, muss Ihr Umsatz unter 150.000 GBP pro Jahr (ohne Umsatzsteuer) liegen.

Diese Option vereinfacht die Umsatzsteuererklärung, da weniger Berechnungen und weniger Aufwand erforderlich sind. Sie ist jedoch nicht ideal, wenn Sie hohe Umsatzsteuerausgaben haben, da Sie den größten Teil davon nicht zurückfordern können. Da die Umsatzsteuer nicht zurückgefordert werden kann, ist dieses System für den Handel in der Regel weniger kosteneffektiv als die Standardmethode.

Differenzbesteuerung

Das VAT Margin Scheme gilt für Verkäufer von Secondhandwaren, Antiquitäten, Kunst und ähnlichen Gegenständen. Dabei wird die Umsatzsteuer ausschließlich auf die Gewinnspanne berechnet, nicht auf den vollen Verkaufspreis. Sie berechnen intern 1 ÷ 6 (16,67 %) Ihrer Gewinnspanne und melden dies dem HMRC, anstatt die VAT auf die Transaktion zu erheben.

Beispiel:

• Sie kaufen einen gebrauchten Artikel für 100 und verkaufen ihn für 200 GBP.

• Ihre Gewinnspanne beträgt 100 GBP, also beträgt Ihre Umsatzsteuer 16,67 £ (1 ÷ 6).

Diese Option für die meisten Dropshipper nicht anwendbar, da sie mit Neuware handeln. Wenn Sie jedoch gebrauchte Waren weiterverkaufen, können Sie Ihre Umsatzsteuerzahlungen erheblich reduzieren.

Andere Systeme wie Kassenbuchhaltung (bei der Sie die Umsatzsteuer erst zahlen, wenn Sie die Zahlung erhalten) oder Jahresbuchhaltung (bei der Sie einmal im Jahr die Umsatzsteuer erklären) können den Cashflow unterstützen, ändern aber nichts an Ihrer geschuldeten Umsatzsteuer.

Wie können Dropshipper umsatzsteuerliche Risiken vermeiden?

Die VAT-Erhebung ist für Dropshipper gesetzlich geregelt. Nicht erfolgte Registrierung, falsche Steuersätze oder mangelhafte Buchführung können zu Strafen, Nachzahlungen und Störungen Ihrer Betriebsabläufe führen. Das müssen Sie beachten:

Umsatzsteuerregistrierung

Die Umsatzsteuerregistrierung hängt davon ab, wo Ihr Unternehmen ansässig ist und wo sich Ihre Kunden befinden.

• Wenn Sie ein im Vereinigten Königreich ansässiger Dropshipper sind, müssen Sie sich registrieren, wenn Sie mit Ihren umsatzsteuerpflichtigen Verkäufen in den vergangenen 12 Monaten 90.000 GBP oder mehr erwirtschaftet haben. Die Berechnung beginnt jeden Monat von Neuem, also behalten Sie Ihren Umsatz genau im Auge. Wenn Sie diesen Schwellenwert erreichen, müssen Sie sich innerhalb von 30 Tagen nach Ende des betreffenden Monats registrieren, da Sie sonst Strafen riskieren.

• Wenn Sie nicht im Vereinigten Königreich ansässig sind, aber an Kunden im Vereinigten Königreich verkaufen, benötigen Sie ab Ihrem ersten Verkauf eine Umsatzsteuerregistrierung im Vereinigten Königreich – unabhängig von Ihrem zu erwartenden steuerpflichtigen Umsatz.

Wenn Sie die Registrierungsfrist versäumen, kann das HMRC VAT-Nachzahlungen fordern und Ihnen zusätzlich eine Geldstrafe auferlegen. Das bedeutet, dass Sie die VAT auf vergangene Transaktionen schulden, unabhängig davon, ob Sie sie Ihren Kunden in Rechnung gestellt haben oder nicht.

Korrekter VAT-Satz

Je nach Produkt müssen Sie den korrekten Prozentsatz ansetzen. Auch wenn Sie keine VAT aufschlagen, schulden Sie sie dem HMRC. Wenn Sie den falschen Satz wählen, kann es passieren, dass Sie zu viel oder zu wenig einnehmen. Beides kann zu Problemen führen.

• Die meisten Güter, aber nicht alle, sind mit einem Standardsatz von 20 % besteuert. Für einige Produkte gilt ein ermäßigter Prozentsatz, andere sind VAT-befreit. Wenn Sie mehrere Artikel verkaufen, müssen Sie den korrekten Umsatzsteuersatz für jeden Artikel kennen.

• Exporte werden in der Regel zum Nullsatz besteuert, aber Sie müssen den Nachweis aufbewahren, dass die Güter das Vereinigte Königreich verlassen haben. Wenn Sie das nicht nachweisen können, kann das HMRC den Verkauf wie eine Transaktion im Vereinigten Königreich behandeln und von Ihnen verlangen, dass Sie die Umsatzsteuer zahlen.

Der einfachste Weg, dies richtig zu machen, besteht darin, eine aktualisierte Liste mit Umsatzsteuersätzen für alles, was Sie verkaufen, zu führen und bei Zweifeln beim HMRC nachzufragen.

Detaillierte und genaue Aufzeichnungen

Sie müssen nachweisen, dass Sie die korrekte VAT eingezogen haben. Je genauer Ihre Unterlagen sind, desto einfacher werden Ihre Umsatzsteuererklärungen (oder Finanzprüfungen).

• Alle Käufe und Verkäufe müssen irgendwo protokolliert werden. Tabellenkalkulationen funktionieren zwar, aber Buchhaltungssoftware macht es einfacher.

• Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege mindestens sechs Jahre auf. Wenn das HMRC eine Transaktion in Frage stellt, müssen Sie angeben, woher die Zahlen stammen.

• Wenn Sie Umsatzsteuerermäßigungen auf Exporte beantragen, bewahren Sie die Versanddokumente auf. Wenn Sie nicht nachweisen können, dass ein Paket das Vereinigte Königreich verlassen hat, könnte das HMRC davon ausgehen, dass der Verkauf steuerpflichtig war.

• Richtig formatierte Rechnungen sind gerade bei Firmenkundengeschäften (B2B) sehr wichtig. Ihre Rechnungen müssen Ihre VAT ID, den genauen Betrag der berechneten VAT und vollständige Kundendaten enthalten.

Technologielösungen für die Umsatzsteuerbuchhaltung

Umsatzsteuerberechnungen sind mühsam und können leicht zu Fehlern führen. Die Automatisierung hilft, menschliche Fehler zu eliminieren und alles rechtskonform zu halten.

• Tools wie Stripe Tax können automatisch den korrekten Umsatzsteuersatz für jeden Verkauf basierend auf Kundenstandort und Produkt berechnen.

• Die Buchhaltungssoftware kann sich mit Ihrem Zahlungssystem synchronisieren und Zahlen für die Umsatzsteuererklärung generieren, sodass Sie erhobene und gezahlte Umsatzsteuer nicht mehr manuell aufzeichnen müssen.

• Die Vorschriften im Rahmen von Making Tax Digital (MTD) bedeuten, dass Unternehmen im Vereinigten Königreich Umsatzsteuererklärungen digital einreichen müssen. Wenn Sie Tabellenkalkulationen oder Papieraufzeichnungen verwenden, wechseln Sie jetzt zu einem MTD-konformen System.

Immer informiert bleiben

Die VAT-Vorschriften sind nicht statisch. Unternehmen müssen mit sich ändernden Schwellenwerten, Berichtspflichten und E-Commerce-Bestimmungen Schritt halten – das kann sich darauf auswirken, wie und wann Sie die VAT berechnen.

• Achten Sie auf Mitteilungen von HMRC. Schon geringfügige Neuerungen können sich auf Ihre Umsatzsteuerpflichten auswirken.

• Wenn Sie international expandieren möchten, sollten Sie sich mit den Umsatzsteuervorschriften in Ihrem neuen Markt vertraut machen. Der Verkauf in die EU ist beispielsweise mit anderen steuerlichen Verpflichtungen verbunden als der Verkauf in UK.

• Wenn Ihren etwas unklar ist, fragen Sie einen Experten. Ein Steuerberater kann Ihnen helfen, bevor aus einem kleinen Fehler ein großes finanzielles Problem wird.