En la era de la economía transfronteriza, muchas empresas en Tailandia operan a nivel internacional, con bases de clientes y socios en varias regiones. Este se ha convertido en el estándar actual: la emisión de facturas electrónicas en divisas extranjeras se considera una de las herramientas que promueven la expansión internacional. Ayuda a que los procesos operativos sean más organizados y transparentes, lo que permite la trazabilidad y comodidad para los socios y clientes de todo el mundo.

En este artículo, descubriremos todo sobre las facturas electrónicas, su implementación, la importancia de estas herramientas para las empresas modernas, los requisitos jurídicos tailandeses para su uso, los pasos para crearlas y ejemplos de facturas en otras unidades monetarias. También presentaremos una solución que admite la emisión de facturas electrónicas en varias divisas a nivel mundial, lo que ayuda a los sistemas financieros y contables a crecer sin problemas, expandir los mercados con confianza y extender las operaciones organizativas a un nivel internacional.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es una factura electrónica?
  
• La importancia de la factura electrónica para las empresas modernas
  
• Requisitos legales tailandeses para usar las facturas electrónicas
  
• Procedimiento de emisión de facturas electrónicas en divisas extranjeras
  
• Ejemplo de facturas electrónicas en divisas extranjeras
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica se prepara, envía, recibe y almacena digitalmente y no en papel, y su función principal es la de cobrar unos fondos a cambio de bienes o servicios dados a los compradores. Las empresas pueden emitir documentos en baht tailandés o en divisas extranjeras, lo que mejor se adapte a sus necesidades. Preparar una factura electrónica en otra divisa requiere hacer una solicitud y obtener una aprobación previa del director general del Departamento de Ingresos.

La importancia de la factura electrónica para las empresas modernas

La implementación de facturas electrónicas en Tailandia es un paso significativo para las empresas. Facilita las transacciones entre socios y clientes, al tiempo que mejora la transparencia y la eficiencia en las finanzas y la contabilidad. Una factura electrónica es beneficiosa e importante para las empresas actuales, tal y como se explica a continuación:

• Reducir costes y tiempo: la emisión de facturas se vuelve más cómoda y rápida, reduce el papeleo y los gastos asociados a los procesos de impresión y envío, y permite que la información se almacene digitalmente.
  
• Promueve una imagen positiva: la menor dependencia del transporte de papel y documentos no solo reduce los costes, sino que también respalda una imagen de futuro para la organización que muestra que es consciente de la importancia de la sostenibilidad y respetuosa con el medio ambiente.
  
• Flujo de caja: las facturas que se pueden enviar automáticamente y supervisar en tiempo real, por lo que permiten realizar un seguimiento preciso de los pagos, reducir los días de ventas pendientes (DSO), acelerar el ciclo de facturación y mejorar la liquidez, lo que a su vez da lugar a un mejor flujo de caja.
  
• Datos actualizados: los ejecutivos pueden ver las tendencias de las cuentas por cobrar, el vencimiento y el cobro en tiempo real, lo que ayuda a gestionar el riesgo de crédito, pronosticar el flujo de caja futuro con claridad y acceder a las cifras actuales para analizar ingresos, gastos y el impuesto sobre el valor añadido (IVA) de forma transparente y precisa.
  
• Transparente y verificable: un flujo de trabajo rastreable a efectos de auditorías permite que se pueda revisar retrospectivamente. Utiliza las funciones de firma electrónica y marca de tiempo para verificar la exactitud de la información y la identidad del vendedor.
  
• Experiencia mejorada de los socios: una experiencia de facturación más avanzada permite a proveedores y clientes dar seguimiento al estado de forma instantánea a través del sistema (por ejemplo, enviado, aprobado, pendiente de aprobación o pago programado) y descargar las facturas de impuestos, recibos o informes de IVA independientemente.
  
• Proceso automatizado: la facturación digital ayuda a que las operaciones se ejecuten más rápido, lo que admite volúmenes de transacciones mayores sin necesidad de añadir más personal. Los procesos automatizados facilitan el poder trabajar con socios y marketplaces tanto a nivel nacional como internacional.
  
• Reducción de errores: la plataforma puede ejecutar la verificación en los datos clave. Disponer de información en formatos digitales desde el principio garantiza una mayor precisión, limita la información que falta o las aprobaciones incorrectas, minimiza los errores por la introducción incorrecta de datos y evita retrasos causados por documentos perdidos.
  
• Cumplimiento de la normativa: debes cumplir con el sistema electrónico descrito por el Departamento de Impuestos para facturas y recibos electrónicos y mantener un sistema de almacenamiento de documentos en línea con los criterios establecidos por la política de Tailandia 4.0 para facilitar la transición a una economía digital.
  

Requisitos legales tailandeses para usar las facturas electrónicas

El Departamento de Ingresos ha desarrollado el sistema de facturas de impuestos y recibos electrónicos para aumentar la comodidad, mejorar la seguridad y reducir los pasos necesarios en la preparación de documentos. Esto sirve como opción añadida al formato papel en virtud de la Ley de Transacciones Electrónicas de 2001. Las empresas que emiten facturas electrónicas deben cumplir con los siguientes requisitos legales:

Reglamento Ministerial n.º 384

El Reglamento Ministerial n.º 384 (B.E. 2022) estableció criterios para la creación, presentación o almacenamiento seguro de documentos fiscales electrónicos, incluidas las firmas electrónicas, los certificados digitales y las marcas de tiempo.

Solicita la emisión de una factura electrónica en divisas extranjeras

Según lo anunciado por el director general en cuanto al apartado 7 de la Ley 92 del IVA, la preparación de una factura de impuestos fiscales o electrónicos en otra divisa (o en una lengua extranjera) debe recibir la aprobación previa del director general del Departamento de Ingresos.

Secciones 86/4 y 86/6

Las secciones 86/4 y 86/6 establecen la información que debe incluir una factura de impuestos, como las palabras «factura de impuestos»; el nombre, dirección y número de identificación fiscal (TIN) del emisor; el documento fiscal o recibo digital; el nombre del comprador; el número de factura; los detalles de los bienes o servicios; el importe; IVA; la fecha de emisión; etc.

Utiliza un sistema seguro y fiable

El sistema debe mantener registros de consumo y un registro de auditoría, y verificar la exactitud e integridad de los datos de los archivos. El acceso a la información debe controlarse con contraseñas o cifrado, lo que garantiza que la empresa pueda revisar los registros retrospectivamente en caso de disputas.

Estándar para el formato de los datos

El documento debe estar en formato de marcado XML (Extensible Markup Language), de conformidad con los estándares ETDA e incluir una firma electrónica, como la utilizada por el Departamento de Impuestos para el sistema de facturas de impuestos y recibos electrónicos.

Normas para el almacenamiento electrónico de datos

Los documentos deben estar almacenados en el sistema durante al menos cinco años (en algunos casos, hasta siete años) y deben ser accesibles y mostrar el contenido de los documentos como en el original, incluidos metadatos como el nombre, el tamaño, el tipo o la fecha de creación de cada archivo.

Ley de protección de datos personales

Dado que las facturas electrónicas contienen información identificable, como nombres, direcciones, correo electrónico y números de teléfono, es necesario considerar la recogida, uso y divulgación de esta información de conformidad con las leyes de protección de datos personales.

Procedimiento de emisión de facturas electrónicas en divisas extranjeras

Las empresas de Tailandia pueden emitir facturas electrónicas en divisas extranjeras siguiendo los siguientes procedimientos:

• Especifica los requisitos: define los objetivos para el uso de facturas electrónicas, incluidos los países participantes y los tipos de moneda, los impuestos aplicables y los datos exportados necesarios. En paralelo, evalúa la facturación actual para identificar retrasos, inexactitudes o ineficiencias, y determina las necesidades y soluciones necesarias para abordar esas brechas.

• Solicítalo al sistema fiscal electrónico (formulario Bor.Or.01): si tu empresa aún no ha completado el registro en el sistema fiscal electrónico del Departamento de Ingresos, puedes registrarte para utilizar facturas electrónicas enviando el formulario Bor.Or.01 a través del servicio en línea. Prepara un certificado electrónico de un proveedor de conformidad con la NRCA de Tailandia e instala el programa Ultimate Sign & Viewer (omite este paso si ya puedes emitir facturas electrónicas).

• Solicitud de aprobación para las facturas electrónicas en divisas extranjeras: para poder emitir una factura electrónica en divisas extranjeras debes tener la aprobación previa del director general del Departamento de Ingresos, según el artículo 7 de la Ley 92 del IVA:

  • Vete al sitio web del Departamento de ingresos
    
  • Selecciona el menú «Enviar solicitud de aprobación» para acceder al servicio de presentación de facturas de impuestos electrónicas
    
  • Introduce el TIN de 13 dígitos de la empresa
    
  • Sigue los pasos que aparecen en pantalla para enviar una solicitud de aprobación para una unidad monetaria extranjera
    

Se puede presentar una solicitud por escrito al director general a través de una oficina del Departamento de Ingresos local (en el caso de las oficinas de Bangkok) o de la oficina provincial o sucursal, junto con las razones y pruebas justificativas que correspondan a la entidad.

• Elige una solución de factura electrónica: selecciona una solución que pueda registrar datos de archivos en formato estructurado XML de conformidad con la ETDA, ofreciendo una variedad de opciones divisas. Debe tener funciones de firma electrónica y registros de auditoría, junto con interfaces de programación de aplicaciones (API) que se integren fácilmente con el software de contabilidad y plataformas de inventario.
  
• Emitir una factura electrónica: crea un archivo XML conforme a las normas ETD, selecciona la divisa, especifica el tipo de cambio y comprueba y rellena toda la información necesaria, como el nombre, el correo electrónico y el valor de los bienes y servicios conforme a la orden Po.71/2541. Como alternativa, utiliza Stripe Invoicing para emitir facturas electrónicas automáticamente, lo que reduce los errores y elimina la necesidad de introducir o procesar datos manualmente. Utiliza una firma electrónica y un certificado electrónico para la autenticación.
  

• Datos exportados de facturas electrónicas y envío de datos al Departamento de ingresos: exporta archivos PDF/A-3/XML para los clientes/socios y envía archivos XML a la plataforma de facturas de impuestos y recibos electrónicos a través del canal elegido (sitio web o proveedor de servicios, o cárgalos a través del sistema del Departamento de ingresos). Cuando uses facturas de impuestos electrónicas con marca de tiempo, envíalas a los destinatarios desde la dirección de correo electrónico registrada y con copia a csemail@etax.teda.th.

• Almacena y haz copias de seguridad de los datos: almacena archivos XML/PDF en el sistema durante el período definido (al menos cinco años) y prueba periódicamente la recuperación de datos. Siempre debes guardar pruebas de la entrega/aceptación de documentos de los socios, incluidos los resultados de la verificación.

Otras prácticas de emisión de facturas electrónicas en divisas extranjeras

La emisión de una factura electrónica en divisas extranjeras suele implicar detalles adicionales que requieren atención, incluidas las cuestiones fiscales, jurídicas y contables.

• Establece la fuente del tipo de cambio: Identifica claramente la fuente del tipo de cambio, ya utilices datos del Banco de Tailandia o de cualquier otra institución financiera. Indica el momento exacto en que ese tipo entra en vigor para reducir el riesgo de fluctuaciones del tipo de cambio.
  
• Utiliza el código y el formato correctos: sigue los códigos para divisas de conformidad con la norma ISO 4217 (p. ej., USD, EUR, JPY) y aplica los códigos de país, los formatos de fecha y hora, los símbolos o los decimales de forma coherente para evitar confusiones al leer los importes en documentos, órdenes de compra y plataformas contables.
  
• Utiliza un sistema que soporte varias divisas: elige una solución que pueda gestionar una amplia gama de unidades monetarias en todo el mundo y actualizar automáticamente los tipos de cambio, como Stripe Invoicing, que admite la emisión de facturas electrónicas en más de 135 divisas en todo el mundo, junto con herramientas de conversión de tipos y cobro automático de pagos.
  
• Consulta los impuestos o comisiones transfronterizos: examina las leyes y reglamentos de emisión de facturas electrónicas en el país del vendedor o comprador para ver si hay impuestos o comisiones transfronterizos o si es posible implementar una solución de un proveedor con una red global de expertos jurídicos, como Stripe.
  
• Convierte importes en baht a efectos contables: La conversión de divisas cubre las ventas, precio unitario o IVA en baht, utilizando el mismo tipo indicado en el documento. Gestiona las diferencias de cambio en la cuenta de pérdidas y ganancias y comprueba la coherencia con los estados financieros y los informes fiscales periódicos.
  
• Indica las condiciones de pago: aunque no se exija legalmente especificar las condiciones, la empresa debe indicar con claridad y coherencia los datos sobre las remesas, como el método de pago, divisas, banco receptor, comisiones bancarias, intereses de demora, parte responsable, retenciones a cuenta o doble tributación (si la hubiera).
  

Ejemplo de factura electrónica en divisas extranjeras

Una factura electrónica emitida en divisas extranjeras debe incluir la siguiente información:

• Número de factura electrónica

• Fecha de la venta

• Fecha de vencimiento

• Vendedor

• Número de referencia

• Divisas

• Tipo de cambio

• Nombre, dirección y número de teléfono de la empresa

• TIN

• Nombre y número de teléfono del cliente

• Correo electrónico

• Productos/servicios

• Cantidad vendida

• Precio unitario

• Descuento (si lo hubiera)

• Impuestos y base imponible

• Importe total

Además, utiliza firmas electrónicas o marcas de tiempo que permitan su verificación en retrospectiva.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Tanto si gestionas facturación puntual como recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar sus operaciones:

• Automatizar la gestión de pagos pendientes: crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin programación. Stripe realiza un seguimiento automático del estado de cada factura, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos, para ayudarte a controlar tu flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de efectivo: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece un proceso de pago moderno con soporte para más de 25 idiomas, 135 divisas y 100 métodos de pago. Los clientes pueden acceder y pagar sus facturas fácilmente desde un portal de clientes.
  
• Reduce la carga de trabajo administrativo: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.
  
• Integrarlo con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, así te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.
  

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