Detrás de cada transacción realizada con éxito hay una serie de pasos, incluida la autorización, el cobro o la transferencia, conciliación—que puede cruzar plataformas, zonas horarias y sistemas bancarios. Es fácil dar por sentado todo el proceso cuando funciona de manera sencilla y rápida. Pero cuando un pago se detiene, falla o se pierde, tu capacidad para dar seguimiento a lo que sucedió exactamente (y cuándo) es clave, y los sistemas de seguimiento de pagos pueden ser de gran ayuda para resolver problemas a medida que surgen.

A continuación, explicaremos cómo funciona el seguimiento de pagos y qué se necesita para hacerlo bien a gran escala.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el seguimiento de pagos?
  
• ¿Qué implica el seguimiento de pagos en cada etapa de la transacción?
  
• ¿A qué desafíos se enfrentan las empresas para rastrear pagos con precisión?
  
• ¿Cómo proporciona Stripe visibilidad y trazabilidad del pago?
  

¿Qué es el seguimiento de pagos?

El seguimiento de pagos es el proceso de seguir una transacción desde el momento en que un cliente inicia un pago hasta que los fondos realmente se compensan y llegan a tu cuenta. Se trata de saber y poder demostrar exactamente dónde está el dinero en cualquier momento. Un seguimiento eficaz de los pagos te permite responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuándo se autorizó el pago?

• ¿Se cobró correctamente?

• ¿Se ha agrupado en una transferencia?

• ¿Esa transferencia llegó a tu cuenta bancaria?

• Si algo salió mal, ¿en qué momento se estancó?

Un buen seguimiento de pagos puede:

• Darte una imagen en tiempo real de tu posición de caja

• Ayudarte a detectar transacciones fallidas o retrasadas antes de que causen problemas

• Simplificar el cierre del mes y la preparación de auditorías

• Ayudar a los equipos de atención al cliente a responder preguntas sobre pagos pendientes

El seguimiento de los pagos es especialmente importante para las empresas que aceptan pagos a través de varios canales (por ejemplo, suscripciones, pagos en línea, facturas), operan en varios países o divisas, o trabajan con varios proveedores de pago o bancos. En estos casos, los pagos pasan por varios sistemas, cada uno de los cuales tiene sus propias marcas de tiempo, ID de referencia y peculiaridades de conciliación. Con el seguimiento, puedes mantener el control de tus operaciones financieras y dedicar menos tiempo a la resolución de problemas y a la búsqueda de pagos.

¿En qué consiste el seguimiento de pagos en cada etapa de la transacción?

El seguimiento de un pago es una serie de puntos de control. Cada etapa de la transacción te dice algo diferente sobre el estado y el riesgo del pago. Para comprender en qué punto se encuentra un pago, es necesario tener visibilidad de todas ellas. Esto es lo que ocurre en cada fase del proceso de pago.

Autorización

La autorización es el momento en que tu sistema envía una solicitud a la red de pago o al banco del cliente para que apruebe el cargo. En esta fase, es necesario realizar un seguimiento:

• Si el pago fue aprobado o rechazado

• Si se ha rechazado, el motivo por el que se ha rechazado (p. ej., tarjeta caducada, fondos insuficientes)

• El ID de la transacción o código de autorización (es decir, el punto de referencia para el resto del ciclo de vida del pago)

Una autorización fallida significa que la transacción no se realizará y tendrás que decidir cómo proceder.

Captura y cobro

Si se ha autorizado el pago, el siguiente paso es cobrar los fondos. En muchos casos, la captura del pago se produce justo después de la autorización, pero algunas empresas optan por esperar y capturar los fondos más tarde.

El cobro es lo último. Durante el cobro, los fondos pasan realmente de la cuenta del cliente a través de los canales de pago a tu procesador de pagos o banco adquirente, aunque aún no a tu cuenta bancaria. En estas fases, debes hacer un seguimiento de:

• Si se ha capturado el pago

• El estado actual (p. ej., pendiente, exitoso, fallido)

• La fecha de cobro y cualquier comisión involucrada

En esta etapa es cuando el dinero realmente está en movimiento. Deberás ser capaz de detectar y actuar rápidamente ante cualquier problema.

Transferencia y conciliación

Una vez liquidados los pagos, tu proveedor o entidad adquirente enviará un pago por lotes a la cuenta bancaria de tu empresa. El pago puede combinar docenas o cientos de transacciones. El último paso es la conciliación, en la que cada pago se coteja con el conjunto correcto de pagos en tu sistema. Durante estas etapas, realizarás el seguimiento de:

• El importe de la transferencia y su fecha prevista de llegada

• La lista de transacciones incluidas en la transferencia

• Cualquier comisión de procesamiento o conversión de divisas

• Si se ha recibido y conciliado la transferencia

Si una transacción se marcó como «pagada» en tu sistema, pero no aparece en la transferencia, o si el depósito no coincide con tus registros, esa es una señal de advertencia. Un buen seguimiento te da una línea de visión clara entre cada pago y cada dólar que llega a tu cuenta bancaria.

¿A qué desafíos se enfrentan las empresas para rastrear pagos con precisión?

El seguimiento puede suponer un reto porque abarca múltiples sistemas de pago que no siempre hablan el mismo idioma. A medida que aumenta el volumen, los sistemas se multiplican y los métodos de pago se diversifican; los pagos pueden pasar por cuatro o cinco herramientas antes de llegar a tu cuenta bancaria. El trabajo de dar sentido a todo esto recae en tu equipo, a menos que dispongas de herramientas que unifiquen la visión, delineen el estado de cada transacción y señalen los problemas a medida que se producen. Echemos un vistazo más de cerca a estos retos

Los datos están en demasiados lugares

Los pagos suelen proceder de múltiples fuentes. Pueden proceder de un flujo del proceso de compra, un sistema de facturación, una herramienta de facturación o una aplicación móvil, y cada una de ellas puede tener su propia lógica de generación de informes. Además, los bancos y los procesadores utilizan diferentes formatos de referencia y convenciones de nomenclatura. Un sistema puede llamarlo «transacción», otro «evento», y tu libro mayor puede ver simplemente una transferencia global sin desglosar.

Cuando los datos están así de fragmentados, no hay una única fuente de verdad y la conciliación se convierte en conjetura: incluso las preguntas básicas requieren cotejar distintos sistemas.

No hay una vista en tiempo real de lo que está sucediendo

Cuando los sistemas no se actualizan en tiempo real, se producen retrasos. Si un pago falla, se retiene para revisar o se anula después de este hecho, es posible que no lo veas hasta mucho después de que afecte a tu posición de caja.

Este desfase crea vulnerabilidades en tus operaciones. Estás intentando cerrar tus libros contables, responder a las consultas de los clientes o pronosticar el flujo de caja del mes que viene, todo ello con información incompleta.

La conciliación manual introduce fricciones y riesgos

Cuando los sistemas no están integrados, los equipos se ven obligados a conciliar manualmente. Es decir:

• Exportar datos de transacciones desde una plataforma

• Descargar informes de transferencias de otro

• Hacer coincidir manualmente los ID de pago con los depósitos bancarios

• Perseguir excepciones, anulaciones y casos extremos uno por uno

Este proceso manual es arriesgado e ineficaz. Cuanto mayor sea el trabajo manual, mayor será la posibilidad de que se produzcan errores humanos, como marcar un pago como liquidado cuando no lo ha sido o pasar por alto un cargo fallido que se suponía que había sido realizado con éxito.

La resolución de problemas quita tiempo a las operaciones normales

Cuando falta un pago, se retrasa o se disputa, averiguar qué ha ocurrido puede suponer una búsqueda entre sistemas, zonas horarias y canales de asistencia. Tal vez el problema fue una transferencia bancaria que falló o un reembolso innecesario que se activó automáticamente y nunca se marcó. Tal vez se inició un pago pero no se recibió.

Sin vínculos claros y rastreables entre cada paso del ciclo de vida del pago, incluso los problemas rutinarios se convierten en búsquedas que llevan mucho tiempo. El coste en tiempo también afecta a la experiencia del cliente cuando el servicio de asistencia no puede responder a preguntas básicas, como «¿Dónde está mi reembolso?».

¿Cómo ofrece Stripe visibilidad y trazabilidad de los pagos?

Stripe Payments está diseñado para dar a las empresas total transparencia sobre cómo se mueven los pagos, en qué punto del proceso y qué ocurre en cada paso. Así es como Stripe facilita el seguimiento de los pagos.

Un solo lugar para verlo todo

Stripe reúne toda la actividad de pago en un Dashboard unificado. Tanto si un cliente ha pagado con tarjeta de crédito, transferencia de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), monedero digital o transferencia bancaria, todos los pagos están visibles en un solo lugar.

Puedes filtrar transacciones por estado, cliente, fecha, método o metadatos, por lo que encontrar el pago exacto que buscas puede tardar segundos, no horas.

Esta vista centralizada resuelve uno de los mayores problemas de seguimiento: los datos fragmentados. Con Stripe, no es necesario alternar entre sistemas para reunir el historial de un pago. Ya está ahí, en una interfaz.

Actualizaciones en tiempo real con contexto completo

Stripe te muestra la línea temporal completa de un pago, incluido cuándo se creó, autorizó, capturó, reembolsó, disputó o transfirió. Cada evento tiene una marca de tiempo y está vinculado a los metadatos pertinentes o al número de referencia interno.

Si falla un pago o se anula un cargo, ese estado se actualiza al instante. Puedes configurar notificaciones o webhooks para adelantarte a cualquier problema sin sondeos ni comprobaciones manuales.

El beneficio aquí es tanto la visibilidad como la trazabilidad en tiempo real. Puedes explicar fácilmente lo que sucedió, cuándo y por qué. Esa puede ser una información significativa cuando faltan fondos, se retrasan o se disputan.

Herramientas para facilitar la conciliación

Stripe te ayuda a cerrar el círculo entre pagos particulares y tus depósitos bancarios reales. Cada transferencia viene con una lista detallada de qué transacciones incluye, cuánto se cobró y qué comisiones se dedujeron. Esto facilita lo siguiente:

• Haz coincidir Stripe Payouts con tus registros internos

• Confirma que cada pago efectuado correctamente se ha realizado en tu cuenta

• Haz el seguimiento de cualquier laguna o discrepancia

También puedes adjuntar tus propias referencias internas (como el ID del pedido o el número de factura) a las transacciones de Stripe, para que tu equipo pueda ver los detalles exactos de cada pago.

ID de rastreo para investigaciones de transferencias

A veces, incluso después de enviar una transferencia, el dinero no llega a tu cuenta bancaria a tiempo. Stripe proporciona un ID de rastreo para cada transferencia, un número de referencia que tu banco puede usar para localizar el depósito en su sistema.

Esta función puede eliminar las conversaciones de ida y vuelta (por ejemplo, «No vemos los fondos en nuestro lado») con tu banco. Puedes pasar el ID de seguimiento directamente a tu banco, que lo utilizará para localizar la transferencia y confirmar su estado. Es un pequeño detalle con un gran impacto, especialmente para los pagos urgentes.