Detrás de cada transacción exitosa hay una cadena de eventos (incluyendo autorización, acreditación de fondos, transferencia (a cuenta bancaria), conciliación—que pueden cruzar plataformas, husos horarios y sistemas bancarios. Es fácil dar por sentado todo el proceso cuando funciona de manera simple y rápida. Pero cuando un pago se estanca, falla o desaparece, su capacidad de vía exactamente lo que sucedió (y cuándo) es clave, y los sistemas de seguimiento de pagos pueden ser una gran ayuda para resolver problemas a medida que surgen.

A continuación, cubriremos cómo funciona el seguimiento de pagos y qué se necesita para hacerlo bien a crecer.

¿Qué contiene este artículo?

¿Qué es el seguimiento de pagos?
- ¿Qué implica el seguimiento de pagos en cada etapa de la transacción?
- ¿Qué retos enfrentan los negocios para rastrear Payments con precisión?
- ¿Cómo proporciona Stripe visibilidad y trazabilidad de pago?

¿Qué es seguimiento de pagos?

El seguimiento de pagos es el proceso de seguir una transacción desde el momento en que un cliente inicia un pago hasta cuando los fondos realmente se compensan y aterrizan en su cuenta. Se trata de saber y poder demostrar exactamente dónde está el dinero en cualquier momento. El seguimiento efectivo de pagos le permite responder a las siguientes preguntas:

-¿Cuándo se autorizó el pago?

¿Se liquidó exitosamente?

-¿Se ha mezclado en un transferencia (a cuenta bancaria)?

• ¿Llegó esa transferencia (a cuenta bancaria) a tu cuenta bancaria?
  

Si algo salió mal, ¿en qué momento se detuvo?

Un seguimiento sólido de pagos puede:

• Darle una imagen en tiempo real de su posición de efectivo

• Ayudarle a capturar transacciones fallidas o retrasadas antes de que causen problemas

• Simplifique su preparación de fin de mes y auditoría

• Ayudar a los equipos soporte cliente responder preguntas sobre Payments pendientes

El seguimiento de pagos es especialmente importante para las empresas que aceptan pagos a través de múltiples canales (por ejemplo, Subscriptions, Checkout online, facturas), operan en todos los países o monedas, o trabajan con múltiples proveedores de pagos o bancos. En estos casos, Payments pasa a través de múltiples sistemas, cada uno de los cuales tiene sus propios sellos de tiempo, ID de referencia y peculiaridades de conciliación. Con el seguimiento, puede mantener el control sobre sus operaciones financieras y pasar menos tiempo resolviendo y siguiendo Payments.

¿Qué implica el seguimiento de pagos en cada etapa de la transacción?

El seguimiento de un pago es una serie de puntos de control. Cada etapa de la transacción le dice algo diferente sobre el estado y el riesgo del pago. Para entender dónde se encuentra un pago, necesita visibilidad en todos ellos. Así es como se ve eso en cada etapa del procesado del pago.

Autorización

Autorización es el punto en el que su sistema envía una solicitud a la red de pagos o al banco del cliente para aprobar el aceptar pagos. En esta etapa, necesita hacer un seguimiento de:

• Si el pago fue aprobado o rechazado

• Si se rechazó, la razón por la que se rechazó (por ejemplo, tarjeta vencida, fondos insuficientes)

• La transacción ID o código autorización (es decir, el punto de referencia para el resto del ciclo de vida del pago)

Una autorización fallida significa que la transacción resuelta a su favor no se llevará a cabo, y usted tendrá que decidir cómo proceder.

Captura y acreditación de fondos

Si el pago fue autorizado, el siguiente paso es cobrar realmente los fondos. En muchos casos, la captura pago sucede justo después de la autorización, pero algunas empresas optan por esperar y captura los fondos posteriormente.

Acreditación de fondos. Durante la acreditación de fondos, los fondos realmente se mueven de la cuenta del cliente a través de los railes de pago y a su procesador de pagos o banco adquirente—aunque aún no a su cuenta bancaria. En estas fases, necesita hacer un seguimiento de:

• Si el pago ha sido capturado

• El estado actual (por ejemplo, pendiente, exitoso, fallido)

• La fecha de acreditación de fondos y cualquier comisión involucrada

En esta etapa es cuando el dinero está realmente en movimiento, querrás ser capaz de detectar y actuar rápidamente en cualquier problema.

transferencia (a cuenta bancaria) y conciliación

Una vez liquidados Payments, su proveedor o adquirente enviará una transferencia (a cuenta bancaria) por lotes a su cuenta bancaria de la empresa. La transferencia (a cuenta bancaria) puede combinar docenas o cientos de transacciones. El paso final es conciliación, donde cada transferencia (a cuenta bancaria) se empareja con el conjunto correcto de Payments en su sistema. Durante estas etapas, le dará vía:

• El importe de la transferencia (a cuenta bancaria) y su fecha prevista de llegada

• La lista de transacciones incluidas en la transferencia (a cuenta bancaria)

• Cualquier tasa de procesamiento o conversión de monedas

• Si se ha recibido y conciliado la transferencia (a cuenta bancaria)

Si una transacción fue marcada como “pagada” en su sistema pero no aparece en la transferencia (a cuenta bancaria), o si el depósito no coincide con sus registros, eso es una señal de advertencia. Un buen seguimiento le da una línea de visión clara entre cada pago y cada dólar que llega a su cuenta bancaria.

¿Qué desafíos enfrentan las empresas para rastrear Payments con precisión?

El seguimiento puede ser un desafío porque abarca múltiples sistemas de pago que no siempre hablan el mismo idioma. A medida que aumenta el volumen, los sistemas se multiplican y se diversifican métodos de pago; Payments podría fluir a través de cuatro o cinco herramientas antes de que aterricen en su cuenta bancaria. El trabajo de darle sentido a todo recae en su equipo a menos que tenga herramientas implementadas que unifiquen la vista, delineen el estado de cada transacción y marquen los problemas a medida que ocurren. Veamos más de cerca estos desafíos.

Data vive en demasiados lugares

Payments originan a menudo de múltiples fuentes. Podrían provenir de un flujo de compras, un sistema de facturación, una herramienta Invoicing, o una aplicación móvil—y cada uno podría tener su propia lógica de reporte. Además de esto, los bancos y procesadores usan diferentes formatos de referencia y convenciones de nomenclatura. Un sistema podría llamarlo una “transacción”, otro un “evento”, y su libro mayor podría simplemente ver una transferencia (a cuenta bancaria) de suma fija sin detalle.

Cuando los datos están fragmentados de esta manera, no hay una única Source de verdad y la conciliación se convierte en conjeturas, incluso las preguntas básicas requieren una verificación cruzada de diferentes sistemas.

No hay una visión en tiempo real de lo que está sucediendo

Cuando los sistemas no se actualizan en tiempo real, se producen retrasos: si un pago falla, se mantiene para revisarlo o se revierte después de los hechos, es posible que no lo vea hasta mucho después de que afecte a su posición de caja.

Este lag crea vulnerabilidades en tus operaciones. Estás intentando cerrar tus libros, responder a las consultas de los clientes o pronosticar el [flujo de efectivo] del próximo mes(https://stripe.com/resources/more/how-to-calculate-net-cash-flow-what-businesss-need-to-know)—todo ello con información incompleta.

Conciliación manual introduce fricción y riesgo

Cuando los sistemas no están integrados, los equipos se quedan estancados conciliando manualmente.

• Exportar datos de transacciones desde una plataforma

• Descarga de informes de transferencia (a cuenta bancaria) de otro

• Compatibilidad manual de ID de pago con depósitos bancarios

-Persiguiendo excepciones, reversiones y casos marginales uno por uno

Este proceso manual es arriesgado e ineficiente, ya que cuanto más trabajo manual se realice, mayor será la posibilidad de error humano, como marcar un pago como liquidado cuando no lo haya sido o pasar por alto un cargo fallido que se supuso que tenía éxito.

La solución de problemas toma tiempo de las operaciones normales

Cuando un pago falta, se retrasa o se disputa, averiguar qué pasó puede significar cazar entre sistemas, zonas horarias y canales de soporte. Tal vez el problema fue una transferencia bancaria que falló o un reembolse innecesario que se activó automáticamente y nunca se marcó. Tal vez se inició una transferencia (a cuenta bancaria) pero no se recibió.

Sin vínculos claros y trazables entre cada paso del ciclo de vida del pago, incluso los problemas rutinarios se convierten en búsquedas que requieren mucho tiempo.El costo de tiempo también afecta la experiencia del cliente cuando el soporte no puede responder preguntas básicas, como, “¿Dónde está mi reembolsado?”

¿Cómo Stripe proporciona visibilidad y trazabilidad de pago?

Stripe Payments está diseñado para dar a las empresas total transparencia sobre cómo se mueve Payments, dónde están en el proceso y qué sucede en cada paso. He aquí cómo Stripe facilita la vía de Payments.

Un solo lugar para verlo todo

Stripe reúne toda su actividad de pago en un Unified Dashboard. Ya sea que un cliente pagó con una tarjeta de crédito, transferir Automated Clearing House (ACH), cartera digital, o transferencia electrónica, todos Payments son visibles en un solo lugar.

Puede filtrar las transacciones por estado, cliente, fecha, método o metadatos, de modo que encontrar el pago exacto que busca puede tardar segundos, no horas.

Esta vista centralizada resuelve uno de los mayores problemas de seguimiento: los datos fragmentados. Con Stripe, no es necesario alternar entre sistemas para armar el historial de un pago. Ya está ahí, en una interfaz.

Actualizaciones en tiempo real con contexto completo

Stripe te muestra el historial completo de un pago, incluyendo cuándo fue creado, autorizado, capturado, reembolsado, disputado o pagado.Cada evento tiene un sello de tiempo y está vinculado a los metadatos relevantes o al número de referencia interno.

Si falla un pago o se revierte un aceptar pagos, ese estado se actualiza al instante. Puede configurar notificaciones o webhooks para mantenerse al tanto de cualquier problema sin sondeos ni comprobaciones manuales.

El beneficio aquí es tanto la visibilidad en tiempo real como la trazabilidad. Usted puede explicar fácilmente lo que sucedió, cuándo y por qué. Esa puede ser una visión significativa cuando faltan fondos, se retrasan o se disputan.

Herramientas para facilitar la conciliación

Stripe le ayuda a cerrar el círculo entre Payments particulares y sus depósitos bancarios reales. Cada transferencia (a cuenta bancaria) viene con una lista detallada de qué transacciones incluye, cuánto se recaudó y qué cargos se dedujeron. Esto hace que sea fácil:

• Haz coincidir Stripe Payouts con tus registros internos

• Confirmar que cada pago exitoso lo hizo en su cuenta

• Vía a cualquier laguna o discrepancia

También puede adjuntar sus propias referencias internas (como un ID de pedido o número de factura) a las transacciones Stripe, para que su equipo pueda ver detalles exactos sobre cada pago.

ID de rastro para investigaciones de transferencia (a cuenta bancaria)

A veces, incluso después de enviar una transferencia (a cuenta bancaria), el dinero no llega a su cuenta bancaria a tiempo. Stripe proporciona un Trace ID para cada transferencia (a cuenta bancaria), un número de referencia que su banco puede usar para localizar el depósito en su sistema.

Esta funcionalidad puede eliminar la conversación de ida y vuelta (p. ej., “No vemos los fondos de nuestro lado”) con tu banco. Puedes pasar el Trace ID directamente a tu banco, que luego puede usarlo para localizar la transferida y confirmar su estado. Es un pequeño detalle con un gran impacto—especialmente para Payouts urgentes.