Achter elke succesvolle transactie gaat een aaneenschakeling van gebeurtenissen schuil, waaronder autorisatie, vereffening, uitbetaling, reconciliatie - die platforms, tijdzones en banksystemen kan doorkruisen. Het is gemakkelijk om het hele proces als vanzelfsprekend te beschouwen als het eenvoudig en snel werkt. Maar wanneer een betaling vastloopt, mislukt of zoekraakt, is uw vermogen om precies te traceren wat er is gebeurd (en wanneer) van cruciaal belang, en systemen voor het volgen van betalingen kunnen een grote hulp zijn om problemen op te lossen wanneer ze zich voordoen.

Hieronder bespreken we hoe het volgen van betalingen werkt en wat er nodig is om het goed te doen op grotere schaal.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het volgen van betalingen?
  
• Wat houdt het volgen van betalingen in elke fase van de transactie in?
  
• Met welke uitdagingen worden bedrijven geconfronteerd bij het nauwkeurig volgen van betalingen?
  
• Hoe zorgt Stripe voor zichtbaarheid en traceerbaarheid van betalingen?
  

Wat is het volgen van betalingen?

Het volgen van betalingen is het proces van het volgen van een transactie vanaf het moment dat een klant een betaling initieert tot het moment waarop het geld daadwerkelijk wordt vrijgemaakt en op uw rekening belandt. Het gaat erom dat u precies weet en kunt bewijzen waar geld zich op een bepaald moment bevindt. Met een effectieve tracking van betalingen kunt u de volgende vragen beantwoorden:

• Wanneer is de betaling geautoriseerd?

• Is het vereffenend?

• Is het samengevoegd in een uitbetaling?

• Is die uitbetaling op uw bankrekening aangekomen?

• Als er iets misging, op welk punt liep het dan vast?

Sterke tracking van betalingen kan:

• U een real-time beeld geven van uw kaspositie

• U helpen mislukte of vertraagde transacties op te vangen voordat ze problemen veroorzaken

• Vereenvoudig uw voorbereiding op het einde van de maand en uw audit

• Help klantondersteuningsteams vragen te beantwoorden over openstaande betalingen

Het volgen van betalingen is vooral belangrijk voor ondernemingen die via meerdere kanalen betalingen ontvangen (bijv. abonnementen, online afrekenen, facturen), actief zijn in verschillende landen of met verschillende valuta's, of met meerdere betaaldienstverleners of banken werken. In deze gevallen verlopen betalingen via meerdere systemen, die elk hun eigen tijdstempels, referentie-ID's en reconciliatie-eigenaardigheden hebben. Met tracking behoudt u de controle over uw financiële activiteiten en besteedt u minder tijd aan het oplossen van problemen en het najagen van betalingen.

Wat houdt het volgen van betalingen in elke fase van de transactie in?

Het volgen van een betaling is een reeks controlepunten. Elke fase van de transactie vertelt u iets anders over de Status en het risico van de betaling. Om te begrijpen waar een betaling staat, heeft u inzicht nodig in al deze betalingen. Zo ziet dat eruit in elke fase van de betalingsprocedure.

Autorisatie

Autorisatie is het punt waarop uw systeem een aanvraag naar het betalingsnetwerk stuurt of de bank van de klant om de betaling goed te keuren. In dit stadium moet u volgen:

• Of de betaling is goedgekeurd of geweigerd

• Als het is geweigerd, de reden waarom het is geweigerd (bijv. verlopen kaart, onvoldoende geld)

• De transactie-ID of autorisatiecode (d.w.z. het referentiepunt voor de rest van de levenscyclus van de betaling)

Een mislukte autorisatie betekent dat de transactie niet wordt verwerkt en dat u moet beslissen hoe u verder gaat.

Vastleggen en vereffening

Als de betaling is geautoriseerd, is de volgende stap het daadwerkelijk berekenen van het geld. In veel gevallen gebeurt betaling berekenen direct na autorisatie, maar sommige ondernemingen kiezen ervoor om te wachten en het geld later vast te leggen.

Vereffening komt als laatste. Tijdens vereffening gaat het geld daadwerkelijk van de rekening van de klant door het betalingstraject naar uw betalingsverwerker of wervende bank, maar nog niet naar uw bankrekening. In deze fasen moet u het volgende volgen:

• Of de betaling is vastgelegd

• De huidige status (bijv. in behandeling, geslaagd, mislukt)

• De datum van vereffening en eventuele kosten

In deze fase is het geld daadwerkelijk in beweging. U wilt eventuele problemen snel kunnen detecteren en oplossen.

Uitbetaling en reconciliatie

Zodra de betalingen zijn vereffend, stuurt uw provider of accepteerder een gebundelde uitbetaling naar de bankrekening van uw onderneming. In de uitbetaling kunnen tientallen of honderden transacties zijn gecombineerd. De laatste stap is reconciliatie, waarbij elke uitbetaling wordt gekoppeld aan de juiste set betalingen in uw systeem. Tijdens deze fasen volg je het volgende:

• Het bedrag van de uitbetaling en de verwachte aankomstdatum

• De lijst met transacties die zijn opgenomen in de uitbetaling

• Eventuele verwerkings- of valutaomwisselkosten

• Of de uitbetaling is ontvangen en gereconcilieerd

Als een transactie in uw systeem is gemarkeerd als 'betaald', maar niet wordt weergegeven in de uitbetaling, of als de storting niet overeenkomt met uw gegevens, is dat een waarschuwingssignaal. Een goede tracking geeft u een duidelijk zicht tussen elke betaling en elke dollar die uw bankrekening bereikt.

Met welke uitdagingen worden ondernemingen geconfronteerd bij het nauwkeurig volgen van betalingen?

Tracking kan een uitdaging zijn omdat het meerdere betalingssystemen omvat die niet altijd dezelfde taal spreken. Naarmate het volume toeneemt, zijn er meer systemen en betaalmethoden; betalingen kunnen via vier of vijf tools lopen voordat ze bij uw bankrekening terechtkomen. Het werk om het allemaal te begrijpen, valt op de schouders van uw team, tenzij u over tools beschikt die de weergave verenigen, de Status van elke transactie afbakenen en problemen signaleren wanneer ze zich voordoen. Laten we deze uitdagingen eens nader bekijken.

Gegevens leven op te veel plaatsen

Betalingen zijn vaak afkomstig uit meerdere bronnen. Ze kunnen afkomstig zijn van een afrekenproces, een facturatie-systeem, een factureringstool of een mobiele app - en elk kan zijn eigen rapportagelogica hebben. Daarnaast gebruiken banken en verwerkers verschillende referentieformaten en naamgevingsconventies. Het ene systeem noemt het misschien een 'transactie', een ander een 'gebeurtenis', en uw grootboek ziet misschien gewoon een uitbetaling zonder specificatie.

Wanneer gegevens op deze manier gefragmenteerd zijn, is er geen enkele bron van waarheid en wordt reconciliatie giswerk - zelfs basisvragen vereisen een kruiscontrole van verschillende systemen.

Er is geen real-time weergave van wat er gebeurt

Wanneer systemen niet in realtime worden bijgewerkt, treden er vertragingen op. Als een betaling mislukt, wordt vastgehouden voor controle of achteraf wordt teruggeboekt, ziet u deze mogelijk pas lang nadat deze van invloed is op uw kas.

Deze vertraging zorgt voor kwetsbaarheden in uw activiteiten. U probeert uw boeken af te sluiten, te reageren op klantvragen of een prognose te maken van de cashflow van volgende maand, allemaal met onvolledige informatie.

Handmatige reconciliatie introduceert wrijving en risico

Wanneer systemen niet zijn geïntegreerd, zitten teams vast aan handmatige afstemming. Dat betekent:

• Exporteren van transactiegegevens van een platform

• Downloaden van uitbetalingsrapporten van een ander

• Handmatig koppelen van betaling-ID's aan bankstortingen

• Uitzonderingen, terugboekingen en randgevallen één voor één opsporen

Deze handmatige procedure is riskant en inefficiënt. Hoe meer handmatig werk erbij komt kijken, hoe groter de kans op menselijke fouten, zoals het markeren van een betaling als vereffend terwijl deze niet is afgehandeld of het over het hoofd zien van een mislukte betaling waarvan werd aangenomen dat deze succesvol was.

Het oplossen van problemen neemt tijd weg van de normale bedrijfsvoering

Wanneer een betaling ontbreekt, vertraagd of een chargeback is aangevraagd, kan het uitzoeken wat er is gebeurd betekenen dat u moet zoeken in meerdere systemen, tijdzones en supportkanalen. Misschien was het probleem een bankoverschrijving die mislukte of een onnodige terugbetaling die automatisch werd geactiveerd en nooit werd gemarkeerd. Misschien is er een uitbetaling gestart, maar niet ontvangen.

Zonder duidelijke, traceerbare links tussen elke stap van de levenscyclus van de betaling, veranderen zelfs routinematige problemen in tijdrovende zoekopdrachten. De tijdskosten hebben ook invloed op de ervaring van de klant wanneer de support geen antwoord kan geven op basisvragen, zoals: "Waar blijft mijn terugbetaling?"

Hoe zorgt Stripe voor zichtbaarheid en traceerbaarheid van betalingen?

Stripe Payments is ontworpen om ondernemingen volledige transparantie te geven over hoe betalingen verlopen, waar ze zich in het proces bevinden en wat er bij elke stap gebeurt. Hier leest u hoe Stripe het gemakkelijker maakt om betalingen te volgen.

Een enkele plek om alles te zien

Stripe brengt al uw betalingsactiviteiten samen in één gebundeld Dashboard. Of een klant nu betaald met een creditcard, Automated Clearing House (ACH)-overschrijving, Digitale wallet of bankoverschrijving, alle betalingen zijn zichtbaar op één plek.

U kunt transacties filteren op Status, klant, datum, methode of metagegevens, zodat het vinden van de exacte betaling die u zoekt seconden kan duren, in plaats van uren.

Deze gecentraliseerde weergave lost een van de grootste trackingproblemen op: gefragmenteerde gegevens. Met Stripe hoef je niet tussen systemen te schakelen om de geschiedenis van een betaling samen te stellen. Het is er al, in één interface.

Real-time updates met volledige context

Stripe laat je de volledige tijdlijn van een betaling zien, inclusief wanneer deze is gemaakt, geautoriseerd, vastgelegd, terugbetaald, een chargeback is aangevraagd of uitbetaald. Elk evenement heeft een tijdstempel en is gelinkt aan de relevante metadata of een intern referentienummer.

Als een betaling mislukt of een betaling wordt teruggeboekt, wordt die Status onmiddellijk bijgewerkt. U kunt meldingen of webhooks instellen om problemen voor te blijven zonder polling of handmatige controles.

Het voordeel hiervan is zowel real-time zichtbaarheid als traceerbaarheid. U kunt gemakkelijk uitleggen wat er is gebeurd, wanneer en waarom. Dat kan een belangrijk inzicht zijn wanneer er geld ontbreekt, vertraging heeft opgelopen of een chargeback is aangevraagd.

Hulpmiddelen voor eenvoudigere reconciliatie

Stripe helpt je de cirkel te sluiten tussen particuliere betalingen en je daadwerkelijke bankstortingen. Elke uitbetaling wordt geleverd met een gedetailleerde lijst van welke transacties het omvat, hoeveel er is berekend en welke kosten zijn afgetrokken. Dit maakt het gemakkelijk om:

• Koppel Stripe-uitbetalingen aan uw interne administratie

• Bevestig dat elke succesvolle betaling op uw rekening is gestort

• Eventuele hiaten of discrepanties opsporen

U kunt ook uw eigen interne referenties (zoals een bestelling-ID of factuurnummer) aan Stripe-transacties toevoegen, zodat uw team exacte details over elke betaling kan zien.

Traceer ID's voor onderzoeken naar uitbetalingen

Soms, zelfs nadat een uitbetaling is verzonden, komt het geld niet op tijd op uw bankrekening aan. Stripe biedt een Trace ID voor elke uitbetaling, een referentienummer dat uw bank kan gebruiken om de storting in het systeem te vinden.

Met deze kenmerken kunt u het heen-en-weer-gesprek (bijv. 'We zien het geld aan onze kant niet') met uw bank overslaan. U kunt de Trace-ID rechtstreeks aan uw bank doorgeven, die deze vervolgens kan gebruiken om de overschrijving te lokaliseren en de Status ervan te bevestigen. Het is een klein detail met een grote impact, vooral voor tijdgevoelige uitbetalingen.