เบื้องหลังธุรกรรมที่ประสบความสำเร็จทุกครั้งมีเหตุการณ์ต่างๆ มากมาย ซึ่งรวมถึงการอนุมัติ การชำระเงิน การเบิกจ่าย การกระทบยอด ซึ่งสามารถข้ามแพลตฟอร์ม เขตเวลา และระบบธนาคารได้ โดยขั้นตอนทั้งหมดจะผ่านไปอย่างราบรื่นเมื่อทุกอย่างดำเนินไปอย่างง่ายดายและรวดเร็ว แต่เมื่อการชำระเงินหยุดชะงัก ล้มเหลว หรือสูญหาย ความสามารถในการติดตามสิ่งที่เกิดขึ้น (และเวลาที่เกิดขึ้น) อาจเป็นปัจจัยสำคัญ และระบบติดตามการชำระเงินก็สามารถช่วยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างมากทีเดียว

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายถึงวิธีการทำงานของการติดตามการชำระเงิน และสิ่งที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจในระดับต่างๆ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การติดตามการชําระเงินคืออะไร
  
• การติดตามการชำระเงินเกี่ยวข้องกับอะไรบ้างในแต่ละขั้นตอนของธุรกรรม
  
• ธุรกิจต้องเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้างในการติดตามการชำระเงินอย่างแม่นยำ
  
• Stripe ให้การมองเห็นและความสามารถในการติดตามการชําระเงินอย่างไร
  

การติดตามการชําระเงินคืออะไร

การติดตามการชำระเงินคือขั้นตอนการติดตามธุรกรรมตั้งแต่ช่วงเวลาที่ลูกค้าเริ่มทำการชำระเงินจนกระทั่งเมื่อเงินทุนเคลียร์และเข้าบัญชีของคุณ ซึ่งเป็นการรับทราบและสามารถพิสูจน์ได้อย่างชัดเจนว่าเงินอยู่ที่ใดในทุกช่วงเวลา การติดตามการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณตอบคำถามต่อไปนี้ได้:

• การชําระเงินได้รับการอนุมัติเมื่อใด

• ชําระเงินสําเร็จหรือไม่

• แบ่งการเบิกจ่ายเป็นกลุ่มแล้วหรือไม่

• การเบิกจ่ายนั้นเข้า บัญชีธนาคาร ของคุณหรือยัง

• หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น ระบบจะระงับเมื่อใด

การติดตามการชําระเงินที่รัดกุมสามารถดำเนินการดังต่อไปนี้:

• ให้คุณเห็นภาพสถานะเงินสดของตนเองแบบเรียลไทม์

• ช่วยให้คุณตรวจจับธุรกรรมที่ไม่สำเร็จหรือล่าช้าได้ก่อนทำให้เกิดปัญหา

• ลดความยุ่งยากในการเตรียมการสิ้นเดือนและการตรวจสอบ

• ช่วยให้ทีมงานฝ่ายสนับสนุนลูกค้าตอบคำถามเกี่ยวกับการชำระเงินที่รอดำเนินการ

การติดตามการชำระเงินมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่รับการชำระเงินผ่านหลายช่องทาง (เช่น การชำระเงินตามรอบบิล การชำระเงินออนไลน์ ใบแจ้งหนี้) ดำเนินงานข้ามประเทศ หรือสกุลเงิน หรือทำงานร่วมกับผู้ให้บริการชำระเงินหรือธนาคารหลายราย ในกรณีเหล่านี้ การชำระเงินจะส่งผ่านหลายระบบ โดยแต่ละระบบจะมีการประทับเวลา ID อ้างอิง และข้อผิดพลาดในการกระทบยอดของตัวเอง การติดตามจะช่วยให้คุณสามารถรักษาการควบคุมการดำเนินงานทางการเงินของตนเอง รวมถึงใช้เวลาน้อยลงในการแก้ไขปัญหาและติดตามการชำระเงิน

การติดตามการชำระเงินเกี่ยวข้องกับอะไรบ้างในแต่ละขั้นตอนของธุรกรรม

การติดตามการชําระเงินเป็นชุดจุดตรวจสอบ แต่ละขั้นตอนของธุรกรรมจะแจ้งให้คุณทราบถึงข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับสถานะและความเสี่ยงของการชำระเงิน หากต้องการทราบว่าการชำระเงินอยู่ในสถานะใด คุณต้องมองเห็นภาพรวมทั้งหมด ต่อไปนี้คือสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการชําระเงิน

การอนุมัติ

การอนุมัติ คือจุดที่ระบบของคุณส่งคำขอไปยังเครือข่ายการชำระเงินหรือธนาคารของลูกค้าเพื่ออนุมัติการเรียกเก็บเงิน ในขั้นตอนดังกล่าว คุณต้องติดตามข้อมูลต่อไปนี้:

• การชําระเงินได้รับการอนุมัติหรือถูกปฏิเสธ

• หากถูกปฏิเสธ เหตุผลที่ถูกปฏิเสธ (เช่น บัตรหมดอายุ เงินทุนไม่เพียงพอ)

• ID ธุรกรรมหรือรหัสการอนุมัติ (กล่าวคือ จุดอ้างอิงสําหรับวงจรการชําระเงินที่เหลือ)

การอนุมัติไม่สําเร็จหมายความว่าธุรกรรมจะไม่ดำเนินการต่อ และคุณจะต้องตัดสินใจว่าจะดําเนินการอย่างไร

การหักยอดและการชําระเงิน

หากการชำระเงินได้รับการอนุมัติ ขั้นตอนต่อไปคือการเก็บเงินทุนจริง ในหลายกรณี การหักยอดการชำระเงิน จะเกิดขึ้นทันทีหลังจากได้รับการอนุมัติ แต่บางธุรกิจเลือกที่จะรอและหักยอดเงินทุนในภายหลัง

การชําระเงิน จะเป็นขั้นสุดท้าย ในระหว่างการชําระเงิน จริงๆ แล้วเงินทุนจะย้ายจากบัญชีของลูกค้าผ่านช่องทางการชําระเงิน และเข้าสู่ผู้ประมวลผลการชําระเงินหรือธนาคารผู้รับบัตร แม้ว่าจะยังไม่เข้าบัญชีธนาคารของคุณก็ตาม ในช่วงเวลาดังกล่าว คุณจะต้องติดตามข้อมูลต่อไปนี้:

• การชําระเงินได้รับการหักยอดหรือไม่

• สถานะปัจจุบัน (เช่น รอดําเนินการ สําเร็จแล้ว ไม่สําเร็จ)

• วันที่ทำการชำระเงินและค่าธรรมเนียมใดๆ ที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนนี้คือช่วงที่มีการเคลื่อนย้ายเงินจริง คุณจะต้องตรวจจับและดําเนินการแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

การเบิกจ่ายและการกระทบยอด

เมื่อชําระเงินแล้ว ผู้ให้บริการหรือสถาบันผู้รับบัตรจะส่งการเบิกจ่ายแบบเป็นกลุ่มไปยังบัญชีธนาคารธุรกิจของคุณ การเบิกจ่ายอาจรวมธุรกรรมหลายสิบหรือหลายร้อยรายการ ขั้นตอนสุดท้ายคือการกระทบยอด โดยการเบิกจ่ายแต่ละรายการจะจับคู่กับชุดการชำระเงินที่ถูกต้องในระบบ ซึ่งในระหว่างขั้นตอนดังกล่าว คุณจะติดตามข้อมูลต่อไปนี้:

• จํานวนเงินการเบิกจ่ายจ่ายและวันที่คาดว่าจะได้รับ

• รายการธุรกรรมที่รวมอยู่ในการเบิกจ่ายจ่าย

• ค่าธรรมเนียมใดๆ ในการดำเนินการหรือการแปลงสกุลเงิน

• ได้รับการเบิกจ่ายและมีการกระทบยอดหรือไม่

หากมีการทําเครื่องหมายธุรกรรมว่า “ชำระแล้ว” ในระบบของคุณแต่ไม่ได้ปรากฏในการเบิกจ่าย หรือหากเงินฝากไม่ตรงกับบันทึกของคุณ นั่นถือเป็นสัญญาณเตือน การติดตามที่ดีจะช่วยให้คุณมองเห็นเส้นทางที่ชัดเจนระหว่างการชําระเงินทุกรายการและเงินทุกดอลลาร์ที่เข้าสู่บัญชีธนาคารของคุณ

ธุรกิจต้องเผชิญกับความท้าทายอะไรบ้างในการติดตามการชำระเงินอย่างแม่นยำ

การติดตามอาจเป็นเรื่องท้าทายเนื่องจากครอบคลุมหลายๆ ระบบการชำระเงินที่ไม่ได้ใช้ภาษาเดียวกันเสมอไป เมื่อปริมาณการชำระเงินเพิ่มขึ้น ระบบจะเพิ่มขึ้นและวิธีการชำระเงินก็หลากหลายขึ้น การชำระเงินอาจดำเนินขั้นตอนผ่านเครื่องมือสี่หรือห้าอย่างก่อนที่จะเข้าสู่บัญชีธนาคารของคุณ ทีมงานของคุณต้องทำความเข้าใจทุกอย่าง เว้นแต่คุณจะมีเครื่องมือที่รวมมุมมองต่างๆ ไว้ด้วยกัน กำหนดสถานะของธุรกรรมแต่ละรายการ และแจ้งเตือนปัญหาเมื่อเกิดขึ้น เรามาดูความท้าทายเหล่านี้อย่างละเอียดกัน

ข้อมูลมีอยู่หลายแห่งมากเกินไป

การชำระเงินมักจะมีต้นทางมาจากหลายแหล่ง โดยอาจมาจากขั้นตอนการชำระเงิน ระบบเรียกเก็บเงิน ซึ่งเป็นเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ หรือแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ และแต่ละระบบอาจมีตรรกะการรายงานของตัวเอง นอกจากนี้ ธนาคารและผู้ประมวลผลยังใช้รูปแบบการอ้างอิงและข้อตกลงการตั้งชื่อที่แตกต่างกันอีกด้วย ระบบหนึ่งอาจเรียกว่า “ธุรกรรม” อีกระบบเรียกว่า “เหตุการณ์” และบัญชีแยกประเภทของคุณอาจเห็นเพียงการเบิกจ่ายก้อนเดียวโดยไม่มีการแยกรายการ

เมื่อข้อมูลถูกแยกส่วนออกไปในลักษณะนี้ จะไม่มีแหล่งข้อมูลที่แท้จริงเพียงแหล่งเดียว และการกระทบยอดก็กลายเป็นเพียงการคาดเดา แม้แต่คำถามพื้นฐานก็ยังต้องตรวจสอบระบบต่างๆ

ไม่มีมุมมองแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น

เมื่อระบบไม่อัปเดตแบบเรียลไทม์ จะเกิดความล่าช้า หากการชําระเงินไม่สําเร็จ ก็จะถูกระงับเพื่อตรวจสอบ หรือถูกปรับคืนหลังจากที่เกิดเหตุการณ์ คุณอาจไม่เห็นการชำระเงินนี้จนกว่าจะส่งผลกระทบต่อสถานะเงินสดของตงเองหลังจากนั้นไม่นาน

ความล่าช้านี้ทําให้เกิดช่องโหว่ในการดําเนินงาน คุณกําลังพยายามปิดบัญชี ตอบคําถามของลูกค้า หรือคาดการณ์ กระแสเงินสด ในเดือนหน้า ซึ่งล้วนแต่มีข้อมูลไม่ครบถ้วน

การกระทบยอดด้วยตนเองทําให้เกิดความยุ่งยากและความเสี่ยง

เมื่อไม่ได้ผสานการทำงานกับระบบ ทีมงานต่างๆ จะต้องกระทบยอดด้วยตนเอง ซึ่งก็คือ

• การส่งออกข้อมูลธุรกรรมจากแพลตฟอร์มเดียว

• การดาวน์โหลดรายงานการเบิกจ่ายจากแหล่งอื่น

• การจับคู่ ID การชําระเงินกับเงินฝากธนาคารด้วยตนเอง

• การดําเนินการตามข้อยกเว้น การปรับคืน และกรณีพิเศษทีละรายการ

ขั้นตการดำเนินการด้วยตนเองนี้มีความเสี่ยงและไม่มีประสิทธิภาพ ยิ่งต้องทำงานด้วยตนเองมากเท่าไร โอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น เช่น การทำเครื่องหมายการชำระเงินว่าชำระเงินแล้ว ทั้งที่ยังไม่ได้ชำระ หรือการมองข้ามการเรียกเก็บเงินที่ไม่สำเร็จซึ่งทึกทักว่าว่าสำเร็จแล้ว

การแก้ไขปัญหาต้องใช้เวลานอกเหนือจากการดำเนินการปกติ

เมื่อการชำระเงินสูญหาย ล่าช้า หรือมีข้อโต้แย้ง การหาคำตอบว่าเกิดอะไรขึ้นอาจหมายถึงการค้นหาข้ามระบบ เขตเวลา และช่องทางการสนับสนุน ซึ่งบางทีปัญหานี้อาจเป็น การโอนเงินผ่านธนาคาร ที่ล้มเหลว หรือการคืนเงินที่ไม่จําเป็นซึ่งเกิดจากการเรียกใช้อัตโนมัติและไม่ได้รับการแจ้งเตือน หรือบางทีอาจมีการเริ่มการเบิกจ่ายแล้วแต่ไม่ได้รับเงิน

หากไม่มีการเชื่อมโยงที่ชัดเจนและติดตามได้ระหว่างแต่ละขั้นตอนของวงจรการชำระเงิน แม้แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นตามปกติก็จะกลายเป็นการค้นหาที่ใช้เวลานาน อีกทั้งค่าใช้จ่ายด้านเวลายังส่งผลต่อประสบการณ์ของลูกค้าเมื่อฝ่ายสนับสนุนไม่สามารถตอบคำถามพื้นฐาน เช่น “จะคืนเงินที่ไหน”

Stripe ให้การมองเห็นและความสามารถในการติดตามการชําระเงินอย่างไร

Stripe Payments ออกแบบมาเพื่อให้ธุรกิจต่างๆ ได้รับความโปร่งใสอย่างเต็มที่เกี่ยวกับการเคลื่อนย้ายการชำระเงิน สถานะการชำระเงิน และสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอน ต่อไปนี้คือวิธีที่ Stripe ช่วยให้ติดตามการชำระเงินได้ง่ายขึ้น

สถานที่แห่งเดียวเพื่อดูทุกอย่าง

Stripe รวบรวมกิจกรรมการชำระเงินทั้งหมดของคุณไว้ในแดชบอร์ดแบบรวมหนึ่งเดียว ไม่ว่าลูกค้าจะชําระเงินด้วยบัตรเครดิต การโอนเงินแบบสำรักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) กระเป๋าเงินดิจิทัล หรือการโอนเงินระหว่างธนาคาร จะเห็นการชำระเงินทั้งหมดในแห่งเดียว

คุณสามารถกรองธุรกรรมตามสถานะ ลูกค้า วันที่ วิธีการ หรือข้อมูลเมตา ดังนั้นการค้นหาการชำระเงินที่คุณต้องการอย่างแท้จริงจึงสามารถใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที ไม่ใช่หลายชั่วโมง

มุมมองแบบรวมศูนย์นี้ช่วยแก้ไขปัญหาการติดตามที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งได้ นั่นก็คือ ข้อมูลแบบแยกส่วน เมื่อใช้ Stripe คุณไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างระบบต่าง ๆ เพื่อรวบรวมประวัติการชำระเงิน เพราะมีอยู่แล้วในอินเทอร์เฟซเดียว

การอัปเดตแบบเรียลไทม์พร้อมบริบทเต็มรูปแบบ

Stripe จะแสดงลำดับเวลาทั้งหมดของการชำระเงินให้คุณทราบ รวมถึงวันที่สร้าง อนุมัติ หักยอด คืนเงิน โต้แย้ง หรือเบิกจ่าย ทุกเหตุการณ์จะมีการประทับเวลาและเชื่อมโยงกับข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องหรือหมายเลขอ้างอิงภายใน

หากการชําระเงินล้มเหลวหรือมีการปรับคืนการเรียกเก็บเงิน สถานะนั้นจะอัปเดตทันที คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือ Webhook เพื่อรับมือกับปัญหาต่างๆ ได้โดยไม่ต้องทำการโพลหรือตรวจสอบด้วยตนเอง

ประโยชน์ในส่วนนี้คือทั้งการมองเห็นแบบเรียลไทม์และความสามารถในการติดตาม คุณสามารถอธิบายได้อย่างง่ายดายว่าเกิดอะไรขึ้น เมื่อใด และเพราะเหตุใด ซึ่งอาจเป็นข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเมื่อเงินทุนสูญหาย ล่าช้า หรืออยู่ระหว่างการโต้แย้งการชำระเงิน

เครื่องมือสําหรับการกระทบยอดที่ง่ายขึ้น

Stripe ช่วยให้คุณปิดวงจรระหว่างการชำระเงินของบุคคลทั่วไปและเงินฝากจริงในธนาคารของคุณ ทุกการเบิกจ่ายจะมาพร้อมกับรายการโดยละเอียดของธุรกรรมที่รวมอยู่ จำนวนเงินที่เรียกเก็บ และค่าธรรมเนียมที่ถูกหักออกไป ซึ่งทำให้ง่ายต่อการดำเนินการต่อไปนี้:

• จับคู่การเบิกจ่ายของ Stripe กับบันทึกภายในของคุณ

• ยืนยันว่าการชำระเงินที่สำเร็จทุกครั้งได้เข้าสู่บัญชีของคุณแล้ว

• ติดตามช่องว่างหรือความคลาดเคลื่อนใดๆ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถแนบข้อมูลอ้างอิงภายในของตนเอง (เช่น ID คำสั่งซื้อหรือหมายเลขใบแจ้งหนี้) ไปยังธุรกรรม Stripe เพื่อให้ทีมงานของคุณเห็นรายละเอียดที่ชัดเจนเกี่ยวกับการชำระเงินทุกรายการได้

ID การติดตามสําหรับการตรวจสอบการเบิกจ่าย

บางครั้งแม้ว่าจะส่งการเบิกจ่ายไปแล้วก็ตาม เงินก็ไม่ได้เข้าบัญชีธนาคารของคุณตรงเวลา Stripe จะระบุ ID การติดตาม สําหรับการเบิกจ่ายทุกรายการ ซึ่งเป็นหมายเลขอ้างอิงที่ธนาคารของคุณสามารถใช้ค้นหาเงินฝากในระบบได้

ฟีเจอร์นี้สามารถลบการสนทนาโต้ตอบ (เช่น “เราไม่เห็นเงินทุนในฝั่งของเรา”) กับธนาคารของคุณได้ คุณสามารถส่งต่อ ID ติดตามไปยังธนาคารของคุณโดยตรง ซึ่งจากนั้นธนาคารจะใช้ ID นี้เพื่อค้นหาการโอนเงินและยืนยันสถานะได้ ข้อมูลนี้เป็นรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่มีผลกระทบใหญ่หลวง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการเบิกจ่ายที่ต้องตรงตามเวลา