เมื่อลูกค้าชำระเงิน เราแทบจะเชื่อได้เลยว่าเงินจะโอนจากบัญชีของพวกเขาไปยังบัญชีของคุณทันที แต่ในความเป็นจริงแล้ว มีช่องว่างระหว่างการได้รับการอนุมัติจากบริษทผู้ออกบัตร และการรับเงิน ช่องว่างดังกล่าวคือจุดที่การบันทึกการชำระเงินเกิดขึ้น และวิธีการที่คุณจัดการกับช่องว่างดังกล่าวอาจส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสด ประสบการณ์ของลูกค้า และความเสี่ยงต่อการฉ้อโกง ด้านล่างนี้เราจะอธิบายวิธีทําความเข้าใจการหักยอดการชําระเงินและใช้ข้อมูลนี้อย่างมีกลยุทธ์กับทุกธุรกิจ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การหักยอดการชําระเงินคืออะไร
  
• เหตุใดเวลาในการหักยอดการชําระเงินจึงมีความสําคัญต่อธุรกิจของคุณ
  
• การหักยอดการชําระเงินแตกต่างจากการอนุมัติอย่างไร
  
• อุตสาหกรรมใดบ้างที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการหักยอดแบบล่าช้าเทียบกับการหักยอดทันที
  
• ความเสี่ยงใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับการหักยอดที่ไม่สําเร็จหรือสำเร็จเพียงบางส่วน
  

การหักยอดการชําระเงินคืออะไร

การหักยอดการชําระเงินคือช่วงเวลาที่สถาบันผู้รับบัตรเริ่มกระบวนการโอนเงินจากบัญชีของลูกค้ามายังบัญชีของคุณ โดยจะเกิดขึ้นหลังจากอนุมัติวงเงิน ซึ่งเป็นเวลาที่ธนาคารของลูกค้าอนุมัติการเรียกเก็บเงิน และก่อนการชำระเงิน ซึ่งเป็นเวลาที่เงินจะเข้าบัญชีธนาคารธุรกิจของคุณ

หากคุณเห็นการชําระเงินที่ทําเครื่องหมายว่า "อนุมัติแล้ว แต่ยังไม่ได้หักยอด" แสดงว่าเงินจํานวนนั้นถูกกันไว้แต่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน เมื่อหักยอดแล้ว เงินจะเข้าสู่บัญชีของคุณ

โดยปกติคุณจะหักยอดตามจํานวนที่อนุมัติ แต่ในบางกรณี (เช่น เมื่อยอดสุดท้ายเปลี่ยนแปลงเนื่องจากทิปหรือการปรับยอด) จํานวนเงินที่หักยอดอาจเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย ในหลายๆ ระบบ การหักยอดจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติหลังจากการอนุมัติวงเงิน แต่ธุรกิจสามารถเลือกที่จะแยกสองขั้นตอนออกจากกันและงดการหักยอดไว้ไว้ทีหลังก็ได้

เหตุใดเวลาในการหักยอดการชําระเงินจึงมีความสําคัญต่อธุรกิจของคุณ

เวลาที่คุณหักยอดการชำระเงินจะเป็นตัวกำหนดว่าเงินจะเคลื่อนผ่านธุรกิจของคุณอย่างไร เวลาในการหักยอดจะส่งผลต่อกระแสเงินสด ความง่ายดายในการจัดการการเปลี่ยนแปลงหรือการยกเลิก วิธีลดการฉ้อโกง และแม้กระทั่งวิธีที่ลูกค้ารับรู้ธุรกรรม รายละเอียดมีดังนี้

กระแสเงินสด

การหักยอดการชําระเงินทันทีหลังจากการอนุมัติจะเป็นการเริ่มกระบวนการรับเงิน นั่นเป็นสิ่งสําคัญหากธุรกิจของคุณอาศัยการเข้าถึงเงินสดอย่างรวดเร็วเพื่อสั่งซื้อสินค้าคงคลัง ชําระเงินให้ซัพพลายเออร์ จ่ายเงินเดือน หรือลงทุนซ้ำเพื่อการเติบโต

แม้ว่าการชําระเงินด้วยบัตรจะไม่ได้เกิดขึ้นทันที ซึ่งปกติแล้วจะใช้เวลา 1-3 วันทําการ การหักยอดทันทีจะช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้น การเลื่อนเวลาหักยอดจะทําให้วงจรเงินสดของคุณช้าลง ในทางปฏิบัติ คุณกำลังขยายเครดิตระยะสั้นให้แก่ลูกค้าของคุณโดยไม่มีดอกเบี้ยหรือการรับประกันใดๆ ว่าพวกเขาจะยังคงมีเงินอยู่เมื่อคุณพร้อมที่จะเรียกเก็บเงิน

ความยืดหยุ่น

การเลื่อนการหักยอดจะช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่นมากขึ้น หากมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างหลังจากธุรกรรมไม่นาน (เช่น ลูกค้ายกเลิก สต็อกสินค้าของคุณหมด คุณพบข้อผิดพลาด) คุณสามารถยกเลิกการอนุมัติแทนการคืนเงินค่าธรรมเนียมที่ชำระไปแล้วได้

ต่อไปนี้คือเหตุผลที่วิธีนี้มีความสําคัญ

• คุณยกเลิกการอนุมัติได้โดยไม่ต้องเคลื่อนย้ายเงิน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องดําเนินการคืนเงินหรือชําระค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง

• ระบบจะปล่อยวงเงินที่กันไว้กับบัตรของลูกค้าโดยอัตโนมัติโดยที่ลูกค้าไม่ต้องส่งคำขอรับการสนับสนุน

• คุณหลีกเลี่ยงการบันทึกรายการบัญชีกลับไปกลับมาสำหรับธุรกรรมที่ไม่เคยเกิดขึ้นจริง

บัฟเฟอร์นี้จะช่วยลดความซับซ้อนในการดําเนินงาน ลดภาระงานของฝ่ายสนับสนุนด้านการชําระเงิน และสร้างประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้แก่ลูกค้า

การจัดการความเสี่ยง

การหักยอดแบบล่าช้ายังเป็นเครื่องมือควบคุมความเสี่ยงอีกด้วย หากคุณสงสัยว่าธุรกรรมอาจเป็นการฉ้อโกง คุณสามารถใช้กรอบเวลาระหว่างการอนุมัติและการหักยอดเพื่อดําเนินการตรวจสอบการฉ้อโกง ยืนยันตัวตน หรือรายงานคําสั่งซื้อที่ผิดปกติ

หากแสดงสัญญาณเตือน คุณสามารถยกเลิกการอนุมัติได้โดยไม่ต้องรับมือกับการดึงเงินคืนในภายหลังหรือแบกรับความสูญเสีย วิธีนี้จะช่วยลดความเสี่ยงต่อธุรกรรมที่มีความเสี่ยงสูง ป้องกันการโต้แย้งการชําระเงินก่อนที่จะเกิดขึ้น และช่วยให้คุณไม่ต้องเสียค่าธรรมเนียมการดึงเงินคืน

การหักยอดทันทีมักจะหมายถึงการเคลื่อนย้ายเงินก่อนที่คุณจะมีโอกาสพบปัญหา ในขณะที่การหักยอดที่ล่าช้าจะช่วยให้คุณมีบัฟเฟอร์

ประสบการณ์ของลูกค้า

ในบางอุตสาหกรรม ลูกค้าคาดหวังว่าจะถูกเรียกเก็บเงินเฉพาะเมื่อมีการจัดส่งผลิตภัณฑ์หรือเมื่อมีการให้บริการแล้วเท่านั้น หากคุณหักยอดการชําระเงินเร็วเกินไป อาจทําให้เกิดคําถามดังต่อไปนี้

• "เหตุใดฉันจึงถูกเรียกเก็บเงินสําหรับสินค้าที่ยังไม่ได้จัดส่ง"

• "พวกเขาถือเงินของฉันไว้อย่างไม่มีกําหนดหรือไม่"

• "ธุรกิจนี้ถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่"

การหักยอดเฉพาะเมื่อธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์ ไม่ว่าจะเป็นตอนเช็คเอาท์จากโรงแรม เมื่อจัดส่งสินค้าที่กําหนดเอง หรือเมื่อจัดส่งสินค้าที่สั่งค้างอยู่ จะทําให้ลูกค้ารู้สึกสบายใจมากขึ้น ในกรณีอื่นๆ เช่น สินค้าดิจิทัลและการสมัครสมาชิก การหักยอดทันทีก็สมเหตุสมผล สิ่งสำคัญคือคุณต้องจับจังหวะเวลาการหักยอดให้ตรงกับเวลาที่ส่งมอบมูลค่า

การหักยอดการชําระเงินแตกต่างจากการอนุมัติอย่างไร

การอนุมัติและการหักยอดเป็นสองขั้นตอนในขั้นตอนการชําระเงินเดียวกัน แต่มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน การทําความเข้าใจความแตกต่างเป็นสิ่งสําคัญเมื่อคุณจัดการความเสี่ยง กระแสเงินสด และประสบการณ์ของลูกค้า

การอนุมัติวงเงิน

เมื่อลูกค้าซื้อสินค้า ระบบการชำระเงินจะถามธนาคารของลูกค้าว่าสามารถดำเนินการชำระเงินได้หรือไม่ ถ้าธนาคารอนุมัติ นั่นคือการอนุมัติ ยังไม่มีการเคลื่อนย้ายเงิน แต่เงินถูกกันไว้และลูกค้าไม่สามารถใช้จ่ายยอดดังกล่าวได้

สําหรับเครือข่ายบัตรและบริษัทผู้ออกบัตรส่วนใหญ่ การอนุมัติจะมีผลเป็นเวลาประมาณ 7 วัน หากคุณไม่หักยอดเงินทุนก่อนหมดอายุ ระบบจะปล่อยการอนุมัติวงเงินและการชําระเงินจะหายไป

สถานะเช่น "อนุมัติการชําระเงินแล้ว แต่ยังไม่หักยอด" หมายความว่าคุณมีการอนุมัติให้ดําเนินการเรียกเก็บเงินให้เสร็จสิ้นแล้ว แต่เงินดังกล่าวยังอยู่ระหว่างดําเนินการ คุณยังไม่ได้รับชําระเงิน

การหักยอด

การบันทึกยอดการชําระเงินเป็นขั้นตอนที่เริ่มต้นกระบวนการโอนเงินจากบัญชีของลูกค้ามายังบัญชีของคุณ เป็นจุดที่การขายกลายเป็นจริง

หลังจากหักยอดการชําระเงินแล้ว:

• ธนาคารส่งเงินให้คุณ

• มีการเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการจากบัตรของลูกค้า

• ธุรกรรมจะแสดงเป็นเสร็จสมบูรณ์ในระบบของคุณและในรายการเดินบัญชีของลูกค้า

อุตสาหกรรมใดบ้างที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการหักยอดแบบล่าช้าเทียบกับการหักยอดทันที

การหักยอดอย่างเหมาะสมขึ้นอยู่กับว่าธุรกิจของคุณมอบคุณค่าให้อย่างไร หากจัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยทันที การหักยอดทันทีก็สมเหตุสมผล แต่หากการซื้อและดําเนินการตามคําสั่งซื้อมีความล่าช้า หรือหากไม่ทราบจํานวนเงินสุดท้ายล่วงหน้า การหักยอดแบบล่าช้าจะช่วยให้คุณควบคุมได้มากขึ้น

เมื่อใดที่การหักยอดล่าช้าจะสมเหตุสมผล

การหักยอดแบบล่าช้าจะทํางานได้ดีที่สุดเมื่อจํานวนเงินสุดท้ายอาจมีการเปลี่ยนแปลงหรือมีการดําเนินการตามคําสั่งซื้อในภายหลัง
อุตสาหกรรมที่ต้องพึ่งพาการหักยอดแบบล่าช้ามักจะต้องการความยืดหยุ่น ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วน:

• โรงแรม: โรงแรมจะอนุมัติบัตรของคุณเมื่อเช็คอิน (โดยมักมีบัฟเฟอร์สําหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม) แต่จะเรียกเก็บเงินเมื่อชําระเงินเมื่อสรุปใบเรียกเก็บเงินเต็มจํานวนแล้ว

• รถเช่า: บริษัทให้เช่าอนุมัติบัตรของคุณล่วงหน้าเมื่อคุณรับรถ จากนั้นหักยอดการชําระเงินหลังจากที่คุณส่งคืน โดยปรับตามการใช้น้ำมัน เวลา หรือความเสียหาย

• ปั๊มน้ำมัน: ระบบจ่ายที่ตู้จ่ายจะอนุมัติจํานวนเงินที่กําหนดไว้ล่วงหน้าก่อนเริ่มเติมน้ำมัน จากนั้นจึงหักยอดจริงที่เติมเมื่อธุรกรรมเสร็จสิ้น

• ร้านอาหาร: ร้านอาหารจะอนุมัติบัตรของคุณสําหรับยอดรวมค่าอาหารก่อนที่คุณจะให้ทิปและหักยอดสุดท้ายในภายหลัง

• การสั่งซื้อล่วงหน้าหรือสินค้าค้างส่งในอีคอมเมิร์ซ: หากสินค้าไม่พร้อมจัดส่ง ธุรกิจหลายแห่งจะอนุมัติบัตรเมื่อซื้อสินค้า แต่จะชะลอการหักยอดจนกว่าจะดําเนินการตามคําสั่งซื้อ วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้เรียกเก็บเงินจากลูกค้าก่อนที่จะจัดส่งใดๆ

• สินค้าหรือบริการที่ออกแบบเอง: เป็นเรื่องปกติที่จะอนุมัติล่วงหน้าสําหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการแบบสั่งทําที่มีราคาผันแปร แล้วค่อยหักยอดในภายหลังเมื่อคําสั่งซื้อได้รับการสรุปและส่งมอบ

ในกรณีเหล่านี้ การหักยอดล่าช้าจะสอดคล้องกับช่วงเวลาจริงของการจัดส่ง ซึ่งช่วยให้ธุรกิจมีพื้นที่สำหรับทำการเปลี่ยนแปลงและลดความจำเป็นในการขอคืนเงินหรือเรียกเก็บค่าธรรมเนียมติดตามผล

เมื่อใดที่การหักยอดทันทีจะสมเหตุสมผล

การหักยอดทันทีจะเหมาะสมที่สุดเมื่อธุรกรรมนั้นเรียบง่ายและสมบูรณ์ การหักยอดทันทีมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าสําหรับธุรกิจที่ดําเนินการตามคําสั่งซื้อทันทีหรือมีค่าบริการคงที่ที่ชัดเจน บริการต่อไปนี้มกจะหักยอดแบบทันที

• อีคอมเมิร์ซค้าปลีก: หากสินค้าอยู่ในสต็อกและพร้อมจัดส่ง โดยปกติจะไม่มีเหตุผลที่จะเกิดความล่าช้า

• สินค้าและบริการดิจิทัล: สําหรับซอฟต์แวร์หรืออะไรก็ตามที่จัดส่งโดยทันที การหักยอดทันทีจะช่วยยืนยันการขายและทําให้กระทบยอดได้ง่ายขึ้น

• การซื้อซอฟต์แวร์โดยไม่ใช้บุคลากร: โดยปกติธุรกรรมออนไลน์ขนาดเล็กจะหักยอดการชําระเงินได้ทันที

• การเรียกเก็บเงินตามรอบบิล: โดยปกติแล้วระบบจะหักยอดการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้าทันทีที่รอบการเรียกเก็บเงินใหม่เริ่มต้นขึ้น ลูกค้าสามารถเข้าถึงบริการได้อย่างต่อเนื่อง และธุรกิจจะได้รับเงินโดยไม่เกิดความล่าช้า

ความเสี่ยงใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับการหักยอดที่ไม่สําเร็จหรือสำเร็จเพียงบางส่วน

การหักยอดที่ล่าช้าช่วยให้คุณมีความยืดหยุ่น แต่ก็เพิ่มความเสี่ยงได้เช่นกัน หากคุณไม่ระมัดระวังเรื่องเวลาหรือขั้นตอนการทํางาน คุณอาจสูญเสียรายได้ พลาดช่วงเวลาการหักยอด และทําให้ลูกค้าเกิดความหงุดหงิด สิ่งที่ควรเฝ้าระวังมีดังนี้

การอนุมัติที่หมดอายุ

โดยปกติการอนุมัติจะหมดอายุภายใน 1 สัปดาห์ ขึ้นอยู่กับเครือข่ายบัตรและบริษัทผู้ออกบัตร หากคุณหักยอดการชําระเงินไม่ทันเวลา ธุรกรรมดังกล่าวก็ไม่สามารถดําเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ได้

เมื่อถึงจุดนี้ คุณจะต้องอนุมัติการเรียกเก็บเงินอีกครั้ง ซึ่งอาจต้องให้ลูกค้าดำเนินการ และทำให้การดำเนินการล่าช้าจนกว่าจะมีการเรียกเก็บเงินใหม่ ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด คุณอาจต้องแบกรับความสูญเสียหากได้ส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการไปแล้ว

การกำกับดูแลประเภทนี้อาจส่งผลเสียต่อธุรกิจที่มีปริมาณการจัดส่งสูงหรือมีรอบการจัดส่งที่ยาวนาน คุณต้องมีระบบเพื่อแจ้งเตือนการหักยอดที่รอดําเนินการก่อนที่การอนุมัติจะหมดอายุ

การหักยอดบางส่วนที่ไม่สมบูรณ์

เมื่อคุณส่งการหักยอดบางส่วนแล้ว ระบบจะปล่อยเงินที่เหลือ โดยทั่วไปแล้วคุณไม่สามารถย้อนกลับไปและเรียกเก็บเงินเพิ่มจากการอนุมัติเดียวกันหรือ "เติมเงิน" ในภายหลังได้โดยไม่ได้อนุญาตธุรกรรมใหม่อีกครั้ง หากการอนุมัติแรกเริ่มของคุณประเมินยอดรวมต่ำเกินไป (หรือหากมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างหลังจากชําระเงิน) คุณจะต้องเสียส่วนต่างหรือขอให้ชําระเงินครั้งที่สอง ซึ่งทั้งสองอย่างนี้ไม่ควรเกิดขึ้น

บางระบบรองรับการหักยอดบางส่วนหลายรายการจากการอนุมัติครั้งเดียว แต่ต้องตั้งค่าด้วยความตั้งใจ หากไม่มีการกําหนดค่าดังกล่าว การหักยอดบางส่วนจะทํางานเหมือนโอกาสแบบครั้งเดียว

การพยายามหักยอดที่ไม่สําเร็จ

แม้ว่าการอนุมัติจะถูกต้อง แต่การหักยอดนั้นอาจล้มเหลวเนื่องจากปัญหาทางเทคนิคกับผู้ประมวลผลการชําระเงิน ของคุณ การไม่มีรายละเอียดธุรกรรม หรือบัตรถูกทําเครื่องหมายว่าถูกขโมยหรือปิดหลังจากการอนุมัติ

เมื่อเป็นเช่นนั้น ระบบจะไม่โอนเงินทุน และคุณจะถูกทิ้งให้ไล่ตามลูกค้าเพื่อขอวิธีการชําระเงินใหม่ ซึ่งทําให้เกิดความล่าช้า ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ และการเลิกใช้บริการที่อาจเกิดขึ้น

ข้อผิดพลาดในการดูแลระบบ

ขั้นตอนการหักยอดด้วยตนเองจะช่วยเพิ่มความรับผิดชอบอีกชั้นหนึ่ง หากมีคนในทีมของคุณลืมหักยอดชําระเงินหรือหักยอดผิด การชําระเงินรายการนั้นจะดําเนินการไม่สําเร็จ หรือไม่สะท้อนถึงสิ่งที่ส่งมอบอย่างครบถ้วน

ซึ่งอาจทําให้เกิดรายรับที่ไม่สามารถเรียกเก็บได้ ปัญหาเกี่ยวกับการกระทบยอด และตั๋วการสนับสนุนเมื่อลูกค้าเห็นว่าการเรียกเก็บเงินไม่ตรงกัน

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ธุรกิจมักจะใช้แดชบอร์ดหรือรายงานเพื่อติดตามการชําระเงินที่ "อนุมัติแล้วแต่ไม่ได้หักยอด" บางแพลตฟอร์มยังมีตัวเลือกการแจ้งเตือนหรือหักยอดอัตโนมัติซึ่งเป็นประโยชน์หากคุณทำงานกับปริมาณงานจำนวนมากหรือทีมเล็กๆ