Quando un cliente effettua un pagamento, è facile presumere che il denaro venga trasferito istantaneamente dal suo conto al tuo. In realtà, tuttavia, c'è un intervallo di tempo tra l'approvazione da parte della società emittente della carta e la ricezione dei fondi. È in quel momento che avviene l'acquisizione del pagamento, e il modo in cui viene gestita può influire sul flusso di cassa, sull'esperienza del cliente e sull'esposizione alle frodi. Di seguito spiegheremo come comprendere l'acquisizione del pagamento e utilizzarla in modo strategico nella tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è l'acquisizione del pagamento?
  
• Perché le tempistiche di acquisizione del pagamento sono importanti per la tua attività?
  
• Quali sono le differenze tra l'acquisizione e l'autorizzazione del pagamento?
  
• Quali settori traggono maggiore vantaggio dall'acquisizione ritardata rispetto a quella immediata?
  
• Quali sono i rischi associati alle acquisizioni parziali o non riuscite?
  

Che cos'è l'acquisizione del pagamento?

L'acquisizione del pagamento è il momento in cui la banca acquirente avvia la procedura di trasferimento di denaro dal conto del cliente al tuo. Ciò avviene dopo l'autorizzazione, ovvero quando la banca del cliente approva l'addebito, e prima del regolamento, ovvero quando i fondi arrivano sul tuo conto bancario aziendale.

Se vedi un pagamento contrassegnato come "autorizzato ma non ancora acquisito", significa che l'importo è stato riservato ma non ancora incassato. Una volta acquisiti, i fondi vengono trasferiti sul tuo conto.

Di solito viene acquisito l'importo esatto autorizzato, ma in alcuni casi (ad esempio quando l'importo finale cambia a causa di mance o rettifiche) l'importo acquisito può variare leggermente. In molti sistemi, l'acquisizione avviene automaticamente dopo l'autorizzazione, ma le attività possono scegliere di separare i due passaggi e rimandare l'acquisizione a un secondo momento.

Perché le tempistiche di acquisizione del pagamento sono importanti per la tua attività?

Le tempistiche dell'acquisizione di un pagamento determinano come si muovono i fondi nella tua attività. Le tempistiche dell'acquisizione influiscono sul flusso di cassa, sulla facilità con cui gestisci modifiche o annullamenti, sulle modalità di mitigazione delle frodi e persino sul modo in cui i clienti percepiscono la transazione. Analizziamo questi aspetti più nel dettaglio.

Flusso di cassa

L'acquisizione del pagamento subito dopo l'autorizzazione dà inizio alla procedura di pagamento. Questo è importante se la tua attività fa affidamento a un accesso rapido alla liquidità per rifornire le scorte, pagare i fornitori, coprire gli stipendi o reinvestire nella crescita.

Anche se i regolamenti con carta non sono istantanei (di solito richiedono 1-3 giorni lavorativi), l'acquisizione immediata consente di avviare il trasferimento dei fondi. Ritardare l'acquisizione rallenta il ciclo della liquidità. Di fatto, stai concedendo al cliente un credito a breve termine senza interessi e senza alcuna reale garanzia che i fondi saranno ancora disponibili al momento dell'incasso.

Flessibilità

Il ritardo nell'acquisizione offre maggiore flessibilità. Se qualcosa cambia poco dopo la transazione (ad esempio, un cliente annulla, le tue scorte si esauriscono o rilevi un errore), puoi annullare l'autorizzazione invece di rimborsare un addebito completato.

Ecco alcune ragioni per cui è importante.

• Puoi annullare un'autorizzazione senza trasferire denaro, quindi non devi elaborare un rimborso o pagare le relative commissioni.

• La trattenuta sulla carta del cliente viene annullata automaticamente senza richiedere al cliente di effettuare una richiesta di assistenza.

• Eviti continue registrazioni contabili per transazioni che in realtà non sono mai avvenute.

Questo intervallo di tempo può semplificare le tue operazioni, ridurre il carico dell'assistenza per i pagamenti e migliorare l'esperienza del cliente.

Gestione del rischio

Il ritardo dell'acquisizione è anche uno strumento di controllo del rischio. Se sospetti che una transazione possa essere fraudolenta, puoi utilizzare la finestra che intercorre tra l'autorizzazione e l'acquisizione per eseguire i controlli antifrode, verificare le identità o segnalare ordini anomali.

In presenza di segnali sospetti, puoi annullare l'autorizzazione evitando eventuali storni o perdite. Questo approccio consente di ridurre l'esposizione a transazioni ad alto rischio, prevenire le contestazioni prima che si verifichino ed evitare di assorbire commissioni di storno.

L'acquisizione immediata spesso comporta il trasferimento del denaro prima che tu abbia avuto il tempo di individuare un problema, mentre l'acquisizione differita ti offre un margine di sicurezza.

Esperienza del cliente

In alcuni settori, i clienti si aspettano di ricevere l'addebito solo al momento della spedizione del prodotto o dell'erogazione del servizio. Se acquisisci il pagamento troppo presto, possono sorgere domande come queste:

• "Perché mi è stato addebitato un importo per qualcosa che non è ancora stato spedito?"

• "I miei soldi saranno trattenuti a tempo indeterminato?"

• "Questa attività è legittima?"

Acquisire il pagamento solo nel momento in cui la transazione è stata completata, ad esempio al momento del pagamento in un hotel, alla consegna di un articolo personalizzato o alla spedizione di un prodotto in ordine arretrato, può far sentire i clienti più a proprio agio. In altri casi, come i beni digitali e gli abbonamenti, l'acquisizione immediata è più appropriata. L'importante è sincronizzare le tempistiche di acquisizione con il momento in cui si fornisce valore.

Quali sono le differenze tra l'acquisizione e l'autorizzazione del pagamento?

L'autorizzazione e l'acquisizione sono due fasi dello stesso flusso di pagamento, ma hanno scopi diversi. Capire la differenza è importante quando si gestiscono il rischio, il flusso di cassa e l'esperienza del cliente.

Autorizzazione

Quando un cliente completa un acquisto, il sistema di pagamento chiede alla sua banca se l'addebito può andare a buon fine. Se la banca approva, si tratta di autorizzazione. Il denaro non è ancora stato trasferito, ma è stato accantonato e il cliente non può spenderlo altrove.

Con la maggior parte dei circuiti delle carte e delle società emittenti, un'autorizzazione rimane valida per circa sette giorni. Se non acquisisci i fondi prima della scadenza, l'autorizzazione viene annullata e il pagamento scompare.

Uno stato come "pagamento autorizzato ma non ancora acquisito" significa che hai ricevuto l'approvazione per completare l'addebito, ma i fondi sono ancora in sospeso. Non hai ancora ricevuto il pagamento.

Acquisizione

L'acquisizione del pagamento è il passaggio che dà inizio alla procedura di trasferimento del denaro dal conto del cliente al tuo. È il momento in cui la vendita diventa reale.

Dopo l'acquisizione del pagamento:

• la banca ti invia i fondi;

• la carta del cliente viene ufficialmente addebitata;

• la transazione viene visualizzata come completata nel tuo sistema e sull'estratto conto del cliente.

Quali settori traggono maggiore vantaggio dall'acquisizione ritardata rispetto a quella immediata?

La giusta tempistica per l'acquisizione dipende da come la tua attività offre valore. Se il prodotto o il servizio viene consegnato istantaneamente, ha senso l'acquisizione immediata. Ma se c'è un ritardo tra l'acquisto e l'evasione dell'ordine o se l'importo finale non è noto in anticipo, l'acquisizione differita ti offre un maggiore controllo.

Quando ha senso l'acquisizione differita

L'acquisizione differita è più appropriata quando l'importo finale potrebbe cambiare o l'evasione avviene in un secondo momento.
I settori che si basano sull'acquisizione differita in genere hanno bisogno di flessibilità. Ecco alcuni esempi.

• Hotel: un hotel autorizza la tua carta al momento del check-in (spesso con una somma aggiuntiva per eventuali extra), ma effettua l'acquisizione del pagamento al momento del check-out, una volta che il conto totale è stato finalizzato.

• Noleggio auto: le società di autonoleggio preautorizzano la tua carta al momento del ritiro dell'auto, quindi acquisiscono il pagamento dopo la riconsegna, tenendo conto del carburante, del tempo effettivo o di eventuali danni.

• Stazioni di rifornimento: i sistemi di pagamento al distributore autorizzano un importo preimpostato prima dell'inizio del rifornimento, quindi acquisiscono la quantità effettiva erogata una volta completata la transazione.

• Ristoranti: i ristoranti autorizzano la tua carta per l'importo totale del pasto prima che tu aggiunga la mancia e acquisiscono l'importo finale successivamente.

• Preordini e-commerce o ordini arretrati: se un articolo non è pronto per la spedizione, molte attività autorizzano la carta al momento dell'acquisto, ma ritardano l'acquisizione fino all'evasione dell'ordine. In questo modo, evitano di addebitare i costi ai clienti prima che il prodotto sia stato consegnato.

• Beni o servizi personalizzati: è normale autorizzare in anticipo prodotti o servizi su ordinazione con prezzi variabili e addebitare l'importo in un secondo momento, una volta che l'ordine è stato finalizzato e consegnato.

In questi casi, l'acquisizione differita sincronizza l'addebito con il momento effettivo della consegna. In questo modo le attività hanno un margine di manovra per apportare modifiche e riducono la necessità di rimborsi o addebiti successivi.

Quando ha senso l'acquisizione immediata

L'acquisizione immediata è l'ideale quando la transazione è semplice e completa. In genere è più efficiente per le attività che evadono gli ordini istantaneamente o hanno prezzi chiari e fissi. È la modalità predefinita nei seguenti casi.

• E-commerce al dettaglio: se l'articolo è disponibile e pronto per la spedizione, di solito non c'è motivo di ritardare.

• Beni e servizi digitali: per software o qualsiasi altra cosa consegnata istantaneamente, l'acquisizione immediata conferma la vendita e semplifica la riconciliazione.

• Acquisti low-touch: in genere, le piccole transazioni online acquisiscono il pagamento immediatamente.

• Pagamento in abbonamento: gli addebiti ricorrenti vengono in genere acquisiti nel momento in cui inizia un nuovo ciclo di addebito. Il cliente ha accesso continuo al servizio e l'attività riceve il pagamento senza ritardi.

Quali sono i rischi associati alle acquisizioni parziali o non riuscite?

L'acquisizione differita offre flessibilità, ma comporta anche dei rischi. Se non fai attenzione alle tempistiche o ai flussi di lavoro, puoi perdere ricavi, mancare la finestra di acquisizione e frustrare i clienti. Ecco a cosa devi prestare attenzione.

Autorizzazioni scadute

In genere le autorizzazioni scadono entro una settimana, a seconda del circuito della carta e della società emittente. Se non acquisisci il pagamento in tempo, la transazione non potrà essere completata.

A quel punto, dovrai autorizzare nuovamente l'addebito, il che potrebbe richiedere l'intervento del cliente, e ritardare l'evasione fino all'esecuzione del nuovo addebito. Nel peggiore dei casi, potresti dover assorbire la perdita se hai già consegnato il prodotto o fornito il servizio.

Questo tipo di disattenzione può essere un problema per le attività con volumi elevati o cicli di evasione degli ordini più lunghi. Hai bisogno di un sistema per contrassegnare le acquisizioni in sospeso prima della scadenza delle autorizzazioni.

Acquisizioni parziali incomplete

Una volta inviata l'acquisizione parziale, i fondi rimanenti vengono sbloccati. In genere non è possibile tornare indietro e acquisire un importo maggiore per la stessa autorizzazione o "integrare" l'addebito in un secondo momento senza autorizzare una nuova transazione. Se la tua autorizzazione iniziale ha sottostimato il totale (o se qualcosa cambia dopo il pagamento), dovrai assorbire la differenza o richiedere un secondo pagamento, entrambe soluzioni tutt'altro che ideali.

Alcuni sistemi supportano più acquisizioni parziali per un'autorizzazione, ma è un'opzione che deve essere configurata intenzionalmente. Senza questa configurazione, l'acquisizione parziale si presenta essenzialmente come un'occasione unica da non perdere.

Tentativi di acquisizione non riusciti

Anche se l'autorizzazione è valida, l'acquisizione stessa può non andare a buon fine a causa di problemi tecnici dell'elaboratore di pagamento, di dati mancanti sulla transazione oppure se la carta viene segnalata come rubata o disattivata dopo l'autorizzazione.

Quando ciò accade, i fondi non vengono trasferiti e tu ti ritrovi a inseguire il cliente per ottenere un nuovo metodo di pagamento. A sua volta questo causa ritardi, spese amministrative e potenziali abbandoni.

Errori amministrativi

I flussi di acquisizione manuali comportano un livello aggiuntivo di responsabilità. Se qualcuno del tuo team dimentica di acquisire il pagamento o acquisisce l'importo errato, il pagamento non va a buon fine o non rispecchia completamente la consegna.

Ciò può causare mancate riscossioni, problemi di riconciliazione e richieste di assistenza quando i clienti riscontrano addebiti non corrispondenti.

Per evitare questi inconvenienti, le attività spesso si affidano a dashboard o report per tenere traccia dei pagamenti "autorizzati ma non acquisiti". Alcune piattaforme offrono anche avvisi o opzioni di acquisizione automatica, il che è utile in presenza di volumi elevati o team di piccole dimensioni.