Quando um cliente faz um pagamento, é fácil supor que o dinheiro passa instantaneamente da conta dele para a sua. Mas, na realidade, existe um intervalo entre obter a aprovação do emissor do cartão e receber os fundos. É nesse intervalo que ocorre a captura de pagamentos e a forma como você a gerencia pode afetar o fluxo de caixa, sua exposição a fraudes e a experiência dos clientes. Abaixo, explicamos como entender a captura de pagamentos e usá-la estrategicamente em toda a sua empresa.

Neste artigo:

• O que é a captura de pagamentos?
  
• Por que o momento da captura do pagamento é importante para a sua empresa?
  
• Qual é a diferença entre captura e autorização de pagamento?
  
• Quais setores mais se beneficiam da captura atrasada e imediata?
  
• Quais são os riscos associados a capturas parciais ou com falha?
  

O que é a captura de pagamentos?

A captura do pagamento é o momento em que o adquirente inicia o processo de movimentação de dinheiro da conta do cliente para a conta da sua empresa. Isso acontece após a autorização, que é quando o banco do cliente aprova a cobrança, e antes da liquidação, que é quando os fundos chegam à sua conta bancária empresarial.

Se você vir um pagamento marcado como "autorizado, mas ainda não capturado", isso significa que o dinheiro está reservado, mas ainda não foi coletado. Após a captura, os fundos estão a caminho da sua conta.

Normalmente, você captura o valor exato autorizado, mas em alguns casos (por exemplo, quando o valor final muda devido a gorjetas ou ajustes) o valor capturado pode mudar ligeiramente. Em muitos sistemas, a captura acontece automaticamente após a autorização, mas as empresas podem separar as duas etapas e adiar a captura para mais tarde.

Por que o momento da captura do pagamento é importante para a sua empresa?

Quando você captura um pagamento, define a forma como o dinheiro se move pela sua empresa. O momento da captura afeta seu fluxo de caixa, a facilidade com que você gerencia alterações ou cancelamentos, a maneira como mitiga fraudes e até mesmo como os clientes percebem a transação. Vamos ver isso em mais detalhes.

Fluxo de caixa

A captura do pagamento logo após a autorização inicia o processo de recebimento do pagamento. Isso é importante se a sua empresa depende do acesso rápido ao caixa para fazer pedidos de estoque, pagar fornecedores, cobrir a folha de pagamento ou reinvestir no crescimento.

Mesmo que as liquidações de cartão não sejam instantâneas (normalmente, levam entre 1 e 3 dias úteis), a captura imediata inicia a movimentação dos fundos. Atrasar a captura atrasa seu ciclo de caixa. Na verdade, você está concedendo crédito de curto prazo ao seu cliente sem juros ou qualquer garantia real de que ele ainda terá os fundos quando você estiver pronto para receber.

Flexibilidade

Atrasar a captura oferece mais flexibilidade. Se algo mudar logo após a transação (por exemplo, um cliente cancela, seu estoque acaba, você descobre um erro), você pode anular a autorização em vez de reembolsar uma cobrança concluída.

Veja por que isso é importante:

• Você pode anular uma autorização sem movimentar dinheiro, assim não precisa processar um reembolso ou pagar taxas associadas.

• A retenção no cartão do cliente é liberada automaticamente sem exigir que o cliente registre um tíquete de suporte.

• Você evita idas e vindas de lançamentos contábeis para transações que nunca realmente aconteceram.

Esse intervalo pode simplificar suas operações, minimizar a carga de suporte a pagamentos e criar uma experiência melhor para os clientes.

Gerenciamento de riscos

O atraso de captura também é uma ferramenta de controle de risco. Se você suspeitar de fraude em uma transação, pode usar o intervalo entre a autorização e a captura para executar verificações de fraude, verificar identidades ou sinalizar pedidos incomuns.

Se houver sinais de alerta, você pode cancelar a autorização sem precisar contestar um estorno mais tarde ou absorver uma perda. Essa abordagem pode reduzir sua exposição a transações de alto risco, evitar contestações antes que elas aconteçam e evitar que você pague tarifas de estorno.

Geralmente, a captura imediata significa que o dinheiro se movimenta antes que você tenha a chance de detectar um problema, enquanto a captura atrasada oferece um intervalo.

Experiência do cliente

Em alguns setores, os clientes esperam ser cobrados somente quando o produto for enviado ou o serviço for prestado. Se você capturar o pagamento com muita antecedência, isso pode causar dúvidas como:

• "Por que fui cobrado por algo que ainda não foi enviado?"

• "Estão retendo meu dinheiro indefinidamente?"

• "Essa empresa é legítima?"

Capturar apenas quando a transação for concluída, seja no checkout em um hotel, na entrega de um item personalizado ou no envio de um produto comprado aguardando reposição de estoque, pode deixar os clientes mais confortáveis. Em outros casos, como produtos e assinaturas digitais, a captura imediata faz sentido. O importante é que a captura do pagamento e a entrega do valor ocorram no mesmo momento.

Qual é a diferença entre captura e autorização de pagamento?

A autorização e a captura são duas etapas do mesmo fluxo de pagamento, mas têm propósitos diferentes. Entender essa diferença é importante quando você gerencia riscos, fluxo de caixa e experiência do cliente.

Autorização

Quando um cliente faz uma compra, o sistema de pagamento pergunta ao banco se a cobrança pode ser aprovada. Se o banco aprovar, é a autorização. Nenhum dinheiro foi movimentado ainda, mas foi reservado e o cliente não pode gastá-lo em outro lugar.

Na maioria das bandeiras e emissores de cartão, uma autorização permanece válida por cerca de sete dias. Se você não capturar os fundos antes do vencimento, a autorização será liberada e o pagamento desaparecerá.

Um status como "pagamento autorizado, mas ainda não capturado" significa que você tem aprovação para concluir a cobrança, mas os fundos ainda estão pendentes. Você ainda não recebeu o pagamento.

Captura

A captura do pagamento é a etapa que inicia o processo de transferência do dinheiro da conta do cliente para a sua. É o ponto em que a venda se torna real.

Após capturar o pagamento:

• O banco envia os fundos

• O cartão do cliente é cobrado oficialmente

• A transação aparece como concluída no seu sistema e no extrato do cliente

Quais setores mais se beneficiam da captura atrasada e imediata?

O momento certo para a captura depende de como sua empresa agrega valor. Se o produto ou serviço é entregue instantaneamente, a captura imediata faz sentido. No entanto, se houver um atraso entre a compra e a execução ou se o valor final não for conhecido antecipadamente, a captura atrasada oferecerá mais controle.

Quando a captura atrasada faz sentido

A captura atrasada funciona melhor quando o valor final pode mudar ou a execução ocorre mais tarde.
Normalmente, setores que dependem de captura atrasada precisam de flexibilidade. Veja alguns exemplos:

• Hotéis: um hotel autoriza seu cartão no check-in (muitas vezes com uma reserva para extras), mas captura o pagamento no checkout, quando a fatura completa é finalizada.

• Locação de veículos: as locadoras pré-autorizam seu cartão quando você pega o carro e capturam o pagamento depois que você o devolve, ajustando valores de combustível, tempo ou danos.

• Postos de combustível: os sistemas de pagamento na bomba autorizam um valor predefinido antes do início do abastecimento e capturam o valor real abastecido assim que a transação é concluída.

• Restaurantes: os restaurantes autorizam seu cartão para o total da refeição antes de você adicionar uma gorjeta e capturam o valor final depois.

• Compras antecipadas ou pedidos aguardando reposição de estoque no e-commerce: se um item não estiver pronto para ser enviado, muitas empresas autorizam o cartão no momento da compra, mas adiam a captura até a execução. Dessa forma, evitam cobrar os clientes antes da entrega.

• Produtos ou serviços personalizados: é comum fazer a autorização antecipada de produtos ou serviços sob encomenda com preços variáveis e fazer a captura mais tarde, quando o pedido for finalizado e entregue.

Nesses casos, a captura atrasada alinha a cobrança ao momento real da entrega. Com isso, as empresas têm espaço para fazer alterações e menos necessidade de reembolsos ou cobranças subsequentes.

Quando a captura imediata faz sentido

A captura imediata é ideal quando a transação é simples e está concluída. A captura imediata costuma ser mais eficiente para empresas que executam instantaneamente os pedidos ou têm preços claros e fixos. Ela é o padrão para:

• E-commerce de varejo: se o item estiver em estoque e pronto para ser enviado, geralmente não há motivo para atraso.

• Bens e serviços digitais: para software ou qualquer outro item entregue instantaneamente, a captura imediata confirma a venda e simplifica a reconciliação.

• Compras sem contato pessoal: geralmente, pequenas transações online capturam o pagamento imediatamente.

• Cobrança de assinaturas: normalmente, as cobranças recorrentes são capturadas no momento em que um novo ciclo de cobrança começa. O cliente obtém acesso contínuo ao serviço e a empresa recebe o pagamento sem atraso.

Quais são os riscos associados a capturas parciais ou com falha?

A captura atrasada oferece flexibilidade, mas também aumenta os riscos. Se você não tiver cuidado com o momento certo ou os fluxos de trabalho, poderá perder receita, deixar de utilizar a janela de captura e frustrar os clientes. Veja o que observar.

Autorizações vencidas

Normalmente, as autorizações expiram em uma semana, dependendo da bandeira e do emissor do cartão. Se você não capturar o pagamento a tempo, a transação não poderá ser concluída.

Nessa situação, você precisará reautorizar a cobrança, o que pode exigir ação do cliente, e atrasar a execução até que a nova cobrança seja processada. No pior dos cenários, você pode ter que absorver a perda se já tiver entregado o produto ou serviço.

Esse tipo de descuido pode prejudicar empresas com grandes volumes ou ciclos de execução mais longos. É necessário ter um sistema para sinalizar capturas pendentes antes do vencimento das autorizações.

Capturas parciais incompletas

Depois que você enviar uma captura parcial, os fundos restantes serão liberados. Geralmente, não é possível retornar e capturar mais da mesma autorização ou "recarregar" a cobrança posteriormente sem reautorizar uma nova transação. Se a sua autorização original subestimou o total (ou se algo mudar após o checkout), você precisará absorver a diferença ou solicitar um segundo pagamento, que não é o ideal.

Alguns sistemas aceitam várias capturas parciais de uma autorização, mas isso precisa ser configurado intencionalmente. Sem essa configuração, a captura parcial se comporta mais como uma oportunidade única.

Tentativas de captura malsucedidas

Mesmo que a autorização seja válida, a captura em si pode falhar devido a problemas técnicos com o processador de pagamentos, detalhes de transação ausentes ou cartão marcado como roubado ou encerrado após a autorização.

Quando isso acontece, os fundos não são transferidos e você fica correndo atrás do cliente em busca de uma nova forma de pagamento. Isso introduz atrasos, sobrecarga administrativa e possível perda de clientes.

Erros administrativos

Os fluxos de captura manual adicionam uma camada de responsabilidade. Se alguém da sua equipe se esquecer de capturar o pagamento ou capturar o valor errado, o pagamento falhará ou não refletirá totalmente o que foi entregue.

Isso pode resultar em receitas não cobradas, problemas com a reconciliação e tíquetes de suporte quando os clientes veem cobranças discrepantes.

Para evitar isso, as empresas costumam usar painéis ou relatórios para rastrear pagamentos "autorizados, mas não capturados". Algumas plataformas também oferecem alertas ou opções de captura automática, o que é útil se você trabalha com grandes volumes ou equipes pequenas.