Cuando un cliente realiza un pago, es fácil asumir que el dinero se transfiere de su cuenta a la tuya de manera instantánea. Pero, en realidad, hay una brecha entre obtener la aprobación del emisor de la tarjeta y recibir los fondos. En esa brecha es donde se captura el pago, y la forma en que lo gestiones puede afectar el flujo de caja, la experiencia del cliente y tu exposición al fraude. A continuación, te explicaremos cómo entender la captura de pagos y usarla de forma estratégica en toda tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la captura de pagos?
  
• ¿Por qué es importante para tu empresa el momento de la captura del pago?
  
• ¿En qué se diferencia la captura del pago de la autorización?
  
• ¿Qué sectores se benefician más de la captura diferida frente a la inmediata?
  
• ¿Qué riesgos conllevan las capturas fallidas o parciales?
  

¿Qué es la captura de pagos?

La captura del pago es el momento en que el adquirente inicia el proceso de mover dinero de la cuenta de tu cliente a la tuya. Ocurre después de la autorización, que es cuando el banco del cliente aprueba el cargo, y antes de la liquidación, que es cuando los fondos llegan a la cuenta bancaria de tu empresa.

Si ves un pago marcado como «autorizado pero aún no capturado», eso significa que el dinero está reservado, pero aún no se cobró. Una vez capturados, los fondos se dirigen a tu cuenta.

Por lo general, capturas el importe exacto autorizado, pero, en algunos casos (por ejemplo, cuando el importe final cambia debido a propinas o ajustes), el importe capturado puede cambiar un poco. En muchos sistemas, la captura se realiza automáticamente después de la autorización, pero las empresas pueden optar por separar los dos pasos y aplazar la captura hasta más tarde.

¿Por qué es importante para tu empresa el momento de la captura del pago?

El momento en que capturas un pago determina cómo se mueve el dinero a través de tu empresa. El momento de la captura afecta tu flujo de caja, la facilidad con la que gestionas los cambios o las cancelaciones, la forma en que mitigas el fraude e, incluso, la forma en que los clientes perciben la transacción. A continuación, lo analizamos con más detalle.

Flujo de caja

Capturar el pago inmediatamente después de la autorización inicia el proceso para recibir el pago. Eso es importante si tu empresa depende del acceso rápido al efectivo para ordenar el inventario, pagar a los proveedores, cubrir la nómina o reinvertir en el crecimiento.

Si bien las acreditaciones de fondos de las tarjetas no son instantáneas (suelen tardar entre 1 y 3 días hábiles), la captura inmediata hace que tus fondos se muevan. Retrasar la captura ralentiza el ciclo de caja. En efecto, estás otorgando crédito a corto plazo a tu cliente sin intereses ni ninguna garantía real de que aún tendrá los fondos cuando estés listo para cobrar.

Flexibilidad

Retrasar la captura te da más flexibilidad. Si algo cambia poco después de la transacción (por ejemplo, un cliente cancela, se agotan tus existencias, descubres un error), puedes anular la autorización en lugar de reembolsar un cargo completado.

A continuación se explica por qué esto es importante:

• Puedes anular una autorización sin mover dinero para no tener que procesar un reembolso ni pagar las comisiones correspondientes.

• La retención en la tarjeta del cliente se libera automáticamente sin necesidad de que el cliente presente una solicitud de soporte.

• Evitas realizar asientos contables y anularlos luego para transacciones que en realidad nunca sucedieron.

Este margen puede simplificar tus operaciones, minimizar la carga de soporte de pagos y crear una mejor experiencia para los clientes.

Gestión de riesgos

El retraso de la captura también es una herramienta de control de riesgos. Si sospechas que una transacción puede ser fraudulenta, puedes usar el período entre la autorización y la captura para ejecutar comprobaciones de fraude, verificar identidades o marcar pedidos inusuales.

Si muestra señales de advertencia, puedes cancelar la autorización sin necesidad de luchar contra un contracargo más adelante o asumir una pérdida. Este enfoque puede reducir tu exposición a transacciones de alto riesgo, prevenir disputas antes de que sucedan y ahorrarte absorber comisiones por contracargos.

La captura inmediata a menudo significa que el dinero se mueve antes de que hayas tenido la oportunidad de detectar un problema, mientras que la captura retrasada te da un margen de maniobra.

Experiencia del cliente

En algunos sectores, los clientes esperan que se les cobre solo cuando se envía el producto o se presta el servicio. Si capturas el pago demasiado pronto, pueden surgir preguntas como las siguientes:

• «¿Por qué me cobraron por algo que aún no se ha enviado?».

• «¿Están reteniendo mi dinero de manera indefinida?».

• «¿Esta empresa es legítima?».

Capturar el pago solo cuando se completa la transacción, ya sea en el momento de la compra en un hotel, al entregar un artículo personalizado o al enviar un producto pendiente, puede hacer que los clientes se sientan más cómodos. En otros casos, como los bienes digitales y las suscripciones, la captura inmediata tiene sentido. Lo que importa es que el momento de captura coincida con el momento en que se entrega el valor.

¿En qué se diferencia la captura del pago de la autorización?

La autorización y la captura son dos pasos en el mismo flujo de pago, pero tienen diferentes propósitos. Comprender la diferencia es importante cuando se gestiona el riesgo, el flujo de caja y la experiencia del cliente.

Autorización

Cuando un cliente realiza una compra, el sistema de pago le pregunta al banco si el cargo se puede procesar. Si el banco lo aprueba, eso es autorización. Todavía no se ha movido el dinero, pero se ha reservado, y el cliente no puede gastarlo en otro lugar.

En la mayoría de las redes y los emisores de tarjetas, la autorización tiene validez durante unos siete días. Si no capturas los fondos antes del vencimiento, la autorización se libera, y el pago desaparece.

Un estado como «pago autorizado pero aún no capturado» significa que tienes la aprobación para completar el cargo, pero los fondos todavía están pendientes. Aún no te pagaron.

Captura

Capturar el pago es el paso que inicia el proceso de transferencia del dinero de la cuenta del cliente a la tuya. Es el punto en el que la venta se hace real.

Después de capturar el pago:

• El banco te envía los fondos.

• Se cobra oficialmente a la tarjeta del cliente.

• La transacción aparece como completada en tu sistema y en el extracto del cliente.

¿Qué sectores se benefician más de la captura diferida frente a la inmediata?

El momento de captura adecuado depende de cómo aporte valor tu empresa. Si el producto o servicio se entrega al instante, la captura inmediata tiene sentido. Pero, si hay una demora entre la compra y la entrega o si el importe final no se conoce por adelantado, la captura retrasada te da más control.

Cuándo la captura diferida tiene sentido

La captura diferida funciona mejor cuando el importe final puede cambiar o la entrega se realiza más tarde.
Los sectores que dependen de la captura diferida suelen necesitar flexibilidad. Estos son algunos ejemplos:

• Hoteles: un hotel autoriza tu tarjeta en el momento del check-in (a menudo con un margen para los adicionales), pero captura el pago en el momento del checkout, una vez que tu factura completa está finalizada.

• Alquiler de automóviles: las empresas de alquiler autorizan previamente tu tarjeta cuando recoges el auto y, luego, capturan el pago después de devolverlo, y lo ajustan en función del combustible utilizado, del tiempo o de los daños.

• Gasolineras: los sistemas de pago en el surtidor autorizan un monto preestablecido antes de que comience la carga de combustible y, luego, capturan el importe real que se haya cargado una vez que se complete la transacción.

• Restaurantes: los restaurantes autorizan tu tarjeta por el total de la comida antes de que agregues una propina y capturan el importe final después.

• Pedidos anticipados o pendientes de e-commerce: si un artículo no está listo para enviarse, muchas empresas autorizan la tarjeta en el momento de la compra, pero retrasan la captura hasta que se complete el pedido. De esta manera, evitan cobrar a los clientes antes de que se haya entregado algo.

• Bienes o servicios personalizados: lo habitual es autorizar por adelantado productos o servicios hechos por encargo con precios variables y, luego, capturar el pago cuando el pedido se termina y se entrega.

En estos casos, la captura diferida alinea el cobro con el momento real de la entrega. Esto les da a las empresas espacio para realizar cambios y reduce la necesidad de reembolsos o cargos posteriores.

Cuando la captura inmediata tiene sentido

La captura inmediata es ideal cuando la transacción es simple y completa. La captura inmediata suele ser más eficiente para las empresas que cumplen con los pedidos al instante o tienen precios claros y fijos. Es el valor predeterminado para lo siguiente:

• E-commerce minorista: si el artículo está en stock y listo para enviar, no suele haber motivo para demorarse.

• Bienes y servicios digitales: en el caso de software o cualquier cosa que se entregue al instante, la captura inmediata confirma la venta y simplifica la conciliación.

• Compras de baja interacción: las pequeñas transacciones en línea suelen capturar el pago de inmediato.

• Facturación de suscripciones: por lo general, los cargos recurrentes se capturan en el momento en que comienza un nuevo ciclo de facturación. El cliente obtiene acceso continuo al servicio, y la empresa recibe el pago sin demora.

¿Qué riesgos conllevan las capturas fallidas o parciales?

La captura diferida te da flexibilidad, pero también añade riesgos. Si no tienes cuidado con los plazos o los flujos de trabajo, puedes perder ingresos, perder el período de captura y frustrar a los clientes. Esto es lo que debes tener en cuenta.

Autorizaciones vencidas

Las autorizaciones suelen vencer en una semana, según la red de tarjetas y el emisor. Si no capturas el pago a tiempo, la transacción no podrá completarse.

En ese momento, tendrás que volver a autorizar el cargo, lo que podría requerir la intervención del cliente, y retrasar el cumplimiento del pedido hasta que se procese el nuevo cargo. En el peor de los casos, es posible que tengas que asumir las pérdidas si ya entregaste el producto o servicio.

Este tipo de descuido puede acumularse para empresas con grandes volúmenes o ciclos de gestión logística más prolongados. Necesitas un sistema para marcar las capturas pendientes antes de que caduquen las autorizaciones.

Capturas parciales incompletas

Una vez que envíes una captura parcial, se liberarán los fondos restantes. Por lo general, no puedes volver atrás y capturar más de la misma autorización o «recargar» el importe cobrado más tarde sin volver a autorizar una nueva transacción. Si tu autorización original subestimó el total (o si algo cambia después del proceso de compra), tendrás que absorber la diferencia o solicitar un segundo pago, y ninguna de las dos opciones es ideal.

Algunos sistemas admiten varias capturas parciales desde una autorización, pero eso debe configurarse de forma intencionada. Sin esa configuración, la captura parcial se comporta más como una oportunidad única.

Intentos de captura fallidos

Incluso si la autorización es válida, la captura puede fallar debido a problemas técnicos con tu procesador de pagos, a la falta de datos de la transacción o a que la tarjeta se marcó como robada o cerrada después de la autorización.

Cuando eso sucede, los fondos no se transfieren, y te ves obligado a perseguir al cliente para que elija un nuevo método de pago. Eso supone retrasos, sobrecarga administrativa y posible pérdida de clientes.

Errores administrativos

Los flujos de captura manual añaden un nivel de responsabilidad. Si alguien de tu equipo se olvida de capturar el pago o captura un importe incorrecto, el pago falla o no refleja lo que se entregó en su totalidad.

Esto puede dar lugar a ingresos no cobrados, problemas con la conciliación y solicitudes de soporte cuando los clientes ven cargos que no coinciden.

Para evitarlo, las empresas suelen basarse en dashboards o informes para hacer un seguimiento de los pagos «autorizados pero no capturados». Algunas plataformas también ofrecen alertas u opciones de captura automática, lo cual es útil si trabajas con grandes volúmenes o equipos pequeños.