Lorsqu’un client effectue un paiement, il est facile de supposer que l’argent passe instantanément de son compte au vôtre. Cependant, en réalité, il y a un fossé entre l’obtention de l’approbation de l'émetteur de la carte et la réception des fonds. C’est dans cet intervalle que la capture des paiements a lieu, et la façon dont vous la gérez peut avoir un impact sur vos flux de trésorerie, l’expérience client et votre exposition à la fraude. Ci-dessous, nous vous expliquons comment comprendre la capture de paiement et l’utiliser de manière stratégique dans votre entreprise.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que la capture de paiement?
  
• Pourquoi le moment de la capture des paiements est-il important pour votre entreprise?
  
• En quoi la capture du paiement diffère-t-elle de l’autorisation?
  
• Quels sont les secteurs d’activité qui bénéficient le plus d’une capture différée plutôt que d’une capture immédiate?
  
• Quels sont les risques associés à l’échec des captures ou des captures partielles?
  

Qu’est-ce que la capture de paiement?

La capture de paiement est le moment où l’acquéreur commence le processus de transfert de fonds du compte de votre client vers le vôtre. Elle intervient après l’autorisation, c’est-à-dire lorsque l’institution financière du client approuve le paiement, et avant le règlement, c’est-à-dire lorsque les fonds sont versés sur le compte bancaire de votre entreprise.

Si vous voyez un paiement marqué comme « autorisé mais pas encore capturé », cela signifie que l’argent est réservé, mais n’a pas encore été encaissé. Une fois capturés, les fonds sont en route vers votre compte.

En général, vous capturez le montant exact autorisé, mais dans certains cas (p. ex., lorsque le montant final change en raison de pourboires ou d’ajustements), le montant capturé peut varier légèrement. Dans de nombreux systèmes, la capture a lieu automatiquement après l’autorisation, mais les entreprises peuvent choisir de séparer les deux étapes et de ne pas procéder à la capture.

Pourquoi le moment de la capture des paiements est-il important pour votre entreprise?

La capture d’un paiement détermine la façon dont l’argent circule dans votre entreprise. Le délai de capture a une incidence sur vos flux de trésorerie, sur la facilité avec laquelle vous gérez les modifications ou les annulations, sur la façon dont vous atténuez la fraude et même sur la façon dont les clients perçoivent la transaction. Nous allons aborder ces éléments ci-dessous.

Flux de trésorerie

La capture du paiement juste après l’autorisation lance le processus de paiement. C’est important si votre entreprise a besoin d’un accès rapide à des liquidités pour commander des stocks, payer ses fournisseurs, couvrir les salaires ou réinvestir dans sa croissance.

Même si les règlements par carte ne sont pas instantanés (ils prennent généralement de 1 à 3 jours ouvrables), la capture immédiate fait bouger vos fonds. Le fait de retarder la capture ralentit votre cycle de trésorerie. En fait, vous accordez un crédit à court terme à votre client sans intérêt ni garantie réelle qu’il disposera toujours des fonds lorsque vous serez prêt à les collecter.

Flexibilité

Le fait de retarder la capture vous offre plus de flexibilité. Si quelque chose change peu de temps après la transaction (p. ex., un client annule, votre stock s’épuise, vous découvrez une erreur), vous pouvez annuler l’autorisation au lieu de rembourser un paiement effectué.

Voici pourquoi c’est important :

• Vous pouvez annuler une autorisation sans transférer d’argent, de sorte que vous n’avez pas à procéder à un remboursement ni à payer les frais associés.

• Le blocage de la carte du client est débloqué automatiquement sans que le client n’ait à remplir un billet d’assistance.

• Vous évitez les allers-retours d’écritures comptables pour des transactions qui n’ont jamais vraiment eu lieu.

Cette marge de manœuvre peut simplifier vos opérations, minimiser la charge de travail et créer une meilleure expérience pour les clients.

Gestion des risques

Le délai de capture est également un outil de contrôle des risques. Si vous soupçonnez qu’une transaction est frauduleuse, vous pouvez utiliser la période entre l’autorisation et la capture pour exécuter des contrôles antifraude, vérifier des identités ou signaler des commandes inhabituelles.

Si vous remarquez des signes avant-coureurs, vous pouvez annuler l’autorisation sans avoir à vous opposer à une contestation de paiement ultérieure ou à absorber une perte. Cette approche permet de réduire votre exposition aux transactions à haut risque, de prévenir les litiges avant qu’ils ne se produisent et de ne pas absorber les frais de contestation de paiement.

La capture immédiate signifie souvent que l’argent est transféré avant que vous n’ayez eu le temps de détecter un problème, tandis que la capture différée vous donne une marge de manœuvre.

Expérience client

Dans certains secteurs, les clients s’attendent à n’être facturés que lorsque le produit est expédié ou que le service est fourni. Si vous capturez le paiement trop tôt, cela peut soulever des questions telles que :

• « Pourquoi ai-je été facturé pour quelque chose qui n’a pas encore été expédié? »

• « Est-ce qu’ils gardent mon argent indéfiniment? »

• « Cette entreprise est-elle légitime? »

En ne capturant le paiement que lorsque la transaction est terminée, que ce soit au moment du paiement dans un hôtel, à la livraison d’un article personnalisé ou à l’expédition d’un produit en rupture de stock, les clients peuvent se sentir plus à l’aise. Dans d’autres cas, tels que les biens numériques et les abonnements, la capture immédiate est judicieuse. Ce qui compte, c’est que vous fassiez correspondre le moment de votre capture au moment où la valeur est livrée.

En quoi la capture de paiement diffère-t-elle de l’autorisation?

L’autorisation et la capture sont deux étapes dans le même flux de paiement, mais elles ont des objectifs différents. La compréhension de la différence est importante lorsque vous gérez le risque, les flux de trésorerie et l’expérience client.

Autorisation

Lorsqu’un client effectue un achat, le système de paiement demande à son institution financière si le paiement peut être effectué. Si elle donne son accord, il s’agit d’une autorisation. Aucune somme n’a encore été déplacée, mais elle a été mise de côté et le client ne peut pas la dépenser ailleurs.

Avec la plupart des réseaux de cartes et des émetteurs, une autorisation reste valide pendant environ sept jours. Si vous ne capturez pas les fonds avant leur expiration, l’autorisation est levée et le paiement disparaît.

Un état comme « Paiement autorisé, mais pas encore capturé » signifie que vous avez l’autorisation d’effectuer le paiement, mais que les fonds sont toujours en attente. Vous n’avez pas encore été payé.

Capture de paiement

La capture du paiement est l’étape qui marque le début du processus de transfert de l’argent du compte du client vers le vôtre. C’est à ce moment-là que la vente devient réelle.

Une fois le paiement capturé :

• L’institution financière vous envoie les fonds

• La carte du client est officiellement débitée

• La transaction apparaît comme terminée dans votre système et sur le relevé du client.

Quels sont les secteurs d’activité qui bénéficient le plus d’une capture différée plutôt que d’une capture immédiate?

Le bon moment pour capturer dépend de la manière dont votre entreprise crée de la valeur. Si le produit ou le service est livré instantanément, la capture immédiate a du sens. Mais s’il y a un délai entre l’achat et l’exécution du commande, ou si le montant final n’est pas connu à l’avance, la capture différée vous donne plus de contrôle.

Quand la capture différée a du sens

La capture différée fonctionne mieux lorsque le montant final peut changer ou que la réalisation a lieu plus tard.
Les secteurs qui reposent sur la capture différée ont généralement besoin de flexibilité. En voici quelques exemples :

• Hôtels : Un hôtel autorise votre carte à l’arrivée (souvent avec une réserve pour les frais supplémentaires), mais capture le paiement au moment du départ, une fois que votre facture est finalisée.

• Location de voitures : Les sociétés de location préautorisent votre carte lorsque vous récupérez la voiture, puis capturent le paiement après que vous l’ayez rendue, en tenant compte du carburant, du temps ou des dommages.

• Stations-service : Les systèmes de paiement à la pompe autorisent un montant prédéfini avant le début du ravitaillement, puis capturent le montant réel pompé une fois la transaction terminée.

• Restaurants : Les restaurants autorisent votre carte pour le total du repas avant que vous n’ajoutiez un pourboire et capturent le montant final par la suite.

• Précommandes ou commandes en souffrance pour le commerce en ligne : Lorsqu’un article n’est pas prêt à être expédié, de nombreuses entreprises autorisent la carte au moment de l’achat, mais retardent la capture jusqu’à la réalisation. De cette façon, ils évitent de facturer les clients avant que quelque chose n’ait été livré.

• Biens ou services sur mesure : Il est courant d’autoriser à l’avance les produits ou services sur mesure à prix variable, puis de les capturer plus tard, lorsque la commande est finalisée et livrée.

Dans ces cas, la capture différée aligne le paiement sur le moment réel de la livraison. Les entreprises disposent ainsi d’une marge de manœuvre pour apporter des modifications et réduisent le besoin de remboursements ou de frais de suivi.

Quand la capture immédiate a du sens

La capture immédiate est idéale lorsque la transaction est simple et complète. La capture immédiate est généralement plus efficace pour les entreprises qui exécutent les commandes instantanément ou qui appliquent des prix clairs et fixes. C’est la valeur par défaut pour les éléments suivants :

• Commerce en ligne de détail : Si l’article est en stock et prêt à être expédié, il n’y a généralement aucune raison de retarder.

• Biens et services numériques : Pour les logiciels ou tout autre produit livré instantanément, la capture immédiate confirme la vente et simplifie le rapprochement.

• Achats à faible contact : Les petites transactions en ligne permettent généralement d’obtenir le paiement immédiatement.

• Facturation d’abonnements : Les paiements récurrents sont généralement capturés au début d’un nouveau cycle de facturation. Le client bénéficie d’un accès continu au service et l’entreprise est payée sans délai.

Quels sont les risques associés à l’échec des captures ou des captures partielles?

La capture différée vous offre de la flexibilité, mais elle comporte également des risques. Si vous ne faites pas attention au calendrier ou aux flux de travail, vous risquez de perdre des revenus, de manquer la fenêtre de capture et de frustrer les clients. Voici ce qu’il faut surveiller.

Autorisations expirées

Les autorisations expirent généralement dans un délai d’une semaine, en fonction du réseau de cartes et de l’émetteur. Si vous ne capturez pas le paiement à temps, la transaction ne pourra pas être effectuée.

À ce stade, vous devrez autoriser à nouveau le paiement, ce qui pourrait nécessiter une action du client, et retarder l’exécution jusqu’à ce que le nouveau paiement soit effectué. Dans le pire des cas, vous devrez peut-être absorber la perte si vous avez déjà livré le produit ou le service.

Ce type d’oubli peut s’accumuler pour les entreprises ayant des volumes élevés ou des cycles d’exécution plus longs. Vous avez besoin d’un système pour signaler les captures en attente avant que les autorisations n’expirent.

Captures partielles incomplètes

Une fois que vous avez soumis une capture partielle, les fonds restants sont débloqués. En règle générale, il n’est pas possible de revenir en arrière et d’en capturer davantage à partir de la même autorisation ou de « recharger » le paiement ultérieurement sans autoriser à nouveau une nouvelle transaction. Si votre autorisation initiale sous-estime le total (ou si quelque chose change après le paiement), vous devrez soit absorber la différence, soit demander un deuxième paiement, ce qui n’est pas idéal.

Certains systèmes prennent en charge les captures partielles multiples à partir d’une même autorisation, mais cela doit être configuré intentionnellement. Sans cette configuration, la capture partielle se comporte davantage comme une opportunité ponctuelle.

Échec des tentatives de capture

Même si l’autorisation est valide, la capture elle-même peut échouer en raison de problèmes techniques avec votre prestataire de services de paiement, de détails de transaction manquants ou du fait que la carte est marquée comme volée ou clôturée après autorisation.

Dans ce cas, les fonds ne sont pas transférés et vous devez courir après le client pour lui proposer un nouveau mode de paiement. Cela entraîne des retards, des frais généraux administratifs et une attrition potentielle.

Erreurs administratives

Les flux de capture manuels ajoutent une couche de responsabilité. Si un membre de votre équipe oublie de capturer le paiement ou saisit un montant erroné, le paiement échoue ou ne reflète pas entièrement ce qui a été livré.

Cela peut entraîner des revenus non perçus, des problèmes de rapprochement et des billets d’assistance lorsque les clients constatent des paiements incompatibles.

Pour éviter cela, les entreprises s’appuient souvent sur des tableaux de bord ou des rapports pour suivre les paiements « autorisés, mais non capturés ». Certaines plateformes proposent également des alertes ou des options de capture automatique, ce qui est utile si vous travaillez avec de gros volumes ou de petites équipes.