Cuando un cliente realiza un pago, es fácil suponer que el dinero pasa instantáneamente de su cuenta a la tuya. Pero, en realidad, hay una brecha entre obtener la aprobación del emisor de la tarjeta y recibir los fondos. En esa brecha es donde se lleva a cabo la captura de pagos, y la forma en que la manejas puede afectar el flujo de efectivo, la experiencia del cliente y tu exposición al fraude. A continuación, te explicamos cómo entender la captura de pagos y cómo usarla estratégicamente en toda tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la captura de pagos?
  
• ¿Por qué es importante para tu empresa el momento de la captura de pagos?
  
• ¿En qué se diferencia la captura de pagos de la autorización?
  
• ¿Qué sectores se benefician más de la captura diferida frente a la inmediata?
  
• ¿Qué riesgos se asocian con las capturas fallidas o parciales?
  

¿Qué es la captura de pagos?

La captura de pagos es el momento en el que el adquirente inicia el proceso de mover dinero de la cuenta de tu cliente a la tuya. Esto ocurre después de la autorización, que es cuando el banco del cliente aprueba el cargo, y antes de la liquidación, que es cuando los fondos llegan a la cuenta bancaria de tu empresa.

Si ves un pago marcado como «autorizado pero aún sin capturar», significa que el dinero está reservado, pero aún no se ha cobrado. Una vez capturados, los fondos están de camino a tu cuenta.

Por lo general, se captura el importe exacto autorizado, pero en algunos casos (por ejemplo, cuando el importe final cambia debido a propinas o ajustes) el importe capturado puede cambiar ligeramente. En muchos sistemas, la captura se realiza automáticamente después de la autorización, pero las empresas pueden optar por separar los dos pasos y posponer la captura hasta más tarde.

¿Por qué es importante para tu empresa el momento de la captura del pago?

El momento en que capturas un pago determina cómo se mueve el dinero en tu empresa. El plazo de captura afecta a tu flujo de caja, a la facilidad con la que gestionas los cambios o cancelaciones, a la forma en que mitigas el fraude e incluso a la percepción que los clientes tienen de la transacción. A continuación te lo explicamos con más detalle.

Flujo de caja

La captura del pago justo después de la autorización inicia el proceso de recepción del pago. Eso es importante si tu empresa depende del acceso rápido al efectivo para pedir inventario, pagar a proveedores, cubrir nóminas o reinvertir en crecimiento.

Aunque las liquidaciones con tarjeta no son instantáneas (suelen tardar entre 1 y 3 días hábiles), la captura inmediata hace que tus fondos se muevan. Diferir la captura ralentiza el ciclo de caja. En efecto, estás concediendo crédito a corto plazo a tu cliente sin intereses ni ninguna garantía real de que aún tendrá los fondos cuando llegue el momento de cobrar.

Flexibilidad

Diferir la captura te da más flexibilidad. Si algo cambia poco después de la transacción (p. ej., un cliente cancela, se agotan tus existencias, descubres un error), puedes anular la autorización en lugar de reembolsar un cargo completado.

He aquí por qué esto es importante:

• Puedes anular una autorización sin mover dinero, por lo que no necesitas procesar un reembolso ni pagar comisiones asociadas.

• La retención de la tarjeta del cliente se libera automáticamente sin necesidad de que el cliente presente un ticket de soporte.

• Se evitan las entradas contables de ida y vuelta para transacciones que en realidad nunca ocurrieron.

Este margen puede simplificar tus operaciones, minimizar la carga de soporte de pagos y crear una mejor experiencia para los clientes.

Gestión de riesgos

Diferir la captura también es una herramienta de control de riesgos. Si sospechas que una transacción puede ser fraudulenta, puedes usar la ventana entre la autorización y la captura para ejecutar comprobaciones de fraude, verificar identidades o marcar pedidos inusuales.

Si muestra señales de advertencia, puedes cancelar la autorización sin necesidad de luchar contra un contracargo más adelante o asumir una pérdida. Este enfoque puede reducir tu exposición a transacciones de alto riesgo, evitar disputas antes de que sucedan y ahorrarte el pago de comisiones por contracargos.

La captura inmediata a menudo significa que el dinero se mueve antes de que hayas tenido la oportunidad de detectar un problema, mientras que la captura diferida te da un margen de maniobra.

Experiencia del cliente

En algunos sectores, los clientes esperan que se les cobre solo cuando se envía el producto o se presta el servicio. Si capturas el pago demasiado pronto, pueden surgir preguntas como las siguientes:

• «¿Por qué me han cobrado algo que aún no se ha enviado?»

• «¿Están reteniendo mi dinero indefinidamente?»

• «¿Es legítima esta empresa?»

Los clientes pueden sentirse más cómodos si se captura solo el momento en que se completa la transacción, ya sea al pagar en un hotel, en la entrega de un artículo personalizado o en el envío de un producto pendiente de entrega. En otros casos, como los bienes digitales y las suscripciones, la captura inmediata tiene sentido. Lo que importa es que hagas coincidir tu tiempo de captura con el momento en que se entrega el valor.

¿En qué se diferencia la captura de pagos de la autorización?

La autorización y la captura son dos pasos del mismo flujo de pago, pero sirven para fines diferentes. Entender las diferencias es importante cuando se gestiona el riesgo, el flujo de caja y la experiencia del cliente.

Autorización

Cuando un cliente realiza una compra, el sistema de pago pregunta a su banco si el cargo se puede realizar. Si el banco lo aprueba, eso es la autorización. Todavía no se ha transferido dinero, pero se ha apartado y el cliente no puede gastarlo en otro sitio.

En la mayoría de los emisores y redes de tarjetas, la autorización es válida durante unos siete días. Si no capturas los fondos antes de que caduquen, la autorización se libera y el pago desaparece.

Un estado como «pago autorizado pero aún sin capturar» significa que tienes la aprobación para completar el cargo, pero los fondos aún están pendientes. Todavía no te han pagado.

Captura

Capturar el pago es el paso que inicia el proceso de transferencia del dinero de la cuenta del cliente a la tuya. Es el punto en el que la venta se convierte en real.

Después de capturar el pago:

• el banco te envía los fondos;

• se efectúa oficialmente el cargo en la tarjeta del cliente;

• la transacción aparece como completa en tu sistema y en el extracto del cliente.

¿Qué sectores se benefician más de la captura diferida frente a la inmediata?

El momento adecuado de captura depende de cómo tu empresa ofrece valor. Si el producto o servicio se entrega al instante, la captura inmediata tiene sentido. Pero si hay un retraso entre la compra y la gestión logística, o si el importe final no se conoce por adelantado, la captura diferida te da más control.

Cuándo tiene sentido la captura diferida

La captura diferida funciona mejor cuando el importe final puede cambiar o la gestión logística se produce más tarde.
Los sectores que dependen de la captura diferida suelen necesitar flexibilidad. Estos son algunos ejemplos:

• Hoteles: un hotel autoriza tu tarjeta en el registro de ingreso (a menudo con un margen para extras), pero captura el pago en el registro de salida, una vez que se finaliza tu factura completa.

• Alquiler de coches: las empresas de alquiler preautorizan tu tarjeta cuando recoges el coche y luego capturan el pago después de devolverlo, ajustando el combustible, el tiempo o los daños.

• Estaciones de servicio: los sistemas de pago en el surtidor autorizan una cantidad preestablecida antes de que comience el repostaje y, una vez completada la transacción, capturan la cantidad real bombeada.

• Restaurantes: los restaurantes autorizan tu tarjeta por el importe total de la comida antes de que añadas una propina y capturan el importe final después.

• Pedidos anticipados o pendientes de e-commerce: si un artículo no está listo para enviarse, muchas empresas autorizan la tarjeta en el momento de la compra, pero retrasan la captura hasta la gestión logística. De esta manera, evitan cobrar a los clientes antes de que se haya entregado nada.

• Bienes o servicios personalizados: es habitual autorizar por adelantado productos o servicios hechos a medida con precios variables, y luego capturar más tarde, cuando el pedido se finaliza y se entrega.

En estos casos, la captura diferida sincroniza el cargo con el momento real de la entrega. Esto da a las empresas espacio para realizar cambios y reduce la necesidad de reembolsos o cargos de seguimiento.

Cuándo tiene sentido la captura inmediata

La captura inmediata es ideal cuando la transacción es sencilla y completa. La captura inmediata suele ser más eficiente para las empresas que cumplen los pedidos al instante o tienen precios claros y fijos. Es el valor predeterminado para lo siguiente:

• Comercio digital minorista: si el artículo está en stock y listo para enviar, por lo general no hay razón para retrasos.

• Bienes y servicios digitales: Para software o cualquier cosa entregada al instante, la captura inmediata confirma la venta y simplifica la conciliación.

• Compras con menor grado de interacción: las pequeñas transacciones en línea suelen capturar el pago de inmediato.

• Facturación de suscripciones: los cargos recurrentes generalmente se capturan en el momento en que comienza un nuevo ciclo de facturación. El cliente obtiene acceso continuo al servicio y la empresa recibe el pago sin retrasos.

¿Qué riesgos se asocian con las capturas fallidas o parciales?

La captura diferida te da flexibilidad, pero también añade riesgos. Si no tienes cuidado con los plazos o los flujos de trabajo, puedes perder ingresos, perder la ventana de captura y frustrar a los clientes. Esto es lo que debes tener en cuenta.

Autorizaciones caducadas

Las autorizaciones suelen caducar en el transcurso de una semana, según la red de tarjetas y el emisor. Si no registras el pago a tiempo, la transacción no podrá completarse.

En ese momento, tendrás que volver a autorizar el cargo, lo que podría requerir una acción del cliente, y retrasar la gestión logística hasta que se procese el nuevo cargo. En el peor de los casos, es posible que tengas que asumir la pérdida si ya has entregado el producto o servicio.

Este tipo de descuido puede suponer un gran problema para las empresas con grandes volúmenes o ciclos de gestión logística más largos. Necesitas un sistema que marque las capturas pendientes antes de que caduquen las autorizaciones.

Capturas parciales incompletas

Una vez que envías una captura parcial, se liberan los fondos restantes. Por lo general, no se puede volver atrás y capturar más de la misma autorización o «recargar» el cargo más tarde sin volver a autorizar una nueva transacción. Si tu autorización original no calculó bien el total (o si algo cambia después del proceso de compra), tendrás que aceptar la diferencia o solicitar un segundo pago, y ninguna de las dos cosas es ideal.

Algunos sistemas admiten varias capturas parciales a partir de una autorización, pero eso debe configurarse de forma intencionada. Sin esa configuración, la captura parcial se comporta más como una oportunidad única.

Intentos de captura fallidos

Incluso si la autorización es válida, la captura puede fallar debido a problemas técnicos con tu procesador de pagos, a la falta de datos de la transacción o a que la tarjeta se haya marcado como robada o cancelada después de la autorización.

Cuando eso sucede, los fondos no se transfieren y te quedas persiguiendo al cliente para que busque un nuevo método de pago. Esto conlleva retrasos, gastos administrativos y una posible pérdida de clientes.

Errores administrativos

Los flujos de captura manual añaden un poco más de responsabilidad. Si alguien de tu equipo se olvida de capturar el pago o captura un monto equivocado, el pago falla o no refleja completamente lo que se entregó.

Esto puede dar lugar a ingresos no cobrados, problemas con la conciliación y tickets de soporte cuando los clientes ven que los cargos no coinciden.

Para evitarlo, las empresas suelen basarse en dashboards o informes para hacer un seguimiento de los pagos «autorizados pero no capturados». Algunas plataformas también ofrecen alertas u opciones de captura automática, lo cual resulta útil si trabajas con grandes volúmenes o equipos pequeños.