Wanneer een klant een betaling doet, is het gemakkelijk om aan te nemen dat het geld onmiddellijk van hun rekening naar jouw rekening wordt verplaatst. Maar in werkelijkheid zit er een kloof tussen het krijgen van goedkeuring van de kaartuitgever en het ontvangen van het geld. Die kloof is waar betalingen worden vastgelegd. De manier waarop je dit aanpakt, kan van invloed zijn op de cashflow, de klantervaring en je blootstelling aan fraude. Hieronder leggen we uit hoe je inzicht krijgt in het vastleggen van betalingen en hoe je het strategisch kunt gebruiken in je onderneming.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het vastleggen van betalingen?
  
• Waarom is het tijdstip waarop betalingen worden vastgelegd belangrijk voor je onderneming?
  
• Wat is het verschil tussen het vastleggen van betalingen en het autoriseren?
  
• Welke industrieën profiteren het meest van vertraagde versus onmiddellijke vastlegging?
  
• Welke risico's zijn er verbonden aan mislukte of gedeeltelijke vastleggingen?
  

Wat is het vastleggen van betalingen?

Het vastleggen van betalingen is het moment waarop de ontvanger het proces start om geld van de rekening van je klant naar jouw rekening over te schrijven. Dit gebeurt na autorisatie, wanneer de bank van de klant de betaling goedkeurt, en vóór de afwikkeling, wanneer het geld op je zakelijke bankrekening staat.

Als je een betaling ziet die is gemarkeerd als 'geautoriseerd maar nog niet vastgelegd', betekent dit dat het geld is gereserveerd, maar nog niet is geïnd. Nadat het geld is vastgelegd, is het onderweg naar je rekening.

Meestal leg je het exacte geautoriseerde bedrag vast. Maar in sommige gevallen (bijvoorbeeld wanneer het definitieve bedrag verandert door fooien of aanpassingen) kan het vastgelegde bedrag iets veranderen. In veel systemen gebeurt de vastlegging automatisch na autorisatie. Ondernemingen kunnen er wel voor kiezen om de twee stappen te scheiden en te wachten met vastleggen tot later.

Waarom is het tijdstip waarop betalingen worden vastgelegd belangrijk voor je onderneming?

Wanneer je een betaling vastlegt, bepaal je hoe geld door je onderneming stroomt. De timing van het vastleggen is van invloed op je cashflow, hoe gemakkelijk je wijzigingen of annuleringen beheert, hoe je fraude beperkt en zelfs hoe klanten de transactie ervaren. Hier gaan we er wat dieper op in.

Cashflow

Door de betaling direct na autorisatie vast te leggen, wordt het betaalproces gestart. Dat is belangrijk als je onderneming afhankelijk is van snelle toegang tot contant geld om voorraden te bestellen, leveranciers te betalen, de salarisadministratie te dekken of te herinvesteren in groei.

Hoewel kaartbetalingen niet onmiddellijk plaatsvinden (meestal duurt dit 1-3 werkdagen), brengt onmiddellijke vastlegging je geld in beweging. Als je het vastleggen uitstelt, vertraagt dat je cashcyclus. In feite bied je je klant een kortetermijnkrediet zonder rente of enige echte garantie dat ze het geld nog steeds hebben wanneer je klaar bent om te innen.

Flexibiliteit

Het uitstellen van het vastleggen geeft je meer flexibiliteit. Als er kort na de transactie iets verandert (bijv. een klant annuleert, je voorraad is op, je ontdekt een fout), kun je de autorisatie ongeldig maken in plaats van een voltooide betaling terug te betalen.

Dit is waarom dit belangrijk is:

• Je kunt een autorisatie ongeldig maken zonder geld over te schrijven, zodat je geen terugbetaling hoeft te verwerken of bijbehorende kosten hoeft te betalen.

• De blokkering op de betaalkaart van de klant wordt automatisch vrijgegeven zonder dat de klant een ondersteuningsticket hoeft in te dienen.

• Je vermijdt het heen en weer boeken van boekingen voor transacties die nooit echt hebben plaatsgevonden.

Deze buffer kan je activiteiten vereenvoudigen, de belasting van ondersteuning bij betalingen minimaliseren en een betere ervaring voor klanten bieden.

Risicomanagement

Een vertraging van het vastleggen is ook een instrument voor risicobeheersing. Als je vermoedt dat een transactie frauduleus is, kun je de periode tussen autorisatie en vastlegging gebruiken om fraudecontroles uit te voeren, identiteiten te verifiëren of ongebruikelijke bestellingen te markeren.

Als er waarschuwingssignalen worden weergegeven, kun je de autorisatie annuleren zonder dat je later een chargeback hoeft aan te vechten of een verlies hoeft op te vangen. Met deze aanpak verminder je de kans op transacties met een hoog risico, voorkom je chargebacks voordat ze plaatsvinden en vermijd je chargebackkosten.

Onmiddellijke vastlegging betekent vaak dat er geld wordt verplaatst voordat je de kans hebt gehad om een probleem op te merken, terwijl vertraagde vastlegging je een buffer geeft.

Klantervaring

In sommige sectoren verwachten klanten dat er pas kosten in rekening worden gebracht wanneer het product wordt verzonden of de dienst wordt geleverd. Als je betalingen te vroeg vastlegt, kan dat vragen oproepen als:

• "Waarom zijn er kosten in rekening gebracht voor iets dat nog niet is verzonden?"

• "Houden ze mijn geld voor onbepaalde tijd vast?"

• "Is deze onderneming wel legitiem?"

Door pas vast te leggen wanneer de transactie is voltooid, of dat nu bij het afrekenen in een hotel is, bij de levering van een op maat gemaakt artikel of bij de verzending van een nabesteld product, kunnen klanten zich meer op hun gemak voelen. In andere gevallen, zoals bij digitale goederen en abonnementen, is onmiddellijke vastlegging zinvol. Je moet de timing van het vastleggen afstemmen op het moment waarop de waarde wordt geleverd.

Wat is het verschil tussen het vastleggen van betalingen en het autoriseren?

Autorisatie en vastlegging zijn twee stappen in dezelfde betaalflow, maar ze dienen verschillende doelen. Voor het beheren van de risico's, cashflow en klantervaring is het belangrijk om te weten wat het verschil is.

Autorisatie

Wanneer een klant een aankoop doet, vraagt het betaalsysteem aan de bank of de betaling kan worden verwerkt. Als de bank deze goedkeurt, is dat de autorisatie. Er is nog geen geld verplaatst, maar het is wel opzij gezet en de klant kan het niet ergens anders uitgeven.

Bij de meeste kaartnetwerken en issuers blijft een autorisatie ongeveer zeven dagen geldig. Als je het geld niet vastlegt voordat het verloopt, wordt de autorisatie vrijgegeven en verdwijnt de betaling.

Een status als 'betaling geautoriseerd maar nog niet vastgelegd' betekent dat je goedkeuring hebt om de betaling te voltooien, maar dat het geld nog in behandeling is. Je bent nog niet betaald.

Vastleggen

Het vastleggen van de betaling is de stap waarmee het proces van het overschrijven van geld van de rekening van de klant naar die van jou begint. Het is het punt waarop de transactie echt plaatsvindt.

Nadat je de betaling hebt vastgelegd:

• Stuurt de bank je het geld

• Is het bedrag officieel afgeschreven van de betaalkaart van de klant

• Wordt de transactie als voltooid weergegeven in je systeem en op het afschrift van de klant

Welke industrieën profiteren het meest van vertraagde versus onmiddellijke vastlegging?

Het juiste moment van vastlegging hangt af van hoe je onderneming waarde levert. Als producten of diensten onmiddellijk worden geleverd, is het zinvol om transacties onmiddellijk vast te leggen. Maar als er een vertraging zit tussen de aankoop en de afhandeling, of als het definitieve bedrag niet vooraf bekend is, geeft een vertraagde vastlegging je meer controle.

Wanneer uitgesteld vastleggen zinvol is

Uitgestelde vastlegging werkt het beste wanneer het definitieve bedrag kan veranderen of de verwerking later plaatsvindt.
Branches die afhankelijk zijn van vertraagde vastlegging, hebben doorgaans behoefte aan flexibiliteit. Lees hier een paar voorbeelden:

• Hotels: Een hotel autoriseert je kaart bij het inchecken (vaak met een buffer voor extra's), maar legt de betaling vast bij het uitchecken voor de volledige rekening.

• Autoverhuur: Verhuurondernemingen preautoriseren je betaalkaart wanneer je de auto ophaalt en leggen de betaling vast nadat je de auto hebt ingeleverd, waarbij rekening wordt gehouden met brandstof, tijd of schade.

• Tankstations: Pay-at-the-pump-systemen autoriseren een vooraf ingesteld bedrag voordat het tanken begint en leggen vervolgens het daadwerkelijke gepompte bedrag vast zodra de transactie is voltooid.

• Restaurants: Restaurants autoriseren je kaart voor het totaalbedrag van de maaltijd voordat je een fooi toevoegt en leggen daarna het eindbedrag vast.

• Vooruitbestellingen of nabestellingen bij e-commerce: Als een artikel nog niet klaar is voor verzending, autoriseren veel ondernemingen de betaalkaart bij de aankoop, maar wachten ze met het vastleggen tot het product wordt geleverd. Op deze manier hoeven ze klanten geen kosten in rekening te brengen voordat er iets is afgeleverd.

• Goederen of diensten op maat: Het is gebruikelijk om vooraf te autoriseren voor op bestelling gemaakte producten of diensten met variabele prijzen, en deze later vast te leggen wanneer de bestelling is afgerond en geleverd.

In deze gevallen zorgt de uitgestelde vastlegging ervoor dat de kosten aansluiten op het daadwerkelijke moment van levering. Dit geeft ondernemingen de ruimte om wijzigingen door te voeren. Ook zijn er minder terugbetalingen of vervolgkosten.

Wanneer onmiddellijke vastlegging zinvol is

Onmiddellijke vastlegging is ideaal wanneer de transactie eenvoudig en voltooid is. Onmiddellijk vastleggen is doorgaans efficiënter voor ondernemingen die bestellingen direct uitvoeren of duidelijke, vaste prijzen hebben. Het is de standaardwaarde voor het volgende:

• E-commerce in de detailhandel: Als het artikel op voorraad is en klaar voor verzending, is er meestal geen reden om te wachten.

• Digitale goederen en diensten: Voor software of alles wat direct wordt geleverd, bevestigt onmiddellijke vastlegging de verkoop en vereenvoudigt het de reconciliatie.

• Low-touch aankopen: Bij kleine online transacties wordt de betaling meestal meteen vastgelegd.

• Facturatie op basis van abonnementen: Terugkerende betalingen worden meestal vastgelegd op het moment dat een nieuwe facturatiecyclus begint. De klant krijgt doorlopend toegang tot de service en de onderneming wordt zonder vertraging betaald.

Welke risico's zijn er verbonden aan mislukte of gedeeltelijke vastleggingen?

Uitgestelde vastlegging geeft je flexibiliteit, maar brengt ook risico's met zich mee. Als je niet voorzichtig bent met timing of workflows, kun je inkomsten mislopen, het opnamevenster missen en klanten frustreren. Dit is waar je op moet letten.

Verlopen autorisaties

Autorisaties verlopen doorgaans binnen een week, afhankelijk van het kaartnetwerk en de uitgever. Als je de betaling niet op tijd vastlegt, kan de transactie niet worden voltooid.

Op dat moment moet je de betaling opnieuw autoriseren, waarvoor mogelijk actie van de klant vereist is. Ook moet je de afhandeling uitstellen totdat de nieuwe betaling is verwerkt. In het ergste geval moet je het verlies mogelijk opvangen als je het product of de dienst al hebt geleverd.

Dit soort toezicht kan oplopen voor ondernemingen met grote volumes of langere afhandelingscycli. Je hebt een systeem nodig om lopende vastleggingen te markeren voordat autorisaties verlopen.

Onvolledige gedeeltelijke vastlegging

Nadat je een gedeeltelijke vastlegging hebt ingediend, wordt het resterende geld vrijgegeven. Over het algemeen kun je niet teruggaan om meer geld vast te leggen voor dezelfde autorisatie of de betaling later 'opwaarderen' zonder een nieuwe transactie opnieuw te autoriseren. Als je oorspronkelijke autorisatie het totaal heeft onderschat (of als er iets verandert na het afrekenen), moet je het verschil betalen of een tweede betaling aanvragen. Geen van beide opties is ideaal.

Sommige systemen ondersteunen meerdere gedeeltelijke vastleggingen vanuit één autorisatie, maar dat moet opzettelijk worden ingesteld. Zonder die configuratie gedraagt een gedeeltelijke vastlegging zich meer als een eenmalige kans.

Mislukte pogingen tot vastlegging

Zelfs als de autorisatie geldig is, kan de vastlegging zelf mislukken door technische problemen met je betalingsverwerker, ontbrekende transactiegegevens of het markeren van de betaalkaart als gestolen of gesloten na autorisatie.

Als dat gebeurt, wordt het geld niet overgeschreven en moet je achter de klant aan voor een nieuwe betaalmethode. Dat leidt tot vertragingen, administratieve overhead en mogelijk klantverloop.

Administratieve fouten

Handmatige processen voor vastlegging voegen een laag van verantwoordelijkheid toe. Als iemand in je team vergeet de betaling vast te leggen of het verkeerde bedrag vastlegt, mislukt de betaling of komt deze niet volledig overeen met wat er is geleverd.

Dit kan leiden tot niet-geïnde inkomsten, problemen met reconciliatie en ondersteuningstickets wanneer klanten niet-overeenkomende betalingen zien.

Om dat te voorkomen, vertrouwen ondernemingen vaak op dashboards of rapporten om 'geautoriseerde maar niet vastgelegde' betalingen bij te houden. Sommige platforms bieden ook waarschuwingen of opties voor automatisch vastleggen, wat handig is als je met grote volumes of kleine teams werkt.