Lorsqu’un client effectue un paiement, on suppose généralement que l’argent est immédiatement transféré de son compte vers le vôtre. En réalité, il existe un décalage entre le moment où le paiement est autorisé par l’émetteur de la carte et celui où les fonds sont effectivement reçus. C’est dans cet intervalle que se déroule ce qu’on appelle la capture du paiement. La manière dont vous gérez cette étape peut avoir un impact direct sur votre trésorerie, sur l’expérience client et sur votre niveau d’exposition à la fraude. Nous vous présentons ci-dessous le fonctionnement de la capture des paiements et comment l'utiliser de manière stratégique dans le cadre de votre activité.

Sommaire

• Qu’est-ce que la capture des paiements ?
  
• En quoi le moment de la capture des paiements est-il important pour votre entreprise ?
  
• Quelle est la différence entre l’autorisation et la capture ?
  
• Quels sont les secteurs d’activité qui bénéficient le plus d’une capture différée plutôt que d’une capture immédiate ?
  
• Quels sont les risques associés à l’échec des captures ou aux captures partielles ?
  

Qu’est-ce que la capture des paiements ?

La capture de paiement correspond au moment où l’acquéreur initie le transfert de fonds depuis le compte du client vers le vôtre. Cette étape intervient après l’autorisation (lorsque la banque du client approuve la transaction) et avant le règlement final, c’est-à-dire le moment où l’argent est effectivement crédité sur le compte bancaire de l’entreprise.

Lorsqu’un paiement est indiqué comme « autorisé mais non capturé », cela signifie que la somme a bien été bloquée sur le compte du client, mais que l’entreprise ne l’a pas encore reçue. Une fois la capture effectuée, les fonds sont en cours de versement sur votre compte.

Vous capturez généralement le montant exact autorisé. Toutefois, dans certains cas (par exemple, si un client laisse un pourboire ou si le montant final est ajusté), le montant capturé peut légèrement différer de celui autorisé. Dans de nombreux systèmes de paiement, la capture se fait automatiquement dès que l’autorisation est donnée. Cependant, certaines entreprises choisissent de séparer les deux étapes afin de retarder la capture.

En quoi le moment de la capture des paiements est-il important pour votre entreprise ?

Le moment où vous décidez de capturer un paiement influence la manière dont l’argent circule dans votre entreprise. Cela a un impact direct sur votre trésorerie, votre capacité à gérer les modifications ou annulations, votre protection contre la fraude, ainsi que sur la perception du client vis-à-vis de la transaction. Voici un aperçu plus détaillé de ces différents aspects :

Flux de trésorerie

Capturer un paiement immédiatement après l’autorisation permet de lancer le processus de versement des fonds sur votre compte. Cette étape est importante si votre activité dépend d’un accès rapide à la trésorerie pour commander de nouveaux stocks, payer vos fournisseurs, verser les salaires de votre personnel ou investir dans votre croissance.

Même si le règlement final prend en général 1 à 3 jours ouvrables, une capture immédiate fait avancer le processus. À l’inverse, retarder la capture ralentit le cycle de trésorerie. En réalité, cela revient à accorder un crédit à court terme non garanti à votre client, sans intérêts, et avec le risque qu’il ne dispose plus des fonds au moment de la capture.

Flexibilité

Retarder la capture vous offre davantage de souplesse. Par exemple, si un client annule une commande, si un produit est en rupture de stock, ou si vous identifiez une erreur peu après la vente, vous pouvez simplement annuler l’autorisation au lieu de devoir traiter un remboursement.

Pourquoi est-ce avantageux ?

• L’annulation d’une autorisation ne nécessite aucun mouvement de fonds, donc pas de remboursement ni frais associés.

• Le blocage sur la carte du client est levé automatiquement, sans intervention de sa part.

• Vous évitez d’avoir à passer des écritures comptables pour une transaction qui n’a finalement jamais eu lieu.

Ce délai de sécurité facilite la gestion opérationnelle, réduit la charge du service client liée aux paiements, et améliore l’expérience utilisateur.

Gestion des risques

Le délai entre autorisation et capture est également un outil utile pour la gestion des fraudes. Si vous suspectez qu’une transaction est frauduleuse, ce laps de temps vous permet d'effectuer des vérifications supplémentaires, vérifier l'identité du client ou encore détecter les comportements inhabituels.

En cas de signes avant-coureurs, vous pouvez annuler l’autorisation tout en évitant les litiges ou les pertes financières. Cette approche permet de réduire votre exposition aux transactions à haut risque, d'empêcher les litiges et de d'éviter les éventuels frais associés.

À l’inverse, une capture immédiate vous expose davantage : l’argent est débité avant que vous ayez le temps de détecter un problème.

Expérience client

Dans certains secteurs, les clients s’attendent à ne payer qu’une fois le produit expédié ou le service fourni. Une capture trop anticipée peut susciter des questions ou de la méfiance, par exemple :

• « Pourquoi ai-je été facturé alors que ma commande n'a pas encore été expédiée ? »

• « Mon argent est-il bloqué sans raison ? »

• « Cette entreprise est-elle légitime ? »

Capturer le paiement au bon moment (à la fin d’un séjour à l’hôtel, lors de l’expédition d’un produit personnalisé ou à la livraison d’un article en rupture) peut renforcer la confiance du client. En revanche, dans d’autres cas (par exemple pour les biens numériques ou les abonnements), une capture immédiate est parfaitement logique. L’essentiel est que le moment de la capture corresponde à la livraison réelle de la valeur.

Quelle est la différence entre l’autorisation et la capture ?

L’autorisation et la capture sont deux étapes distinctes, mais complémentaires du tunnel de paiement. Elles jouent chacune un rôle bien précis, et comprendre cette différence est essentiel pour bien gérer les risques, la trésorerie et l’expérience client.

Autorisation

Lorsque le client effectue un achat, le système de paiement interroge la banque du client pour savoir si la transaction peut être acceptée. Si la banque donne son accord, on parle alors d’autorisation. À ce stade, aucune somme d'argent n’a encore été transférée, mais les fonds ont été bloqués sur le compte du client, ce qui signifie qu'il ne peut plus les dépenser autrement.

Cette autorisation est généralement valable pendant environ sept jours, selon les réseaux de cartes et les émetteurs bancaires. Si vous ne procédez pas à la capture avant la fin de cette période, l’autorisation expire automatiquement, et le paiement est annulé.

Lorsque vous le paiement est marqué comme « autorisé mais non capturé », cela signifie que vous avez obtenu l’autorisation pour prélever l’argent, mais que vous n’avez pas encore reçu les fonds.

Capture

La capture intervient une fois que vous avez décidé de concrétiser la vente. C’est cette étape qui déclenche le transfert effectif des fonds depuis le compte du client vers votre compte bancaire.

Une fois la capture effectuée :

• La banque du client envoie réellement les fonds vers votre établissement.

• La carte du client est officiellement débitée.

• La transaction apparaît comme finalisée, à la fois dans vos systèmes et sur le relevé du client.

Quels sont les secteurs d’activité qui bénéficient le plus d’une capture différée plutôt que d’une capture immédiate ?

Le moment idéal pour capturer un paiement dépend principalement de la manière dont votre entreprise livre ses produits ou services. Si la valeur est fournie immédiatement, une capture immédiate est logique. En revanche, s’il y a un délai entre l’achat et la livraison, ou si le montant final est susceptible de changer, une capture différée est souvent préférable.

Les cas où la capture différée est préférable

La capture différée est particulièrement utile dans les situations où le montant final peut varier, ou bien celles où prestation ou la livraison se fait ultérieurement.
Les secteurs qui reposent sur la capture différée ont généralement besoin d'une certaine flexibilité. En voici quelques exemples :

• Hôtellerie : lors du check-in, l’hôtel autorise la carte avec une marge pour les frais additionnels. Le paiement est capturé au check-out, une fois la facture finale connue.

• Location de voitures : les sociétés de location préautorisent votre carte au moment du retrait du véhicule, puis capturent le paiement après l'avoir rendu, en tenant compte du carburant consommé, de la durée de location et des dommages éventuels.

• Stations-service : les systèmes de paiement à la pompe autorisent un montant prédéfini, puis capturent le montant réel une fois la transaction terminée.

• Restaurants : les restaurants autorisent votre carte pour le total du repas, puis le montant final est capturé après l’ajout du pourboire.

• Précommandes et ruptures de stock en e-commerce : lorsqu’un article n’est pas prêt à être expédié, de nombreuses entreprises autorisent la carte au moment de l’achat, mais retardent la capture jusqu’à l’expédition du produit. De cette façon, elles évitent de facturer le client avant le traitement réel de la commande.

• Produits ou services personnalisés : pour des articles sur mesure ou dont le tarif varie, l’autorisation est faite à la commande, mais la capture intervient à la livraison ou à la fin de la prestation.

Dans tous ces cas, la capture différée permet de facturer au moment exact de la livraison réelle. Cela donne aux entreprises la possibilité de faire des ajustements et réduit la nécessité de procéder à des remboursements ou à des frais de suivi.

Les cas où la capture immédiate est préférable

La capture immédiate est tout indiquée lorsque la transaction est simple et complète. Elle est généralement plus efficace pour les entreprises qui traitent les commandes immédiatement ou dont les tarifs sont clairement définis. Voici quelques situations typiques où la capture immédiate est la norme :

• E-commerce : si l’article est en stock et prêt à être expédié, il n'y a aucune raison de retarder la capture.

• Biens et services numériques : pour les logiciels ou tout autre service accessible instantanément, la capture immédiate valide la vente dès la livraison et simplifie la comptabilité.

• Petits achats en ligne : les transactions en ligne à faible montant sont généralement capturées immédiatement.

• Facturation d'abonnements : les paiements de services récurrents sont principalement capturés au début d’un nouveau cycle de facturation. Cela garantit au client un accès continu au service, tout en assurant à l’entreprise un encaissement sans interruption.

Quels sont les risques associés à l’échec des captures ou aux captures partielles ?

La capture différée d’un paiement offre une certaine flexibilité, mais elle introduit aussi des risques. Un manque de vigilance peut entraîner une perte de revenus, des retards dans le traitement, ou une mauvaise expérience client. Voici les principaux risques à surveiller :

Autorisations expirées

Les autorisations de paiement expirent généralement sous une semaine, selon les règles du réseau de cartes et de la banque émettrice. Si vous n’effectuez pas la capture avant l’expiration, la transaction ne pourra pas aboutir.

Il faudra alors autoriser à nouveau le paiement, ce qui peut nécessiter une action du client (et retarder la livraison). Dans le pire des cas, si le produit ou service a déjà été livré, vous risquez de ne jamais être payé.

Ce type d'oubli peut s'avérer coûteux pour les entreprises qui traitent des volumes importants ou dont les cycles de traitement sont longs. Pour éviter cela, mettez en place un système permettant de signaler les captures en attente avant que les autorisations n'expirent.

Captures partielles incomplètes

Une fois qu’une capture partielle est réalisée, le reste des fonds est débloqué. En règle générale, il n’est pas possible de capturer le solde restant avec la même autorisation, ni de compléter le paiement partiellement capturer sans nouvelle autorisation. Si le montant initialement autorisé était trop bas, ou si un ajustement intervient après l’achat, vous devrez soit absorber la différence, soit demander un second paiement. Aucune des deux solutions n'est idéale.

Certains systèmes de paiement permettent de faire plusieurs captures partielles sur une seule autorisation, mais ce comportement doit être configuré intentionnellement. Sans cette configuration, la capture partielle s'apparente davantage à une opportunité unique.

Échec de la capture

Même si l’autorisation est valide, la capture peut échouer en raison de problèmes techniques du côté du prestataire de paiement, d'informations manquantes dans la transaction ou si la carte a été signalée comme volée ou suspendue après l'autorisation.

Dans ce cas, les fonds ne sont pas transférés et vous devez contacter le client pour obtenir un nouveau moyen de paiement. Cela engendre des retards, une charge administrative et parfois un risque de perdre le client.

Erreurs administratives

Un processus de capture manuel implique des responsabilités supplémentaires. Si un membre de votre équipe oublie de capturer le paiement ou saisit un montant erroné, le paiement échoue ou ne reflète pas entièrement ce qui a été livré.

Ces erreurs peuvent entraîner une perte de revenus, des problèmes de rapprochement et des tickets d’assistance lorsque les clients constatent des paiements incohérents.

Pour limiter ces risques, de nombreuses entreprises s’appuient sur des tableaux de bord ou des rapports pour suivre les paiements « autorisés mais non capturés ». Certaines plateformes proposent également des alertes ou des options de capture automatique, des fonctionnalités utiles si vous traitez des volumes importants ou si votre gérez une structure à faible effectif.