Wenn Kundinnen und Kunden Zahlungen tätigen, könnte man meinen, dass das Geld sofort von einem Konto auf das andere überwiesen wird. Tatsächlich gibt es aber eine Lücke zwischen der Genehmigung durch den Kartenaussteller und dem Erhalt der Gelder. In dieser Lücke findet die Zahlungserfassung statt. Wie Sie damit umgehen, kann sich auf den Cashflow, das Kundenerlebnis und Ihr Betrugsrisiko auswirken. Im Folgenden erklären wir, wie die Zahlungserfassung zu verstehen ist und wie Sie sie strategisch in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Zahlungserfassung?
  
• Warum ist der Zeitpunkt der Zahlungserfassung für Ihr Unternehmen wichtig?
  
• Inwieweit unterscheidet sich die Zahlungserfassung von der Autorisierung?
  
• Welche Branchen profitieren am meisten von einer verzögerten Erfassung gegenüber einer sofortigen Erfassung?
  
• Welche Risiken sind mit fehlgeschlagenen oder unvollständigen Erfassungen verbunden?
  

Was ist die Zahlungserfassung?

Der Zeitpunkt der Zahlungserfassung ist der Moment, an dem der Acquirer (die Händlerbank) mit der Überweisung von Geldern vom Kundenkonto zu Ihrem Konto beginnt. Dies geschieht nach der Autorisierung, wenn die Kundenbank die Zahlung genehmigt, und vor der Abwicklung, wenn die Gelder auf Ihrem Geschäftskonto eingehen.

Wenn eine Zahlung als „autorisiert, aber noch nicht erfasst“ markiert ist, bedeutet dies, dass das Geld zurückgestellt, aber noch nicht eingezogen wurde. Sobald das Geld erfasst ist, wird es Ihrem Konto gutgeschrieben.

In der Regel erfassen Sie den genauen autorisierten Betrag. In einigen Fällen (z. B. wenn sich der Endbetrag aufgrund von Trinkgeldern oder Anpassungen ändert) kann sich der erfasste Betrag jedoch geringfügig ändern. In vielen Systemen erfolgt die Erfassung automatisch nach der Autorisierung. Unternehmen können die beiden Schritte jedoch trennen und die Erfassung auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

Warum ist der Zeitpunkt der Zahlungserfassung für Ihr Unternehmen wichtig?

Wann Sie eine Zahlung erfassen, beeinflusst die Art und Weise, wie Geld in Ihrem Unternehmen bewegt wird. Der Zeitpunkt der Erfassung wirkt sich auf Ihren Cashflow aus, auf die Einfachheit von Änderungen oder Stornierungen, die Eindämmung von Betrug und sogar darauf, wie Kundinnen und Kunden die Transaktion wahrnehmen. Hier ein genauerer Blick.

Liquidität

Wenn die Zahlung direkt nach der Autorisierung erfasst wird, beginnt der Zahlungsprozess. Das ist wichtig, wenn Ihr Unternehmen auf schnellen Zugriff auf Geld angewiesen ist, um Lagerartikel zu bestellen, Lieferanten zu bezahlen, die Gehaltsabrechnung zu decken oder in Wachstum zu reinvestieren.

Auch wenn Kartenabwicklungen nicht sofort erfolgen (sie dauern in der Regel 1 bis 3 Werktage), können Sie Ihre Gelder durch sofortige Erfassung in Bewegung bringen. Wenn Sie die Erfassung verzögern, verlangsamt sich der Geldumschlag. Im Endeffekt gewähren Sie Ihren Kundinnen und Kunden einen kurzfristigen Kredit ohne Zinsen oder eine echte Garantie, dass sie noch über das Geld verfügen, wenn Sie bereit sind, das Geld einzuziehen.

Flexibilität

Wenn Sie die Erfassung verzögern, erhalten Sie mehr Flexibilität. Sollte sich kurz nach der Transaktion etwas ändern (z. B. wenn eine Kundin oder ein Kunde die Transaktion storniert, Ihr Lagerbestand zur Neige geht oder Sie einen Fehler entdecken), können Sie die Autorisierung stornieren, anstatt eine abgeschlossene Zahlung zurückzuerstatten.

Hier erfahren Sie, warum dies wichtig ist:

• Sie können eine Autorisierung stornieren, ohne Geld zu bewegen, sodass Sie keine Rückerstattung bearbeiten oder damit verbundene Gebühren zahlen müssen.

• Die Vormerkung auf der Kundenkarte wird automatisch freigegeben, ohne dass die Kundinnen und Kunden ein Supportticket einreichen müssen.

• Sie vermeiden das Hin- und Hersenden von Buchungen für Transaktionen, die nie wirklich stattgefunden haben.

Dieser Puffer kann Ihre Abläufe vereinfachen, die Belastung des Zahlungssupports minimieren und ein besseres Kundenerlebnis schaffen.

Risikomanagement

Die Erfassungsverzögerung ist auch ein Instrument zur Risikokontrolle. Wenn Sie vermuten, dass eine Transaktion betrügerisch sein könnte, können Sie das Zeitfenster zwischen Autorisierung und Erfassung nutzen, um Betrugsprüfungen durchzuführen, Identitäten zu verifizieren oder ungewöhnliche Bestellungen zu melden.

Bei Warnsignalen können Sie die Autorisierung stornieren, ohne sich später um eine Rückbuchung kümmern oder einen Verlust verkraften zu müssen. So können Sie Ihre Anfälligkeit gegenüber risikoreichen Transaktionen verringern, Zahlungsanfechtungen verhindern, bevor sie auftreten, und sich Rückbuchungsgebühren ersparen.

Die sofortige Erfassung bedeutet oft, dass Geld bewegt wird, bevor Sie die Chance hatten, ein Problem zu erkennen, während eine verzögerte Erfassung Ihnen mehr Zeit verschafft.

Kundenerlebnis

In einigen Branchen erwarten Kundinnen und Kunden, dass sie erst belastet werden, wenn das Produkt versendet oder die Dienstleistung erbracht wurde. Wenn Sie Zahlungen zu früh erfassen, können sich Fragen wie die folgenden stellen:

• „Warum wurde mir etwas in Rechnung gestellt, das noch nicht versendet wurde?“

• „Wird mein Geld auf unbestimmte Zeit zurückgestellt?“

• „Ist dieses Unternehmen legitim?“

Wenn die Erfassung erst nach Abschluss der Transaktion erfolgt (sei es beim Bezahlvorgang in einem Hotel, bei der Lieferung eines individualisierten Artikels oder beim Versand eines nachbestellten Produkts), können sich Kundinnen und Kunden wohler fühlen. In anderen Fällen, z. B. bei digitalen Waren und Abonnements, ist die sofortige Erfassung sinnvoll. Wichtig ist, dass Sie den Zeitpunkt der Erfassung an den Zeitpunkt der Wertlieferung anpassen.

Inwieweit unterscheidet sich die Zahlungserfassung von der Autorisierung?

Autorisierung und Erfassung sind zwei Schritte im gleichen Zahlungsablauf, dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken. Der Unterschied ist wichtig, wenn es darum geht, das Risiko, den Cashflow und das Kundenerlebnis zu managen.

Autorisierung

Wenn Kundinnen und Kunden etwas kaufen, fragt das Zahlungssystem ihre Bank, ob die Zahlung durchgeführt werden kann. Wenn die Bank zustimmt, ist das die Autorisierung. Es wurde noch kein Geld überwiesen, aber es wurde beiseite gelegt und die Kontoinhaber/innen können es nicht anderweitig ausgeben.

Bei den meisten Kartennetzwerken und -ausstellern ist eine Autorisierung etwa sieben Tage lang gültig. Wenn Sie die Gelder nicht vor Ablauf erfassen, wird die Autorisierung freigegeben und die Zahlung wird gelöscht.

Ein Status wie „Zahlung autorisiert, aber noch nicht erfasst“ bedeutet, dass Sie zwar die Genehmigung haben, die Belastung abzuschließen, die Gelder jedoch noch ausstehen. Sie wurden noch nicht bezahlt.

Erfassung

Mit der Erfassung der Zahlung wird der Geldtransfer vom Kundenkonto auf Ihr Konto eingeleitet. An diesem Punkt wird der Verkauf real.

Nach der Zahlungserfassung werden folgende Schritte ausgeführt:

• Die Bank überweist Ihnen die Gelder.

• Die Kundenkarte wird offiziell belastet.

• Die Transaktion wird in Ihrem System und auf der Kundenabrechnung als abgeschlossen angezeigt.

Welche Branchen profitieren am meisten von einer verzögerten Erfassung gegenüber einer sofortigen Erfassung?

Der richtige Zeitpunkt für die Erfassung hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen einen Mehrwert liefert. Wenn das Produkt oder die Dienstleistung sofort geliefert wird, ist eine sofortige Erfassung sinnvoll. Wenn es jedoch zu einer Verzögerung zwischen dem Kauf und der Ausführung kommt oder wenn der endgültige Betrag nicht im Voraus bekannt ist, bietet Ihnen die verzögerte Erfassung mehr Kontrolle.

Wann eine verzögerte Erfassung sinnvoll ist

Die verzögerte Erfassung ist am besten geeignet, wenn sich der endgültige Betrag ändern kann oder die Ausführung später erfolgt.
Branchen, die die verzögerte Erfassung nutzen, benötigen in der Regel Flexibilität. Hier ein paar Beispiele:

• Hotels: Ein Hotel autorisiert Ihre Karte beim Check-in (oft mit einem Puffer für Zusatzleistungen), erfasst die Zahlung jedoch beim Check-out, sobald Ihre vollständige Rechnung finalisiert ist.

• Autovermietung: Autovermietungen autorisieren Ihre Karte vorab bei der Abholung des Fahrzeugs und erfassen die Zahlung nach der Rückgabe unter Berücksichtigung von Benzinstand, Zeit oder Schäden.

• Tankstellen: Systeme mit Zahlung an der Pumpe autorisieren eine voreingestellte Menge, bevor das Tanken beginnt, und erfassen dann die tatsächlich getankte Menge, sobald die Transaktion abgeschlossen ist.

• Restaurants: Restaurants autorisieren Ihre Karte für den Gesamtbetrag der Mahlzeit, bevor Sie ein Trinkgeld hinzufügen, und erfassen den endgültigen Betrag danach.

• Vor- oder Nachbestellungen im E-Commerce: Wenn ein Artikel nicht versandbereit ist, autorisieren viele Unternehmen die Karte beim Kauf, verzögern die Erfassung jedoch bis zur Auslieferung. Auf diese Weise vermeiden sie, dass sie ihrer Kundschaft etwas in Rechnung stellen, bevor etwas geliefert wurde.

• Kundenspezifische Waren oder Dienstleistungen: Es ist üblich, auf Bestellung gefertigte Produkte oder Dienstleistungen mit variablen Preisen im Voraus zu autorisieren und später zu erfassen, wenn die Bestellung abgeschlossen und geliefert ist.

In diesen Fällen richtet die verzögerte Erfassung die Abbuchung an den tatsächlichen Moment der Lieferung aus. Dies gibt Unternehmen Spielraum für Änderungen und reduziert den Bedarf an Rückerstattungen oder Folgegebühren.

Wann eine sofortige Erfassung sinnvoll ist

Die sofortige Erfassung ist ideal, wenn die Transaktion einfach und abgeschlossen ist. Die sofortige Erfassung ist in der Regel effizienter für Unternehmen, die Bestellungen sofort ausführen oder klare, feste Preise haben. Dies ist die Standardmethode für folgende Situationen:

• E-Commerce im Einzelhandel: Wenn der Artikel auf Lager und versandbereit ist, gibt es in der Regel keinen Grund für die Verzögerung.

• Digitale Waren und Dienstleistungen: Bei Software oder anderen Komponenten, die sofort geliefert werden, bestätigt die sofortige Erfassung den Verkauf und vereinfacht den Abgleich.

• Low-Touch-Einkäufe: Bei kleinen Online-Transaktionen erfolgt die Zahlung in der Regel sofort.

• Abrechnung von Abonnements: Wiederkehrende Buchungen werden in der Regel erfasst, sobald ein neuer Abrechnungszyklus beginnt. Kundinnen und Kunden haben weiterhin Zugriff auf den Service und das Unternehmen wird ohne Verzögerung bezahlt.

Welche Risiken sind mit fehlgeschlagenen oder unvollständigen Erfassungen verbunden?

Die verzögerte Erfassung bietet Ihnen Flexibilität, birgt aber auch Risiken. Wenn Sie nicht auf Timing oder Arbeitsabläufe achten, können Sie Umsatz verlieren, das Erfassungsfenster verpassen und die Kundschaft frustrieren. Darauf sollten Sie achten:

Abgelaufene Autorisierungen

Autorisierungen laufen je nach Kartennetzwerk und -aussteller in der Regel innerhalb einer Woche ab. Wenn Sie die Zahlung nicht rechtzeitig erfassen, kann die Transaktion nicht abgeschlossen werden.

An diesem Punkt müssen Sie die Zahlung erneut autorisieren, was möglicherweise eine Kundenaktion erfordert, und die Auslieferung verzögern, bis die neue Zahlung durchgeführt wurde. Im schlimmsten Fall müssen Sie den Verlust möglicherweise auffangen, wenn Sie das Produkt oder die Dienstleistung bereits geliefert haben.

Diese Art von Versehen kann sich bei Unternehmen mit hohem Volumen oder längeren Ausführungszyklen summieren. Sie benötigen ein System, das ausstehende Erfassungen kennzeichnet, bevor Autorisierungen ablaufen.

Unvollständige Teilerfassungen

Sobald Sie eine Teilerfassung übermitteln, werden die verbleibenden Gelder freigegeben. Sie können in der Regel nicht zurückgehen und mehr von derselben Autorisierung erfassen oder die Zahlung später „aufstocken“, ohne eine neue Transaktion zu autorisieren. Wenn in Ihrer ursprünglichen Autorisierung der Gesamtbetrag zu niedrig angesetzt war (oder sich nach dem Bezahlvorgang etwas ändert), müssen Sie entweder die Differenz ausgleichen oder eine zweite Zahlung anfordern. Beides ist nicht ideal.

Einige Systeme unterstützen mehrere Teilerfassungen aus einer Autorisierung, aber das muss bewusst eingerichtet werden. Ohne diese Konfiguration ist sich die Teilerfassung eher eine einmalige Gelegenheit.

Fehlgeschlagene Erfassungsversuche

Selbst wenn die Autorisierung gültig ist, kann die Erfassung fehlschlagen, wenn technische Probleme mit Ihrem Zahlungsabwickler auftreten, Transaktionsdetails fehlend oder die Karte nach der Autorisierung als gestohlen oder gesperrt gekennzeichnet wurde.

In diesem Fall werden die Gelder nicht überwiesen und Sie müssen die Kundinnen und Kunden um die Verwendung einer neuen Zahlungsmethode bitten. Das führt zu Verzögerungen, Verwaltungsaufwand und potenzieller Abwanderung.

Administrative Fehler

Manuelle Erfassungsabläufe fügen eine zusätzliche Ebene der Verantwortung hinzu. Wenn ein Mitglied Ihres Teams vergisst, eine Zahlung zu erfassen, oder wenn der falsche Betrag erfasst wird, schlägt die Zahlung entweder fehl oder spiegelt nicht vollständig wider, was geliefert wurde.

Dies kann zu nicht eingezogenem Umsatz, Problemen beim Abgleich und Supporttickets führen, wenn Kundinnen und Kunden nicht übereinstimmende Abbuchungen sehen.

Um das zu vermeiden, verlassen sich Unternehmen häufig auf Dashboards oder Berichte, um „autorisierte, aber nicht erfasste“ Zahlungen nachzuverfolgen. Einige Plattformen bieten auch Benachrichtigungen oder Optionen für die automatische Erfassung an, was hilfreich ist, wenn Sie mit einem großen Volumen oder kleinen Teams arbeiten.