Dietro ogni transazione riuscita c'è una catena di eventi, tra cui autorizzazione, regolamento del pagamento, bonifico, riconciliazione in grado di attraversare piattaforme, fusi orari e sistemi bancari. È facile dare per scontato l'intero processo quando funziona in modo semplice e veloce. Tuttavia, quando un pagamento viene bloccato, non va a buon fine o non viene ricevuto, è fondamentale poter monitorare esattamente cosa è successo (e quando) e i sistemi di tracciamento dei pagamenti possono essere di grande aiuto per risolvere i problemi non appena si presentano.

Di seguito, spiegheremo come funziona il tracciamento dei pagamenti e cosa serve per farlo funzionare su larga scala.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è il tracciamento dei pagamenti?
  
• Cosa comporta il tracciamento dei pagamenti in ogni fase della transazione?
  
• Quali difficoltà devono affrontare le attività nel tracciare con precisione i pagamenti?
  
• In che modo Stripe fornisce visibilità e tracciabilità dei pagamenti?
  

Cos'è il tracciamento dei pagamenti?

Il tracciamento dei pagamenti è il processo che consiste nel seguire una transazione dal momento in cui un cliente avvia un pagamento fino a quando i fondi vengono effettivamente accreditati sul tuo conto. Si tratta di sapere e di essere in grado di dimostrare esattamente dove si trova il denaro in qualsiasi momento. Un tracciamento efficace dei pagamenti ti consente di rispondere alle seguenti domande:

• Quando è stato autorizzato il pagamento?

• È stato saldato correttamente?

• È stato raggruppato in un bonifico?

• Il bonifico è arrivato sul tuo conto bancario?

• Se si è verificato un problema, in quale fase è avvenuto?

Un efficace tracciamento dei pagamenti può:

• Fornire un quadro in tempo reale della tua posizione di cassa

• Fornirti un aiuto a individuare le transazioni non andate a buon fine o ritardate prima che causino problemi

• Semplificate la preparazione di fine mese e di revisione contabile.

• Aiutare i team di assistenza clienti a rispondere alle domande sui pagamenti in sospeso

Il tracciamento dei pagamenti è particolarmente importante per le attività che accettano pagamenti tramite diversi canali (ad esempio abbonamenti, completamento della transazione online, fatture), operano in diversi paesi o con diverse valute o collaborano con più fornitori di servizi di pagamento o banche. In questi casi, i pagamenti passano attraverso più sistemi, ognuno dei quali ha i propri timestamp, ID di riferimento e peculiarità di riconciliazione. Grazie al tracciamento, puoi mantenere il controllo sulle operazioni finanziarie e dedicare meno tempo alla risoluzione dei problemi e al recupero dei pagamenti.

Cosa comporta il tracciamento dei pagamenti in ogni fase della transazione?

Il tracciamento di un pagamento rappresenta una serie di punti di controllo. Ogni fase della transazione ti indica qualcosa di diverso sullo stato e sul rischio del pagamento. Per sapere a che punto è un pagamento, devi avere visibilità su tutti i pagamenti. Ecco come si presenta in ogni fase del processo di pagamento.

Autorizzazione

L’autorizzazione è il momento in cui il sistema invia una richiesta alla rete di pagamento o alla banca del cliente per approvare l'addebito. A questo punto, ecco che cosa devi tracciare:

• Se il pagamento è stato approvato o rifiutato

• Se il pagamento è stato rifiutato, il motivo per cui è stato rifiutato (ad esempio, carta scaduta, fondi insufficienti)

• L'ID della transazione o il codice di autorizzazione (ovvero il punto di riferimento per il resto del ciclo di vita del pagamento)

Un'autorizzazione non riuscita significa che la transazione non andrà a buon fine e dovrai decidere come procedere.

Acquisizione e regolamento dei pagamenti

Se il pagamento è stato autorizzato, il passo successivo consiste nell'effettuare l'incasso dei fondi. In molti casi, l’acquisizione del pagamento avviene subito dopo l'autorizzazione, ma alcune attività preferiscono attendere e acquisire i fondi in un secondo momento.

Il regolamento dei pagamenti arriva come ultimo spetto. Durante la procedura di pagamento, i fondi vengono effettivamente trasferiti dal conto del cliente attraverso le procedure di pagamento all'elaboratore del pagamento o alla banca acquirente, ma non ancora sul conto bancario dell'utente. In queste fasi,ecco di che cosa devi tenere traccia:

• Se il pagamento è stato acquisito

• Lo stato attuale (ad esempio, in sospeso, riuscito, non andato a buon fine)

• La data del regolamento dei pagamenti e le eventuali commissioni

Questa fase è quella in cui il denaro è effettivamente in movimento.È importante essere in grado di individuare rapidamente eventuali problemi e agire di conseguenza.

Bonifico e riconciliazione

Una volta saldati i pagamenti, il fornitore o la banca acquirente invierà un bonifico raggruppato sul tuo conto bancario business. Il bonifico potrebbe combinare dozzine o centinaia di transazioni. Il passaggio finale è la riconciliazione, in cui ogni bonifico viene abbinato al corretto insieme di pagamenti nel sistema. Durante queste fasi, monitorerai:

• L'importo del bonifico e la data di arrivo prevista

• L'elenco delle transazioni incluse nel bonifico

• Eventuali commissioni di elaborazione o conversione di valuta

• Se il bonifico è stato ricevuto e riconciliato

Se una transazione è stata contrassegnata come “pagata” nel tuo sistema ma non compare nel bonifico, o se il deposito non corrisponde ai tuoi dati, è un segnale di avvertimento. Un buon sistema di tracciamento ti consente di avere una visuale chiara tra ogni pagamento e ogni dollaro che arriva sul tuo conto bancario.

Quali difficoltà devono affrontare le attività nel tracciamento preciso dei pagamenti?

Il tracciamento può essere difficile perché coinvolge diversi sistemi di pagamento che non sempre parlano la stessa lingua. Con l'aumentare del volume, i sistemi si moltiplicano e i metodi di pagamento si diversificano; i pagamenti potrebbero passare attraverso quattro o cinque strumenti prima di arrivare sul tuo conto bancario. Il compito di dare un senso a tutto questo ricade sul tuo team, a meno che tu non disponga di strumenti in grado di unificare la visione, delineare lo stato di ogni transazione e segnalare i problemi non appena si verificano. Diamo un'occhiata più da vicino a queste sfide.

I dati risiedono in troppi luoghi

I pagamenti spesso provengono da diverse fonti. Possono provenire da un flusso di completamento delle transazioni, da un sistema di fatturazione o da un'applicazione per dispositivi mobili, e ciascuno di essi può avere una propria logica di rendicontazione. Inoltre, le banche e i processori utilizzano formati di riferimento e convenzioni di denominazione diversi. Un sistema potrebbe chiamarlo “transazione”, un altro “evento”, mentre il tuo registro potrebbe visualizzare semplicemente un bonifico forfettario senza alcun dettaglio.

Quando i dati sono frammentati in questo modo, non esiste un'unica fonte di verità e la riconciliazione diventa un'operazione approssimativa: anche le domande più semplici richiedono un controllo incrociato tra diversi sistemi.

Non è possibile visualizzare in tempo reale ciò che sta accadendo.

Quando i sistemi non si aggiornano in tempo reale, si verificano dei ritardi. Se un pagamento non va a buon fine, viene trattenuto per essere verificato o viene stornato a posteriori, è possibile non notarlo fino a quando non influisce sulla tua posizione di cassa.

Questo ritardo crea vulnerabilità nelle operazioni dell’attività. Si sta cercando di chiudere i conti, rispondere alle richieste dei clienti o prevedere il flusso di cassadel mese successivo, il tutto con informazioni incomplete.

La riconciliazione manuale introduce complessità e rischi

Quando i sistemi non sono integrati, i team sono costretti a riconciliare manualmente. Ciò significa:

• Esportazione dei dati delle transazioni da un'unica piattaforma

• Scaricare i report sul bonifico da un altro

• Abbinare manualmente gli ID di pagamento ai depositi bancari

• Inseguire eccezioni, annullamenti e casi limite uno alla volta

Questo processo manuale è rischioso e inefficiente. Maggiore è il lavoro manuale richiesto, maggiore è la possibilità di errore umano, come ad esempio contrassegnare un pagamento come saldato quando non lo è stato o trascurare un addebito non andato a buon fine che si presumeva fosse stato addebitato correttamente.

La risoluzione dei problemi richiede tempo che potrebbe essere dedicato alle normali operazioni

Quando un pagamento è mancante, ritardato o contestato, capire cosa è successo può significare ricercare tra sistemi, fusi orari e canali di supporto. Forse si trattava di un bonifico bancario non andato a buon fine o un rimborso non necessario che si è attivato automaticamente e non è mai stato segnalato. Forse un bonifico è stato avviato ma non ricevuto.

Senza collegamenti chiari e tracciabili tra ogni fase del ciclo di vita del pagamento, anche le questioni di routine possono trasformarsi in ricerche dispendiose in termini di tempo. Il costo in termini di tempo influisce anche sull'esperienza del cliente quando l'assistenza non è in grado di rispondere a domande di base, come ad esempio: “Dov'è il mio rimborso?”

In che modo Stripe fornisce visibilità e tracciabilità dei pagamenti?

Stripe Payments è progettato per offrire alle attività la massima trasparenza su come vengono effettuati i pagamenti, dove si trovano e cosa succede in ogni fase. Ecco come Stripe semplifica il tracciamento dei pagamenti.

Un unico luogo per visualizzare tutto

Stripe riunisce tutte le tue attività di pagamento in un'unica dashboard unificata. Il cliente ha pagato con carta di credito, Automated Clearing House (ACH), wallet digitale o bonifico bancario? Non fa differenza, tutti i pagamenti sono visibili in un unico luogo.

È possibile filtrare le transazioni in base a stato, cliente, data, metodo o metadati, in modo da individuare il pagamento desiderato in pochi secondi anziché in ore.

Questa vista centralizzata risolve uno dei maggiori problemi di tracciabilità: la frammentazione dei dati. Grazie a Stripe, non è necessario passare da un sistema all'altro per ricostruire la cronologia di un pagamento. È già tutto lì, in un'unica interfaccia.

Aggiornamenti in tempo reale con contesto completo

Stripe ti mostra la cronologia completa di un pagamento, incluso quando è stato creato, autorizzato, acquisito, rimborsato, contestato o pagato. Ogni evento ha un timestamp ed è collegato ai metadati pertinenti o al numero di riferimento interno.

Se un pagamento non va a buon fine o un addebito viene stornato, lo stato viene aggiornato immediatamente. È possibile impostare notifiche o webhook per essere sempre informati su eventuali problemi senza dover effettuare sondaggi o controlli manuali.

Il vantaggio in questo caso è la visibilità e la tracciabilità in tempo reale. È possibile spiegare facilmente cosa è successo, quando e perché. Ciò può rappresentare un'informazione importante in caso di fondi mancanti, ritardati o contestati.

Strumenti per una riconciliazione più semplice

Stripe consente di chiudere il ciclo tra i singoli pagamenti e i depositi bancari effettivi. Ogni bonifico include un elenco dettagliato delle transazioni incluse, l'importo riscosso e le commissioni detratte. Ciò semplifica le seguenti operazioni:

• Abbinare i bonifici Stripe ai tuoi registri interni

• Confermare che ogni pagamento andato a buon fine è stato effettuato sul tuo conto

• Tracciare eventuali lacune o discrepanze

Puoi anche allegare i tuoi riferimenti interni (come l'ID dell'ordine o il numero di fattura) alle transazioni Stripe, in modo che il tuo team possa vedere i dettagli esatti di ogni pagamento.

ID tracciamento per le indagini sui bonifici

A volte, anche dopo l'invio di un bonifico, il denaro non arriva sul tuo conto bancario in tempo. Stripe fornisce un ID tracciamento per ogni bonifico, un numero di riferimento che la tua banca può utilizzare per localizzare il deposito nel suo sistema.

Questa funzione consente di eliminare le conversazioni ripetitive con la banca (ad esempio, “Non vediamo i fondi sul nostro conto”). È possibile trasmettere l'ID tracciamento direttamente alla banca, che potrà utilizzarlo per individuare il trasferimento e confermarne lo stato. Si tratta di un piccolo dettaglio con un grande impatto, soprattutto per i bonifici urgenti.