Jede erfolgreiche Transaktion besteht aus einer Kette von Ereignissen – darunter Autorisierung, Zahlungsabwicklung, Auszahlung, Abgleich –, die sich über mehrere Plattformen, Zeitzonen und Banksysteme erstrecken können. Es ist leicht, den gesamten Prozess für selbstverständlich zu halten, solange er einfach und schnell funktioniert. Aber wenn eine Zahlung ins Stocken gerät, fehlschlägt oder verloren geht, ist es wichtig, dass Sie genau nachverfolgen können, was passiert ist (und wann). Systeme zur Nachverfolgung von Zahlungen können eine große Hilfe sein, um Probleme zu lösen, sobald sie auftreten.

Im Folgenden erfahren Sie, wie die Zahlungsverfolgung funktioniert und was nötig ist, um sie in großem Umfang durchzuführen.

Worum geht es in diesem Artikel?

– Was bedeutet Zahlungsverfolgung?
– Was umfasst die Zahlungsverfolgung in jeder Phase der Transaktion?
– Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der genauen Verfolgung von Zahlungen?
– Wie sorgt Stripe für Transparenz und Rückverfolgbarkeit von Zahlungen?

Was ist die Zahlungsverfolgung?

Unter Zahlungsverfolgung versteht man die Verfolgung einer Transaktion von dem Zeitpunkt, zu dem eine Kundin/ein Kunde eine Zahlung veranlasst, bis zu dem Zeitpunkt, an dem das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto eingeht. Es geht darum, genau zu wissen und nachweisen zu können, wo sich das Geld zu einem bestimmten Zeitpunkt befindet. Eine effektive Zahlungsverfolgung ermöglicht es Ihnen, die folgenden Fragen zu beantworten:

– Wann wurde die Zahlung autorisiert?

– Wurde sie erfolgreich abgewickelt?

– Wurde sie in einer Auszahlung zusammengefasst?

– Ist diese Auszahlung auf Ihrem Bankkonto eingegangen?

– Wenn etwas schief gelaufen ist: An welchem Punkt trat das Problem auf?

Eine leistungsfähige Zahlungsverfolgung kann:

– Ihnen einen Echtzeit-Überblick über Ihre Liquiditätslage geben

– Ihnen helfen, fehlgeschlagene oder verzögerte Transaktionen zu erkennen, bevor sie Probleme verursachen

– den Monatsabschluss und die Auditvorbereitung erleichtern

– den Kundensupport-Teams bei der Beantwortung von Fragen zu ausstehenden Zahlungen helfen

Die Zahlungsverfolgung ist besonders für Unternehmen wichtig, die Zahlungen über mehrere Kanäle akzeptieren (z. B. Abonnements, Online-Bezahlvorgänge, Rechnungen), in mehreren Ländern agieren, verschiedene Währungen nutzen oder mit mehreren Zahlungsdienstleistern oder Banken zusammenarbeiten. In diesen Fällen durchlaufen die Zahlungen mehrere Systeme, von denen jedes seine eigenen Zeitstempel, Referenz-IDs und Abgleichsprozesse hat. Mit der Verfolgung behalten Sie die Kontrolle über Ihre Finanzvorgänge und müssen weniger Zeit für die Problembehebung und die Suche nach Zahlungen aufwenden.

Was umfasst die Zahlungsverfolgung in jeder Phase der Transaktion?

Die Verfolgung einer Zahlung besteht aus einer Reihe von Kontrollpunkten. Jede Phase der Transaktion sagt Ihnen etwas anderes über den Status und das Risiko der Zahlung. Um zu verstehen, wo eine Zahlung steht, brauchen Sie einen Überblick über alle diese Punkte. Hier sehen Sie, wie das in jeder Phase des Zahlungsprozesses aussieht.

Autorisierung

Die Autorisierung ist der Punkt, an dem Ihr System eine Anfrage an das Zahlungsnetzwerk oder die Bank des Kunden bzw. der Kundin sendet, um die Abbuchung zu genehmigen. In dieser Phase müssen Sie Folgendes nachverfolgen:

– ob die Zahlung genehmigt oder abgelehnt wurde

– falls sie abgelehnt wurde: den Grund für die Ablehnung (z. B. abgelaufene Karte, unzureichende Deckung)

_ die Transaktions-ID oder den Autorisierungscode (d. h. der Referenzpunkt für den restlichen Lebenszyklus der Zahlung)

Eine fehlgeschlagene Autorisierung bedeutet, dass die Transaktion nicht durchgeführt wird und Sie entscheiden müssen, wie Sie weiter vorgehen.

Erfassung und Zahlungsabwicklung

Wenn die Zahlung autorisiert wurde, besteht der nächste Schritt darin, die Gelder tatsächlich einzuziehen. In vielen Fällen erfolgt die Zahlungserfassung direkt nach der Autorisierung, aber einige Unternehmen warten lieber und erfassen die Gelder später.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt an letzter Stelle. Bei der Zahlungsabwicklung werden die Gelder vom Konto des Kunden/der Kundin über die Zahlungsverkehrsschienen an Ihren Zahlungsabwickler oder Ihre Händlerbank überwiesen – allerdings noch nicht auf Ihr Bankkonto. In diesen Phasen müssen Sie Folgendes verfolgen:

– ob die Zahlung erfasst wurde

– den aktuellen Status (z. B. ausstehend, erfolgreich, fehlgeschlagen)

– das Datum der Zahlungsabwicklung und alle damit verbundenen Gebühren

Dies ist die Phase, in der das Geld tatsächlich bewegt wird. Sie müssen in der Lage sein, alle Probleme schnell zu erkennen und zu beheben.

Auszahlung und Abgleich

Sobald die Zahlungen abgewickelt wurden, sendet Ihr Anbieter oder Acquirer eine Sammelauszahlung auf Ihr Geschäftskonto. Die Auszahlung kann Dutzende oder Hunderte von Transaktionen umfassen. Der letzte Schritt ist der Abgleich, bei dem jede Auszahlung mit dem richtigen Satz von Zahlungen in Ihrem System abgeglichen wird. In diesen Phasen verfolgen Sie Folgendes:

– den Auszahlungsbetrag und das Datum, an dem er voraussichtlich eingeht

– die Liste der in der Auszahlung enthaltenen Transaktionen

– etwaige Bearbeitungs- oder Währungsumrechnungsgebühren

– ob die Auszahlung eingegangen ist und abgeglichen wurde

Wenn eine Transaktion in Ihrem System als „bezahlt“ markiert wurde, aber nicht in der Auszahlung auftaucht, oder wenn die Einzahlung nicht mit Ihren Aufzeichnungen übereinstimmt, ist das ein Warnzeichen. Eine gute Nachverfolgung bietet Ihnen eine klare Orientierung für alle Zahlungen und Beträge, die auf Ihrem Bankkonto eingehen.

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der genauen Verfolgung von Zahlungen?

Die Nachverfolgung kann eine Herausforderung sein, weil sie sich über mehrere Zahlungssysteme erstreckt, die nicht immer dieselbe Sprache sprechen. Mit steigendem Volumen vervielfachen sich die Systeme und die Zahlungsmethoden werden vielfältiger. Zahlungen können vier oder fünf Systeme durchlaufen, bevor sie auf Ihrem Bankkonto landen. Dies alles nachzuvollziehen ist die Aufgabe Ihres Teams – es sei denn, Sie verfügen über Tools, die die Ansicht vereinheitlichen, den Status jeder Transaktion angeben und auf Probleme hinweisen, sobald diese auftreten. Sehen wir uns diese Herausforderungen einmal genauer an.

Daten kommen von zu vielen Quellen

Zahlungen stammen oft aus verschiedenen Quellen. Sie können von einem Bezahlvorgang, einem Abrechnungssystem, einem Abrechnungstool oder einer mobilen App stammen – und womöglich nutzt jede dieser Quellen ihre eigene Berichtslogik. Hinzu kommt, dass Banken und Verarbeiter unterschiedliche Referenzformate und Namenskonventionen verwenden. In einem System kann es sich um eine „Transaktion“ handeln, in einem anderen um ein „Ereignis“, und in Ihrem Hauptbuch wird vielleicht nur eine pauschale Auszahlung ohne Einzelaufstellung angezeigt.

Wenn die Daten derart fragmentiert sind, gibt es keine einzige Quelle der Wahrheit und der Abgleich wird zum Rätselraten – selbst bei grundlegenden Fragen müssen verschiedene Systeme miteinander abgeglichen werden.

Es gibt keinen Echtzeit-Überblick über die Abläufe

Werden Systeme nicht in Echtzeit aktualisiert, kommt es zu Verzögerungen. Wenn eine Zahlung fehlschlägt, zur Überprüfung zurückgehalten oder im Nachhinein storniert wird, sehen Sie dies möglicherweise erst, wenn es sich schon lange auf Ihre Liquiditätslage ausgewirkt hat.

Diese Verzögerung schafft Schwachstellen in Ihren Betriebsabläufen. Sie versuchen, Ihre Bücher abzuschließen, Kundenanfragen zu beantworten oder den Cashflow für den nächsten Monat zu prognostizieren – all dies ohne vollständige Informationen.

Manueller Abgleich führt zu Komplikationen und Risiken

Wenn die Systeme nicht integriert sind, müssen die Teams den Abgleich manuell vornehmen. Das bedeutet:

– Transaktionsdaten von einer Plattform exportieren

– Auszahlungsberichte von einer anderen Plattform herunterladen

– Zahlungs-IDs mit Bankeinzahlungen manuell abgleichen

– Ausnahmen, Stornierungen und Grenzfälle einzeln aufspüren

Dieser manuelle Prozess ist riskant und ineffizient. Je mehr manuelle Arbeit erforderlich ist, desto größer ist die Gefahr menschlicher Fehler, z. B. dass eine Zahlung als beglichen markiert wird, obwohl sie nicht beglichen wurde, oder dass eine fehlgeschlagene Abbuchung übersehen wird, von der man annahm, dass sie erfolgreich war.

Die Fehlerbehebung nimmt Zeit von den normalen Betriebsabläufen weg

Wenn eine Zahlung ausbleibt, sich verzögert oder angefochten wird, muss man oft über verschiedene Systeme, Zeitzonen und Support-Kanäle hinweg nach Daten suchen, um herauszufinden, was passiert ist. Vielleicht handelt es sich um eine fehlgeschlagene Banküberweisung oder eine unnötige Rückerstattung, die automatisch ausgelöst und nie markiert wurde. Vielleicht wurde eine Auszahlung eingeleitet, aber nicht erhalten.

Ohne klare, nachvollziehbare Verbindungen zwischen den einzelnen Schritten des Zahlungslebenszyklus werden selbst Routineprobleme zu zeitraubenden Aufgaben. Der Zeitaufwand wirkt sich auch auf das Kundenerlebnis aus, wenn der Support grundlegende Fragen nicht beantworten kann, z. B. „Wo bleibt meine Rückerstattung?“

Wie sorgt Stripe für Transparenz und Rückverfolgbarkeit von Zahlungen?

Stripe Payments wurde entwickelt, um Unternehmen volle Transparenz über die Zahlungsbewegungen und darüber zu geben, wo sich eine Zahlung gerade in der Verarbeitung befindet und was bei jedem Schritt passiert. Hier erfahren Sie, wie Stripe die Verfolgung von Zahlungen erleichtert.

Ein zentraler Ort für alle Informationen

Stripe fasst alle Ihre Zahlungsaktivitäten in einem einheitlichen Dashboard zusammen. Unabhängig davon, ob ein Kunde oder eine Kundin mit einer Kreditkarte, per Automated Clearing House (ACH)-Überweisung, per Digital Wallet oder per Überweisung bezahlt hat, sind alle Zahlungen an einem Ort sichtbar.

Sie können Transaktionen nach Status, Kunde/Kundin, Datum, Methode oder Metadaten filtern, sodass Sie die gesuchte Zahlung in Sekundenschnelle finden – nicht erst nach mehreren Stunden.

Diese zentralisierte Ansicht löst eines der größten Probleme bei der Nachverfolgung: fragmentierte Daten. Mit Stripe müssen Sie nicht zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln, um den Verlauf einer Zahlung zu rekonstruieren. Die Daten sind bereits vorhanden, in einer einzigen Oberfläche.

Aktualisierungen in Echtzeit mit vollständigem Kontext

Stripe zeigt Ihnen den vollständigen Zeitplan einer Zahlung an – einschließlich des Zeitpunkts, zu dem sie erstellt, autorisiert, erfasst, erstattet, angefochten oder ausgezahlt wurde. Jedes Ereignis hat einen Zeitstempel und ist mit den entsprechenden Metadaten oder der internen Referenznummer verknüpft.

Wenn eine Zahlung fehlschlägt oder eine Abbuchung storniert wird, wird dieser Status sofort aktualisiert. Sie können Benachrichtigungen oder Webhooks einrichten, um ohne Abfragen oder manuelle Überprüfungen potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren.

Der Vorteil liegt in der Echtzeit-Transparenz und Rückverfolgbarkeit. Sie können leicht erklären, was passiert ist, wann und warum. Das kann eine wichtige Information sein, wenn Gelder fehlen oder Zahlungen sich verzögern oder angefochten werden.

Tools für einen einfacheren Abgleich

Stripe hilft Ihnen, die Lücke zwischen einzelnen Zahlungen und Ihren tatsächlichen Bankeinzahlungen zu schließen. Zu jeder Auszahlung erhalten Sie eine detaillierte Auflistung, welche Transaktionen sie umfasst, wie viel eingezogen wurde und welche Gebühren abgezogen wurden. Das vereinfacht Ihnen die folgenden Aufgaben:

– Abgleich von Stripe-Auszahlungen mit Ihren internen Aufzeichnungen

– Überprüfung, dass jede erfolgreiche Zahlung auf Ihrem Konto eingegangen ist

– Erkennung aller Lücken und Unstimmigkeiten

Sie können auch Ihre eigenen internen Referenzen (z. B. eine Auftrags- oder Rechnungsnummer) an Stripe-Transaktionen anhängen, damit Ihr Team genaue Details zu jeder Zahlung sehen kann.

Nachverfolgungs-IDs für die Untersuchung von Auszahlungen

Manchmal kommt das Geld nicht rechtzeitig auf Ihrem Bankkonto an, selbst wenn eine Auszahlung gesendet wurde. Stripe stellt für jede Auszahlung eine Nachverfolgungs-ID bereit: eine Referenznummer, mit der Ihre Bank die Einzahlung in ihrem System ausfindig kann.

Mit dieser Funktion entfällt die aufwendige Kommunikation (z. B. „Wir sehen den Betrag bei uns nicht“) mit Ihrer Bank. Sie können die Nachverfolgungs-ID direkt an Ihre Bank weitergeben, die sie dann verwenden kann, um die Überweisung ausfindig zu machen und ihren Status zu überprüfen. Dies ist ein kleines Detail mit großer Wirkung – vor allem bei zeitkritischen Auszahlungen.