Derrière chaque transaction réussie se cache une chaîne d'événements - autorisation, règlement, paiement, réconciliation - qui peut traverser les plates-formes, les fuseaux horaires et les systèmes bancaires. Il est facile de considérer l'ensemble du processus comme acquis lorsqu'il fonctionne simplement et rapidement. Mais lorsqu'un paiement est bloqué, échoue ou disparaît, il est essentiel que vous puissiez savoir exactement ce qui s'est passé (et quand), et les systèmes de suivi des paiements peuvent être d'une aide précieuse pour résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent.

Nous verrons ci-dessous comment fonctionne le suivi des paiements et ce qu'il faut faire pour qu'il soit efficace à grande échelle.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce que le suivi des paiements?
  
• En quoi consiste le suivi des paiements à chaque étape de la transaction?
  
• Quels sont les défis auxquels les entreprises sont confrontées pour assurer un suivi précis des paiements?
  
• Comment Stripe offre-t-il la visibilité et la traçabilité des paiements?
  

Qu'est-ce que le suivi des paiements?

Le suivi des paiements est le processus qui consiste à suivre une transaction depuis le moment où un client initie un paiement jusqu'au moment où les fonds sont effectivement compensés et déposés sur votre compte. Il s'agit de savoir et de pouvoir prouver exactement où se trouve l'argent à tout moment. Un suivi efficace des paiements vous permet de répondre aux questions suivantes :

• Quand le paiement a-t-il été autorisé?

• Le virement a-t-il été effectué avec succès?

• A-t-il été regroupé dans un virement?

• Ce virement est-il arrivé dans votre compte bancaire?

• En cas de problème, à quel moment l'opération s'est-elle arrêtée?

Un suivi efficace des paiements peut :

• Vous donner une image en temps réel de votre position de trésorerie

• Vous aider à détecter les transactions échouées ou retardées avant qu'elles ne causent des problèmes

• Simplifier la préparation de la fin de mois et de l'audit

• Aider les équipes d'assistance à la clientèle à répondre aux questions sur les paiements en attente

Le suivi des paiements est particulièrement important pour les entreprises qui acceptent les paiements par le biais de plusieurs canaux ( p. ex. abonnements, paiement en ligne, factures), qui opèrent dans plusieurs pays ou devises, ou qui travaillent avec plusieurs prestataires de services de paiement ou banques. Dans ces cas, les paiements passent par plusieurs systèmes, chacun ayant ses propres horodatages, identifiants de référence et particularités de rapprochement. Grâce au suivi, vous pouvez garder le contrôle de vos opérations financières et passer moins de temps à résoudre des problèmes et à rechercher des paiements.

Qu’implique le suivi des paiements à chaque étape de la transaction?

Le suivi d'un paiement est une série de points de contrôle. Chaque étape de la transaction vous donne des renseignements différents sur l'état et le risque du paiement. Pour comprendre où en est un paiement, vous devez avoir une visibilité sur chacun d'entre eux. Voici à quoi cela ressemble à chaque étape du processus de paiement.

Autorisation

L'autorisation est le moment où votre système envoie une demande au réseau de paiement ou à la banque du client pour approuver le prélèvement. À ce stade, vous devez vérifier des éléments suivants :

• Si le paiement a été approuvé ou refusé

• Si il a été refusé, la raison pour laquelle il a été refusé (p. ex. carte expirée, fonds insuffisants)

• L'ID de la transaction ou le code d'autorisation (c.-à-d. le point de référence pour le reste du cycle de paiement)

L'échec de l'autorisation signifie que la transaction ne sera pas effectuée et que vous devrez décider comment procéder.

Capture et règlement

Si le paiement a été autorisé, l'étape suivante consiste à collecter les fonds. Dans de nombreux cas, la capture des paiements a lieu juste après l'autorisation, mais certaines entreprises choisissent d'attendre et de capturer les fonds plus tard.

Le règlement est la dernière étape. Au cours du règlement, les fonds sont effectivement transférés du compte du client vers votre processeur de paiement ou votre banque acquéreuse, en passant par les rails de paiement, mais pas encore vers votre compte bancaire. Au cours de ces phases, vous devez vérifier des éléments suivants :

• Si le paiement a été capturé

• L'état actuel (p. ex., en attente, réussi, échec)

• La date de règlement et les frais éventuels

C'est à ce stade que l'argent est réellement en mouvement. Vous devez être en mesure de détecter les problèmes et d'y remédier rapidement.

Virement et rapprochement

Une fois les paiements réglés, votre fournisseur ou acquéreur envoie un virement groupé sur le compte bancaire de votre entreprise. Ce virement peut regrouper des dizaines ou des centaines de transactions. L'étape finale est le rapprochement, où chaque paiement est associé au bon ensemble de paiements dans votre système. Au cours de ces étapes, vous devez vérifier des éléments suivants :

• Le montant du virement et sa date d'arrivée prévue

• La liste des transactions incluses dans le virement

• Tous les frais de traitement ou de conversion de devises

• Si le virement a été reçu et rapproché

Si une transaction a été marquée comme « payée » dans votre système mais n'apparaît pas dans le virement, ou si le dépôt ne correspond pas à vos dossiers, c'est un signe d'alerte. Un bon suivi vous permet d'avoir une vision claire de chaque paiement et de chaque dollar qui arrive sur votre compte bancaire.

Quels sont les défis auxquels les entreprises sont confrontées pour assurer un suivi précis des paiements?

Le suivi peut s'avérer difficile parce qu'il couvre plusieurs systèmes de paiement qui ne partagent pas toujours le même langage. À mesure que le volume augmente, les systèmes se multiplient et les méthodes de paiement se diversifient ; les paiements peuvent passer par quatre ou cinq outils avant d'arriver sur votre compte bancaire. C'est à votre équipe qu'il incombe d'y voir clair, à moins que vous ne disposiez d'outils permettant d'unifier la vue, de délimiter le statut de chaque transaction et de signaler les problèmes dès qu'ils surviennent. Examinons ces défis de plus près.

Les données sont trop dispersées

Les paiements proviennent souvent de plusieurs sources. Ils peuvent provenir d'un flux de paiement, d'un système de facturation, d'un outil de facturation ou d'une application mobile - et chacun peut avoir sa propre logique de notification. En outre, les banques et les entreprises de traitement utilisent des formats de référence et des conventions d'appellation différents. Un système peut parler de « transaction », un autre d'« événement », et votre grand livre peut ne voir qu'un paiement forfaitaire sans aucune ventilation.

Lorsque les données sont fragmentées de la sorte, il n'y a pas de source unique de vérité et la réconciliation devient une devinette - même les questions de base nécessitent des vérifications croisées entre différents systèmes.

Aucune vision en temps réel de ce qui se passe

Lorsque les systèmes ne sont pas mis à jour en temps réel, des retards se produisent. Si un paiement échoue, est retenu pour examen ou est annulé après coup, il se peut que vous ne le voyiez que longtemps après qu'il ait affecté votre position de trésorerie.

Ce décalage crée des vulnérabilités dans vos opérations. Vous essayez de clôturer vos comptes, de répondre aux demandes des clients ou de prévoir les [flux de trésorerie] du mois prochain (https://stripe.com/resources/more/how-to-calculate-net-cash-flow-what-businesses-need-to-know), tout cela avec des renseignements incomplets.

Le rapprochement manuel introduit des frictions et des risques

Lorsque les systèmes ne sont pas intégrés, les équipes sont bloquées dans le rapprochement manuel. Cela signifie :

• Exportation de données de transaction à partir d'une seule plateforme

• Téléchargement des rapports de paiement à partir d'une autre

• Correspondance manuelle des identifiants de paiement aux dépôts bancaires

• Recherche d'exceptions, d'inversions et de cas limites, un par un

Ce processus manuel est risqué et inefficace. Plus le travail manuel est important, plus le risque d'erreur humaine est élevé, comme le fait de marquer un paiement comme réglé alors qu'il ne l'a pas été ou d'ignorer un prélèvement qui n'a pas été effectué alors qu'il était supposé l'avoir été.

La résolution des problèmes prend du temps par rapport aux opérations normales

Lorsqu'un paiement est manquant, retardé ou contesté, il faut parfois chercher à comprendre ce qui s'est passé à travers les systèmes, les fuseaux horaires et les services d'assistance. Il s'agit peut-être d'un virement bancaire qui a échoué ou d'un remboursement inutile qui a été déclenché automatiquement et qui n'a jamais été signalé. Un paiement a peut-être été initié mais n'a pas été reçu.

Sans liens clairs et traçables entre chaque étape du cycle de paiement, même les problèmes courants se transforment en recherches fastidieuses. Cette perte de temps affecte également l'expérience du client lorsque le service d'assistance ne peut répondre à des questions élémentaires telles que « Où est mon remboursement? ».

Comment Stripe offre-t-il la visibilité et la traçabilité des paiements?

Paiements Stripe est conçu pour donner aux entreprises une transparence totale sur la façon dont les paiements sont effectués, où ils en sont dans le processus, et ce qui se passe à chaque étape. Voici comment Stripe facilite le suivi des paiements.

Un seul endroit pour tout voir

Stripe rassemble toutes vos activités de paiement dans un Dashboard unifié. Qu'un client ait payé avec une carte de crédit, un transfert de Chambre de compensation automatisée (ACH), un portefeuille numérique ou un virement bancaire, tous les paiements sont visibles en un seul endroit.

Vous pouvez filtrer les transactions par état, par client, par date, par méthode ou par métadonnées, ce qui vous permet de trouver le paiement exact que vous recherchez en quelques secondes, et non en quelques heures.

Cette vue centralisée résout l'un des plus grands problèmes de suivi : la fragmentation des données. Avec Stripe, vous n'avez pas besoin de passer d'un système à l'autre pour reconstituer l'historique d'un paiement. Les données sont centralisées dans une seule et même interface.

Mises à jour en temps réel avec contexte complet

Stripe vous montre la chronologie complète d'un paiement, notamment quand il a été créé, autorisé, capturé, remboursé, contesté ou payé. Chaque événement est horodaté et lié aux métadonnées pertinentes ou au numéro de référence interne.

Si un paiement échoue ou si un prélèvement est annulé, le statut est mis à jour instantanément. Vous pouvez mettre en place des notifications ou des webhooks pour rester à l'affût de tout problème sans avoir recours à des sondages ou à des vérifications manuelles.

L'avantage est la visibilité en temps réel et la traçabilité. Vous pouvez facilement expliquer ce qui s'est passé, quand et pourquoi. Ces informations peuvent s'avérer précieuses lorsque des fonds manquent, sont retardés ou font l'objet d'un litige.

Outils pour faciliter le rapprochement

Stripe vous aide à boucler la boucle entre les paiements individuels et vos dépôts bancaires réels. Chaque virement est accompagné d'une liste détaillée des transactions qu'il comprend, du montant perçu et des frais qui ont été déduits. Il est ainsi facile de :

• Associer les virements Stripe à vos dossiers internes

• Confirmer que tous les paiements effectués ont été versés sur votre compte

• Repérer les lacunes ou les irrégularités

Vous pouvez également attacher vos propres références internes (telles qu'un numéro de commande ou de facture) aux transactions Stripe, afin que votre équipe puisse voir les informations exactes concernant chaque paiement.

ID de suivi pour les enquêtes sur les virements

Parfois, même après l'envoi d'un virement, l'argent n'arrive pas à temps sur votre compte bancaire. Stripe fournit un ID de suivi pour chaque paiement - un numéro de référence que votre banque peut utiliser pour localiser le dépôt dans son système.

Cette fonction permet d'éviter les allers-retours avec votre banque (par exemple, « Nous ne voyons pas les fonds de notre côté »). Vous pouvez transmettre l'identifiant de traçage directement à votre banque, qui pourra alors l'utiliser pour localiser le virement et confirmer son état. Il s'agit d'un petit détail qui a un impact important, en particulier pour les paiements urgents.