Nell'era di un'economia senza confini, molte attività thailandesi operano a livello internazionale, con clienti e partner in diverse aree geografiche. Questo è diventato lo standard attuale: l'emissione di fatture elettroniche in valute estere è considerata uno degli strumenti che promuovono l'espansione globale. Contribuisce a rendere più organizzati e trasparenti i processi operativi, consentendo tracciabilità e comodità per partner e clienti di tutto il mondo.

In questo articolo scopriremo le fatture elettroniche, la loro implementazione, l'importanza di questi strumenti per le imprese moderne, i requisiti delle leggi thailandesi per il loro utilizzo, i passaggi per la loro creazione ed esempi di fatture in altre unità monetarie. Illustreremo anche una soluzione che supporta l'emissione di fatture elettroniche in diverse valute a livello globale, aiutando i sistemi finanziari e contabili a crescere senza intralci, espandere i mercati con fiducia ed elevare le operazioni organizzative a livello internazionale.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura elettronica
  
• Importanza della fattura elettronica per le attività moderne
  
• Requisiti della legge thailandese per l'utilizzo delle fatture elettroniche
  
• Procedura per l'emissione di fatture elettroniche in valuta estera
  
• Esempio di fatture elettroniche in valuta estera
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Che cos'è una fattura elettronica

Una fattura elettronica viene preparata, inviata, ricevuta e salvata in modo digitale anziché su carta. La sua funzione principale è riscuotere dagli acquirenti il pagamento di beni o servizi. Le attività possono emettere documenti in baht thailandesi o in una valuta estera, a seconda di ciò che è più adatto alle loro esigenze. La preparazione di una fattura elettronica in un'altra valuta richiede una richiesta e l'approvazione preventiva da parte del Direttore Generale del Dipartimento delle entrate.

Importanza della fattura elettronica per le attività moderne

L'implementazione delle fatture elettroniche in Thailandia rappresenta un passo significativo per le attività, in quanto facilita le transazioni tra partner e clienti, migliorando al contempo la trasparenza e l'efficienza finanziaria e contabile. La fattura elettronica è vantaggiosa e importante per le imprese contemporanee, come spiegato di seguito:

• Riduzione di tempi e costi: l'emissione delle fatture diventa più pratica e veloce, si riducono la burocrazia e le spese per la stampa e la consegna, ed è possibile salvare le informazioni in formato digitale.
  
• Promozione di un'immagine positiva: una minore dipendenza dal trasporto di documenti e carta non solo riduce i costi, ma supporta anche un'immagine lungimirante dell'organizzazione, che viene vista come attenta alla sostenibilità e rispettosa dell'ambiente.
  
• Flusso di cassa: le fatture che possono essere inviate automaticamente e monitorate in tempo reale consentono un monitoraggio accurato dei pagamenti, riducendo i giorni di insoluto (DSO), accelerando il ciclo di fatturazione e migliorando la liquidità, il che si traduce a sua volta in un migliore flusso di cassa.
  
• Dati aggiornati: i dirigenti possono visualizzare in tempo reale i crediti insoluti, l'anzianità del debito e tendenze nella riscossione, aiutandoli a gestire il rischio del credito, prevedere chiaramente il flusso di cassa futuro e accedere ai dati aggiornati per analizzare in modo trasparente e accurato i ricavi, le spese e l'imposta sul valore aggiunto (IVA).
  
• Trasparenza e verificabilità: un flusso di lavoro esistente con audit trail supporta la revisione retrospettiva. Si possono utilizzare la firma elettronica (e-signature) e le funzioni di marcatura temporale per verificare l'accuratezza delle informazioni e l'identità del venditore.
  
• Miglioramento dell'esperienza dei partner: un'esperienza di fatturazione più avanzata consente a fornitori e clienti di monitorare istantaneamente lo stato del sistema, ad esempio invio, approvazione, approvazione in attesa o pagamento programmato, e scaricare fatture con imposte, ricevute o rendiconti IVA.
  
• Elaborazione automatica: la fatturazione elettronica digitale aiuta le operazioni a svolgersi più velocemente, supportando un aumento dei volumi delle transazioni senza che sia necessario aggiungere personale. I processi automatizzati semplificano la collaborazione con partner commerciali e marketplace, a livello nazionale e internazionale.
  
• Riduzione degli errori: la piattaforma può eseguire la verifica dei dati chiave. Disporre fin dall'inizio delle informazioni in formato digitale garantisce una maggiore precisione, limita le informazioni mancanti o le approvazioni errate, riduce al minimo gli errori derivanti da un inserimento errato dei dati ed evita i ritardi causati dalla perdita di documenti.
  
• Conformità alle leggi: viene rispettato il sistema elettronico delineato dal Dipartimento delle entrate per fatture fiscali e ricevute elettroniche, mantenendo un sistema di archiviazione dei documenti in linea con i criteri della politica Thailand 4.0, per facilitare la transizione verso un'economia digitale.
  

Requisiti della legge thailandese per l'utilizzo delle fatture elettroniche

Il Dipartimento delle Entrate ha sviluppato il sistema di fatture e ricevute elettroniche per offrire praticità, migliorare la sicurezza e ridurre i passaggi necessari per la preparazione dei documenti. Questa opzione si aggiunge al formato cartaceo in base all'Electronic Transactions Act B.E. del 2001. Le attività che emettono fatture elettroniche devono essere conformi ai seguenti requisiti di legge:

Regolamento ministeriale n. 384

Il Regolamento ministeriale n. 384 (B.E. 2022) ha stabilito i criteri per la creazione, la presentazione e la conservazione sicura dei documenti fiscali elettronici, tra cui firme elettroniche, certificati digitali e marcatori temporali.

Richiesta dell'emissione di una fattura elettronica in valuta estera

Secondo la circolare del Direttore Generale relativa all'Articolo 7 della legge IVA n. 92, la preparazione di una fattura fiscale o elettronica in un'altra valuta (o in lingua straniera) deve ricevere l'approvazione preventiva del Direttore Generale del Dipartimento delle Entrate.

Sezioni 86/4 e 86/6

Le Sezioni 86/4 e 86/6 stabiliscono le informazioni che devono essere incluse in una fattura, ad esempio la dicitura "Fattura fiscale", il nome, l'indirizzo e il numero di contribuente (TIN) della società emittente, il documento fiscale o la ricevuta digitale, il nome dell'acquirente, il numero della fattura, i dettagli dei beni o servizi, l'importo, l'IVA, la data di emissione, ecc.

Utilizzo di un sistema sicuro e affidabile

Il sistema deve mantenere le registrazioni di utilizzo e un audit trail, e verificare l'accuratezza e l'integrità dei dati dei file. L'accesso alle informazioni deve essere controllato con password o crittografia, in modo che l'attività possa rivedere retroattivamente le registrazioni in caso di contestazione.

Formato standard dei dati

Il documento deve essere in formato XML (Extensible Markup Language), conforme agli standard ETDA, e includere una firma elettronica, come utilizzata dal Dipartimento delle Entrate per il sistema di fatture e ricevute elettroniche.

Standard per l'archiviazione elettronica dei dati

I documenti devono essere salvati nel sistema per almeno cinque anni (fino a sette anni in alcuni casi), devono essere accessibili e mostrare il contenuto dei documenti come nell'originale, compresa la memorizzazione dei metadati come nome, dimensioni, tipo o data di creazione di ciascun file.

Legge sulla protezione dei dati personali

Poiché le fatture elettroniche contengono informazioni identificabili come nomi, indirizzi, email e numeri telefonici, è necessario considerare che l'acquisizione, l'uso e la divulgazione di tali informazioni siano conformi alle leggi sulla protezione dei dati personali.

Procedura per l'emissione di fatture elettroniche in valuta estera

Le attività thailandesi possono emettere fatture elettroniche in valuta estera purché si attengano alle procedure riportate di seguito:

• Specificare i requisiti: definire gli obiettivi per l'adozione delle fatture elettroniche, inclusi i Paesi e i tipi di valuta relativi, le imposte applicabili e i documenti di esportazione necessari. Parallelamente, valutare l'attuale processo di fatturazione per individuare ritardi, imprecisioni o inefficienze, determinando le esigenze e le soluzioni necessarie per colmare tali lacune.

• Richiedere il sistema fiscale elettronico (Modulo Bor.Or.01): se la tua azienda non ha ancora completato la registrazione nel sistema fiscale elettronico del Dipartimento delle Entrate, puoi registrarti per l'uso delle fatture elettroniche inviando il modulo Bor.Or.01 attraverso il servizio online. Prepara un certificato elettronico come fornitore nell'ambito dell'NRCA thailandese e installa il Programma Ultimate Sign & Viewer (salta questo passaggio se sei già in grado di emettere fatture elettroniche).

• Richiedere l'approvazione della fattura elettronica in valuta estera: l'emissione di una fattura elettronica in valuta estera deve essere approvata anticipatamente dal Direttore Generale del Dipartimento delle Entrate, in base all'articolo 7 della legge IVA n. 92:

  • Vai al sito web del Dipartimento delle Entrate
    
  • Seleziona il menu "Submit Approval Request" (Invia richiesta di approvazione) per accedere al servizio di invio di fatture elettroniche
    
  • Inserisci il TIN a 13 cifre dell'attività
    
  • Segui i passaggi indicati per inviare una richiesta di approvazione per una valuta estera
    

Può essere presentata una richiesta scritta al Direttore Generale attraverso il locale Ufficio del Dipartimento delle Entrate (per chi risiede a Bangkok) o l'Ufficio provinciale/filiale, fornendo motivazioni e giustificativi appropriati per l'entità.

• Scegli una soluzione per la fatturazione elettronica: scegli una soluzione in grado di registrare i dati dei file in formato XML strutturato conforme a ETDA, che offra svariate opzioni per le valute. Deve essere dotato di firme elettroniche e audit trail, oltre a interfacce di programmazione applicazioni (API) che si integrino facilmente con il software di contabilità e le piattaforme di inventario.
  
• Emetti una fattura elettronica: crea un file XML conforme agli standard ETDA, seleziona la valuta, specifica il tasso di cambio, quindi controlla e compila tutte le informazioni richieste, come nome, email e valore dei beni e servizi, in conformità all'Ordinanza Po.71/2541. In alternativa, utilizza Stripe Invoicing per emettere automaticamente le fatture elettroniche, riducendo gli errori ed eliminando la necessità di inserire o elaborare manualmente i dati. Applica una firma elettronica e utilizza un certificato elettronico per l'autenticazione.
  

• Esporta la fattura elettronica e invia i dati al Dipartimento delle Entrate: esporta i file PDF/A-3/XML ai clienti/partner e invia i file XML alla piattaforma per le fatture e ricevute elettroniche, attraverso il canale selezionato (web/fornitore di servizi o caricamento attraverso il sistema del Dipartimento delle Entrate). Quando utilizzi la fattura elettronica con marcatura temporale, inviala ai destinatari dall'indirizzo email registrato, con copia per conoscenza a csemail@etax.teda.th.

• Archivia ed esegui il backup dei dati: archivia nel sistema i file XML/PDF per il periodo STABILIYO (almeno cinque anni) e verifica periodicamente la possibilità di recupero dei dati. Conserva sempre prove della consegna/accettazione dei documenti da parte dei partner, inclusi i risultati della verifica.

Altre prassi per l'emissione di fatture elettroniche in valuta estera

L'emissione di una fattura elettronica in valuta estera comporta spesso dettagli aggiuntivi a cui fare attenzione, incluse le implicazioni fiscali, legali e contabili.

• Imposta la fonte del tasso di cambio: identifica chiaramente la fonte del tasso di cambio, se utilizzi i dati della Bank of Thailand o di qualsiasi istituto finanziario. Indica l'ora esatta in cui è in vigore quel tasso per ridurre il rischio di fluttuazioni del tasso di cambio.
  
• Utilizza il codice e il formato corretti: utilizza i codici di valuta dello standard ISO 4217 (ad esempio USD, EUR, JPY) e applica codici di Paese, formati di data-ora, simboli e cifre decimali in modo coerente, per evitare errori di conversione degli importi tra documenti, ordini di acquisto e piattaforme contabili.
  
• Utilizza un sistema che supporti più valute: scegli una soluzione, come Stripe Invoicing, in grado di gestire un'ampia gamma di unità monetarie in tutto il mondo e di aggiornare automaticamente i tassi di cambio, che supporta l'emissione di fatture elettroniche in oltre 135 valute a livello globale, oltre a strumenti per la conversione dei tassi e la riscossione automatica dei pagamenti.
  
• Verifica le imposte o le commissioni transfrontaliere: esamina le leggi e le normative in materia di emissione di fatture elettroniche nel Paese del venditore/acquirente, per verificare se esistono imposte o commissioni doganali, o se è possibile implementare una soluzione di un fornitore che disponga di una rete globale di esperti legali, come Stripe.
  
• Converti gli importi in baht ai fini contabili: la conversione di valuta riguarda vendite, prezzi unitari o IVA in baht, utilizzando lo stesso tasso indicato nel documento. Gestisci le differenze di cambio nel conto profitti/perdite e verifica la coerenza con i rendiconti finanziari e fiscali periodici.
  
• Indica i termini di pagamento: sebbene la specifica dei termini di pagamento non sia obbligatoria per legge, per la chiarezza e la coerenza delle attività è opportuno indicare i dettagli della rimessa, come modalità di pagamento, valuta, banca ricevente, commissioni bancarie, interessi di mora, parte responsabile, ritenuta d'acconto o (eventuale) doppia tassazione.
  

Esempio di fattura elettronica in una valuta estera

Una fattura elettronica emessa in valuta estera deve includere le seguenti informazioni:

• Numero della fattura elettronica

• Data della vendita

• Data di scadenza

• Venditore

• Numero di riferimento

• Valuta

• Tasso di cambio

• Nome, indirizzo e numero di telefono dell'azienda

• Numero di identificazione fiscale

• Nome e numero di telefono del cliente

• Email

• Prodotti/servizi

• Quantità venduta

• Prezzo unitario

• Sconto (se presente)

• Imposta e base imponibile

• Importo totale

Inoltre, si devono utilizzare firme elettroniche o marcatori temporali che consentano la verifica retrospettiva.

In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione del credito, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire sia addebiti singoli sia addebiti ricorrenti, per ricevere più rapidamente i pagamenti e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la contabilità clienti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare alcun codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il flusso di cassa.
  
• Accelerare il flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con il supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili attraverso un portale self-service per i clienti.
  
• Ridurre il carico di lavoro del back-office: genera le fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla loro riscossione con i promemoria automatici e una pagina di pagamento delle fatture ospitata da Stripe.
  
• Integrare i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

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