À l’ère d’une économie sans frontières, de nombreuses entreprises en Thaïlande opèrent à l’international, avec des bases de clients et des partenaires dans plusieurs régions. C’est devenu le standard d’aujourd’hui : l’émission de factures électroniques en devises étrangères est considérée comme l’un des outils qui favorisent l’expansion internationale. Cela contribue à rendre les processus opérationnels plus organisés et transparents, ce qui permet une traçabilité et une commodité pour les partenaires et les clients du monde entier.

Dans cet article, nous découvrirons les factures électroniques, leur mise en œuvre, l'importance de ces outils pour les entreprises modernes, les exigences juridiques thaïlandaises pour leur utilisation, les étapes de leur création et des exemples libellés dans d'autres unités monétaires. Nous présenterons également une solution qui soutient l'émission de factures électroniques dans diverses devises à l'échelle mondiale, aidant les systèmes financiers et comptables à se développer sans heurt, à étendre les marchés en toute confiance et à élever les opérations organisationnelles à un niveau international.

Que trouve-t-on dans cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture électronique?
  
• Importance de la facturation électronique pour les entreprises modernes
  
• Exigences juridiques thaïlandaises dans le cadre de l’utilisation d’une facture électronique
  
• Procédure pour l’émission de factures électroniques en devises étrangères
  
• Exemple de factures électroniques en devises étrangères
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

Une facture électronique est préparée, envoyée, reçue et sauvegardée numériquement plutôt que sur papier. Sa fonction principale est de collecter auprès des clients des fonds pour des biens ou des services. Les entreprises peuvent émettre des documents en bahts thaïlandais ou dans une devise étrangère, selon ce qui répond le mieux à leurs besoins. La préparation d'une facture électronique dans une autre devise nécessite au préalable un formulaire d'inscription et une approbation du directeur du Conseil d'administration du Département du revenu.

Importance de la facturation électronique pour les entreprises modernes

La mise en œuvre des factures électroniques en Thaïlande est une étape importante pour les entreprises. Elle facilite les transactions entre les partenaires et les clients, tout en renforçant la transparence et l’efficacité en matière de finance et de comptabilité. Une facture électronique est avantageuse et importante pour les entreprises modernes, suivant l’explication ci-dessous :

• Réduction des coûts et des délais : l'émission de factures devient plus pratique et plus rapide, réduit la paperasse et les dépenses durant le processus d'impression et de livraison, et permet aux informations d’être sauvegardées numériquement.
  
• Promouvoir une image positive : moins dépendre du transport de papier et de documents permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi de donner à l'organisation une image tournée vers l'avenir, soucieuse de la durabilité et respectueuse de l'environnement.
  
• Flux d'argent comptant : les factures qui peuvent être envoyées automatiquement et gérées en temps réel permettent de suivre avec précision les paiements, de réduire le délai moyen de recouvrement des créances (DSO), d'accélérer le cycle de facturation et d'améliorer les liquidités, ce qui se traduit par un meilleur accès à de l’argent comptant.
  
• Données à jour : les dirigeants peuvent consulter en temps réel les tendances en matière de créances impayées, d’ancienneté et de recouvrement, ce qui contribue à gérer le risque de crédit, à prévoir clairement les flux d'argent comptant futurs et à accéder aux chiffres actuels pour analyser revenus, dépenses et taxe sur la valeur ajoutée (TVA) de manière transparente et précise.
  
• Transparent et vérifiable : un flux de travail existant avec une piste d’audit permet de prendre en charge la vérification rétrospective. Servez-vous à la fois des fonctionnalités de signature électronique et d’horodatage pour vérifier l’exactitude des informations et l’identité du marchand.
  
• Amélioration de l'expérience partenaire : une expérience de facturation anticipée permet aux fournisseurs et aux clients de suivre instantanément l'état de leurs opérations (par exemple, l’envoi, l’approbation, l’attente d’approbation ou le paiement programmé) et de télécharger les factures fiscales, les reçus ou les déclarations de TVA séparément.
  
• Traitement automatisé : la facturation numérique aide à une exécution plus rapide des opérations, en prenant en charge l'augmentation des volumes de transactions sans besoin de personnel supplémentaire. Les processus automatisés facilitent le travail aux côtés des entreprises partenaires et des marchés tant au niveau national qu'international.
  
• Réduire les erreurs : la plateforme peut effectuer la vérification des données clés. Le fait de disposer d'informations dans des formats numériques dès le départ garantit une plus grande précision, limite les informations manquantes ou les approbations incorrectes, minimise les erreurs dues à une saisie incorrecte des données et évite les retards causés par la perte de documents.
  
• Conformité aux lois : adhérence au système électronique décrit par le Département du revenu pour la facturation fiscale et les reçus au format électronique et maintien d’un système de stockage des documents conformément aux critères de la politique 4.0 de la Thaïlande pour faciliter la transition vers une économie numérique.
  

Exigences juridiques thaïlandaises dans le cadre de l’utilisation d’une facture électronique

Le Département du revenu a mis au point le système de facturation fiscale et de reçu électroniques afin d’offrir de la commodité, de renforcer la sécurité et de réduire les étapes de préparation des documents. Il s’agit d’une option ajoutée au format papier en vertu de l’Electronic Transactions Act B.E. de 2001. Les entreprises qui émettent des factures électroniques doivent respecter les exigences juridiques suivantes :

Règlement ministériel n° 384

Le Règlement ministériel n° 384 (B.E. 2022) a établi des critères pour la création, la soumission ou le stockage sécurisé des documents fiscaux électroniques, y compris les signatures électroniques, les certificats numériques et les horodatages.

Faire une demande d’émission de facture électronique dans une devise étrangère

En vertu de l’annonce du directeur du Conseil d'administration concernant l'article 7 de la loi n° 92 sur la TVA, l'établissement d'une facture fiscale ou électronique dans une autre devise (ou dans une langue étrangère) doit être préalablement approuvée par le directeur du Conseil d'administration du Département du revenu.

Sections 86/4 et 86/6

Les sections 86/4 et 86/6 énoncent les renseignements qu’une facture fiscale doit inclure, tels que les mots « facture fiscale »; le nom, l’adresse et le numéro d’identification fiscale (NIF) de l’émetteur; le document fiscal ou le reçu numérique; le nom de l’acheteur; le numéro de la facture; des détails sur les biens ou services; le montant; la TVA; la date d’émission; etc.

Utiliser un système sécurisé et fiable

Le système doit prendre en charge des journaux d’utilisation et une piste d’audit, et vérifier l’exactitude et l’intégrité des données des fichiers. L’accès aux informations doit être contrôlé par mot de passe ou chiffrement, ce qui permet à l’entreprise de vérifier rétroactivement les enregistrements en cas de litiges.

Format standard des données

Le document doit être au format XML (Extensible Majoration Language), aligné sur les normes ETDA, et comporter une signature électronique, telle que celle utilisée par le Département du revenu pour le système de facturation fiscale et de reçus électroniques.

Normes pour le stockage électronique des données

Les documents doivent être sauvegardés dans le système pendant au moins cinq ans (dans certains cas jusqu'à sept ans). Ils doivent être accessibles et afficher le contenu des documents comme dans l'original, y compris le stockage des métadonnées telles que le nom, la taille, le type ou la date de création de chaque fichier.

Loi sur la protection des données personnelles

Étant donné que les factures électroniques contiennent des informations identifiables telles que des noms, des adresses, une adresse courriel et des numéros de téléphone, il est nécessaire d’envisager le recouvrement, l’utilisation et la divulgation de ces informations conformément aux lois sur la protection des données personnelles.

Procédure pour l’émission de factures électroniques en devises étrangères

Les entreprises en Thaïlande peuvent émettre des factures électroniques en devises étrangères en suivant les procédures ci-dessous :

• Précisez les exigences : définissez les objectifs pour l'adoption des factures électroniques, notamment les pays participants et les types de devises, les taxes applicables et les documents export nécessaires. En parallèle, évaluez le processus de facturation actuel pour identifier les retards, les inexactitudes ou les inefficacités, et déterminez les besoins et les solutions nécessaires pour combler ces lacunes.

• Inscrivez-vous au système de prestation fiscale électronique (formulaire Bor.Or.01) : si votre entreprise n'a pas encore terminé son inscription au système de prestation fiscale électronique du Département du revenu, vous pouvez vous inscrire pour utiliser les factures électroniques en soumettant le formulaire Bor.Or.01 par le biais du service en ligne. Préparez un certificat électronique d'un fournisseur dans le cadre de Thaïlande NRCA et installez le programme Ultimate Sign & Viewer (ignorez cette étape si vous êtes déjà en mesure d'émettre des factures électroniques).

• Requête d'approbation de facture électronique dans une devise étrangère : l’émission d'une facture électronique dans une devise étrangère doit être approuvée à l'avance par le directeur du Conseil d'administration du Département du revenu, conformément à l'article 7 de la loi n° 92 sur la TVA :

  • Allez sur le site Web du Département du revenu
    
  • Sélectionnez le menu « Soumettre une requête d’approbation » pour accéder au service de soumission des factures fiscales électroniques
    
  • Saisissez le NIF à 13 chiffres de l’entreprise
    
  • Suivez les étapes à l'écran afin de soumettre une requête d'approbation pour une unité monétaire étrangère
    

Une demande écrite peut être adressée au directeur du Conseil d'administration par l'intermédiaire d'un bureau du Département du revenu local (pour ceux qui se trouvent à Bangkok) ou de la province/succursale, accompagnée des motifs et des justificatifs appropriés pour l'entité.

• Choisissez une solution de facturation électronique : sélectionnez une solution capable d'enregistrer les données des fichiers au format structuré XML aligné sur l'ETDA, offrant diverses options de devises. Elle doit contenir des signatures électroniques, des pistes d'audit, ainsi que des interfaces de protocole d’application (API) qui s'intègrent facilement aux logiciels de comptabilité et aux plateformes d'inventaire.
  
• Émettez une facture électronique : créez un fichier XML conforme aux normes ETDA, sélectionnez la devise, précisez le taux de change puis vérifiez et remplissez toutes les informations requises, telles que le nom, l'adresse courriel et la valeur des biens et des services conformément à la commande Po.71/2541. Vous pouvez également utiliser Stripe Invoicing pour émettre des factures électroniques automatiquement, ce qui réduit les erreurs et élimine le besoin de saisie ou de traitement manuel des données. Appliquez une signature électronique et utilisez un certificat électronique pour l'authentification.
  

• Exportez une facture électronique et envoyez des données au Département du revenu : exportez des fichiers PDF/A-3/XML aux clients/partenaires et envoyez des fichiers XML à la plateforme de facture fiscale électronique et de reçu électronique via le canal choisi (web/fournisseur, ou téléversez via le système du Département du revenu. Lorsque vous utilisez la facture fiscale électronique par horodatage, veuillez l’envoyer aux bénéficiaires à partir de l’adresse courriel enregistrée et CC csemail@etax.teda.th.

• Stockez et sauvegardez les données : conservez les fichiers XML/PDF dans le système pendant la période définie (au moins cinq ans) et testez périodiquement la récupération des données. Conservez toujours les preuves de livraison/acceptation des documents par les partenaires, y compris les résultats de vérification.

Autres pratiques pour l’émission de factures électroniques en devises étrangères

L’émission d’une facture électronique dans une devise étrangère implique souvent des détails supplémentaires qui demandent une attention particulière, notamment en matière fiscale, juridique et comptable.

• Fixez la source du taux de change : identifiez clairement la source du taux de change, qu'elle utilise les données de la Banque de Thaïlande ou de toute autre institution financière. Indiquez l'heure exacte à laquelle ce taux prend effet afin de réduire le risque de fluctuations monétaires.
  
• Utilisez le bon code et le bon format : suivez les codes de devises conformément à la norme ISO 4217 (p. ex., USD, EUR, JPY) et appliquez systématiquement les codes de pays, les formats date-heure, les symboles ou les virgules afin d’éviter toute confusion lors de la lecture des montants sur les documents, les bons de commande et les plateformes comptables.
  
• Utilisez un système qui prend en charge plusieurs devises : choisissez une solution capable de gérer un large éventail d'unités monétaires dans le monde et de mettre à jour automatiquement les taux de change, comme Stripe Invoicing, qui prend en charge l'émission de factures électroniques dans plus de 135 devises dans le monde, ainsi que les outils de conversion de taux et de recouvrement automatique des paiements.
  
• Vérifiez les taxes ou les frais transfrontaliers : examinez les lois et les réglementations d’émission de factures électroniques dans le pays du marchand ou du client pour voir si des taxes ou des frais transfrontaliers existent, ou s’il est possible d’implanter la solution d’un fournisseur disposant d’un réseau mondial d’experts juridiques, tel que Stripe.
  
• Convertissez les montants en bahts à des fins comptables : la conversion de devises couvre les ventes, le prix unitaire ou la TVA en bahts, en utilisant le même taux indiqué dans le document. Gérez les différences entre les opérations de change dans le compte de profits/pertes et vérifiez la cohérence avec les états financiers et les rapports fiscaux périodiques.
  
• Indiquez les conditions de paiement : bien que la loi n'impose pas de préciser des conditions de paiement, il est de bonne pratique pour la clarté et la cohérence de l'entreprise d'indiquer les détails du versement tels que le mode de paiement, les devises, la banque du destinataire, les frais bancaires, les intérêts de retard, le parti responsable, la retenue à la source ou la double taxation (le cas échéant).
  

Exemple d’une facture électronique émise dans une devise étrangère

Une facture électronique émise en devises étrangères doit contenir les informations suivantes :

• Numéro de la facture électronique

• Date de la vente

• Date d’échéance

• Marchand

• Numéro de référence

• Devises

• Taux de change

• Nom, adresse et numéro de téléphone de l'entreprise

• Numéro d’identification fiscale (NIF)

• Nom du client et son numéro de téléphone

• Adresse de courriel

• Produits et services

• Quantité vendue

• Prix unitaire

• Remise (le cas échéant)

• Taxe et assiette fiscale

• Montant total

Servez-vous en plus de signatures électroniques ou d’horodatages qui permettent une vérification rétrospective.

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatiser les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.
  
• *Accélérer le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.
  
• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par l’intermédiaire d’un portail client en libre-service.
  
• Réduire la charge de travail administrative : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.
  
• Intégration à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.
  

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