I en tid av gränslös ekonomi är många företag i Thailand verksamma internationellt, med kunder och partner i flera regioner. Detta har blivit dagens standard: utfärdande av e-fakturor i utländsk valuta anses vara ett av de verktyg som främjar global expansion. Det bidrar till att göra de operativa processerna mer organiserade och transparenta, vilket möjliggör spårbarhet och bekvämlighet för partner och kunder över hela världen.

I den här artikeln kommer vi att lära oss mer om e-fakturor (elektroniska fakturor), deras implementering, hur viktiga dessa verktyg är för moderna företag, de thailändska juridiska kraven för deras användning, stegen för att skapa dem och exempel på dem i andra monetära enheter. Vi kommer också att introducera en lösning som stöder utfärdande av e-fakturor i olika valutor globalt, vilket hjälper finans- och redovisningssystem att växa smidigt, expandera marknader på ett säkert sätt och lyfta organisationens verksamhet till en internationell nivå.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en e-faktura?
  
• E-fakturans betydelse för moderna företag
  
• Thailändska juridiska krav för att använda en e-faktura
  
• Förfarande för utfärdande av e-fakturor i utländsk valuta
  
• Exempel på e-fakturor i utländsk valuta
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är en e-faktura?

En e-faktura förbereds, skickas, tas emot och sparas digitalt istället för på papper. Dess primära uppgift är att ta ut medel för varor eller tjänster från köpare. Företag kan utfärda dokument i thailändska baht eller i en utländsk valuta, beroende på vad som bäst passar deras behov. Att förbereda en e-faktura i en annan valuta kräver en ansökan och ett godkännande från generaldirektören för skattemyndigheten i förväg.

E-fakturans betydelse för moderna företag

Implementeringen av e-fakturor i Thailand är ett viktigt steg för företag. Det underlättar transaktioner mellan partner och kunder samtidigt som det förbättrar transparensen och effektiviteten i ekonomi och redovisning. En e-faktura är fördelaktig och viktig för dagens företag, enligt följande:

• Minska kostnader och tidsåtgång: Utfärdande av fakturor blir bekvämare och snabbare, minskar pappersarbetet och utgifterna som tryck- och leveransprocessen medför och gör att informationen kan sparas digitalt.
  
• Främja en positiv image: Mindre beroende av pappers- och dokumenttransporter sänker kostnaderna, men stöder också en framåtblickande image för organisationen som är medveten om hållbarhet och miljövänlighet.
  
• Kassaflöde: Fakturor som kan skickas automatiskt och övervakas i realtid möjliggör korrekt spårning av betalningar, vilket minskar antalet utestående försäljningsdagar (DSO), påskyndar faktureringscykeln och förbättrar likviditeten, vilket i sin tur resulterar i bättre kassaflöde.
  
• Uppdaterade data: Chefer kan se utestående fordringar, löptid för skulder och trender för inkassering i realtid, vilket hjälper till att hantera kreditrisker, prognostisera framtida kassaflöde tydligt och få tillgång till aktuella siffror för att analysera intäkter, utgifter och mervärdesskatt (moms) på ett transparent och korrekt sätt.
  
• Transparent och verifierbart: Ett befintligt arbetsflöde med en verifieringskedja gör det möjligt att granska i efterhand. Använd både elektroniska signaturer (e-signaturer) och tidsstämpelfunktioner för att verifiera att informationen och säljarens identitet stämmer.
  
• Förbättrad partnerupplevelse: En mer avancerad faktureringsupplevelse gör det möjligt för leverantörer och kunder att omedelbart spåra status via systemet – till exempel skickad, godkänd, väntar på godkännande eller betalning schemalagd – och ladda ner skattefakturor, kvitton eller momsrapporter oberoende av varandra.
  
• Automatiserad process: Digital fakturering hjälper verksamheten att fungera snabbare och ger stöd för ökade transaktionsvolymer utan att behöva anställa mer personal. Automatiserade processer gör det lättare att arbeta tillsammans med företagspartner och marknadsplatser både nationellt och internationellt.
  
• Minska antalet fel: Plattformen kan köra verifiering av viktiga data. Att ha information i digitalt format från början säkerställer högre noggrannhet, begränsar information som saknas eller felaktiga godkännanden, minimerar fel från felaktig datainmatning och förhindrar förseningar orsakade av förlorade dokument.
  
• Efterlevnad av lagar: Följ det elektroniska system som beskrivs av skattemyndigheten för e-skattefakturor och e-kvitton och upprätthåll ett dokumentlagringssystem i linje med Thailand 4.0-policykriterier för att underlätta övergången till en digital ekonomi.
  

Thailändska juridiska krav för att använda en e-faktura

Skattemyndigheten har utvecklat systemet för e-skattefakturor och e-kvitton för att göra det bekvämt, förbättra säkerheten och minska antalet steg i det dokumentförberedande arbetet. Detta fungerar som ett extra alternativ till pappersformatet enligt lagen om elektroniska transaktioner B.E. från 2001. Företag som utfärdar e-fakturor måste efterleva följande juridiska krav:

Ministerförordning nr 384

I ministerförordning nr 384 (B.E. 2022) fastställs kriterier för skapande, inlämning eller säker lagring av elektroniska skattedokument, inklusive e-signaturer, digitala certifikat och tidsstämplar.

Ansök om utfärdande av e-faktura i utländsk valuta

Enligt generaldirektörens tillkännagivande om avsnitt 7 i momslag nr 92 måste en skatte- eller e-skattefaktura i en annan valuta (eller på ett främmande språk) godkännas i förväg av generaldirektören vid skattemyndigheten.

Avsnitt 86/4 och 86/6

I avsnitten 86/4 och 86/6 anges de uppgifter som en skattefaktura ska innehålla, t.ex. orden ”Skattefaktura”, utfärdarens namn, adress och skatteregistreringsnummer (TIN), skattedokument eller digitalt kvitto, köparens namn, fakturanummer, uppgifter om varorna eller tjänsterna, beloppet, moms, utfärdandedatum osv.

Använd ett säkert och pålitligt system

Systemet måste upprätthålla användningsloggar och en verifieringskedja samt verifiera att fildata är korrekta och fullständiga. Tillgång till information måste kontrolleras med lösenord eller kryptering, vilket säkerställer att företaget kan granska poster i efterhand i händelse av tvister.

Standard för dataformat

Dokumentet måste vara i XML-format (Extensible Markup Language), anpassat till ETDA-standarder och innehålla en e-signatur, som används av skattemyndigheten för systemet för e-skattefakturor och e-kvitton.

Standarder för elektronisk datalagring

Dokumenten måste sparas i systemet i minst fem år (i vissa fall upp till sju år). De måste vara tillgängliga och visa innehållet i dokumenten på samma sätt som i originalet, inklusive metadata som namn, storlek, typ eller skapandedatum för varje fil.

Lagen om skydd av personuppgifter

Eftersom e-fakturor innehåller identifierbar information som namn, adresser, e-postadress och telefonnummer är det nödvändigt att överväga insamling, användning och utlämnande av denna information i enlighet med lagen om skydd av personuppgifter.

Förfarande för utfärdande av e-fakturor i utländsk valuta

Företag i Thailand kan utfärda e-fakturor i utländska valutor genom att följa procedurerna nedan:

• Ange kraven: Definiera mål för användning av e-fakturor, inklusive deltagande länder och penningtyper, tillämpliga skatter och nödvändiga exportdokument. Utvärdera samtidigt hur faktureringsprocessen behandlas för att identifiera förseningar, felaktigheter eller ineffektivitet och bestäm vilka behov och lösningar som krävs för att åtgärda dessa brister.

• Ansök till systemet för e-skatt (formulär Bor.Or.01): Om ditt företag ännu inte har slutfört registreringen i skattemyndighetens system för e-skatt kan du registrera dig för användning av e-fakturor genom att skicka in formulär Bor.Or.01 via onlinetjänsten. Förbered ett elektroniskt intyg från en leverantör i Thailand NRCA och installera programmet Ultimate Sign & Viewer (hoppa över det här steget om du redan kan utfärda e-fakturor).

• Ansökan om godkännande för e-faktura i utländsk valuta: Utfärdande av e-faktura i utländsk valuta måste godkännas i förväg av generaldirektören för skattemyndigheten, i enlighet med avsnitt 7 i momslag nr 92:

  • Gå till skattemyndighetens webbplats
    
  • Välj menyn ”Skicka in begäran om godkännande” för att få tillgång till tjänsten för inlämning av e-skattefaktura
    
  • Ange företagets 13-siffriga TIN
    
  • Följ anvisningarna på skärmen för att skicka in en begäran om godkännande för en utländsk valutaenhet
    

En skriftlig begäran kan lämnas in till generaldirektören via ett lokalt skattekontor (för kontor i Bangkok) eller provins- eller filialkontoret, tillsammans med skäl och styrkande bevis som är lämpliga för enheten.

• Välj en lösning för e-fakturor: Välj en lösning som kan registrera fildata i XML-strukturerat format i linje med ETDA och som erbjuder en mängd olika valutor. Den behöver funktioner för e-signaturer och verifieringskedjor samt API:er som enkelt integreras med bokföringsprogram och lagerplattformar.
  
• Utfärda en e-faktura: Skapa en XML-fil i enlighet med ETDA-standarderna, välj valuta, ange växelkursen och kontrollera och fyll i alla obligatoriska uppgifter, såsom namn, e-postadress och värdet på varor och tjänster enligt order Po.71/2541. Alternativt kan du använda Stripe Invoicing för att utfärda e-fakturor automatiskt, vilket minskar antalet fel och eliminerar behovet av manuell datainmatning eller databehandling. Tillämpa en e-signatur och använd ett elektroniskt certifikat för autentisering.
  

• Exportera en e-faktura och skicka in data till skattemyndigheten: Exportera PDF/A-3/XML-filer till kunder/partner och skicka in XML-filer till plattformen för e-skattefakturor och e-kvitton via den valda kanalen (webb- eller tjänsteleverantör eller ladda upp via skattemyndighetens system). När du använder e-skattefaktura med tidsstämpel ska du skicka den till mottagarna från den registrerade e-postadressen och CC:a csemail@etax.teda.th.

• Lagra och säkerhetskopiera data: Lagra XML-/PDF-filer i systemet under den angivna perioden (minst fem år) och testa regelbundet dataåterställningsfunktionerna. Spara alltid bevis på att dokumentet har levererats/godkänts av partner, inklusive verifieringsresultat.

Andra metoder för utfärdande av e-fakturor i utländsk valuta

Utfärdande av en e-faktura i en utländsk valuta innebär ofta ytterligare uppgifter som kräver uppmärksamhet, inklusive skattemässiga, juridiska och redovisningsmässiga frågor.

• Ställ in växelkursens källa: Identifiera tydligt källan till växelkursen, oavsett om den använder data från Thailands centralbank eller något annat finansinstitut. Ange den exakta tidpunkten då kursen träder i kraft för att minska risken för växelkursfluktuationer.
  
• Använd rätt kod och format: Följ valutakoder i enlighet med standarden ISO 4217 (t.ex. USD, EUR, JPY) och tillämpa landskoder, datum- och tidsformat, symboler eller decimaltecken konsekvent för att undvika förvirring när du läser belopp i olika dokument, inköpsordrar och redovisningsplattformar.
  
• Använd ett system som stöder flera valutor: Välj en lösning som kan hantera ett brett spektrum av monetära enheter över hela världen och automatiskt uppdatera växelkurser, till exempel Stripe Invoicing, som stöder utfärdande av e-fakturor i över 135 valutor globalt, tillsammans med verktyg för kursväxling och automatisk insamling av betalningar.
  
• Kontrollera gränsöverskridande skatter eller avgifter: Undersök lagar och regler för utfärdande av e-fakturor i säljarens eller köparens land för att se om det finns några gränsöverskridande skatter eller avgifter, eller om det är möjligt att implementera en lösning från en leverantör med ett globalt nätverk av juridiska experter, som Stripe.
  
• Konvertera belopp till baht för redovisningsändamål: Valutaväxling omfattar försäljning, enhetspris eller moms i baht med samma kurs som anges i dokumentet. Hantera valutadifferenser i resultaträkningen och kontrollera att de stämmer överens med finansiella rapporter och periodiska skatterapporter.
  
• Ange betalningsvillkor: Även om det inte är obligatoriskt enligt lag att ange betalningsvillkor är det god praxis för affärstydlighet och konsekventa förfaranden att ange uppgifter om penningöverföring, t.ex. betalningsmetod, valutor, mottagande bank, bankavgifter, dröjsmålsränta, ansvarig part, källskatt eller eventuell dubbel beskattning.
  

Exempel på en e-faktura i en utländsk valuta

En e-faktura som utfärdas i utländsk valuta måste innehålla följande information:

• E-fakturanummer

• Försäljningsdatum

• Förfallodatum

• Säljare

• Referensnummer

• Valuta

• Växelkurs

• Företagets namn, adress och telefonnummer

• TIN

• Kundens namn och telefonnummer

• E-postadress

• Produkter/tjänster

• Såld kvantitet

• Enhetspris

• Rabatt (om tillämpligt)

• Skatt och skattebas

• Totalt belopp

Använd dessutom e-signaturer eller tidsstämplar som tillåter verifiering i efterhand.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.