In het tijdperk van een grenzeloze economie zijn veel ondernemingen in Thailand internationaal actief, met klanten en partners in verschillende regio's. Dit is tegenwoordig de norm: het uitgeven van e-facturen in vreemde valuta wordt gezien als een van de manieren om wereldwijde groei te stimuleren. Het helpt om bedrijfsprocessen beter te organiseren en transparanter te maken, waardoor traceerbaarheid en gemak voor partners en klanten wereldwijd mogelijk wordt.

In dit artikel gaan we het hebben over e-facturen (elektronische facturen), hoe ze worden gebruikt, waarom ze belangrijk zijn voor moderne ondernemingen, wat de Thaise wettelijke vereisten zijn voor het gebruik ervan, hoe je ze maakt en voorbeelden van facturen in andere valuta. We laten ook een oplossing zien die het mogelijk maakt om wereldwijd e-facturen in verschillende valuta uit te geven, waardoor financiële en boekhoudsystemen soepel kunnen groeien, markten vol vertrouwen kunnen worden uitgebreid en de bedrijfsvoering naar een internationaal niveau kan worden getild.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een e-factuur?
  
• Het belang van e-facturen voor moderne ondernemingen
  
• Wat je in Thailand moet weten over e-facturen volgens de wet
  
• Hoe je e-facturen in andere valuta's maakt
  
• Voorbeeld van e-facturen in andere valuta's
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur wordt digitaal gemaakt, verstuurd, ontvangen en opgeslagen in plaats van op papier. Het belangrijkste doel is om geld te krijgen van kopers voor goederen of diensten. ondernemingen kunnen documenten in Thaise baht of een andere valuta maken, afhankelijk van wat het beste bij hun behoeften past. Als je een e-factuur in een andere valuta wilt maken, moet je eerst een aanvraag indienen bij en goedkeuring krijgen van de directeur-generaal van de belastingdienst.

Het belang van e-facturen voor moderne ondernemingen

Het invoeren van e-facturen in Thailand is een belangrijke stap voor ondernemingen. Het maakt transacties tussen partners en klanten makkelijker en zorgt voor meer transparantie en efficiëntie in financiën en boekhouding. Een e-factuur is handig en belangrijk voor moderne ondernemingen, zoals hieronder wordt uitgelegd:

• Kosten en tijd besparen: facturen versturen wordt makkelijker en sneller, er is minder papierwerk en er worden kosten bespaard op het afdrukken en versturen van facturen. Bovendien kan informatie digitaal worden opgeslagen.
  
• Een positief imago promoten: minder gebruik van papier en documenttransport zorgt niet alleen voor lagere kosten, maar draagt ook bij aan een vooruitstrevend imago voor de organisatie die bewust bezig is met duurzaamheid en milieuvriendelijkheid.
  
• Cashflow: facturen die automatisch kunnen worden verstuurd en in realtime kunnen worden gevolgd, maken een nauwkeurige tracking van betalingen mogelijk, waardoor het aantal dagen dat facturen openstaan (DSO) wordt verminderd, de facturatiecyclus wordt versneld en de liquiditeit wordt verbeterd, wat op zijn beurt resulteert in een betere cashflow.
  
• Up-to-date info: leidinggevenden kunnen openstaande vorderingen, de ouderdom van schulden en incassotrends in realtime bekijken, wat helpt bij het beheren van kredietrisico's, het duidelijk voorspellen van toekomstige cashflows en het transparant en nauwkeurig analyseren van inkomsten, uitgaven en belasting over de toegevoegde waarde (btw) aan de hand van actuele cijfers.
  
• Transparant en controleerbaar: een bestaande workflow met een audittrail maakt het makkelijk om dingen achteraf te checken. Gebruik zowel elektronische handtekeningen (e-handtekeningen) als tijdstempels om te checken of de info klopt en wie de verkoper is.
  
• Verbeterde partnerervaring: dankzij een geavanceerdere facturatie-ervaring kunnen leveranciers en klanten de status direct via het systeem volgen, bijvoorbeeld verzonden, goedgekeurd, in afwachting van goedkeuring of betaling gepland, en zelfstandig belastingfacturen, ontvangstbewijzen of btw-rapporten downloaden.
  
• Geautomatiseerd proces: digitale facturatie zorgt ervoor dat je sneller kunt werken en meer transacties kunt doen zonder dat je extra personeel nodig hebt. Geautomatiseerde processen maken het makkelijker om samen te werken met zakelijke partners en marktplaatsen, zowel in eigen land als internationaal.
  
• Minder fouten: het platform kan belangrijke gegevens controleren. Door vanaf het begin over informatie in digitale vorm te beschikken, wordt de nauwkeurigheid vergroot, wordt het aantal ontbrekende gegevens of onjuiste goedkeuringen beperkt, worden fouten als gevolg van onjuiste gegevensinvoer geminimaliseerd en worden vertragingen als gevolg van zoekgeraakte documenten voorkomen.
  
• Compliance met wetten: volg het elektronische systeem dat is opgesteld door de belastingdienst voor e-belastingfacturen en e-kassabonnen en houd een documentopslagsysteem aan dat voldoet aan de criteria van het Thailand 4.0-beleid om de overgang naar een digitale economie te vergemakkelijken.
  

Wat moet je weten over de Thaise regels voor e-facturen?

De belastingdienst heeft het e-Tax Invoice & e-Receipt-systeem ontwikkeld om het makkelijker te maken, de veiligheid te verbeteren en het aantal stappen bij het maken van documenten te verminderen. Dit is een extra optie naast het papieren formaat onder de Electronic Transactions Act B.E. van 2001. ondernemingen die e-facturen gebruiken, moeten aan de volgende wettelijke vereisten voldoen:

Ministeriële verordening nr. 384

Ministerieel besluit nr. 384 (B.E. 2022) heeft regels opgesteld voor het maken, indienen of veilig opslaan van elektronische belastingdocumenten, zoals e-handtekeningen, digitale certificaten en tijdstempels.

Een e-factuur in een buitenlandse valuta aanvragen

Volgens de aankondiging van de directeur-generaal over artikel 7 van de btw-wet nr. 92 moet je eerst toestemming vragen aan de directeur-generaal van de belastingdienst om een fiscale of e-belastingfactuur in een andere valuta (of in een andere taal) te maken.

Artikelen 86/4 en 86/6

Secties 86/4 en 86/6 zeggen wat er op een belastingfactuur moet staan, zoals de woorden "Belastingfactuur"; de naam, het adres en het belastingnummer (TIN) van de uitgever; het fiscale document of digitale bon; de naam van de koper; het factuurnummer; details over de goederen of diensten; het bedrag; btw; de datum van uitgifte; enz.

Gebruik een veilig en betrouwbaar systeem

Het systeem moet gebruikslogboeken en een controlespoor bijhouden en de nauwkeurigheid en integriteit van bestandsgegevens controleren. Toegang tot informatie moet worden gecontroleerd met wachtwoorden of encryptie, zodat de onderneming in geval van geschillen achteraf de gegevens kan controleren.

Standaard voor gegevensformaat

Het document moet in Extensible Markup Language (XML)-formaat zijn, voldoen aan de ETDA-normen en een elektronische handtekening bevatten, zoals gebruikt door de belastingdienst voor het e-Tax Invoice & e-Receipt-systeem.

Normen voor elektronische gegevensopslag

Documenten moeten minstens vijf jaar (in sommige gevallen tot zeven jaar) in het systeem worden bewaard. Ze moeten toegankelijk zijn en de inhoud van de documenten weergeven zoals in het origineel, inclusief het opslaan van metadata zoals naam, grootte, type of aanmaakdatum van elk bestand.

Wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens

Omdat e-facturen info bevatten waarmee je iemand kunt herkennen, zoals namen, adressen, e-mailadressen en telefoonnummers, moet je goed nadenken over hoe je deze info verzamelt, gebruikt en deelt volgens de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Hoe je e-facturen in andere valuta's maakt

ondernemingen in Thailand kunnen e-facturen in vreemde valuta maken door de onderstaande stappen te volgen:

• Geef je eisen aan: bepaal je doelen voor het gebruik van e-facturen, zoals welke landen en valuta's je wilt gebruiken, welke belastingen van toepassing zijn en welke exportdocumenten je nodig hebt. Kijk tegelijkertijd naar je huidige facturatieproces om te zien waar het misgaat, wat er niet klopt of wat niet efficiënt is, en bedenk wat je nodig hebt en hoe je dat kunt oplossen.

• Meld je aan bij het e-Tax-systeem (formulier Bor.Or.01): als je bedrijf zich nog niet heeft geregistreerd bij het e-Tax-systeem van de belastingdienst, kun je je aanmelden voor het gebruik van e-facturen door formulier Bor.Or.01 in te dienen via de online dienst. Zorg voor een elektronisch certificaat van een aanbieder onder Thailand NRCA en installeer het Ultimate Sign & Viewer-programma (sla deze stap over als je al e-facturen kunt versturen).

• Goedkeuring aanvragen voor e-facturen in een vreemde valuta: het versturen van e-facturen in een vreemde valuta moet vooraf worden goedgekeurd door de directeur-generaal van de belastingdienst, volgens artikel 7 van de btw-wet nr. 92:

  • Ga naar de website van de belastingdienst
    
  • Kies het menu 'Goedkeuringsverzoek indienen' om naar de dienst voor het indienen van e-belastingfacturen te gaan.
    
  • Voer het 13-cijferige TIN-nummer van de onderneming in.
    
  • Volg de stappen op het scherm om een aanvraag voor goedkeuring van een buitenlandse munteenheid in te dienen.
    

Je kunt een schriftelijk verzoek indienen bij de directeur-generaal via een lokaal kantoor van de belastingdienst (voor mensen in Bangkok) of het provinciale/filiaal, samen met redenen en bewijsstukken die voor de entiteit van toepassing zijn.

• Kies een oplossing voor elektronische facturen: selecteer een oplossing die bestandsgegevens kan vastleggen in een XML-gestructureerde indeling die is afgestemd op de ETDA en die verschillende valuta opties biedt. De oplossing moet e-handtekeningen en audittrails kenmerken, samen met aanmeldformulieren (API's) die eenvoudig kunnen worden geïntegreerd met boekhoudsoftware en voorraadplatforms.
  
• Een e-factuur maken: maak een XML-bestand volgens de ETDA-standaarden, kies de valuta, geef de wisselkoers op en check en vul alle benodigde info in, zoals naam, e-mail en de waarde van goederen en diensten volgens Order Po.71/2541. Je kunt ook Stripe Invoicing gebruiken om automatisch e-facturen te maken, waardoor je fouten vermindert en handmatige gegevensinvoer of -verwerking overbodig wordt. Zet er een e-handtekening op en gebruik een elektronisch certificaat voor authenticatie.
  

• Exporteer een e-factuur en stuur de gegevens naar de belastingdienst: exporteer PDF/A-3/XML-bestanden naar klanten/partners en stuur XML-bestanden naar het e-Tax Invoice & e-Receipt-platform via het gekozen kanaal (web/dienstverlener of upload via het systeem van de belastingdienst). Als je e-Tax Invoice by Time Stamp gebruikt, stuur het dan naar de ontvangers vanaf het geregistreerde e-mailadres en CC csemail@etax.teda.th.

• Gegevens opslaan en back-uppen: sla XML/PDF-bestanden gedurende de vastgestelde periode (minimaal vijf jaar) op in het systeem en test regelmatig of de gegevens kunnen worden hersteld. Bewaar altijd bewijs van de levering/acceptatie van documenten door partners, inclusief verificatieresultaten.

Andere praktijken voor het uitgeven van e-facturen in vreemde valuta

Bij het uitgeven van een e-factuur in een andere valuta moet je vaak op extra dingen letten, zoals fiscale, juridische en boekhoudkundige zaken.

• Stel de bron van de wisselkoers in: geef duidelijk aan waar de wisselkoers vandaan komt, of het nu gegevens van de Bank of Thailand zijn of van een andere financiële instelling. Zeg precies wanneer die koers ingaat om het risico van wisselkoersschommelingen te verminderen.
  
• Gebruik de juiste code en indeling: gebruik valutacodes volgens de ISO 4217-norm (bijv. USD, EUR, JPY) en pas landcodes, datum- en tijdindelingen, symbolen of decimalen consistent toe om verwarring te voorkomen bij het lezen van bedragen in documenten, inkooporders en boekhoudplatforms.
  
• Gebruik een systeem dat meerdere valuta's ondersteunt: kies een oplossing die een breed scala aan valuta's wereldwijd kan verwerken en automatisch wisselkoersen bijwerkt, zoals Stripe Invoicing, dat het uitgeven van e-facturen in meer dan 135 valuta's wereldwijd ondersteunt, samen met tools voor koersconversie en automatische betaling inning.
  
• Check grensoverschrijdende belastingen of kosten: check de wet- en regelgeving voor het versturen van e-facturen in het land van de verkoper/koper om te zien of er grensoverschrijdende belastingen of kosten zijn, of dat het mogelijk is om een oplossing te implementeren van een aanbieder met een wereldwijd netwerk van juridische experts, zoals Stripe.
  
• Reken bedragen om naar baht voor boekhoudkundige doeleinden: valutaomrekening dekt de omzet, eenheidsprijs of btw in baht, met dezelfde koers als in het document staat. Beheer valutakoersverschillen in de winst- en verliesrekening en check of deze kloppen met de financiële overzichten en periodieke fiscale rapportages.
  
• Geef betalingsvoorwaarden aan: hoewel het niet wettelijk verplicht is om betalingsvoorwaarden te vermelden, is het voor de duidelijkheid en consistentie van de onderneming een goede gewoonte om betalingsgegevens aan te geven, zoals de betaalmethode, valuta, ontvangende bank, bankkosten, vertragingsrente, verantwoordelijke partij, bronbelasting of dubbele belasting (indien van toepassing).
  

Voorbeeld van een e-factuur in een andere valuta

Een e-factuur in een andere valuta moet de volgende info bevatten:

• Nummer van de e-factuur

• Datum van verkoop

• Vervaldatum

• Verkoper

• Referentienummer

• Valuta

• Wisselkoers

• Bedrijfsnaam, adres en telefoonnummer

• Btw-nummer

• Naam en telefoonnummer van de klant

• E-mail

• Producten/diensten

• Verkochte hoeveelheid

• Prijs per stuk

• Korting (indien van toepassing)

• Belasting en belastinggrondslag

• Totaal bedrag

Gebruik ook e-handtekeningen of tijdstempels waarmee je dingen achteraf kunt checken.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.
  
• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.