Kasbeheer is de praktijk van het beheren van de financiële activa van een bedrijf om de liquiditeit te maximaliseren en tegelijk de kosten en risico's tot een minimum te beperken. Bij dit proces draait het om het innen van inkomsten, het beheren van betalingen en het bijhouden van eventuele overtollige fondsen. Ondernemingen willen met kasbeheer hun solvabiliteit en algehele financiële stabiliteit verbeteren, zodat ze voldoende cashflow hebben om aan hun onmiddellijke en kortetermijnverplichtingen te voldoen, en om het beste rendement te behalen op inactieve fondsen.

Kasbeheer bestaat uit het begrijpen van markttrends, het voorspellen van financiële behoeften en het voorbereiden op mogelijke economische verschuivingen. Door dit zorgvuldig aan te pakken, kunnen ondernemingen hun activiteiten in stand houden, zelfs in onvoorspelbare tijden, en zich strategisch positioneren voor toekomstige groei. Effectief kasbeheer kan het kiezen van de juiste mix van investeringen, het verfijnen van betaalvoorwaarden en het gebruik van financiële instrumenten in overeenstemming met de liquiditeitsbehoeften en risicotolerantie van de onderneming inhouden. Dit vereist een genuanceerde kennis van zowel de interne dynamiek van de onderneming als de externe economische omgeving waarin deze opereert.

Hieronder bespreken we hoe kasbeheer werkt, waarom het belangrijk is, mogelijke uitdagingen waarmee je rekening moet houden en manieren om de liquide middelen van je onderneming beter te beheren.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt kasbeheer?
  
• Waarom is kasbeheer belangrijk?
  
• Wat staat er in een kasstroomoverzicht?
  
• Voorbeelden van kasbeheer
  
• Strategieën voor kasbeheer bij online ondernemingen
  
• Wat zijn de uitdagingen bij kasbeheer?
  
• Hoe je je kasbeheer beter kunt regelen
  

Hoe werkt kasbeheer?

Kasbeheer bestaat uit het monitoren, analyseren en verfijnen van de geldstroom in en uit een bedrijf. Dit is hoe het meestal werkt:

• Geld ontvangen: Ontvang zo snel mogelijk geld voor de onderneming. Je kunt hiervoor de ontvangst van betalingen van klanten boosten door snellere facturatie, door meerdere betaalmethoden aan te bieden door elektronische betaalsystemen in te zetten om transactietijden te versnellen.

• Geld besteden: Beheer de uitstroom van contant geld om aan zakelijke verplichtingen te voldoen zonder te veel ongebruikte fondsen aan te houden. Je kunt bijvoorbeeld betalingen inplannen om te profiteren van de voorwaarden van de schuldeiser of nauwkeurig getimede elektronische betaalmethoden gebruiken.

• Inkomende fondsen voorspellen: Voorspel de toekomstige cashflow om te zien wanneer de liquide middelen krap zijn en wanneer je misschien wel een overschot hebt. Hierbij analyseer je de cashflowpatronen in de loop van de tijd en houd je rekening met toekomstige plannen en marktomstandigheden.

• Vermogensbeheer: Gebruik eventuele overschotten. Je kunt bijvoorbeeld overtollige fondsen investeren in kortlopende instrumenten met een laag risico, zoals staatsobligaties of geldmarktfondsen, die rendement opleveren maar snel kunnen worden geliquideerd als er geld nodig is.

• Beheer van bankrelaties: Onderhoud goede relaties met banken om betere voorwaarden voor kosten te bedingen, toegang te krijgen tot betere beleggingsproducten en kredietlijnen af te sluiten als de onderneming toegang nodig heeft tot extra fondsen.

Waarom is kasbeheer belangrijk?

Kasbeheer is een strategische praktijk die van invloed is op het vermogen van ondernemingen om effectief te opereren, verstandig te investeren en duurzaam te groeien. Ondernemingen in elke branche kunnen te maken krijgen met cashflowproblemen. We laten zien hoe goed kasbeheer een onderneming hierbij kan helpen:

• De liquiditeit behouden: Bij effectief kasbeheer heeft een onderneming altijd voldoende liquide middelen om aan haar onmiddellijke en kortetermijnverplichtingen te voldoen, zoals het op tijd betalen van werknemers, leveranciers en crediteuren. Door dit goed aan te pakken, kunnen ondernemingen opereren zonder onverwachte kastekorten, die de reputatie kunnen schaden of verstoringen kunnen veroorzaken.

• Financiële stabiliteit en solvabiliteit: Met goede praktijken rondom kasbeheer kunnen ondernemingen hun financiële stabiliteit behouden tijdens recessies of wanneer zich onverwachte uitgaven voordoen. Hierdoor kan de onderneming solvabel blijven en blijven opereren zonder dat er dure noodfinanciering nodig is.

• Kostenbesparing: Een effectieve kasbeheerstrategie helpt ondernemingen bij het afsluiten van goedkopere leningen. Als je weet wanneer er geld beschikbaar zal zijn, hoef je minder kredietlijnen aan te spreken of leningen af te sluiten.

• Winst maximaliseren: Met een solide kasbeheer kunnen bedrijven hun winst maximaliseren door overtollige fondsen te investeren om rendement te halen zonder de liquiditeit in gevaar te brengen. Dit kan de inkomsten van een onderneming uit rente of andere beleggingen verhogen.

• Risicobeheer: Kasbeheer beschermt ondernemingen tegen financiële risico's zoals valutaschommelingen, rentevolatiliteit en veranderingen in marktomstandigheden. Met optimale financiële reserves kan een onderneming zichzelf isoleren van deze risico's en zich gemakkelijker aanpassen aan financieel moeilijke situaties.

• Strategische planning en groei: Effectief kasbeheer vergemakkelijkt nauwkeurigere financiële prognoses en budgettering, die nodig zijn voor strategische planning. Inzicht in cashflowpatronen helpt ondernemingen bij het duurzaam plannen van hun groei en uitbreiding.

Wat staat er in een kasstroomoverzicht?

Een kasstroomoverzicht is een financieel document dat gedetailleerde informatie geeft over de in- en uitstroom van geld van een onderneming gedurende een bepaalde periode. Dit overzicht bevat gewoon drie belangrijke secties.

Operationele activiteiten

• Betaalbonnen van klanten: Geld ontvangen uit verkoop van goederen of diensten

• Betalingen aan leveranciers en werknemers: Geld dat wordt uitbetaald voor bedrijfskosten, inclusief lonen en inventaris

• Betaalde en ontvangen rente: Geld betaald voor rente op leningen en ontvangen uit investeringen

• Betaalde belastingen: Geld betaald voor vennootschapsbelasting

• Overige operationele kasstromen: Diverse transacties met betrekking tot kernactiviteiten

Investeringsactiviteiten

• Aankoop van apparatuur en activa: Geld dat wordt uitgegeven aan de aanschaf van langetermijnactiva zoals machines, gebouwen en grond

• Verkoop van apparatuur en activa: Geld ontvangen uit de verkoop van langlopende activa

• Aan- en verkoop van beleggingen: Geld uitgegeven aan of ontvangen uit de aan- of verkoop van effecten

• Verstrekte en geïnde leningen: Uitstroom van geld voor leningen die aan andere partijen zijn verstrekt en instroom uit aflossingen van leningen

Financieringsactiviteiten

• Uitgifte van aandelen en obligaties: Inkomende kasstromen uit de emissie van aandelen of obligaties

• Aflossing van schulden: Uitstroom van fondsen voor de aflossing van geleend geld

• Uitgekeerde dividenden: Geld uitgekeerd aan aandeelhouders als dividend

• Overige financieringskasstromen: Transacties met betrekking tot de financieringsstructuur van de onderneming, zoals het verkrijgen en aflossen van een hypotheek

Voorbeelden van kasbeheer

Hier zijn enkele praktijkvoorbeelden van strategieën voor kasbeheer in actie in vijf verschillende sectoren.

Voorbeeld 1: Detailhandel

Een retailbedrijf implementeert een kasbeheersysteem dat de reconciliatie van dagelijkse verkoopgegevens met bankstortingen automatiseert. Hierdoor worden alle transacties snel verantwoord en gestort, en vermindert het risico op fouten en vertragingen in de cashflow. De winkel spreekt ook kortingen voor vervroegd betalen af met zijn leveranciers, waardoor het bedrijf kan besparen op inkoopkosten en zijn werkkapitaalpositie kan verbeteren.

Voorbeeld 2: Productie

Een productiebedrijf gebruikt cashflowprognoses om te anticiperen op perioden van grote vraag naar zijn producten. Door nauwkeurig te voorspellen wanneer het grondstoffen moet kopen en voor arbeid moet betalen, kan het bedrijf de financiering van tevoren veiligstellen. Dit houdt de activiteiten draaiende en voorkomt kostbare productievertragingen als gevolg van geldtekorten.

Voorbeeld 3: Professionele dienstverlening

Een professionele dienstverlener biedt klanten kortingen om vervroegde factuurbetaling te stimuleren. Hierdoor betalen klanten sneller, ontvangt de dienstverlener sneller geld en wordt de cashflow van het bedrijf verbeterd. Het kantoor houdt zijn debiteuren nauwlettend in de gaten, volgt achterstallige facturen op en implementeert indien nodig incassoprocedures.

Voorbeeld 4: Technologie

Een technologische start-up belegt zijn overtollige fondsen in een gediversifieerde portefeuille van kortlopende effecten met een laag risico. Dit stelt het bedrijf in staat om rente te verdienen op zijn inactieve contanten en tegelijk liquiditeit en fondsen te behouden voor toekomstige groei-initiatieven.

Voorbeeld 5: Non-profitorganisaties

Een non-profitorganisatie ontvangt een grote donatie van een filantroop en werkt samen met een financieel adviseur om een deel van de donatie te investeren in een fonds voor de lange termijn. Dit genereert een gestage inkomstenstroom die de missie van de organisatie ondersteunt en tegelijk de hoofdsom in stand houdt voor toekomstige generaties.

Strategieën voor kasbeheer bij online ondernemingen

Hier zijn enkele praktische voorbeelden van kasbeheerpraktijken die online ondernemingen gebruiken om een gezonde cashflow te behouden:

• Facturatie en incasso: Een onderneming kan beleid inzetten om klanten onmiddellijk te factureren en achterstallige debiteuren op te volgen. Elektronische facturatiesystemen kunnen het facturatieproces versnellen door duidelijke betaalvoorwaarden vast te stellen of kortingen voor vroegtijdige betaling aan te bieden om snelle betalingen aan te moedigen.

• Onkostenbeheer: Ondernemingen controleren hun uitgaven vaak regelmatig om onderdelen te vinden waar ze kosten kunnen besparen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit of de bedrijfsvoering. Dit kan inhouden dat er met leveranciers wordt onderhandeld over betere voorwaarden, dat wordt overgestapt op meer kosteneffectieve leveranciers of dat energiebesparende maatregelen worden genomen om de energierekening te verlagen.

• Cashflowprognoses: Door toekomstige geldbehoeften en mogelijke tekorten te voorspellen, kan een onderneming vooruit plannen. Een detailhandelaar kan bijvoorbeeld historische verkoopgegevens analyseren om de seizoensgebonden vraag te voorspellen en de voorraad dienovereenkomstig aan te passen om niet te veel uit te geven aan de voorraad.

• Investeringen op korte termijn: Ondernemingen steken overtollige fondsen vaak in kortlopende, liquide beleggingen zoals staatsobligaties, geldmarktfondsen en spaarrekeningen met een hoge rente. Zo kunnen ze rendement op het geld behalen en de fondsen indien nodig wel gewoon gebruiken.

• Technologie: Veel ondernemingen gebruiken cashmanagementsoftware om hun cashflow in real time te volgen en beheren. Deze software kan inzicht geven in kasposities, routinetransacties automatiseren en helpen slimme beslissingen te nemen over het gebruik van de middelen.

• Noodplanning: Het aanvragen van een kredietlijn of het aanhouden van een reservefonds kan een vangnet bieden voor onverwachte uitgaven of perioden met een lage cashflow. Hierdoor kunnen ondernemingen soepel blijven draaien, zelfs tijdens financiële instabiliteit.

• Salarisadministratie: Door salarissen verspreid uit te betalen en af te stemmen op de instroom van fondsen, kunnen ondernemingen hun kasmiddelen beter beheren. De onderneming kan bijvoorbeeld de salarissen uitbetalen na de belangrijkste maandelijkse inkomsteninstroom.

Wat zijn de uitdagingen bij kasbeheer?

Kasbeheer kan allerlei uitdagingen met zich meebrengen, waaronder onvoorspelbaarheid en weinig zichtbaarheid. Hier gaan we er wat dieper op in:

• Onvoorspelbare cashflow: Een plotselinge omzetdaling als gevolg van economische neergang, vertraging bij een groot project of zelfs financiële problemen van een klant kunnen ertoe leiden dat je niet alle kosten kunt dekken. Deze onvoorspelbaarheid maakt prognoses een uitdaging en kan zelfs bij de meest zorgvuldige plannen roet in het eten gooien.

• Betaalachterstanden: Het najagen van achterstallige betalingen kost tijd en middelen voor herinneringen, follow-up en mogelijk zelfs juridische stappen. Achterstallige betalingen kunnen je eigen betalingen aan leveranciers vertragen, je kredietwaardigheid schaden en je groei beïnvloeden.

• Onverwachte uitgaven: Onvoorziene gebeurtenissen kunnen je kasreserves snel uitputten en je dwingen financieringsopties te onderzoeken, die misschien niet altijd direct beschikbaar of betaalbaar zijn. Zelfs de best geleide bedrijven kunnen te maken krijgen met problemen zoals defecten aan apparatuur, plotseling vertrek van werknemers of zelfs natuurrampen.

• Te hoge uitgaven: Te hoge uitgaven aan marketingcampagnes, nieuwe medewerkers of kantoorruimte kunnen je cashflow snel uitputten, vooral als de omzetgroei geen gelijke tred houdt. Het is belangrijk om financieel gedisciplineerd te blijven en prioriteit te geven aan uitgaven die direct bijdragen aan je bedrijfsresultaten.

• Slechte financiële zichtbaarheid: Het is lastig om je cashflow te beheren zonder nauwkeurige, actuele financiële informatie over je huidige kaspositie, komende betalingen en openstaande facturen. Een slechte financiële zichtbaarheid kan van invloed zijn op beslissingen over uitgaven, investeringen en dagelijkse activiteiten.

• Fraude en diefstal: Ondernemingen zijn kwetsbaar voor fraude en diefstal, zowel intern als extern. Verduistering door werknemers, leveranciersfraude en cyberaanvallen kunnen allemaal grote verliezen veroorzaken. Ondernemingen kunnen zichzelf beschermen met krachtige interne controles, regelmatige audits en cyberbeveiligingsmaatregelen.

• Wijzigingen in regelgeving: Veranderingen in belastingwetten, branchevoorschriften of overkoepelend economisch beleid kunnen ook van invloed zijn op de cashflow. Door op de hoogte te blijven van deze veranderingen en je kasbeheerstrategieën hieraan aan te passen, kun je onverwachte financiële verrassingen voorkomen.

Hoe je je kasbeheer beter kunt regelen

Een beter kasbeheer is een continu proces dat een oog voor detail en strategische planning vereist. Hier zijn enkele effectieve manieren om een gunstige cashflow te houden.

Debiteurenadministratie verfijnen

• Stimuleer klanten om eerder te betalen door een kleine korting aan te bieden bij vroege betalingen.

• Implementeer automatische betaalherinneringen om klanten een duwtje in de rug te geven als ze je facturen mogelijk over het hoofd hebben gezien.

• Verstuur facturen stipt.

• Als je onmiddellijk geld nodig hebt, verkoop je facturen dan met korting aan een bedrijf dat openstaande facturen financiert.

Crediteuren beheren

• Onderhandel over langere betaaltermijnen met je leveranciers.

• Profiteer van eventuele kortingen voor vervroegde betaling van leveranciers als je het geld bij de hand hebt.

• Geef strategische prioriteit aan factuurbetalingen om kosten voor te laat betalen te voorkomen en goede relaties met leveranciers te houden.

De cashflow voorspellen

• Projecteer de verwachte in- en uitstroom van geld voor de komende weken of maanden.

• Houd je werkelijke cashflow goed in de gaten en vergelijk deze met de voorspelling.

• Pas je uitgaven aan of doe onderzoek naar financieringsopties als je een tekort aan middelen voorziet.

De kosten verlagen

• Zoek naar kostenposten waarop je kunt bezuinigen of waarbij je betere deals kunt sluiten.

• Vind onnodige abonnementen, diensten of uitgaven die je kunt schrappen.

• Vergelijk prijzen voor benodigdheden, diensten en andere terugkerende uitgaven.

Een kasreserve opbouwen

• Probeer een financiële buffer op te bouwen van drie tot zes maanden aan bedrijfskosten, zodat je onverwachte gebeurtenissen het hoofd kunt bieden.

• Maak van sparen een gewoonte door overschrijvingen naar een reserverekening te automatiseren.

Technologie inzetten

• Vereenvoudig de boekhouding, facturatie en financiële rapportage met boekhoudsoftware.

• Gebruik tools voor cashflowprognoses om inzicht te krijgen in je toekomstige kaspositie.

• Zet betaalplatforms in zodat klanten gemakkelijk online kunnen betalen.