Met strategieën voor kostenreductie kunnen ondernemingen hun kosten verlagen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit of waarde van hun producten of diensten. Deze strategieën kunnen bestaan uit het onderhandelen over betere leveranciersdeals, het verbeteren van interne processen en het gebruik van kostenbesparende technologie. Bij effectieve strategieën voor kostenreductie kunnen ondernemingen winstgevend blijven, een concurrentievoordeel behouden en middelen opnieuw toewijzen aan groei.

Kostenreductie staat los van kostenvermijding. Hoewel beide belangrijk zijn voor de financiële gezondheid, heeft kostenreductie te maken met het verlagen van bestaande kosten; het vermijden van kosten voorkomt dat er kosten ontstaan. Kostenreductie verbetert het bedrijfsresultaat onmiddellijk, terwijl kostenvermijding zich richt op financiële planning en duurzaamheid op de lange termijn.

Kostenreductie is een belangrijk hulpmiddel voor ondernemingen, maar het is niet eenvoudig. In 2023 gaf 82% van de ondernemingen aan hun jaarlijkse doelstellingen voor kostenreductie niet te hebben gehaald. Hieronder leggen we uit hoe je een kostenanalyse uitvoert om besparingsmogelijkheden te vinden, hoe je de impact van kostenreductiestrategieën kunt meten en hoe veelvoorkomende uitdagingen bij het implementeren van kostenreductie kunnen worden overwonnen.

Wat staat er in dit artikel?

• Een kostenanalyse uitvoeren om besparingsmogelijkheden te vinden
  
• De arbeidskosten bewust en strategisch verlagen
  
• De impact van kostenreductiestrategieën meten
  
• Uitdagingen op het gebied van kostenreductie en hoe je deze overwint
  
• Strategieën voor kostenreductie voor ondernemingen
  

Een kostenanalyse uitvoeren om besparingsmogelijkheden te vinden

Bij het uitvoeren van een kostenanalyse en het identificeren van besparingsmogelijkheden onderwerp je je onderneming aan een systematische evaluatie. Met deze informatie vind je de kosten die kunnen worden geminimaliseerd zonder dat dit ten koste gaat van de operationele efficiëntie of de productkwaliteit. Dit proces wordt meestal opgesplitst in verschillende stappen:

• Begin met te beslissen op welke onderdelen van de onderneming je je wilt concentreren, bijvoorbeeld je toeleveringsketen, marketinguitgaven of overheadkosten. Zorg ervoor dat je een specifiek doel hebt. Wil je 10% besparen op je operationele kosten? Bezuinigen op afval?

• Verzamel alle gegevens over wat je uitgeeft en waar. Je hebt gedetailleerde gegevens nodig van je vaste kosten (bijv. huur, salarissen), variabele kosten (bijv. grondstoffen, verzending) en kosten die niet netjes in een van beide categorieën passen. Hoe meer details je hebt, hoe duidelijker het beeld van je uitgavenpatroon zal zijn.

• Categoriseer de gegevens. Maak een onderscheid tussen je directe kosten (kosten die direct verband houden met je producten of diensten) en indirecte kosten (bijv. administratieve kosten) en overhead. Categoriseer verder per afdeling of activiteit om vast te stellen waar de kosten hoger zijn dan zou moeten.

• Zoek uit wat aan de basis van de kosten ligt. Zijn de grondstofprijzen te hoog? Drijft overwerk de kosten op? Je moet deze variabelen begrijpen om de oorzaak te beoordelen.

• Bekijk hoe de kosten zich verhouden tot benchmarks in de branche. Geef je meer uit dan je concurrenten aan dezelfde dingen? Zo kun je zien of er ruimte is voor verbetering.

• Voer een kosten-batenanalyse uit van mogelijke kostenbesparingen om de potentiële besparingen af te wegen tegen eventuele risico's. Overweeg of de strategieën die je in gedachten hebt, van invloed kunnen zijn op de productkwaliteit of de dienstverlening.

• Rangschik bruikbare strategieën op basis van de potentiële impact, het gemak van implementatie en het tijdsbestek voor het zien van resultaten.

• Zet je kostenbesparende maatregelen om in actie en zorg ervoor dat het team en jij op een lijn zitten. Volg de prestaties van deze strategieën. Worden de verwachte besparingen gerealiseerd? Zo niet, pas dan je strategie aan.

De arbeidskosten bewust en strategisch verlagen

Het verlagen van de arbeidskosten betekent niet noodzakelijkerwijs ontslagen of het verkorten van uren. Als het goed wordt gedaan, kan het een onderneming helpen geld te besparen en tegelijkertijd haar personeel te waarderen of zelfs de productiviteit te verhogen. Hier zijn enkele doordachte manieren om de arbeidskosten te beheersen:

• Flexibele werkregelingen: Bied flexibele werkopties, zoals werken op afstand, gecomprimeerde werkweken of parttime werk, om de overheadkosten in verband met kantoorruimte, nutsvoorzieningen en andere uitgaven op locatie te verlagen. Voor werknemers kunnen deze regelingen het werkplezier verhogen, wat kan leiden tot minder verloop. Een flexibelere opzet stelt ondernemingen ook in staat om de personeelsbezetting gemakkelijker aan te passen aan de vraag.

• Functieoverstijgende training: Bij functieoverstijgende training worden werknemers voorbereid op het uitvoeren van meerdere rollen of taken. Dit levert een veelzijdiger personeelsbestand op en verhoogt de productiviteit door hiaten op te vullen wanneer iemand afwezig is of wanneer de vraag piekt. Het vermindert ook de afhankelijkheid van tijdelijke werknemers of overuren en kan het totale benodigde personeelsbestand verlagen. Werknemers profiteren ook van het leren van nieuwe vaardigheden.

• Automatisering: Investeer in automatisering om de behoefte aan arbeid voor repetitieve taken met een lage waarde te verlagen, zoals gegevensinvoer, planning of voorraadbeheer. Hierdoor kunnen werknemers zich concentreren op belangrijker en creatiever werk dat meer waarde toevoegt voor de onderneming.

• Strategische HR: Gebruik data-analyse om inzicht te krijgen in piektijden, projectwerklast en verfijn de personeelsplanningen dienovereenkomstig. Zo ben je niet overbezet tijdens rustige perioden of onderbezet wanneer de vraag groot is. Datagestuurde planning kan de arbeidskosten verlagen door alleen personeel in te zetten dat de onderneming nodig heeft.

• Verlofprogramma's: Overweeg om werknemers onbetaald verlof te laten opnemen tijdens rustige seizoenen of wanneer er minder klanten zijn. Bied vrijwillige sabbaticals, opties voor verlengd verlof of regelingen voor kortere uren om de arbeidskosten te verlagen zonder toevlucht te nemen tot ontslagen of verplicht verlof. Dit biedt flexibiliteit voor de onderneming en voor werknemers die extra vrije tijd op prijs kunnen stellen.

• Behoud van werknemers: Het inhuren van een nieuwe fulltime werknemer kost gemiddeld $ 4700 dollar. Concentreer je op het behouden van werknemers door middel van concurrerende secundaire arbeidsvoorwaarden, mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling en een positieve werkcultuur om zo je wervings- en opleidingskosten te verlagen. Betrokken medewerkers zijn productiever en leiden tot betere bedrijfsresultaten.

• Rollen en verantwoordelijkheden: Bekijk regelmatig de functies en verantwoordelijkheden om overbodige werknemers of overlappende taken vast te stellen. Dit kan de behoefte aan extra personeel verminderen of de consolidatie van meerdere banen mogelijk maken, wat de arbeidskosten verlaagt zonder de productiviteit te beïnvloeden. Overweeg om bepaalde posities te structureren rond uitkomsten en resultaten in plaats van te focussen op gewerkte uren. Dit moedigt werknemers aan om efficiënter te werken en stelt de onderneming in staat de arbeidskosten beter onder controle te houden.

De impact van kostenreductiestrategieën meten

Door de impact van kostenreductiestrategieën te meten, kun je aantonen of de inspanningen echte waarde opleveren of alleen tot kortetermijnwinst leiden (die het bedrijf op de lange termijn kunnen schaden). Hier lees je hoe je de impact van deze strategieën kunt meten:

Financiële statistieken

Vergelijk de volgende financiële maatstaven voor en na kostenreductiestrategieën om de verbetering te beoordelen:

• Brutowinstmarge: Dit meet de winstgevendheid na aftrek van de kosten van verkochte goederen (COGS). Een hogere brutowinstmarge toont aan dat strategieën voor kostenreductie de winstgevendheid verhogen zonder de omzet te schaden.

• Operationele winstmarge: Dit meet de winstgevendheid na aftrek van bedrijfskosten zoals huur, nutsvoorzieningen en salarissen. Een stijgende operationele winstmarge duidt op een effectieve kostenreductie van deze kosten.

• Nettowinstmarge: Dit meet de algehele winstgevendheid na aftrek van alle kosten, inclusief belastingen en rente. Een hogere nettowinstmarge geeft aan dat het resultaat verbetert.

• Rendement op investering (ROI): Met dit cijfer vergelijk je de kosten van de implementatie van de strategie met de gegenereerde besparingen. Strategieën die een hoger ROI opleveren, bieden de meeste waarde.

Cashflow en liquiditeit

Een succesvolle strategie voor kostenreductie zou de cashflow en liquiditeit moeten verbeteren. Controleer deze statistieken regelmatig:

• Cashflow: Een positieve cashflow uit kernactiviteiten geeft aan dat kostenbesparingen effectief zijn zonder de operationele integriteit in gevaar te brengen.

• Werkkapitaal: Een beter werkkapitaal duidt op een beter beheer van kortlopende activa en passiva, vaak als gevolg van een beter voorraadbeheer of verbeterde debiteurenprocessen.

Productiviteit en efficiëntie

Om de impact van strategieën voor kostenreductie te meten, gebruik je een zogenaamde balanced scorecard-benadering die rekening houdt met financiële statistieken en andere perspectieven, zoals klanttevredenheid, interne processen en werknemersbetrokkenheid. Dit is wat je moet meten om te beoordelen hoe goed de strategieën voor kostenreductie werken:

• Arbeidsproductiviteit: Dit meet de output per arbeidsuur en laat zien of de productiviteit op peil blijft of beter wordt na personeelsgerelateerde kostenverlagingen.

• Cyclustijd en doorvoer: Dit meet de tijd die nodig is om goederen te produceren of diensten te leveren aan productie- of servicegerichte ondernemingen. Een verkorting van de cyclustijd of een toename van de doorvoer geeft aan dat procesoptimalisaties effectief werken.

• Downtime en bezettingsgraad: Dit meet de bezettingsgraad van apparatuur en arbeid, waaruit blijkt of bezuinigingen op arbeid of kapitaaluitgaven leiden tot meer uitvaltijd of onderbenutting.

Kostenafwijking

Bij een kostenafwijkingsanalyse worden de werkelijke kosten vergeleken met gebudgetteerde of standaardkosten om vast te stellen waar besparingen optreden en waar aanpassingen nodig zijn. Directe materiaal- en arbeidsvariaties geven aan of de besparingen het gevolg zijn van lagere materiaalkosten of een effectiever arbeidsgebruik. En overheadverschillen geven aan of de overheadkosten (bijv. huur, nutsvoorzieningen, onderhoud) overeenkomen met de verwachtingen voor kostenverlaging.

Klant- en kwaliteitsstatistieken

Kostenbesparingen die de kwaliteit van het product of de dienst schaden, kunnen averechts werken door klanten weg te jagen. Volg statistieken zoals:

• Klanttevredenheidsscores: Net Promoter Scores (NPS), klantretentiepercentages en feedback kunnen aantonen of kostenbesparende maatregelen een negatieve invloed hebben op de klantervaring.

• Statistieken voor kwaliteitscontrole: Percentages defecte producten, retourzendingen of servicefouten kunnen aantonen of kostenbesparingen leiden tot verminderde kwaliteit.

Betrokkenheid en verloop van medewerkers

Het verlagen van de kosten door personeelswisselingen kan van invloed zijn op het moreel en de retentie van werknemers. Kijk naar statistieken zoals scores voor werknemersbetrokkenheid en -verloop. En gebruik enquêtes en feedback om te peilen hoe werknemers denken over kostenbesparende maatregelen die op hen van invloed kunnen zijn, zoals minder uren of functiewijzigingen. Door een stabiel personeelsbestand te behouden, kunnen ondernemingen hoge wervings- en opleidingskosten vermijden.

Belangrijkste doelen op lange termijn

Bekijk regelmatig opnieuw hoe kostenbesparende maatregelen de bedrijfsdoelstellingen op lange termijn dienen. Als een strategie innovatie, groei of marktpositionering in het gedrang brengt, kan het nodig zijn deze aan te passen. Houd investeringen in onderzoek en ontwikkeling (R&D) of belangrijke projecten bij om ervoor te zorgen dat kostenbesparingen de groei niet verstoren. En meet of kostenbesparingen je positie op de markt helpen of schaden in vergelijking met die van concurrenten.

Uitdagingen op het gebied van kostenreductie en hoe je deze overwint

Strategieën voor kostenreductie kunnen een uitdaging zijn om goed te doen. Het vereist vaak een evenwicht tussen besparingen op korte termijn en duurzaamheid op lange termijn, het moreel van de werknemers en klanttevredenheid. Een succesvol initiatief voor kostenreductie vereist zorgvuldige planning, communicatie en continue monitoring om onbedoelde gevolgen te voorkomen.

Hier zijn enkele van de meest voorkomende uitdagingen waarmee ondernemingen worden geconfronteerd bij het verlagen van kosten. Ook laten we zien hoe ze deze kunnen overwinnen:

Verandermanagement

Wanneer werknemers worden geconfronteerd met veranderingen, kunnen ze zich zorgen maken over het schrappen van banen, extra werk of het verliezen van extraatjes die ze waarderen. Zelfs het management kan aarzelen als het er niet van overtuigd is dat de veranderingen zullen werken.

Oplossingen

• Wees eerlijk over waarom kostenbesparingen nodig zijn en hoe ze de onderneming (en de medewerkers) op de lange termijn zullen helpen.

• Betrek teams er vroeg bij, vraag om hun input en laat ze zien dat je luistert. Als mensen het gevoel hebben dat ze inspraak hebben in wat er gebeurt, is de kans groter dat ze meedoen.

• Geef training en ondersteuning om iedereen te helpen zich meer op zijn gemak te voelen bij nieuwe processen.

Kwaliteitscontrole

Kosten besparen kan soms betekenen dat je de kantjes eraf loopt. Als de productkwaliteit achteruitgaat of de service vertraagt, zullen klanten dat merken en kunnen ze vertrekken.

Oplossingen

• Focus op het verlagen van kosten die geen invloed hebben op de kwaliteit (bijv. onderhandelen over leveranciersdeals).

• Houd de feedback van klanten en kwaliteitsstatistieken nauwlettend in de gaten om eventuele problemen in een vroeg stadium te herkennen.

Moreel van werknemers

Kostenbesparingen kunnen bij werknemers tot zorgen leiden. Als werknemers denken dat hun baan op het spel staat of dat hun werkdruk op het punt staat te stijgen, kan het moreel eronder lijden. Dat leidt tot een lagere productiviteit en een hoger verloop.

Oplossingen

• Denk creatief na over hoe je de arbeidskosten kunt beheersen. Overweeg in plaats van ontslagen opties zoals vrijwillige verlofprogramma's, flexibele schema's of op prestaties gebaseerde bonussen die efficiëntie belonen.

• Wees transparant met je teamleden over wat er gebeurt en waarom, en toon waardering voor hun inspanningen om zich aan te passen.

Groei op de lange termijn

Als je te veel bezuinigt op belangrijke gebieden zoals R&D, marketing of de ontwikkeling van werknemers, bespaar je misschien nu geld, maar betaal je er later de prijs voor in gemiste kansen en groei.

Oplossingen

• Gebruik een gerichte methode zoals zero-based budgeting, waarbij elke uitgave voor elke nieuwe boekhoudperiode moet worden verantwoord.

• Bescherm wat je nodig hebt voor groei en verlaag tegelijkertijd de kosten op minder belangrijke gebieden.

Uitvoering

Zelfs de beste kostenbesparende ideeën vereisen een gecoördineerde uitvoering. Onduidelijke rollen en slechte opvolging kunnen van een veelbelovende strategie een puinhoop maken.

Oplossingen

• Zorg voor een solide plan met duidelijke stappen, verantwoordelijkheden en tijdlijnen.

• Zorg ervoor dat er een persoon of team is dat toezicht houdt op het proces en de zaken op schema houdt.

• Voer regelmatig check-ins uit om eventuele problemen vroegtijdig op te sporen en snel bij te sturen.

Verborgen kosten

Wijzigingen die je nu aanbrengt om kosten te besparen, kunnen later juist tot onverwachte kosten leiden. Overstappen naar een goedkopere leverancier kan bijvoorbeeld vooraf geld besparen, maar leiden tot kwaliteitsproblemen die op de lange termijn meer kosten. Of het schrappen van personeel kan leiden tot hogere overwerkkosten of burn-out onder de medewerkers die blijven.

Oplossingen

• Voer een grondige kosten-batenanalyse uit voordat je bezuinigt.

• Test indien mogelijk veranderingen op kleine schaal om eventuele verborgen kosten op te sporen.

Transparantie

Voor complexe organisaties kan het moeilijk zijn om inzicht te krijgen in hun financiën. Zonder die duidelijkheid kunnen kostenbesparingen hun doel missen.

Oplossingen

• Gebruik analyse- en business intelligence-tools om een diepgaand inzicht te krijgen in factoren die de kosten verhogen.

• Schakel functieoverstijgende teams in om inzichten vanuit verschillende invalshoeken te bieden en de echte oorzaken achter hoge kosten te identificeren.

Toeleveringsketen

Veranderingen zoals het verminderen van de voorraad of het overstappen op een nieuwe leverancier om geld te besparen, kunnen je toeleveringsketen kwetsbaarder maken. Je kunt te maken krijgen met vertragingen, voorraadtekorten of nieuwe kosten die de besparingen teniet doen.

Oplossingen

• Houd een buffervoorraad aan voor essentiële artikelen.

• Diversifieer je leveranciersbestand.

• Investeer in tools die je een beter inzicht geven in je supplychain.

Strategieën voor kostenreductie voor ondernemingen

De beste strategieën voor kostenreductie gaan gepaard met slimme keuzes en het optimaliseren van middelen zonder afbreuk te doen aan kwaliteit of groei. Hier zijn enkele strategieën voor kostenreductie die van toepassing zijn op de meeste typen ondernemingen:

• Voorraadbeheer verfijnen: Het aanhouden van te veel voorraad houdt contant geld vast en verhoogt de opslag- en verwerkingskosten. Te weinig voorraad kan leiden tot voorraadtekorten en omzetverlies. Gebruik een just-in-time (JIT) voorraadsysteem om voorraadniveaus in evenwicht te brengen.

• Onderhandelen met verkopers en leveranciers: Herzie regelmatig contracten met leveranciers en dienstverleners. Veel leveranciers zijn bereid om betere voorwaarden te bedingen om klanten op lange termijn te behouden. Het bundelen van aankopen, het verkennen van alternatieve leveranciers of het verlengen van de contractduur kan tot grote besparingen leiden. Overweeg om gebruik te maken van groepsinkooporganisaties (GPO's) die namens meerdere ondernemingen betere tarieven onderhandelen.

• Maatregelen voor energie-efficiëntie nemen: De kosten voor nutsvoorzieningen kunnen oplopen, vooral voor ondernemingen met grote faciliteiten. Breng eenvoudige veranderingen aan, zoals het overschakelen op energiezuinige verlichting, het upgraden van verwarmings-, ventilatie- en airconditioningsystemen (HVAC) en het gebruik van slimme thermostaten om de energierekening te verlagen. Voor meer substantiële besparingen kun je overwegen een energie-audit te ondergaan en aanbevelingen uit te voeren, zoals betere isolatie of hernieuwbare energiebronnen.

• Automatisering en technologie inzetten: Automatiseer repetitieve taken zoals facturatie, salarisadministratie en klantenservice om de arbeidskosten te verlagen en de bedrijfsvoering sneller en nauwkeuriger te maken. Investeer in software die aspecten van voorraadbeheer, planning en projectbeheer beheert om de tijd van werknemers verder vrij te maken.

• Werken op afstand omarmen: Verlaag de kosten door kantoorruimte in te krimpen of over te stappen op flexibele coworking-regelingen. Minder fysieke ruimte verlaagt de kosten voor huur, nutsvoorzieningen en onderhoud. Met hybride werkmodellen, die werken op kantoor en op afstand combineren, kunnen ondernemingen de flexibiliteit behouden met lagere overheadkosten.

• Een aanpak met zero-based budgeting (ZBB) implementeren Gebruik ZBB in plaats van het budget te baseren op de uitgaven van de voorgaande jaren. Dit vereist dat elke uitgave vanaf nul wordt verantwoord en helpt bij het vinden van onnodige kosten.

• Uitbesteden van niet-kernactiviteiten: Besteed functies zoals salarisadministratie, ondersteuning voor informatietechnologie (IT), boekhouding en marketing uit voor toegang tot expertise tegen lagere kosten dan het intern uitvoeren van deze activiteiten. Richt je interne bedrijfsmiddelen op kerncompetenties die de omzet en groei stimuleren om zo de uitgaven te verfijnen.

• De middelen beter gebruiken: Analyseer waar verspilling optreedt in je bedrijfsprocessen, of het nu gaat om tijd, materialen of geld. Lean-praktijken zoals de 5S-methodologie (Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain) kunnen de verspilling verminderen en de productiviteit verhogen. Stimuleer een cultuur van continue verbetering waarin werknemers op alle niveaus zoeken naar manieren om tijd te besparen en de bedrijfsvoering te verbeteren.

• Het product- en dienstenaanbod herzien: Controleer regelmatig je product- of dienstenportfolio om items te identificeren die niet winstgevend zijn of die andere producten met een hogere marge benadelen. Door de line-up te vereenvoudigen, kun je de productie-, voorraad- en marketingkosten verlagen. Het stelt ke ook in staat om meer focus te leggen op en te investeren in de best presterende producten die de meeste winst genereren.

• Betaalprocessen verbeteren: Bied klanten kortingen voor vroegtijdige betaling aan om ze aan te moedigen snel te betalen en spreek indien mogelijk langere betaaltermijnen af met leveranciers. Een meer gedisciplineerd beheer van debiteuren en crediteuren kan de financieringskosten verlagen en de liquiditeit verbeteren.

• Onderdelen van de onderneming consolideren: Zoek naar gebieden waarbij je banen, functies of afdelingen kunt consolideren zonder de bedrijfsprestaties te beïnvloeden. Het samenvoegen van vergelijkbare functies voor verschillende afdelingen of het combineren van backofficefuncties, zoals human resources (HR) en financiën, kan bijvoorbeeld de overhead verminderen.

• Het behoud en de training van werknemers bevorderen: Investeer in training, betrokkenheid en tevredenheid van werknemers om toptalent te behouden en de productiviteit te verbeteren. Een hoog verloop kan duur zijn vanwege wervings- en opleidingskosten.

• Preventief onderhoud uitvoeren: Kies voor ondernemingen die afhankelijk zijn van machines of apparatuur voor preventief onderhoud om de kans op dure storingen te verkleinen en de levensduur van bedrijfsmiddelen te verlengen. Regelmatige controles en onderhoud lijken misschien een extra kostenpost, maar je voorkomt zo in de loop van de tijd vaak aanzienlijke reparatie- en vervangingskosten.

• Marketing strategisch benaderen: Richt marketinguitgaven op kanalen en strategieën die het hoogste ROI opleveren. Gebruik data-analyse om de effectiviteit van campagnes te meten en bezuinig op minder effectieve of verouderde methoden. Overweeg digitale marketingstrategieën zoals zoekmachineoptimalisatie (SEO), contentmarketing en sociale media, die vaak goedkoper zijn dan traditionele marketing.

• Verzekeringspolissen controleren en opnieuw onderhandelen: Verzekeringskosten kunnen snel oplopen. Controleer regelmatig of de polissen nog steeds concurrerend zijn en het juiste dekkingsniveau bieden. Het is de moeite waard om rond te kijken voor betere tarieven of om verschillende soorten verzekeringen te bundelen voor kortingen.