As estratégias de redução de custos ajudam as empresas a reduzir despesas sem comprometer a qualidade ou o valor de seus produtos ou serviços. Essas estratégias podem incluir a negociação de melhores acordos com fornecedores, a melhoria dos processos internos e o uso de tecnologia de redução de custos. Estratégias eficazes de redução de custos ajudam as empresas a se manter lucrativas, preservar sua vantagem competitiva e realocar recursos para o crescimento.

A redução de custos é um conceito diferente da prevenção de custos. Embora ambos sejam importantes para a saúde financeira, a redução de custos lida com o corte de despesas existentes, e a prevenção de custos evita que os custos ocorram. A redução de custos melhora os resultados imediatamente, enquanto a prevenção de custos se concentra no planejamento financeiro de longo prazo e na sustentabilidade.

A redução de custos é uma ferramenta importante para as empresas, mas não é fácil. Em 2023, 82% das empresas relataram não cumprir suas metas anuais de redução de custos. Abaixo, explicaremos como realizar uma análise de custos para identificar oportunidades de economia, como medir o impacto das estratégias de redução de custos e como superar desafios comuns na implementação da redução de custos.

Neste artigo:

• Como realizar uma análise de custos para identificar oportunidades de economia
  
• Como reduzir custos de mão de obra de forma consciente e estratégica
  
• Como medir o impacto das estratégias de redução de custos
  
• Desafios da redução de custos e como superá-los
  
• Estratégias de redução de custos para empresas
  

Como realizar uma análise de custos para identificar oportunidades de economia

Realizar uma análise de custos e identificar oportunidades de economia significa avaliar sistematicamente os gastos do seu negócio. Com essas informações, você identifica os custos que podem ser minimizados sem afetar a eficiência operacional ou a qualidade do produto. Este processo é normalmente dividido em várias etapas:

• Comece decidindo em quais partes do negócio você quer se concentrar, como sua cadeia de suprimentos, gastos com marketing ou custos indiretos. Não deixe de definir uma meta específica. Você pretende reduzir em 10% os custos operacionais? Reduzir o desperdício?

• Reúna todos os dados que puder sobre o quanto está gastando e onde. Você precisará de registros detalhados dos seus custos fixos (por exemplo, aluguel, salários), custos variáveis (por exemplo, matérias-primas, frete) e aqueles que não se encaixam perfeitamente em nenhuma das categorias. Quanto mais detalhes você tiver, mais clara será a imagem dos seus padrões de gastos.

• Categorize seus dados. Separe seus custos diretos (custos ligados diretamente aos produtos ou serviços) dos custos indiretos (por exemplo, despesas administrativas) e despesas gerais. Categorize ainda por departamento ou atividade para identificar onde os custos são mais altos do que deveriam.

• Descubra o que está gerando custos. Os preços da sua matéria-prima estão muito altos? As horas extras de trabalho estão aumentando as despesas? Entenda esses fatores de custo para avaliar a causa.

• Veja como seus custos se comparam aos padrões do setor. Você está gastando mais do que seus concorrentes nas mesmas coisas? Isso pode ajudar a ver se há espaço para melhorias.

• Realize uma análise de custo-benefício sobre possíveis ideias de redução de custos para pesar as economias potenciais contra quaisquer riscos. Considere se as estratégias que você tem em mente podem afetar a qualidade do produto ou a entrega do serviço.

• Classifique as estratégias acionáveis com base no impacto potencial, facilidade de implementação e prazo para a obtenção dos resultados.

• Coloque suas medidas de redução de custos em ação e certifique-se de ter a adesão de sua equipe. Monitore o desempenho dessas estratégias. Você está realizando a economia que esperava? Caso contrário, ajuste sua estratégia.

Como reduzir custos de mão de obra de forma consciente e estratégica

Reduzir custos de mão de obra não significa necessariamente demissões ou redução de horas. Quando bem feita, a estratégia pode ajudar uma empresa a economizar dinheiro, ao mesmo tempo em que valoriza sua mão de obra e até aumenta a produtividade. Aqui estão algumas maneiras bem pensadas de gerenciar os custos de mão de obra:

• Regimes de trabalho flexíveis: ofereça opções de trabalho flexível, como trabalho remoto, semanas de trabalho comprimidas ou trabalho de meio período, para reduzir custos gerais relacionados a espaço de escritório, serviços públicos e outras despesas no local. Para os funcionários, essas medidas podem aumentar a satisfação no trabalho, o que pode levar a menos rotatividade. Uma configuração mais flexível também permite que as empresas ajustem os níveis de funcionários com mais facilidade em resposta à demanda.

• Treinamento cruzado: o treinamento cruzado prepara os funcionários para lidar com várias funções ou tarefas. Isso produz uma força de trabalho mais versátil e aumenta a produtividade, preenchendo lacunas quando alguém está ausente ou quando a demanda aumenta. Também reduz a dependência de contratações temporárias ou horas extras e pode reduzir o número geral de funcionários necessário. Os funcionários também se beneficiam aprendendo novas habilidades.

• Automação: invista em automação para reduzir a necessidade de mão de obra em tarefas repetitivas e de baixo valor, como entrada de dados, programação ou gerenciamento de inventário. Isso permite que os funcionários se concentrem em trabalhos mais importantes e criativos que agreguem maior valor ao negócio.

• Alocação estratégica de funcionários: use a análise de dados para entender os horários de pico, as cargas de trabalho de projetos e refine os cronogramas de equipe adequadamente. Isso garante que você não fique com excesso de funcionários durante períodos lentos ou com falta de trabalhadores quando a demanda é alta. O agendamento orientado por dados pode reduzir os custos de mão de obra ao empregar apenas funcionários de que a empresa precisa.

• Programas de folga: considere permitir que os funcionários tirem folgas não remuneradas durante temporadas lentas ou crises nos negócios. Ofereça períodos sabáticos voluntários, opções de licença estendida ou acordos de horas reduzidas para reduzir os custos de mão de obra sem recorrer a demissões ou afastamentos obrigatórios. Isso proporciona flexibilidade para a empresa e para os funcionários que podem valorizar folgas adicionais.

• Retenção de funcionários: contratar um novo funcionário em tempo integral custa US$ 4.700 em média. Concentre-se em reter funcionários por meio de benefícios competitivos, oportunidades de desenvolvimento de carreira e uma cultura de trabalho positiva para reduzir seus custos de contratação e treinamento. Funcionários engajados são mais produtivos e levam a melhores resultados de negócios.

• Papéis e responsabilidades: revise periodicamente as funções e responsabilidades para identificar redundâncias ou sobreposições de funções. Isso pode reduzir a necessidade de contratações adicionais ou permitir a consolidação de vários empregos, o que reduz os custos de mão de obra sem afetar a produtividade. Considere estruturar certas posições em torno de resultados e conquistas em vez de se concentrar nas horas trabalhadas. Isso incentiva os funcionários a trabalhar de forma mais eficiente e permite que a empresa controle melhor os gastos trabalhistas.

Como medir o impacto das estratégias de redução de custos

Ao medir o impacto das estratégias de redução de custos, é possível demonstrar se os esforços estão entregando valor real ou criando apenas ganhos de curto prazo (o que pode prejudicar o negócio no longo prazo). Veja como medir o impacto dessas estratégias:

Métricas financeiras

Compare as seguintes métricas financeiras antes e depois das estratégias de redução de custos para avaliar a melhoria:

• Margem de lucro bruto: mede a rentabilidade depois de contabilizar o custo dos bens vendidos (CPV). Uma margem de lucro bruto mais alta demonstra que as estratégias de redução de custos estão aumentando a lucratividade sem prejudicar a receita.

• Margem de lucro operacional: mede a rentabilidade depois de contabilizar despesas operacionais como aluguel, serviços públicos e salários. Uma margem de lucro operacional crescente indica redução efetiva de custos dessas despesas.

• Margem de lucro líquido: mede a rentabilidade geral depois de contabilizar todas as despesas, incluindo impostos e juros. Uma margem de lucro líquido mais alta indica que os resultados estão melhorando.

• Retorno sobre o investimento (ROI): o ROI compara o custo de implementação da estratégia com a economia gerada. Estratégias que produzem ROIs mais altos fornecem mais valor.

Fluxo de caixa e liquidez

Uma estratégia bem-sucedida de redução de custos deve melhorar o fluxo de caixa e a liquidez. Monitore essas métricas regularmente:

• Fluxo de caixa: o fluxo de caixa positivo das atividades essenciais do negócio indica que as reduções de custos são eficazes sem comprometer a integridade operacional.

• Capital de giro: a melhoria do capital de giro sugere uma melhor gestão dos ativos e passivos de curto prazo, muitas vezes como resultado de uma melhor gestão de estoques ou da melhoria dos processos de contas a receber.

Métricas de produtividade e eficiência

Para medir o impacto das estratégias de redução de custos, use uma abordagem de indicador equilibrado que considere métricas financeiras e outras perspectivas, como satisfação do cliente, processos internos e engajamento dos funcionários. Veja o que você deve medir para avaliar o desempenho das suas estratégias de redução de custos:

• Produtividade da mão de obra: mede a produção por hora de trabalho e mostra se a produtividade é mantida ou melhorada após as reduções de custos relacionadas à força de trabalho.

• Tempo de ciclo e processamento: mede o tempo necessário para produzir bens ou prestar serviços para empresas de manufatura ou orientadas a serviços. Uma redução no tempo de ciclo ou um aumento na taxa de processamento indica que as otimizações do processo estão funcionando de forma eficaz.

• Tempo de inatividade e taxas de utilização: mede as taxas de utilização de equipamentos e mão de obra, revelando se cortes em despesas de mão de obra ou de capital estão levando a maior tempo de inatividade ou subutilização.

Variação de custo

A análise de variação de custos compara os custos reais com os custos orçados ou padrão para identificar onde as economias estão ocorrendo e onde são necessários ajustes. As variações diretas de material e mão de obra identificam se as economias são provenientes de custos de material reduzidos ou uso mais efetivo de mão de obra, e a variação de despesas gerais identifica se os custos gerais (por exemplo, aluguel, serviços públicos, manutenção) estão alinhados com as expectativas de redução de custos.

Métricas de clientes e qualidade

Reduções de custos que prejudicam a qualidade do produto ou serviço podem sair pela culatra, afastando os clientes. Monitore métricas como:

• Pontuações de satisfação do cliente: pontuações líquidas de promotores (NPS), taxas de retenção de clientes e feedback podem mostrar se as medidas de redução de custos estão afetando negativamente a experiência do cliente.

• Métricas de controle de qualidade: taxas de defeitos, devoluções ou taxas de falha de serviço podem mostrar se as reduções de custos estão levando ao comprometimento da qualidade.

Engajamento dos funcionários e taxas de rotatividade

A redução de custos por meio de mudanças na força de trabalho pode afetar o moral e a retenção dos funcionários. Analise métricas como pontuações de engajamento de funcionários e taxas de rotatividade e use pesquisas e feedback para avaliar como os funcionários se sentem em relação a quaisquer medidas de corte de custos que possam afetá-los, como redução de horas ou mudanças de função. Manter uma força de trabalho estável ajuda as empresas a evitar altos custos de recrutamento e treinamento.

Principais objetivos de longo prazo

Reveja regularmente como as medidas de redução de custos estão atendendo aos objetivos comerciais de longo prazo. Se uma estratégia comprometer a inovação, o crescimento ou o posicionamento de mercado, pode ser necessário ajustá-la. Acompanhe o investimento em pesquisa e desenvolvimento (P&D) ou projetos importantes para garantir que os cortes de custos não prejudiquem as áreas de crescimento e meça se as reduções de custos ajudam ou prejudicam sua posição no mercado em comparação com a dos concorrentes.

Desafios de redução de custos e como superá-los

Pode ser difícil acertar nas estratégias de redução de custos. Muitas vezes, isso requer equilibrar a economia de curto prazo com a sustentabilidade de longo prazo, a moral dos funcionários e a satisfação do cliente. Uma iniciativa bem-sucedida de redução de custos requer planejamento cuidadoso, comunicação e monitoramento contínuo para evitar consequências não intencionais.

Aqui estão alguns dos desafios comuns que as empresas enfrentam com a redução de custos e como superá-los:

Gestão de mudanças

Quando confrontados com mudanças, os funcionários podem se preocupar com cortes de emprego, trabalho adicional ou perda de regalias que valorizam. Até a administração pode hesitar se não estiver convencida de que as mudanças funcionarão.

Soluções

• Seja sincero sobre por que as reduções de custos são necessárias e como elas ajudarão o negócio – e as pessoas envolvidas – a longo prazo.

• Envolva as equipes desde cedo, receba sua opinião e mostre que você está ouvindo. Quando as pessoas sentem que têm o direito de opinar sobre o que está acontecendo, é mais provável que participem.

• Realize treinamentos e suporte para ajudar todos a se sentirem mais confortáveis com novos processos.

Controle de qualidade

Cortar custos pode, por vezes, significar tomar atalhos. Se a qualidade do produto cair ou o serviço diminuir, os clientes notarão — e poderão sair.

Soluções

• Concentre-se na redução de custos que não afetarão a qualidade (por exemplo, negociação de acordos com fornecedores).

• Acompanhe de perto o feedback dos clientes e as métricas de qualidade para detectar qualquer alerta no início.

Moral dos funcionários

A redução de custos pode ser uma perspectiva preocupante para os funcionários. Se os funcionários acham que seus empregos estão em risco ou suas cargas de trabalho estão prestes a aumentar, o moral pode sofrer, o que leva a menor produtividade e maior rotatividade.

Soluções

• Pense criativamente em como gerenciar os custos de mão de obra. Em vez de demissões, considere opções como programas de folga voluntária, horários flexíveis ou bônus baseados em desempenho que recompensam a eficiência.

• Seja transparente com sua equipe sobre o que está acontecendo e por quê, e mostre apreço por seus esforços para se adaptar.

Crescimento em longo prazo

Se você cortar custos demais em áreas importantes, como P&D, marketing ou desenvolvimento de funcionários, pode até economizar dinheiro agora, mas pagará por isso mais tarde em oportunidades perdidas e crescimento.

Soluções

• Use um método direcionado, como o orçamento base zero, no qual cada despesa deve ser justificada para cada novo período contábil.

• Proteja o que você precisa para o crescimento, cortando custos em áreas menos importantes.

Execução

Mesmo as melhores ideias de corte de custos exigem uma execução coordenada. Papéis pouco claros e um acompanhamento ruim podem transformar uma estratégia promissora em uma bagunça.

Soluções

• Tenha um plano sólido com etapas, responsabilidades e cronogramas claros.

• Certifique-se de que há uma pessoa ou equipe responsável supervisionando o processo e mantendo tudo no caminho certo.

• Realize controles regulares para identificar quaisquer problemas com antecedência e fazer ajustes rápidos.

Custos ocultos

As alterações feitas para cortar custos agora podem gerar custos inesperados posteriormente. Por exemplo, mudar para um fornecedor mais barato pode economizar dinheiro no início, mas levar a problemas de qualidade que custam caro a longo prazo. Ou reduzir o quadro de funcionários pode significar custos mais altos com horas extras ou esgotamento entre aqueles que ficam.

Soluções

• Antes de fazer cortes, realize uma análise minuciosa do custo-benefício.

• Se possível, teste as alterações em pequena escala para capturar quaisquer custos ocultos.

Transparência

Organizações complexas podem ter dificuldades para ganhar visibilidade de suas finanças. Sem essa clareza, os esforços de redução de custos podem falhar.

Soluções

• Use ferramentas de análise e inteligência de negócios para obter uma compreensão profunda dos fatores de custos.

• Traga equipes multifuncionais para fornecer insights de diferentes ângulos e identificar as causas reais por trás dos altos custos.

Cadeia de suprimentos

Mudanças como corte de estoque ou troca de fornecedor para economizar dinheiro podem tornar sua cadeia de suprimentos mais frágil. Você pode acabar tendo atrasos, falta de estoque ou novos custos que anulam a economia.

Soluções

• Mantenha um estoque de reserva para itens essenciais.

• Diversifique sua base de fornecedores.

• Invista em ferramentas que deem melhor visibilidade da sua cadeia de suprimentos.

Estratégias de redução de custos para empresas

As melhores estratégias de redução de custos se concentram em fazer escolhas inteligentes e otimizar recursos sem comprometer a qualidade ou o crescimento. Veja a seguir algumas estratégias de redução de custos aplicáveis à maioria dos tipos de empresas:

• Refinar a gestão de estoques: manter um estoque muito grande atrasa o caixa e aumenta os custos de armazenamento e manuseio. O contrário pode levar à ruptura de estoque e perda de vendas. Use um sistema de estoque just-in-time (JIT) para equilibrar os níveis de inventário.

• Negociar com vendedores e fornecedores: revise regularmente os contratos com fornecedores e prestadores de serviços. Muitos fornecedores estão dispostos a negociar melhores condições para reter clientes a longo prazo. Agrupar compras, explorar fornecedores alternativos ou estender a duração dos contratos pode levar a grandes economias. Considere o uso de organizações de compras em grupo (GPOs) que negociam tarifas melhores em nome de várias empresas.

• Adotar medidas de eficiência energética: os custos de serviços públicos podem aumentar, especialmente para empresas com grandes instalações. Faça mudanças simples, como trocar para uma iluminação energeticamente eficiente, atualizar os sistemas de aquecimento, ventilação e ar condicionado (HVAC) e usar termostatos inteligentes para reduzir as contas de serviços públicos. Para economias mais substanciais, considere a realização de uma auditoria energética e a adoção de recomendações como melhor isolamento ou fontes de energia renováveis.

• Usar automação e tecnologia: automatize tarefas repetitivas como faturamento, folha de pagamento e atendimento ao cliente para reduzir custos com mão de obra e melhorar a velocidade e a precisão das operações comerciais. Invista em um software que gerencie aspectos de gerenciamento de estoque, agendamento e processos de gerenciamento de projetos para liberar ainda mais o tempo dos funcionários.

• Abraçar o trabalho remoto: reduza custos diminuindo o espaço do escritório ou mudando para esquemas flexíveis de coworking. Menos espaço físico reduz aluguel, serviços públicos e despesas de manutenção. Os modelos de trabalho híbrido que combinam trabalho no escritório e remoto permitem que as empresas mantenham flexibilidade com custos operacionais mais baixos.

• Implementar uma abordagem de orçamento base zero (OBZ): utilize o OBZ em vez de basear o orçamento nas despesas dos anos anteriores. Isso exige que cada despesa seja justificada do zero e ajuda a identificar custos desnecessários.

• Terceirizar atividades não essenciais: terceirize funções como folha de pagamento, suporte de tecnologia da informação (TI), contabilidade e marketing para ter acesso a expertise a um custo menor do que manter essas funções internamente. Concentre os recursos internos nas competências essenciais que impulsionam a receita e o crescimento para ajustar as despesas.

• Melhorar a utilização dos recursos: analise onde o desperdício está ocorrendo em seus processos de negócios, seja tempo, materiais ou dinheiro. Práticas enxutas como a metodologia 5S (Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain) podem ajudar a reduzir o desperdício e aumentar a produtividade. Incentive uma cultura de melhoria contínua em que os colaboradores em todos os níveis busquem formas de economizar tempo e melhorar o negócio.

• Revisar ofertas de produtos e serviços: analise periodicamente seu portfólio de produtos ou serviços para identificar ofertas que não sejam lucrativas ou que canibalizem outros produtos com margens mais altas. Simplificar sua linha pode reduzir os custos de produção, estoque e marketing. Também permite que você coloque mais foco e investimento nos melhores desempenhos que geram mais lucro.

• Melhorar os processos de pagamento: ofereça descontos no pagamento antecipado para incentivar o pagamento imediato dos clientes e negocie prazos de pagamento mais longos com os fornecedores, se possível. Uma gestão mais disciplinada de contas a receber e a pagar pode reduzir os custos de financiamento e melhorar a liquidez.

• Consolidar funções de negócio: procure áreas nas quais você possa consolidar trabalhos, funções ou departamentos sem afetar o desempenho dos negócios. Por exemplo, a fusão de trabalhos semelhantes entre departamentos ou a combinação de funções de back-office, como recursos humanos (RH) e finanças, pode reduzir a sobrecarga geral.

• Promover a retenção e o treinamento de funcionários: invista em treinamento, engajamento e satisfação dos funcionários para reter os melhores talentos e melhorar a produtividade. A alta rotatividade pode ser cara devido aos custos de recrutamento e treinamento.

• Adotar a manutenção preventiva: para empresas que dependem de máquinas ou equipamentos, opte pela manutenção preventiva para reduzir a probabilidade de avarias dispendiosas e prolongar a vida útil dos ativos. Revisões e manutenções regulares podem parecer uma despesa adicional, mas muitas vezes economizam custos substanciais de reparo e substituição ao longo do tempo.

• Ser estratégico em relação ao marketing: concentre os gastos de marketing em canais e estratégias que ofereçam o maior ROI. Use a análise de dados para medir a eficácia das campanhas e reduza métodos menos eficazes ou desatualizados. Considere estratégias de marketing digital, como otimização para mecanismos de busca (SEO), marketing de conteúdo e mídias sociais, que muitas vezes podem fornecer alternativas mais econômicas ao marketing tradicional.

• Revisar e renegociar apólices de seguros: os custos do seguro podem se acumular rapidamente. Analise regularmente as apólices para garantir que elas ainda sejam competitivas e forneçam o nível certo de cobertura. Vale a pena pesquisar para obter tarifas melhores ou agrupar diferentes tipos de seguro para obter descontos.