Le strategie di riduzione dei costi aiutano le attività a ridurre le spese senza compromettere la qualità o il valore dei loro prodotti o servizi. Queste strategie possono includere la negoziazione di migliori accordi con i fornitori, il miglioramento dei processi interni e l'utilizzo di tecnologie che consentono di risparmiare sui costi. Attuare strategie efficaci di riduzione dei costi consente alle attività di mantenere la redditività, rafforzare il vantaggio competitivo e reinvestire le risorse nella crescita.

Riduzione dei costi ed elusione dei costi sono concetti distinti, entrambi cruciali per la solidità finanziaria: la prima si concentra sul taglio delle spese correnti, mentre la seconda mira a prevenire l'insorgere di nuove spese. La riduzione dei costi migliora immediatamente i profitti, mentre l'elusione dei costi si concentra sulla pianificazione finanziaria a lungo termine e sulla sostenibilità.

La riduzione dei costi è uno strumento importante per le attività, ma non è semplice. Nel 2023, l'82% delle attività ha dichiarato di non aver raggiunto gli obiettivi annuali di riduzione dei costi. Di seguito, spiegheremo come condurre un'analisi dei costi per identificare le opportunità di risparmio, come misurare l'impatto delle strategie di riduzione dei costi e come superare le sfide comuni nell'implementazione della riduzione dei costi.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come condurre un'analisi dei costi per identificare le opportunità di risparmio
  
• Come ridurre i costi di manodopera in modo consapevole e strategico
  
• Come misurare l'impatto delle strategie di riduzione dei costi
  
• Come superare le difficoltà nella riduzione dei costi
  
• Strategie di riduzione dei costi per le attività
  

Come condurre un'analisi dei costi per identificare le opportunità di risparmio

Condurre un'analisi dei costi e identificare le opportunità di risparmio significa valutare sistematicamente le spese della tua attività. Con queste informazioni, è possibile identificare i costi che possono essere ridotti al minimo senza influire sull'efficienza operativa o sulla qualità del prodotto. Questo processo è in genere suddiviso in diverse fasi:

• Inizia decidendo su quali parti dell'attività vuoi concentrarti, che si tratti della tua supply chain, delle spese di marketing o dei costi generali. Assicurati di avere un obiettivo specifico. Intendi ridurre del 10% i costi operativi? Oppure ridurre gli sprechi?

• Monitora attentamente ogni spesa, annotando dove va a finire ogni centesimo. Avrai bisogno di registri dettagliati dei tuoi costi fissi (ad esempio, affitto, stipendi), dei costi variabili (ad esempio, materie prime, spedizione) e di quelli che non rientrano in nessuna delle due categorie. Più dettagli hai, più chiaro sarà il quadro dei tuoi modelli di spesa.

• Categorizza i tuoi dati. Separa i costi diretti (costi legati direttamente ai tuoi prodotti o servizi) dai costi indiretti (ad es. spese amministrative) e dalle spese generali. Per identificare le aree di costo eccessivo, effettua un'analisi più dettagliata, suddividendo i dati per reparto o attività.

• Indaga le cause che determinano i costi. I prezzi delle materie prime sono troppo alti? Il lavoro straordinario sta facendo aumentare le spese? Comprendi questi fattori di costo per valutarne la causa.

• Confronta i tuoi costi con gli standard di settore. Stai sostenendo spese maggiori rispetto ai tuoi competitor per le medesime voci di spesa? Questo confronto potrebbe rivelare opportunità di ottimizzazione.

• Valuta le potenziali idee di risparmio sui costi attraverso un'analisi costi-benefici, soppesando i risparmi attesi rispetto ai rischi. Verifica se le strategie che intendi adottare potrebbero compromettere la qualità del prodotto o l'efficienza della fornitura del servizio.

• Ordina le strategie attuabili considerando l'impatto potenziale, la semplicità di implementazione e i tempi di ottenimento dei risultati.

• Metti in atto le tue misure di risparmio sui costi e assicurati di avere il consenso del tuo team. Monitora le prestazioni di queste strategie. Stai riscontrando i risparmi che ti aspettavi? In caso contrario, modifica la tua strategia.

Come ridurre i costi di manodopera in modo consapevole e strategico

Ridurre i costi di manodopera non significa necessariamente licenziamenti o riduzione delle ore. Con una gestione oculata, è possibile ottenere un duplice vantaggio: riduzione dei costi aziendali e valorizzazione del personale, con conseguente aumento della produttività. Ecco alcuni modi ponderati per gestire i costi di manodopera:

• Modalità di lavoro flessibili: per ridurre i costi operativi legati a spazi ufficio, utenze e spese in loco, valuta l'offerta di opzioni di lavoro flessibili, come lavoro a distanza, settimane lavorative compresse o part-time. Per i dipendenti, queste disposizioni possono aumentare la soddisfazione sul lavoro, il che può portare a una minore rotazione. Grazie a una configurazione più flessibile, le attività possono adeguare con maggiore agilità i livelli di personale in risposta alle variazioni della domanda.

• Formazione incrociata: la formazione incrociata prepara i dipendenti a gestire più ruoli o compiti. Ciò produce una forza lavoro più versatile e aumenta la produttività colmando le lacune quando qualcuno è assente o quando la domanda aumenta. Riduce anche la dipendenza da assunzioni temporanee o straordinari e può ridurre l'organico complessivo necessario. Anche i dipendenti traggono vantaggio dall'apprendimento di nuove competenze.

• Automazione: investi nell'automazione per ridurre la necessità di manodopera in attività ripetitive e di basso valore come l'inserimento dei dati, la pianificazione o la gestione dell'inventario. Questo permette ai dipendenti di dedicarsi a mansioni più significative e creative, che generano un valore aggiunto maggiore per l'attività.

• Ottimizza la gestione del personale: sfruttando l'analisi dei dati per identificare i picchi di attività e i carichi di lavoro dei progetti, è possibile ottimizzare la pianificazione del personale, garantendo una copertura adeguata in ogni momento. La pianificazione basata sui dati ottimizza i costi di manodopera, permettendo di assegnare solo il personale strettamente necessario.

• Programmi di congedo: valuta la possibilità di concedere ai dipendenti periodi di congedo non retribuito durante i periodi di bassa attività o le recessioni aziendali. Offri periodi sabbatici volontari, opzioni di congedo prolungato o accordi a orario ridotto per ridurre i costi del lavoro senza ricorrere a licenziamenti o congedi obbligatori. Ciò offre flessibilità per l'attività e per i dipendenti che potrebbero apprezzare il tempo libero aggiuntivo.

• Fidelizzazione dei dipendenti: l'assunzione di un nuovo dipendente a tempo pieno costa in media 4.700 $. Concentrati sulla fidelizzazione dei dipendenti attraverso vantaggi competitivi, opportunità di sviluppo professionale e una cultura del lavoro positiva per ridurre i costi di assunzione e formazione. I dipendenti coinvolti sono più produttivi e ciò comporta migliori risultati commerciali.

• Ruoli e responsabilità: rivedi periodicamente i ruoli e le responsabilità lavorative per identificare ridondanze o sovrapposizioni di compiti. Questo può ridurre la necessità di nuove assunzioni o consentire l'accorpamento di più ruoli, abbattendo i costi di manodopera senza compromettere la produttività. Prendi in considerazione la possibilità di strutturare alcune posizioni in base ai risultati e alle performance, invece di concentrarti sulle ore lavorate. Questo sistema incentiva l'efficienza dei dipendenti e ottimizza il controllo sui costi del lavoro.

Come misurare l'impatto delle strategie di riduzione dei costi

Monitorare l'efficacia delle strategie di riduzione dei costi è fondamentale per determinare se generano un valore duraturo o semplici benefici a breve termine, che potrebbero compromettere la salute aziendale nel futuro. Ecco come misurare l'impatto di queste strategie:

Metriche finanziarie

Confronta le seguenti metriche finanziarie prima e dopo le strategie di riduzione dei costi per valutare il miglioramento:

• Margine di profitto lordo: misura la redditività dopo aver contabilizzato il costo delle merci vendute (COGS). Un margine di profitto lordo più elevato dimostra che le strategie di riduzione dei costi stanno aumentando la redditività senza danneggiare i ricavi.

• Margine di profitto operativo: misura la redditività dopo aver contabilizzato le spese operative come affitto, utenze e stipendi. Un margine di profitto operativo in aumento indica un'effettiva riduzione dei costi di queste spese.

• Margine di profitto netto: misura la redditività complessiva dopo aver contabilizzato tutte le spese, comprese le imposte e gli interessi. Un margine sull'utile netto più elevato indica che i profitti stanno aumentando.

• Ritorno sull'investimento (ROI): il ROI confronta il costo di implementazione della strategia con i risparmi generati. Le strategie che producono ROI più elevati forniscono il massimo valore.

Flusso di cassa e liquidità

Una strategia di riduzione dei costi di successo dovrebbe migliorare il flusso di cassa e la liquidità. Monitora regolarmente queste metriche:

• Flusso di cassa: il flusso di cassa positivo generato dalle attività principali dimostra l'efficacia delle riduzioni dei costi, senza compromettere l'operatività.

• Capitale operativo: il miglioramento del capitale operativo indica una gestione più efficiente delle attività e passività a breve termine, spesso ottenuta ottimizzando la gestione delle scorte o perfezionando i processi di contabilità clienti.

Metriche di produttività ed efficienza

Per misurare l'impatto delle strategie di riduzione dei costi, utilizza un approccio balanced scorecard che consideri le metriche finanziarie e altre prospettive come la soddisfazione del cliente, i processi interni e il coinvolgimento dei dipendenti. Ecco cosa dovresti misurare per valutare l'efficacia delle tue strategie di riduzione dei costi:

• Produttività del lavoro: questo parametro misura la produzione per ora di lavoro e mostra se la produttività viene mantenuta o migliorata dopo le riduzioni dei costi legate alla forza lavoro.

• Tempistiche di ciclo e volume di produzione: il parametro misura il tempo necessario per produrre beni o fornire servizi per le aziende manifatturiere od orientate ai servizi. Una riduzione delle tempistiche di ciclo o un aumento del volume di produzione indicano che le ottimizzazioni dei processi stanno funzionando in modo efficace.

• Tempi di inattività e tassi di utilizzo: questo strumento misura l'efficienza nell'uso di attrezzature e manodopera, evidenziando se i tagli al personale o agli investimenti in beni strumentali determinano un aumento dei tempi di inattività o di sottoutilizzo.

Varianza dei costi

L'analisi della varianza dei costi confronta i costi reali con i costi preventivati o standard per identificare dove si stanno verificando risparmi e dove sono necessari aggiustamenti. L'analisi delle variazioni dirette di materiali e manodopera permette di distinguere se i risparmi derivano da una riduzione dei costi dei materiali o da un'ottimizzazione dell'uso della manodopera. Allo stesso modo, la varianza dei costi generali verifica se le spese generali (come affitto, utenze e manutenzione) rispettano le previsioni di riduzione dei costi.

Metriche relative a qualità e clienti

Ridurre i costi a discapito della qualità può ritorcersi contro, portando alla perdita dei clienti. Monitora metriche quali:

• Punteggi di soddisfazione dei clienti: i Net Promoter Score (NPS), i tassi di fidelizzazione dei clienti e i feedback possono mostrare se le misure di riduzione dei costi stanno influenzando negativamente l'esperienza del cliente.

• Metriche di controllo qualità: i tassi di difettosità, i resi o i tassi di guasto del servizio possono mostrare se le riduzioni dei costi stanno compromettendo la qualità.

Coinvolgimento dei dipendenti e tassi di rotazione

La riduzione dei costi attraverso modifiche al personale può avere un impatto negativo sul morale e sulla fidelizzazione dei dipendenti. Analizza indicatori chiave come il coinvolgimento dei dipendenti e il tasso di rotazione, e utilizza sondaggi e feedback per valutare l'impatto emotivo delle misure di riduzione dei costi, quali la riduzione dell'orario o i cambi di ruolo. Mantenere una forza lavoro stabile aiuta le attività a evitare costi elevati di reclutamento e formazione.

Obiettivi chiave a lungo termine

Verifica periodicamente se le strategie di riduzione dei costi sostengono gli obiettivi aziendali a lungo termine. Se una strategia compromette l'innovazione, la crescita o il posizionamento sul mercato, potrebbe essere necessario modificarla. Monitora attentamente gli investimenti in ricerca e sviluppo e i progetti chiave, assicurandoti che i tagli ai costi non compromettano le aree di crescita. Valuta inoltre l'impatto delle riduzioni dei costi sulla tua posizione di mercato rispetto alla concorrenza.

Come superare le difficoltà nella riduzione dei costi

Le strategie di riduzione dei costi possono essere difficili da realizzare. Spesso è necessario bilanciare i risparmi a breve termine con la sostenibilità a lungo termine, il morale dei dipendenti e la soddisfazione dei clienti. Per una riduzione dei costi efficace, sono essenziali una pianificazione accurata, una comunicazione trasparente e un monitoraggio costante, al fine di prevenire effetti indesiderati.

Affrontare la riduzione dei costi comporta diverse sfide per le aziende. Vediamo quali sono e come è possibile superarle:

Gestione del cambiamento

Il cambiamento può generare nei dipendenti timori legati a tagli di posti di lavoro, aumento del carico di lavoro o perdita di benefici acquisiti. Anche la direzione può essere titubante se non è convinta che i cambiamenti funzioneranno.

Soluzioni

• Spiega in anticipo perché è necessaria la riduzione dei costi e in che modo aiuterà l'attività e le persone che ne fanno parte nel lungo periodo.

• Coinvolgi i team da subito, valorizza il loro contributo e dimostra di ascoltarli attivamente. Le persone sono più propense a partecipare attivamente quando sentono di avere un ruolo decisionale.

• Offri formazione e supporto per agevolare l'adozione dei nuovi processi, garantendo a tutti una transizione serena.

Controllo qualità

La riduzione dei costi può talvolta portare a compromessi sulla qualità. Se la qualità del prodotto diminuisce o il servizio rallenta, i clienti se ne accorgono e potrebbero andarsene.

Soluzioni

• Concentrati su interventi che non influiscano sulla qualità (ad esempio, negoziare accordi con i fornitori).

• Analizza attentamente il feedback dei clienti e le metriche di qualità per individuare tempestivamente segnali di allarme.

Morale dei dipendenti

La riduzione dei costi può essere una prospettiva preoccupante per i dipendenti. Se i dipendenti pensano che il loro posto di lavoro sia a rischio o che i loro carichi di lavoro stiano per aumentare, il morale può risentirne, il che porta a una minore produttività e a una maggiore rotazione.

Soluzioni

• Pensa in modo creativo a come gestire i costi del lavoro. Prima di ricorrere ai licenziamenti, valuta alternative come programmi di ferie volontarie, flessibilità oraria o bonus di performance che incentivino l'efficienza.

• Sii trasparente con i team su ciò che sta accadendo e perché, e mostra apprezzamento per i loro sforzi di adattamento.

Crescita a lungo termine

Tagli eccessivi ai costi in settori chiave come ricerca e sviluppo, marketing o formazione del personale, sebbene portino a un risparmio immediato, rischiano di compromettere la crescita futura e le opportunità di sviluppo.

Soluzioni

• Utilizza un metodo mirato come il budget a base zero, in cui ogni spesa deve essere giustificata per ogni nuovo periodo contabile.

• Investi nelle priorità di crescita, ottimizzando i costi nelle aree secondarie.

Esecuzione

Anche le migliori idee per ridurre i costi richiedono un'esecuzione coordinata. L'ambiguità dei ruoli e la mancanza di un seguito concreto rischiano di far fallire anche le strategie più promettenti.

Soluzioni

• Definisci un piano dettagliato, con passaggi, responsabilità e scadenze ben precise.

• Designa un responsabile o un team che supervisioni il processo e ne garantisca il corretto svolgimento.

• Effettua controlli regolari per individuare tempestivamente eventuali problemi e apportare modifiche rapide.

Costi nascosti

Le decisioni volte al risparmio immediato possono generare costi imprevisti a lungo termine. Un esempio tipico è la scelta di un fornitore più economico, che inizialmente riduce le spese, ma può causare problemi di qualità con un impatto economico maggiore nel futuro. Analogamente, il taglio del personale rischia di incrementare le spese per straordinari o causare il burnout dei dipendenti.

Soluzioni

• Prima di effettuare tagli, conduci un'analisi costi-benefici approfondita.

• Se possibile, testa le modifiche su piccola scala per rilevare eventuali costi nascosti.

Trasparenza

Le organizzazioni complesse spesso faticano a ottenere una visione chiara delle proprie finanze. Questo può compromettere l'efficacia delle strategie di contenimento dei costi.

Soluzioni

• Utilizza strumenti di analisi e business intelligence per ottenere una comprensione approfondita dei fattori di costo.

• Per individuare le cause profonde dei costi elevati, coinvolgi team interfunzionali che apportino prospettive diverse e analisi approfondite.

Catena di approvvigionamento

Cambiamenti come la riduzione dell'inventario o il cambio di fornitore per risparmiare denaro possono rendere la tua catena di approvvigionamento più fragile. Ritardi, esaurimento scorte e costi aggiuntivi potrebbero compromettere i tuoi risparmi.

Soluzioni

• Assicurati di avere scorte di sicurezza per gli articoli di prima necessità.

• Diversifica la tua base di fornitori.

• Investi in strumenti che ti diano una migliore visibilità sulla tua supply chain.

Strategie di riduzione dei costi per le attività

Le migliori strategie di riduzione dei costi si concentrano sull'esecuzione di scelte intelligenti e sull'ottimizzazione delle risorse senza compromettere la qualità o la crescita. Ecco alcune strategie di riduzione dei costi applicabili alla maggior parte dei tipi di attività:

• Perfeziona la gestione dell'inventario: un inventario eccessivo blocca la liquidità aziendale e fa lievitare i costi di stoccaggio e movimentazione, mentre un inventario troppo ridotto rischia di causare carenze di scorte e perdite di vendite. Utilizza un sistema di inventario just-in-time (JIT) per bilanciare i livelli di inventario.

• Negozia con venditori e fornitori: rivedi regolarmente i contratti con venditori e fornitori di servizi. Per mantenere i clienti nel tempo, molti fornitori sono disposti a negoziare condizioni più vantaggiose. Pertanto, strategie come l'acquisto collettivo, la ricerca di alternative o l'estensione dei contratti possono generare risparmi significativi. Valuta la possibilità di collaborare con organizzazioni di acquisto di gruppo (GPO) per ottenere tariffe più vantaggiose grazie al potere contrattuale collettivo.

• Adotta misure di efficienza energetica: i costi delle utenze possono aumentare, soprattutto per le attività con grandi strutture. Apporta semplici modifiche come il passaggio a un'illuminazione ad alta efficienza energetica, l'aggiornamento dei sistemi di riscaldamento, ventilazione e condizionamento dell'aria (HVAC) e l'utilizzo di termostati intelligenti per ridurre le bollette. Per risparmi più sostanziali, prendi in considerazione la possibilità di condurre un audit energetico e adottare raccomandazioni come un migliore isolamento o fonti di energia rinnovabili.

• Utilizza l'automazione e la tecnologia: automatizza le attività ripetitive come la fatturazione, le buste paga e il servizio clienti per ridurre i costi di manodopera e migliorare la velocità e l'accuratezza delle operazioni aziendali. Semplifica le operazioni e libera tempo prezioso per il tuo team: adotta un software per la gestione integrata di inventario, pianificazione e progetti.

• Abbraccia il lavoro a distanza: riduci i costi ridimensionando lo spazio dell'ufficio o passando a modalità di coworking flessibili. La riduzione dello spazio fisico comporta un risparmio su affitto, utenze e costi di manutenzione. I modelli di lavoro ibridi che combinano il lavoro in ufficio e quello da remoto consentono alle aziende di mantenere la flessibilità con costi generali inferiori.

• Implementa un approccio di budget a base zero (ZBB): adotta un approccio ZBB piuttosto che basare il budget sulla spesa degli anni precedenti. Ciò richiede che ogni spesa sia giustificata da zero e aiuta a identificare i costi non necessari.

• Esternalizza le attività non fondamentali (non core): esternalizzare funzioni come il libro paga, il supporto IT, la contabilità e il marketing consente di accedere a competenze specializzate a costi inferiori rispetto alla gestione interna. Concentra le risorse interne sulle competenze chiave che generano ricavi e crescita per ottimizzare la spesa.

• Migliora l'utilizzo delle risorse: analizza dove si verificano gli sprechi nei tuoi processi aziendali, che si tratti di tempo, materiali o denaro. Pratiche snelle come la metodologia delle 5S (Separa, Sistema, Spazza, Standardizza, Sostieni) possono aiutare a ridurre gli sprechi e aumentare la produttività. Incoraggiare una cultura del miglioramento continuo in cui i dipendenti a tutti i livelli cercano modi per risparmiare tempo e migliorare l'attività.

• Rivedi l'offerta di prodotti e servizi: effettua revisioni regolari del tuo portafoglio di prodotti o servizi, al fine di identificare le offerte che non generano profitto o che riducono le vendite di prodotti a margine più alto. La semplificazione della gamma di prodotti/servizi può ridurre i costi di produzione, inventario e marketing. Ti consente inoltre di concentrarti e investire maggiormente sui top performer che generano i maggiori profitti.

• Migliora le procedure di pagamento: offri sconti sui pagamenti anticipati per incoraggiare pagamenti tempestivi da parte dei clienti e negozia termini di pagamento più lunghi con i fornitori, se possibile. Una gestione più disciplinata di crediti e debiti può ridurre i costi di finanziamento e migliorare la liquidità.

• Consolida le funzioni aziendali: identifica aree in cui è possibile ottimizzare l'organizzazione di compiti, funzioni o dipartimenti, senza compromettere l'efficienza aziendale. Ad esempio, l'unione di lavori simili tra reparti o la combinazione di funzioni di back-office come le risorse umane (HR) e la finanza possono ridurre le spese generali.

• Promuovi la fidelizzazione e la formazione dei dipendenti: investi nella formazione, nel coinvolgimento e nella soddisfazione dei dipendenti per trattenere i migliori talenti e migliorare la produttività. Una rotazione elevata può essere costosa a causa dei costi di reclutamento e formazione.

• Adotta una manutenzione preventiva: per le attività che utilizzano macchinari o attrezzature, la manutenzione preventiva è fondamentale per minimizzare il rischio di guasti costosi e massimizzare la durata delle risorse. I controlli e la manutenzione regolari possono sembrare una spesa aggiuntiva, ma spesso consentono di risparmiare notevoli costi di riparazione e sostituzione nel tempo.

• Adotta una strategia di marketing ben definita: concentra le spese di marketing sui canali e sulle strategie che offrono il ROI più elevato. Utilizza l'analisi dei dati per misurare l'efficacia delle campagne e riduci i metodi meno efficaci o obsoleti. Prendi in considerazione strategie di marketing digitale come l'ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO), il content marketing e i social media, che spesso possono fornire alternative più convenienti al marketing tradizionale.

• Rivedi e rinegozia le polizze assicurative: i costi assicurativi possono aumentare rapidamente. Rivedi regolarmente le polizze per assicurarti che siano ancora competitive e forniscano il giusto livello di copertura. Vale la pena guardarsi intorno per trovare tariffe migliori o raggruppare diversi tipi di assicurazione per ottenere sconti.