กลยุทธ์การลดต้นทุนช่วยให้ธุรกิจลดค่าใช้จ่ายลงได้โดยไม่กระทบต่อคุณภาพหรือมูลค่าของผลิตภัณฑ์หรือบริการของตน กลยุทธ์เหล่านี้อาจรวมถึงการเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์เพื่อให้ได้ข้อตกลงที่ดีขึ้น การปรับปรุงกระบวนการภายใน และการใช้เทคโนโลยีที่ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย กลยุทธ์ลดต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้ธุรกิจสร้างผลกําไรได้ต่อไป รักษาความสามารถในการแข่งขัน และจัดสรรทรัพยากรเพื่อการเติบโต

การลดต้นทุนเป็นแนวคิดคนละอย่างกับการหลีกเลี่ยงต้นทุน แม้ทั้งสองแนวคิดจะมีความสําคัญต่อสถานะทางการเงิน แต่การลดต้นทุนเน้นการตัดค่าใช้จ่ายที่มีอยู่ ส่วนการหลีกเลี่ยงต้นทุนจะเน้นการป้องกันค่าใช้จ่าย การลดต้นทุนช่วยเพิ่มผลกําไรได้ทันที แต่การหลีกเลี่ยงต้นทุเน้นที่การวางแผนทางการเงินระยะยาวและความยั่งยืน

การลดต้นทุนเป็นเครื่องมือสําคัญสําหรับธุรกิจ แต่ไม่ใช่เรื่องง่าย ในปี 2023 82% ของธุรกิจรายงานว่าไม่สามารถลดต้นทุนได้ตามเป้าหมายรายปี ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีวิเคราะห์ต้นทุนเพื่อระบุหาโอกาสในการประหยัดค่าใช้จ่าย วิธีวัดผลของกลยุทธ์การลดต้นทุน และวิธีเอาชนะความท้าทายที่พบบ่อยในการลดต้นทุน

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• วิธีการวิเคราะห์ต้นทุนเพื่อระบุหาโอกาสในการประหยัดค่าใช้จ่าย
  
• วิธีลดต้นทุนแรงงานทั้งทางด้านกลยุทธ์และจิตใจ
  
• วิธีการวัดผลกระทบของกลยุทธ์การลดต้นทุน
  
• ความท้าทายในการลดต้นทุนและวิธีเอาชนะความท้าทายเหล่านั้น
  
• กลยุทธ์ลดต้นทุนสําหรับธุรกิจ
  

วิธีการวิเคราะห์ต้นทุนเพื่อระบุหาโอกาสในการประหยัดค่าใช้จ่าย

การวิเคราะห์ต้นทุนและการระบุหาโอกาสในการประหยัดค่าใช้จ่ายหมายถึงการประเมินค่าใช้จ่ายของธุรกิจอย่างเป็นระบบ ข้อมูลนี้จะช่วยคุณระบุหาค่าใช้จ่ายที่สามารถลดได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการดําเนินงานหรือคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ปกติแล้วกระบวนการนี้จะแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอน

• เริ่มจากการตัดสินใจว่าส่วนใดของธุรกิจที่คุณต้องการมุ่งเน้น ไม่ว่าจะเป็นซัพพลายเชน ของคุณ การใช้จ่ายด้านการตลาด หรือค่าใช้จ่ายในการผลิต คุณจะต้องกำหนดเป้าหมายที่เจาะจง เช่น คุณต้องการลดค่าใช้จ่ายในการดําเนินงาน 10% หรือไม่ ต้องการลดของเสียหรือไม่

• รวบรวมข้อมูลทั้งหมดว่าคุณใช้จ่ายไปกับอะไรและตรงไหนบ้าง คุณต้องระบุบันทึกค่าใช้จ่ายคงที่ (เช่น ค่าเช่า เงินเดือน) ค่าใช้จ่ายแบบแปรผัน (เช่น วัตถุดิบ การจัดส่ง) และค่าใช้จ่ายที่ไม่ตรงกับหมวดหมู่ใดอย่างละเอียด เพราะยิ่งคุณมีรายละเอียดมากเท่าไหร่ คุณก็จะมองเห็นรูปแบบการใช้จ่ายได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

• จัดหมวดหมู่ข้อมูล แยกค่าใช้จ่ายโดยตรง (ค่าใช้จ่ายที่ผูกกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณโดยตรง) ออกจากค่าใช้จ่ายทางอ้อม (เช่น ค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร) และค่าใช้จ่ายในการผลิต นอกจากนี้ให้จัดหมวดหมู่เพิ่มเติมแยกตามแผนกหรือกิจกรรมเพื่อระบุหาว่าตรงไหนมีต้นทุนสูงกว่าที่ควรจะเป็น

• หาสาเหตุที่ทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น เช่น ราคาวัตถุดิบของคุณสูงเกินไปหรือไม่ ค่าทำงานล่วงเวลาทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นหรือไม่ ทําความเข้าใจปัจจัยที่ทําให้เกิดค่าใช้จ่ายเหล่านี้เพื่อประเมินสาเหตุ

• เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายของคุณเกณฑ์มาตรฐานของอุตสาหกรรม คุณใช้จ่ายมากกว่าคู่แข่งในสิ่งเดียวกันหรือไม่ วิธีนี้จะช่วยให้คุณทราบว่ามีส่วนใดบ้างที่สามารถลดค่าใช้จ่ายลงได้

• ทำการวิเคราะห์ต้นทุน-ผลประโยชน์กับแนวคิดในการประหยัดต้นทุนเพื่อชั่งน้ำหนักระหว่างศักยภาพในการประหยัดกับความเสี่ยง ลองพิจารณาว่ากลยุทธ์ที่คุณคิดไว้จะส่งผลกระทบต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือการส่งมอบบริการหรือไม่

• จัดอันดับกลยุทธ์ที่นำไปดําเนินการได้ตามผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น ความง่ายในการนำไปดำเนินการ และกรอบเวลาในการเห็นผลลัพธ์

• นํามาตรการประหยัดต้นทุนไปใช้ โดยต้องได้รับความเห็นชอบจากทีม และคอยติดตามตรวจสอบประสิทธิภาพของกลยุทธ์เหล่านี้ คุณเห็นยอดเงินที่ประหยัดได้ตามที่คาดหวังหรือไม่ หากไม่ใช่ ควรปรับกลยุทธ์

วิธีลดต้นทุนแรงงานทั้งทางด้านกลยุทธ์และจิตใจ

การลดต้นทุนด้านแรงงานไม่จําเป็นต้องหมายถึงการเลย์ออฟหรือลดชั่วโมงทำงาน ซึ่งเมื่อทําอย่างเหมาะสม อาจช่วยให้ธุรกิจประหยัดเงินโดยที่ยังให้คุณค่ากับแรงงานของบริษัทและยังเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางานได้อีกด้วย ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีจัดการต้นทุนด้านค่าแรงอย่างรอบคอบ

• การทำงานแบบยืดหยุ่น: มอบตัวเลือกการทํางานแบบยืดหยุ่น เช่น การทํางานจากทางไกล บีบอัดงานให้มาอยู่ในวันธรรมดา หรือแบ่งงานบางส่วนเป็นพาร์ทไทม์เพื่อลดค่าใช้จ่ายที่ผูกกับพื้นที่สํานักงาน สาธารณูปโภค และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ภายในสถานที่ สําหรับพนักงาน การจัดการเหล่านี้สามารถเพิ่มความพึงพอใจในการทำงาน ซึ่งอาจนําไปสู่อัตราการลาออกที่ลดลง การทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้นยังช่วยให้ธุรกิจปรับจำนวนพนักงานให้เหมาะสมกับความต้องการได้ง่ายขึ้นด้วย

• การฝึกอบรมข้ามสายงาน: การฝึกอบรมแบบข้ามสายงานช่วยเตรียมพนักงานให้พร้อมสําหรับการทำงานหลายบทบาทหรือหลายงาน วิธีนี้ช่วยเพิ่มทักษะที่หลากหลายกับคนงานและเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตเนื่องจากจะมีคนมาทำงานแทนได้เมื่อมีใครบางคนขาดหรือเมื่อความต้องการพุ่งสูงขึ้น นอกจากนี้ยังลดการพึ่งพาลูกจ้างชั่วคราวหรือการทำงานล่วงเวลา และสามารถลดจํานวนพนักงานที่จําเป็นโดยรวมได้ ในขณะเดียวกันพนักงานก็ได้ประโยชน์จากการเรียนรู้ทักษะใหม่

• ระบบอัตโนมัติ: ลงทุนในระบบอัตโนมัติเพื่อลดความจําเป็นในการใช้แรงงานในงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ และมีมูลค่าต่ำ เช่น การป้อนข้อมูล การกําหนดเวลา หรือการจัดการสินค้าคงคลัง และให้พนักงานมีเวลาไปมุ่งเน้นในงานที่มีความสําคัญและสร้างสรรค์มากขึ้น ซึ่งช่วยเพิ่มคุณค่าให้กับธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น

• จัดสรรพนักงานตามกลยุทธ์: ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อทําความเข้าใจเกี่ยวกับช่วงเวลาที่จะมีงานเยอะ ปริมาณงานในโครงการ และปรับแต่งกําหนดเวลาการจัดสรรพนักงานให้สอดคล้องกัน เพื่อป้องกันไม่ให้จัดสรรพนักงานมากเกินไปในช่วงที่ไม่ค่อยมีงานหรือน้อยเกินไปในช่วงที่งานยุ่ง การวางกําหนดการโดยใช้ข้อมูลช่วยลดต้นทุนแรงงานได้โดยการจัดสรรรพนักงานตามความต้องการของธุรกิจเท่านั้น

• โปรแกรมลาหยุด: โปรดพิจารณาให้พนักงานลาหยุดแบบไม่ได้รับค่าจ้างในช่วงเวลาที่ไม่ค่อยมีงานหรือธุรกิจชะลอการเติบโต เสนอวันหยุดแบบสมัครใจ การลาพักร้อนเป็นเวลานาน หรือลดชั่วโมงการทำงานลงเพื่อลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงานโดยไม่ต้องใช้วิธีเลย์ออฟหรือบังคับให้พักงาน การทําเช่นนี้ให้ความยืดหยุ่นทั้งกับธุรกิจและพนักงานที่เห็นคุณค่าของการได้วันลาเพิ่ม

• การรักษาพนักงาน: การจ้างพนักงานประจำคนใหม่มีค่าใช้จ่าย 4,700 ดอลลาร์สหรัฐโดยเฉลี่ยต่อคน ดังนั้นควรมุ่งเน้นการรักษาพนักงานผ่านการมอบสิทธิประโยชน์ที่น่าสนใจ โอกาสในการพัฒนาอาชีพ และวัฒนธรรมการทํางานที่เป็นบวก เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการจ้างงานและการฝึกอบรม พนักงานที่ผูกพันกับองค์กรจะทํางานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และนําไปสู่ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีขึ้น

• บทบาทและความรับผิดชอบ: ตรวจสอบบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบในการทำงานเป็นระยะเพื่อดูว่ามีความซ้ำซ้อนหรือเหลื่อมซ้อนกันหรือไม่ วิธีสามารถลดความจำเป็นในการจ้างพนักงานเพิ่มหรือรวมตำแหน่งต่างๆ เข้าด้วยกัน ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนแรงงานโดยไม่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงาน ลองจัดโครงสร้างตําแหน่งงานบางตำแหน่งโดยคํานึงถึงผลลัพธ์แทนที่จะมุ่งเน้นชั่วโมงทำงาน การทำแบบนี้จะส่งเสริมให้พนักงานทํางานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเปิดโอกาสให้ธุรกิจควบคุมต้นทุนแรงงานได้ดีขึ้น

วิธีการวัดผลกระทบของกลยุทธ์การลดต้นทุน

การวัดผลกระทบของกลยุทธ์การลดต้นทุนจะช่วยให้คุณพิสูจน์ว่าความพยายามเหล่านี้ช่วยสร้างคุณค่าได้จริงหรือสร้างผลกําไรระยะสั้นเพียงอย่างเดียวเท่านั้น (ซึ่งอาจเป็นอันตรายต่อธุรกิจในระยะยาว) ต่อไปนี้คือวิธีการวัดผลกระทบของกลยุทธ์เหล่านี้

เมตริกทางการเงิน

เปรียบเทียบเมตริกทางการเงินต่อไปนี้ก่อนและหลังดำเนินกลยุทธ์การลดต้นทุนเพื่อประเมินผลลัพธ์

• ผลกําไรขั้นต้น: ข้อมูลนี้จะวัดความสามารถในการทํากําไรหลังจากหักต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS) ผลกําไรขั้นต้นสูงขึ้นแสดงว่ากลยุทธ์การลดต้นทุนเพื่อเพิ่มความสามารถในการทํากําไรโดยไม่กระทบต่อรายได้

• ผลกําไรจากการดําเนินงาน: ข้อมูลนี้จะวัดความสามารถในการทํากําไรหลังจากหักค่าใช้จ่ายในการดําเนินงาน เช่น ค่าเช่า สาธารณูปโภค และเงินเดือน หากผลกําไรในการดําเนินงานเพิ่มขึ้น ก็แสดงว่าการลดต้นทุนในส่วนของค่าใช้จ่ายเหล่านี้มีประสิทธิภาพ

• ผลกําไรสุทธิ: ข้อมูลนี้จะวัดความสามารถในการทํากําไรโดยรวมหลังจากหักค่าใช้จ่ายทั้งหมด รวมถึงภาษีและดอกเบี้ย ผลกําไรกําไรสุทธิที่สูงขึ้นบ่งชี้ว่าธุรกิจทำกําไรได้มากขึ้น

• ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI): ROI จะเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการดำเนินการตามกลยุทธ์กับเงินที่ประหยัดได้ กลยุทธ์ที่ให้ ROI สูงกว่าจะมีความสําคัญมากที่สุด

กระแสเงินสดและสภาพคล่อง

กลยุทธ์การลดต้นทุนที่ประสบความสําเร็จควรทำให้กระแสเงินสดและสภาพคล่องเพิ่มขึ้น ดังนั้นควรตรวจสอบเมตริกต่อไปนี้เป็นประจํา

• กระแสเงินสด: กระแสเงินสดที่เป็นบวกจากกิจกรรมทางธุรกิจหลักๆ บ่งชี้ว่าการลดต้นทุนดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่กระทบต่อความสมบูรณ์ของการปฏิบัติงาน

• เงินทุนหมุนเวียน: เงินทุนหมุนเวียนที่ดีขึ้นหมายถึงการจัดการสินทรัพย์และหนี้สินระยะสั้นที่ดีขึ้น ซึ่งมักเป็นผลมาจากการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีขึ้นหรือกระบวนการลูกหนี้ที่ดีขึ้น

เมตริกด้านผลิตภาพและประสิทธิภาพการทํางาน

หากต้องการวัดผลกระทบของกลยุทธ์การลดต้นทุน ให้นำดัชนีชี้วัดที่สมดุลมาใช้ ซึ่งจะพิจารณาเมตริกทางการเงินควบคู่ไปกับมุมมองอื่นๆ เช่น ความพึงพอใจของลูกค้า กระบวนการภายใน และการมีส่วนร่วมของพนักงาน ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรวัดเพื่อประเมินว่ากลยุทธ์การลดต้นทุนทำงานได้ดีแค่ไหน

• ผลการปฏิบัติงาน: ตัวชี้วัดนี้จะวัดผลลัพธ์ต่อชั่วโมงแรงงาน และแสดงว่าผลผลิตยังคงเดิมหรือดีขึ้นหรือไม่หลังจากการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับแรงงาน

• ระยะเวลาในการผลิตและปริมาณงานที่ได้: ตัวชี้วัดนี้จะวัดเวลาที่ใช้ในการผลิตสินค้าหรือให้บริการสําหรับธุรกิจที่มุ่งเน้นการผลิตหรือบริการ หากระยะเวลาในการผลิตน้อยลงหรือปริมาณงานที่ได้เพิ่มขึ้น แสดงว่าการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการนั้นได้ผลและมีประสิทธิภาพ

• อัตราการหยุดทํางานและการใช้ประโยชน์: ตัวชี้วัดนี้วัดอัตราการใช้อุปกรณ์และแรงงาน โดยแสดงให้เห็นว่าการลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับแรงงานหรือทุนส่งผลทำให้การหยุดทํางานเพิ่มขึ้นหรือใช้ประโยชน์จากทรัพยากรได้ไม่เต็มที่หรือไม่

ผลต่างต้นทุน

การวิเคราะห์ผลต่างต้นทุนจะเปรียบเทียบต้นทุนจริงกับต้นทุนที่ได้รับงบประมาณหรือต้นทุนมาตรฐาน เพื่อระบุหาส่วนที่ประหยัดค่าใช้จ่ายได้สำเร็จและดูว่าต้องปรับเปลี่ยนตรงไหนบ้าง ผลต่างค่าวัสดุและแรงงานโดยตรงจะบอกว่าต้นทุนที่ประหยัดได้มาจากต้นทุนวัสดุที่ลดลงหรือการใช้แรงงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือไม่ และผลต่างของค่าใช้จ่ายจะแสดงว่าค่าใช้จ่ายในการผลิต (เช่น ค่าเช่า สาธารณูปโภค การบํารุงรักษา) สอดคล้องกับความคาดหวังด้านการลดต้นทุนหรือไม่

เมตริกด้านลูกค้าและคุณภาพ

การลดต้นทุนที่ส่งผลเสียต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการอาจจะกระทบต่อธุรกิจเนื่องจากผลักให้ลูกค้าเลิกใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการ ดังนั้นควรติดตามตรวจสอบเมตริกดังต่อไปนี้

• คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า: คะแนนผู้สนับสนุนสุทธิ(NPS) อัตราการรักษาลูกค้า และความคิดเห็นสามารถแสดงให้เห็นว่ามาตรการลดต้นทุนส่งผลเสียต่อประสบการณ์ของลูกค้าหรือไม่

• เมตริกด้านการควบคุมคุณภาพ: อัตราสินค้าและบริการบกพร่อง การคืนสินค้า หรือการบริการที่ไม่ประสบความสำเร็จสามารถแสดงว่าการลดต้นทุนส่งผลให้คุณภาพลดลงหรือไม่

การมีส่วนร่วมของพนักงานและอัตราการลาออก

การลดค่าใช้จ่ายผ่านการเปลี่ยนแปลงด้านแรงงานอาจส่งผลกระทบต่อขวัญกำลังใจและการรักษาพนักงาน เราแนะนำให้ตรวจสอบเมตริกต่างๆ เช่น คะแนนการมีส่วนร่วมของพนักงานและอัตราการลาออก และใช้แบบสํารวจและความคิดเห็นมาประเมินวัดความรู้สึกของพนักงานเกี่ยวกับมาตรการลดต้นทุนที่อาจส่งผลต่อพนักงาน เช่น การลดชั่วโมงหรือการเปลี่ยนแปลงบทบาทหน้าที่การทำงาน การดูแลรักษากําลังแรงงานให้มีความเสถียรช่วยให้ธุรกิจหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการรับสมัครและการฝึกอบรมพนักงานได้

เป้าหมายสําคัญในระยะยาว

กลับมาทบทวนเป็นประจําว่ามาตรการลดต้นทุนมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจในระยะยาวอย่างไร หากกลยุทธ์ส่งผลกระทบต่อนวัตกรรม การเติบโต หรือการกําหนดจุดยืนในตลาด แสดงว่าคุณอาจต้องปรับกลยุทธ์ นอกจากนี้ คุณควรติดตามการลงทุนในการวิจัยและพัฒนา (R&D) หรือโครงการที่สําคัญเพื่อให้มั่นใจว่าการลดต้นทุนจะไม่ขัดขวางสิ่งทีต้องเติบโตและวัดว่าการลดต้นทุนช่วยหรือทําร้ายจุดยืนของคุณในตลาดเมื่อเทียบกับของคู่แข่ง

ความท้าทายในการลดต้นทุนและวิธีเอาชนะความท้าทายเหล่านั้น

การใช้กลยุทธ์การลดต้นทุนอาจจะไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะมักต้องรักษาสมดุลระหว่างการประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะสั้นกับความยั่งยืนในระยะยาว ขวัญกำลังใจของพนักงานและความพึงพอใจของลูกค้า แผนลดต้นทุนที่ประสบความสําเร็จต้องมีการวางแผน การสื่อสาร และการติดตามตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนเพื่อหลีกเลี่ยงผลลัพธ์ที่ไม่ได้วางแผนไว้

ตัวอย่างความท้าทายที่ธุรกิจพบบ่อยเมื่อต้องการลดต้นทุนและวิธีเอาชนะความท้าทายเหล่านั้น

การจัดการการเปลี่ยนแปลง

เมื่อต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลง พนักงานอาจกังวลเกี่ยวกับการลดตำแหน่งงาน การต้องทำงานเพิ่มเติม หรือการสูญเสียผลประโยชน์ที่ตัวเองให้ความสําคัญ แม้แต่ผู้บริหารเองก็อาจจะลังเลหากไม่มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะได้ผล

วิธีแก้ปัญหา

• ชี้แจงเหตุผลที่จำเป็นต้องลดต้นทุนและประโยชน์ที่ธุรกิจและผู้คนที่เกี่ยวข้องจะได้รับในระยะยาว

• ให้ทีมงานเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ ขอข้อมูล และแสดงให้เห็นว่าคุณรับฟัง เมื่อผู้คนเหล่านี้รู้สึกว่าตัวเองมีสิทธิ์มีเสียงในสิ่งที่เกิดขึ้น ก็มีแนวโน้มมากขึ้นที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลง

• จัดฝึกอบรมและให้การสนับสนุนเพื่อให้ทุกคนรู้สึกสบายใจมากขึ้นกับกระบวนการใหม่ๆ

การควบคุมคุณภาพ

บางครั้งการลดค่าใช้จ่ายอาจเป็นทางลัดที่ง่ายที่สุด แต่หากคุณภาพผลิตภัณฑ์ตกลงหรือบริการช้าลง ลูกค้าจะสังเกตเห็นและไม่กลับมาอีก

วิธีแก้ปัญหา

• มุ่งเน้นการลดค่าใช้จ่ายส่วนที่จะไม่ส่งผลกระทบต่อคุณภาพ (เช่น การเจรจาต่อรองข้อเสนอกับซัพพลายเออร์)

• สังเกตความคิดเห็นของลูกค้าและเมตริกด้านคุณภาพอย่างใกล้ชิดเพื่อมองหาสัญญาณเตือนแต่เนิ่นๆ

ขวัญกำลังใจของพนักงาน

การลดต้นทุนอาจเป็นข้อกังวลสําหรับพนักงาน หากพนักงานคิดว่างานของตนมีความเสี่ยงหรือภาระงานกําลังจะเพิ่มขึ้น ก็จะกระทบกับขวัญกำลังใจของพนักงาน ซึ่งนําไปสู่ประสิทธิภาพการทํางานที่ลดลงและอัตราการลาออกสูงขึ้น

วิธีแก้ปัญหา

• คิดอย่างสร้างสรรค์เกี่ยวกับวิธีจัดการค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน แทนที่จะเลย์ออฟพนักงาน ลองพิจารณาตัวเลือกต่างๆ เช่น โปรแกรมลาหยุดโดยสมัครใจ กําหนดเวลาทำงานที่ยืดหยุ่น หรือให้โบนัสตามประสิทธิภาพการทำงาน

• ชี้แจงสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างโปร่งใสกับทีม พร้อมให้เหตุผลและแสดงความชื่นชมในการทุ่มเททํางาน

การเติบโตในระยะยาว

หากคุณลดค่าใช้จ่ายในส่วนสําคัญๆ มากเกินไป เช่น การวิจัยและการพัฒนา การตลาด หรือการพัฒนาพนักงาน คุณอาจประหยัดค่าใช้จ่ายได้ในตอนนี้ แต่ต้องมาจ่ายชดเชยในภายหลังในกรณีที่เสียโอกาสและการเติบโตทางธุรกิจ

วิธีแก้ปัญหา

• ใช้วิธีการแบบเจาะจงเป้าหมาย เช่น แนวทางการจัดสรรงบประมาณฐานศูนย์ ซึ่งต้องมีการชี้แจงค่าใช้จ่ายแต่ละรายการสำหรับการทําบัญชีใหม่ทุกรอบ

• ปกป้องสิ่งที่จำเป็นสําหรับการเติบโต ไปพร้อมๆ กับลดต้นทุนในส่วนที่สําคัญที่น้อยกว่า

การดําเนินการ

แม้แต่แนวทางการลดต้นทุนที่ดีที่สุดก็ต้องมีการดําเนินการประสานงาน เพราะหากกำหนดบทบาทไม่ชัดเจนและดำเนินการในขั้นต่อไปได้ไม่ดีก็อาจทำให้กลยุทธ์ที่ยอดเยี่ยมเสียเปล่าหรือส่งผลเสียต่อธุรกิจ

วิธีแก้ปัญหา

• จัดทำแผนงานที่ดี ซึ่งมีขั้นตอน ความรับผิดชอบ และลําดับเวลาที่ชัดเจน

• มอบหมายบุคคลหรือทีมมากำกับดูแลกระบวนการและติดตามสิ่งต่างๆ อยู่เสมอ

• ทําการตรวจสอบเป็นประจําเพื่อจะได้เห็นปัญหาแต่เนิ่นๆ และทําการปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว

ค่าใช้จ่ายแอบแฝง

การเปลี่ยนแปลงที่คุณทําเพื่อลดต้นทุนตอนนี้อาจมีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดในภายหลัง ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนไปใช้ซัพพลายเออร์ที่ราคาถูกลงอาจช่วยประหยัดเงินได้ในวันนี้ แต่นําไปสู่ปัญหาด้านคุณภาพที่มีค่าใช้จ่ายมากขึ้นในระยะยาว หรือการตัดพนักงานอาจทำให้ค่าแรงสำหรับการทำงานล่วงเวลาเพิ่มขึ้นหรือพนักงานที่ยังอยู่เหนื่อยล้าเกินไป

วิธีแก้ปัญหา

• ก่อนลดต้นทุน ควรดําเนินการวิเคราะห์ต้นทุน-ผลประโยชน์อย่างถี่ถ้วน

• หากเป็นไปได้ ให้ทดสอบการเปลี่ยนแปลงในระดับเล็กๆ เพื่อประเมินค่าใช้จ่ายแอบแฝง

ความโปร่งใส

องค์กรที่ซับซ้อนอาจประสบปัญหาในการมองเห็นข้อมูลด้านการเงินของตัวเอง หากไม่มีความชัดเจน ความพยายามในการตัดต้นทุนอาจไม่ได้ผล

วิธีแก้ปัญหา

• ใช้เครื่องมือวิเคราะห์และข้อมูลธุรกิจเพื่อทําความเข้าใจปัจจัยที่ทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอย่างถ่องแท้

• นำทีมจากสายงานต่างๆ มาให้ข้อมูลเชิงลึกจากมุมที่แตกต่างกันและระบุสาเหตุที่แท้จริงที่ทำให้ค่าใช้จ่ายสูง

ซัพพลายเชน

การเปลี่ยนแปลงอย่างเช่นการตัดสินค้าคงคลังหรือการเปลี่ยนซัพพลายเออร์เพื่อประหยัดเงินอาจทําให้ซัพพลายเชนของคุณมีความเปราะบางมากขึ้น สุดท้าย คุณอาจจะมีปัญหาความล่าช้า ไม่มีสินค้าในคลัง หรือเกิดต้นทุนใหม่ๆ มาหักลบกับต้นทุนที่ประหยัดได้

วิธีแก้ปัญหา

• เตรียมสต็อกสำรองสําหรับวัตถุดิบที่จําเป็น

• ใช้ซัพพลายเออร์หลายรายเพื่อกระจายความเสี่ยง

• ลงทุนกับเครื่องมือที่ช่วยให้คุณมองเห็นซัพพลายเชนของคุณได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

กลยุทธ์ลดต้นทุนสําหรับธุรกิจ

กลยุทธ์การลดต้นทุนที่ดีที่สุดเน้นไปที่การเลือกอย่างชาญฉลาดและเพิ่มประสิทธิภาพของทรัพยากรโดยไม่กระทบต่อคุณภาพหรือการเติบโต ต่อไปนี้คือกลยุทธ์การลดต้นทุนที่ใช้ได้กับธุรกิจเกือบทุกประเภท

• ปรับปรุงการจัดการสินค้าคงคลัง: การสต็อกสินค้ามากเกินไปทำให้เงินจม ทั้งยังเพิ่มค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาและการจัดการ แต่สินค้าคงคลังน้อยเกินไปก็อาจทําให้สินค้าในคลังเหลือน้อยและสูญเสียยอดขายได้ ดังนั้นควรใช้ระบบการเติมสินค้าคงคลังตามระบบแบบทันเวลาพอดีพอดี (JIT) เพื่อปรับระดับสินค้าคงคลังให้เหมาะสม

• เจรจาต่อรองกับผู้ให้บริการและซัพพลายเออร์: ตรวจทานสัญญากับซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการเป็นประจํา ผู้ให้บริการหลายรายยินดีที่จะเจรจาเกี่ยวกับข้อกําหนดที่ดีกว่าเพื่อรักษาลูกค้าในระยะยาว การซื้อคราวละมากๆ การมองหาซัพพลายเออร์รายอื่น หรือการขยายระยะเวลาของสัญญาอาจทําให้ประหยัดเงินได้อย่างมาก เราแนะนำว่าควรใช้องค์กรการจัดซื้อเป็นกลุ่ม (GPO) ซึ่งจะเจรจาต่อรองขออัตราค่าบริการที่ดีกว่าในนามของธุรกิจหลายแห่ง

• ใช้มาตรการประหยัดพลังงาน: ค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภคอาจเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะสําหรับธุรกิจที่มีสิ่งอํานวยความสะดวกขนาดใหญ่ ลองปรับเปลี่ยนง่าย ๆ เช่น เปลี่ยนไปใช้ไฟส่องสว่างแบบประหยัดพลังงาน การอัปเกรดระบบทําความร้อน การระบายอากาศ และระบบปรับอากาศ (HVAC) และใช้เทอร์โมสแตทอัจฉริยะเพื่อช่วยลดค่าสาธารณูปโภค หากต้องการประหยัดมากขึ้น ควรทําการตรวจสอบระบบพลังงานและนําคําแนะนําต่างๆ มาใช้ เช่น ติดตั้งฉนวนกันความร้อนที่ดีกว่าหรือเลือกใช้แหล่งพลังงานหมุนเวียน

• ใช้ระบบอัตโนมัติและเทคโนโลยี: เปลี่ยนให้ขั้นตอนการทำงานที่ต้องทำแบบเดิมซ้ำๆ เป็นระบบอัตโนมัติ เช่น การเรียกเก็บเงิน บัญชีเงินเดือน และการบริการลูกค้า เพื่อลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน รวมทั้งเพิ่มความเร็วและความถูกต้องของการดําเนินธุรกิจ นอกจากนี้ควรลงทุนกับซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการสินค้าคงคลัง การกําหนดเวลา และกระบวนการจัดการโครงการเพื่อให้พนักงานมีเวลามากขึ้นไปทำงานสำคัญกว่า

• อนุญาตให้ทำงานจากระยะไกล: ลดค่าใช้จ่ายโดยการลดขนาดพื้นที่สํานักงานหรือเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทํางานร่วมกันที่ยืดหยุ่น เมื่อพื้นที่สำนักงานลดลง ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และค่าบํารุงรักษาก็จะลดลงด้วย โมเดลงานแบบไฮบริดที่รวมการทํางานภายในสํานักงานและการทํางานระยะไกลเข้าด้วยกัน ช่วยให้ธุรกิจยังคงมีความยืดหยุ่นโดยลดค่าใช้จ่ายในการผลิตลง

• ใช้แนวทางการจัดทํางบประมาณฐานศูนย์ (ZBB): ใช้ ZBB แทนการจัดสรรงบประมาณตามการใช้จ่ายของปีก่อนหน้า แนวทางแบบนี้ต้องชี้แจงค่าใช้จ่ายทุกรายการและช่วยให้มองเห็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จําเป็น

• จ้างงานคนนอกสำหรับงานที่ไม่ใช่กิจกรรมหลัก: มอบหมายงานด้านบัญชีเงินเดือน การสนับสนุนระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) การทำบัญชี และการตลาดแก่คนนอกเพื่อจะได้ใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญ ซึ่งวิธีนี้มีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการจัดตั้งฝ่ายงานเหล่านี้ในบริษัท เน้นจัดสรรทรัพยากรภายในให้กับงานหลักที่ช่วยเพิ่มรายรับและการเติบโตเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้จ่าย

• ปรับปรุงการใช้ทรัพยากร: วิเคราะห์ว่าของเสียเกิดขึ้นตรงไหนในกระบวนการทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเวลา วัสดุ หรือเงินก็ตาม แนวทางแบบลีน เช่น วิธีการ 5S (Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain) สามารถลดของเสียและเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางานได้ นอกจากนี้ควรส่งเสริมวัฒนธรรมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งพนักงานในทุกระดับจะมองหาวิธีที่จะประหยัดเวลาและปรับปรุงการดำเนินธุรกิจ

• ปรับปรุงผลิตภัณฑ์และบริการ: ตรวจสอบพอร์ตโฟลิโอผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณเป็นระยะเพื่อดูว่ารายการใดที่ไม่สามารถทํากําไรได้หรือส่งผลเสียต่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ที่มีผลกําไรสูงกว่า การปรับกลุ่มผลิตภัณฑ์ให้เรียบง่ายขึ้นสามารถลดค่าใช้จ่ายในด้านการผลิต สินค้าคงคลัง และการตลาดได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณมุ่งเน้นและลงทุนกับรายการที่ทำกำไรได้มากที่สุด

• ปรับปรุงกระบวนการชําระเงิน: มอบส่วนลดการชําระเงินก่อนกำหนดเพื่อกระตุ้นให้ลูกค้าชําระเงินทันที และเจรจาต่อรองกับซัพพลายเออร์เพื่อขอระยะเวลาชําระเงินที่ยาวนานขึ้น (หากเป็นไปได้) การจัดการลูกหนี้และเจ้าหนี้การค้าที่มีวินัยมากขึ้นสามารถลดค่าใช้จ่ายในการจัดหาเงินทุนและเพิ่มสภาพคล่องให้กับธุรกิจได้

• รวมส่วนงานต่างๆ ของธุรกิจเข้าด้วยกัน: มองหาส่วนคุณสามารถรวมงาน สายงาน หรือแผนกต่างๆ เข้าด้วยกันโดยไม่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ ตัวอย่างเช่น รวมงานที่คล้ายกันข้ามแผนกหรือรวมฝ่ายงานเบื้องหลัง เช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) และฝ่ายการเงิน ซึ่งวิธีนี้สามารถลดค่าใช้จ่ายในการผลิตได้

• ส่งเสริมการรักษาพนักงานและการฝึกอบรม: ลงทุนในการฝึกอบรมพนักงาน เพิ่มการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจ เพื่อรักษาบุคลากรที่มีความสามารถและเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางาน อัตราการลาออกสูงอาจมีต้นทุนสูงเนื่องจากมีค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากรและการฝึกอบรม

• บํารุงรักษาเชิงป้องกัน: สําหรับธุรกิจที่ใช้เครื่องจักรหรืออุปกรณ์จะต้องเลือกการบํารุงรักษาเชิงป้องกันเพื่อลดความเป็นไปได้ที่จะต้องเสียค่าใช้จ่ายจำนวนมากเมื่ออุปกรณ์เสียและยืดอายุการใช้งานของสินทรัพย์ การตรวจสอบและการบํารุงรักษาเป็นประจําอาจดูเหมือนเป็นค่าใช้จ่ายที่เพิ่มเข้ามา แต่มักจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมและเปลี่ยนทดแทนได้อย่างมากเมื่อเวลาผ่านไป

• วางกลยุทธ์ด้านการตลาด: มุ่งเน้นการใช้จ่ายด้านการตลาดในช่องทางและกลยุทธ์ที่ช่วยสร้าง ROI ได้มากที่สุด ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลมาวัดประสิทธิภาพของแคมเปญและลดค่าใช้จ่ายสำหรับวิธีการที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือล้าสมัย ลองพิจารณากลยุทธ์การตลาดดิจิทัล อย่างการเพิ่มประสิทธิภาพสําหรับเครื่องมือค้นหา (SEO) การตลาดเนื้อหา และโซเชียลมีเดีย ซึ่งมักเป็นทางเลือกที่คุ้มค่ากว่าการทําการตลาดแบบเดิมๆ

• ทบทวนและเจรจาต่อรองเกี่ยวกับกรมธรรม์ประกันภัยอีกครั้ง ค่าใช้จ่ายประกันภัยอาจจะเพิ่มสูงขึ้นอย่างรวดเร็ว ตรวจสอบนโยบายเป็นประจําเพื่อให้มั่นใจว่ายังคงแข่งขันได้และมอบการคุ้มครองในระดับที่เหมาะสม แนะนำว่าควรเลือกกรมธรรม์ในราคาที่ดีกว่าหรือรวมประกันภัยประเภทต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อรับส่วนลด