Las estrategias de reducción de costos ayudan a las empresas a disminuir los gastos sin comprometer la calidad o el valor de sus productos o servicios. Estas estrategias pueden incluir la negociación de mejores acuerdos con los proveedores, la mejora de los procesos internos y el uso de tecnología de ahorro de costos. Las estrategias eficaces de reducción de costos ayudan a las empresas a seguir siendo rentables, mantener una ventaja competitiva y reasignar recursos hacia el crecimiento.

La reducción de costos es un concepto distinto de la prevención de costes. Aunque ambos son importantes para la salud financiera, la reducción de costos se ocupa de disminuir los gastos existentes, y la prevención de costos evita que se produzcan costos. La reducción de costos mejora los resultados de inmediato, mientras que la prevención de costos se centra en la planificación financiera y la sostenibilidad a largo plazo.

La reducción de costos es una herramienta importante para las empresas, pero no es fácil. En 2023, el 82 % de las empresas informaron que no cumplieron con sus objetivos anuales de reducción de costos. A continuación, explicaremos cómo realizar un análisis de costos para identificar oportunidades de ahorro, cómo medir el efecto de las estrategias de reducción de costos y cómo superar los desafíos comunes en la implementación de la reducción de costos.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo realizar un análisis de costos para identificar oportunidades de ahorro
  
• Cómo reducir los costos de mano de obra de forma consciente y estratégica
  
• Cómo medir el efecto de las estrategias de reducción de costos
  
• Desafíos de la reducción de costos y cómo superarlos
  
• Estrategias de reducción de costos para empresas
  

Cómo realizar un análisis de costos para identificar oportunidades de ahorro

Realizar un análisis de costos e identificar oportunidades de ahorro significa evaluar los gastos de tu empresa de manera sistemática. Con esta información, identificas los costos que se pueden minimizar sin afectar la eficiencia operativa o la calidad del producto. Este proceso suele dividirse en varios pasos:

• Empieza por decidir en qué partes de la empresa quieres centrarte, ya sea tu cadena de suministro, el gasto en marketing o los costos generales. Asegúrate de tener un objetivo específico. ¿Tu objetivo es reducir los costos operativos en un 10 %? ¿Es reducir el desaprovechamiento de recursos?

• Recopila todos los datos que puedas sobre lo que estás gastando y dónde. Necesitarás registros detallados de tus costos fijos (p. ej., alquiler, salarios), tus costos variables (p. ej., materias primas, envíos) y aquellos que no encajen perfectamente en ninguna de las dos categorías. Cuantos más detalles tengas, más clara será la imagen de tus patrones de gasto.

• Clasifica tus datos. Separa los costos directos (costos vinculados directamente a tus productos o servicios) de los costos indirectos (por ejemplo, gastos administrativos) y los gastos generales. Luego, clasifica por departamento o actividad para identificar dónde los costos son más altos de lo que deberían ser.

• Averigua qué es lo que está impulsando los costos. ¿Son demasiado altos los precios de tus materias primas? ¿El trabajo durante horas extras está aumentando los gastos? Comprende estos factores de costo para evaluar la causa.

• Determina cómo se comparan tus costos con los puntos de referencia del sector. ¿Estás gastando más que tus competidores en las mismas cosas? Esto puede ayudarte a ver si hay margen de mejora.

• Realiza un análisis de costo y beneficio sobre las posibles ideas de ahorro de costos para sopesar los ahorros potenciales frente a cualquier riesgo. Considera si las estrategias que tienes en mente podrían afectar la calidad del producto o la prestación del servicio.

• Clasifica las estrategias procesables en función del posible efecto, la facilidad de implementación y el marco de tiempo para ver resultados.

• Pon en práctica tus medidas de ahorro de costos y asegúrate de contar con la aceptación de tu equipo. Supervisa el rendimiento de estas estrategias. ¿Estás viendo los ahorros que esperabas? Si no es así, modifica tu estrategia.

Cómo reducir los costos de mano de obra de manera consciente y estratégica

Reducir los costos de mano de obra no significa necesariamente despidos o una disminución de horas de trabajo. Cuando se hace bien, puede ayudar a una empresa a ahorrar dinero sin dejar de valorar su fuerza laboral e, incluso, aumentar la productividad. A continuación se incluyen algunas formas prudentes de administrar los costos de mano de obra:

• Modalidades de trabajo flexibles: ofrece opciones de trabajo flexibles, como trabajo remoto, semanas laborales comprimidas o trabajo a tiempo parcial, a fin de reducir los costos generales relacionados con el espacio de oficina, los servicios públicos y otros gastos en el lugar. Para los empleados, estos acuerdos pueden aumentar la satisfacción laboral, lo que puede conducir a una menor rotación. Una organización más flexible también permite a las empresas ajustar los niveles de personal con más facilidad en respuesta a la demanda.

• Capacitación cruzada: la capacitación cruzada prepara a los empleados para manejar múltiples roles o tareas. Esto produce una fuerza laboral más versátil y aumenta la productividad al llenar los vacíos cuando alguien está ausente o cuando la demanda aumenta. También reduce la dependencia de contrataciones temporales u horas extras y puede disminuir la cantidad total de empleados necesarios. Los empleados también se benefician al aprender nuevas habilidades.

• Automatización: invierte en automatización para reducir la necesidad de mano de obra en tareas repetitivas y de bajo valor, como el ingreso de datos, la programación o la gestión de inventarios. Esto permite a los empleados centrarse en un trabajo más importante y creativo que añade un mayor valor a la empresa.

• Dotación estratégica de personal: utiliza el análisis de datos para comprender las horas pico, proyectar las cargas de trabajo y perfeccionar los cronogramas de dotación de personal en consecuencia. Esto garantiza que no tengas exceso de personal durante los períodos de poca actividad o falta de personal cuando la demanda es alta. La programación basada en datos puede reducir los costos de mano de obra al solo dotar de la cantidad de personal que la empresa necesita.

• Programas de tiempo libre: considera la posibilidad de permitir que los empleados se tomen tiempo libre no remunerado durante las temporadas de menos trabajo o las recesiones comerciales. Ofrece períodos sabáticos voluntarios, opciones de licencia extendida o acuerdos de reducción de horas de trabajo para disminuir los costos de mano de obra sin recurrir a despidos o licencias obligatorias. Esto proporciona flexibilidad para la empresa y para los empleados que podrían valorar el tiempo libre adicional.

• Retención de empleados: contratar a un nuevo empleado de tiempo completo cuesta $4.700 en promedio. Concéntrate en retener a los empleados a través de beneficios competitivos, oportunidades de desarrollo profesional y una cultura de trabajo positiva para reducir tus costos de contratación y capacitación. Los empleados comprometidos son más productivos y conducen a mejores resultados comerciales.

• Funciones y responsabilidades: revisa periódicamente las funciones y responsabilidades laborales para identificar redundancias o tareas superpuestas. Esto puede disminuir la necesidad de contrataciones adicionales o permitir la consolidación de múltiples puestos de trabajo, lo que reduce los costos de mano de obra sin afectar la productividad. Considera la posibilidad de estructurar ciertos puestos en torno a los logros y los resultados en lugar de centrarte en las horas trabajadas. Esto anima a los empleados a trabajar de forma más eficiente y permite a la empresa controlar mejor los gastos de mano de obra.

Cómo medir el efecto de las estrategias de reducción de costos

Al medir el efecto de las estrategias de reducción de costos, puedes demostrar si los esfuerzos están proporcionando un valor real o solo están creando ganancias a corto plazo (lo que podría dañar la empresa a largo plazo). A continuación, te explicamos cómo medir el efecto de estas estrategias:

Métricas financieras

Compara las siguientes métricas financieras antes y después de las estrategias de reducción de costos para evaluar la mejora:

• Margen de ganancia bruta: esto mide la rentabilidad después de contabilizar el costo de los bienes vendidos (COGS). Un margen de ganancia bruta más alto demuestra que las estrategias de reducción de costos están aumentando la rentabilidad sin perjudicar los ingresos.

• Margen de ganancia operativa: esto mide la rentabilidad después de contabilizar los gastos operativos, como el alquiler, los servicios públicos y los salarios. Un aumento del margen de ganancia operativa indica una reducción efectiva de los costos de estos gastos.

• Margen de ganancia neta: esto mide la rentabilidad general después de contabilizar todos los gastos, incluidos los impuestos y los intereses. Un margen de ganancia neta más alto indica que el resultado final está mejorando.

• Retorno de la inversión (ROI): el ROI compara el costo de implementación de la estrategia con los ahorros generados. Las estrategias que producen un ROI mayor proporcionan el mayor valor.

Flujo de caja y liquidez

Una estrategia exitosa de reducción de costos debería mejorar el flujo de caja y la liquidez. Supervisa estas métricas con regularidad:

• Flujo de caja: un flujo de caja positivo de las actividades comerciales principales indica que las reducciones de costos son efectivas y no comprometen la integridad operativa.

• Capital de trabajo: la mejora del capital de trabajo sugiere una mejor gestión de los activos y pasivos a corto plazo, a menudo como resultado de una mejor gestión del inventario o de la mejora de los procesos de cuentas por cobrar.

Métricas de productividad y eficiencia

Para medir el efecto de las estrategias de reducción de costos, utiliza un enfoque de cuadro de mando integral que tenga en cuenta las métricas financieras y otras perspectivas, como la satisfacción del cliente, los procesos internos y el compromiso de los empleados. Esto es lo que debes medir para evaluar qué tan bien están funcionando tus estrategias de reducción de costos:

• Productividad de la mano de obra: esto mide el rendimiento por hora de trabajo y muestra si la productividad se mantiene o mejora después de las reducciones de costos relacionadas con la fuerza laboral.

• Tiempo de ciclo y rendimiento: mide el tiempo que se tarda en producir bienes o prestar servicios a empresas de fabricación u orientadas a los servicios. Una reducción en el tiempo de ciclo o un aumento en el rendimiento indica que las optimizaciones de procesos están funcionando de manera efectiva.

• Tiempo de inactividad y tasas de utilización: esto mide las tasas de utilización de equipos y mano de obra, y revela si los recortes en mano de obra o gastos de capital están conduciendo a un mayor tiempo de inactividad o subutilización.

Desviación de costos

El análisis de la desviación de costos compara los costos reales con los costos presupuestados o estándares para identificar dónde se están produciendo ahorros y dónde se necesitan ajustes. Las desviaciones directas de materiales y mano de obra identifican si los ahorros provienen de la reducción de los costos de materiales o de un uso más efectivo de la mano de obra, y la desviación de gastos generales identifica si los costos generales (por ejemplo, alquiler, servicios públicos, mantenimiento) se alinean con las expectativas de reducción de costos.

Métricas de clientes y calidad

Las reducciones de costos que perjudican la calidad del producto o servicio pueden ser contraproducentes y ahuyentar a los clientes. Supervisa métricas como las siguientes:

• Puntuaciones de satisfacción del cliente: las puntuaciones netas de promotores (NPS), las tasas de retención de clientes y los comentarios pueden indicar si las medidas de reducción de costos están afectando la experiencia del cliente de manera negativa.

• Métricas de control de calidad: las tasas de defectos, las devoluciones o las tasas de fallas en el servicio pueden indicar si las reducciones de costos están afectando la calidad.

Compromiso de los empleados y tasas de rotación

La reducción de costos a través de cambios en la fuerza laboral puede afectar la moral y la retención de los empleados. Considera métricas como las puntuaciones de compromiso de los empleados y las tasas de rotación, y utiliza encuestas y comentarios para medir cómo se sienten los empleados con respecto a cualquier medida de reducción de costos que pueda afectarles, como la disminución de horas de trabajo o los cambios de función. Mantener una fuerza laboral estable ayuda a las empresas a evitar altos costos de contratación y capacitación.

Objetivos clave a largo plazo

Revisa con frecuencia cómo las medidas de reducción de costos están ayudando a lograr los objetivos comerciales a largo plazo. Si una estrategia compromete la innovación, el crecimiento o el posicionamiento en el mercado, es posible que sea necesario ajustarla. Realiza un seguimiento de la inversión en investigación y desarrollo (I+D) o proyectos importantes para garantizar que los recortes de costos no impliquen la privación de recursos para las áreas de crecimiento y evalúa si las reducciones de costos ayudan o perjudican tu posicionamiento en el mercado en comparación con tus competidores.

Desafíos de la reducción de costos y cómo superarlos

Las estrategias de reducción de costos pueden resultar difíciles de implementar de manera correcta. A menudo esto requiere equilibrar los ahorros a corto plazo con la sostenibilidad a largo plazo, la moral de los empleados y la satisfacción del cliente. Una iniciativa exitosa de reducción de costos requiere una cuidadosa planificación, comunicación y monitoreo continuo para evitar consecuencias no deseadas.

A continuación se explican algunos de los desafíos más comunes a los que se enfrentan las empresas con la reducción de costos y cómo superarlos:

Gestión del cambio

Cuando se enfrentan al cambio, los empleados pueden preocuparse por los recortes de puestos de trabajo, el trabajo adicional o la pérdida de beneficios que valoran. Incluso la gerencia puede dudar si no está convencida de que los cambios funcionarán.

Soluciones

• Sé sincero sobre por qué se necesitan reducciones de costos y cómo ayudarán a la empresa y a las personas que la integran a largo plazo.

• Involucra a los equipos desde el principio, obtén su opinión y demuéstrales que los escuchas. Cuando las personas sienten que tienen algo que decir sobre lo que está sucediendo, es más probable que se unan.

• Ofrece capacitación y apoyo para ayudar a todos a sentirse más cómodos con los nuevos procesos.

Control de calidad

Reducir costos a veces puede significar economizar. Si la calidad del producto disminuye o el servicio disminuye, los clientes lo notarán, y es posible que se vayan.

Soluciones

• Concéntrate en reducir los costos que no afecten la calidad (por ejemplo, negociar acuerdos con proveedores).

• Supervisa de cerca los comentarios de los clientes y las métricas de calidad para detectar cualquier señal de alerta a tiempo.

Moral de los empleados

La reducción de costos puede ser una perspectiva preocupante para los empleados. Si los empleados piensan que sus puestos de trabajo están en riesgo o que sus cargas de trabajo están a punto de aumentar, la moral puede verse afectada, lo que conduce a una menor productividad y a una mayor rotación.

Soluciones

• Piensa de forma creativa en cómo administrar los costos de mano de obra. En lugar de despidos, considera opciones como programas de tiempo libre voluntario, horarios flexibles o bonificaciones basadas en el rendimiento que recompensen la eficiencia.

• Sé transparente con tu equipo sobre lo que está sucediendo y por qué, y muestra agradecimiento por sus esfuerzos para adaptarse.

Crecimiento a largo plazo

Si se recortan demasiado los costos en áreas importantes como I+D, marketing o desarrollo de los empleados, es posible que ahorres dinero ahora, pero que lo pagues más tarde en oportunidades perdidas y crecimiento.

Soluciones

• Utiliza un método específico como el presupuesto en base cero, en el que cada gasto debe justificarse para cada nuevo período contable.

• Protege lo que necesitas para crecer mientras reduces los costos en áreas menos importantes.

Ejecución

Incluso las mejores ideas de reducción de costos requieren una ejecución coordinada. Las funciones poco claras y el seguimiento deficiente pueden convertir una estrategia prometedora en un desastre.

Soluciones

• Tener un plan sólido con pasos, responsabilidades y plazos claros.

• Asegúrate de que haya una persona o un equipo que supervise el proceso y mantenga las cosas en marcha.

• Realiza revisiones periódicas para detectar cualquier problema a tiempo y hacer ajustes rápidos.

Costos ocultos

Los cambios que realices para reducir costos ahora pueden incurrir en costos inesperados más adelante. Por ejemplo, cambiar a un proveedor más barato puede ahorrar dinero por adelantado, pero provocar problemas de calidad que cuesten más a largo plazo. O recortar personal podría significar mayores costos de horas extras o agotamiento entre los que se quedan.

Soluciones

• Antes de hacer recortes, realiza un análisis exhaustivo de costo y beneficio.

• Si es posible, prueba los cambios a pequeña escala para detectar los costos ocultos.

Transparencia

Las organizaciones complejas pueden tener dificultades para obtener visibilidad de sus finanzas. Sin esa claridad, los esfuerzos de reducción de costos pueden fracasar.

Soluciones

• Utiliza herramientas de análisis e inteligencia empresarial para obtener una comprensión profunda de los factores que impulsan los costos.

• Incorpora equipos multifuncionales para proporcionar información desde diferentes perspectivas e identificar las causas reales detrás de los costos altos.

Cadena de suministro

Los cambios, como la reducción del inventario o el cambio de proveedor para ahorrar dinero, pueden hacer que tu cadena de suministro sea más frágil. Podrías terminar con retrasos, desabastecimientos o nuevos costos que eliminen los ahorros.

Soluciones

• Mantén existencias de reserva para artículos esenciales.

• Diversifica tu base de proveedores.

• Invierte en herramientas que te brinden una mejor visibilidad de tu cadena de suministro.

Estrategias de reducción de costes para empresas

Las mejores estrategias de reducción de costes se centran en tomar decisiones inteligentes y optimizar los recursos sin comprometer la calidad o el crecimiento. Estas son algunas estrategias de reducción de costes que se aplican a la mayoría de los tipos de empresas:

• Perfeccionar la gestión del inventario: Mantener demasiado inventario inmoviliza el efectivo y aumenta los costes de almacenamiento y manipulación. Muy poco inventario puede provocar desabastecimientos y pérdidas de ventas. Utiliza un sistema de inventario justo a tiempo (JIT) para equilibrar los niveles de inventario.

• Negociar con vendedores y proveedores: Revisa periódicamente los contratos con los proveedores y prestadores de servicios. Muchos proveedores están dispuestos a negociar mejores condiciones para retener a los clientes a largo plazo. Agrupar las compras, explorar proveedores alternativos o extender la duración de los contratos puede generar un ahorro importante. Considera la posibilidad de utilizar organizaciones de compras grupales (GPO) que negocien mejores tarifas en nombre de varias empresas.

• Adoptar medidas de eficiencia energética: Los costes de los suministros públicos pueden acumularse, especialmente para las empresas con grandes instalaciones. Realiza cambios sencillos, como cambiar a iluminación de bajo consumo, actualizar los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) y usar termostatos inteligentes para reducir las facturas de servicios públicos. Para obtener ahorros más sustanciales, considera la posibilidad de realizar una auditoría energética y adoptar recomendaciones como un mejor aislamiento o fuentes de energía renovables.

• Utilizar la automatización y la tecnología: Automatiza las tareas repetitivas, como la facturación, el pago de las nóminas y el servicio al cliente, para reducir los costes de mano de obra y mejorar la velocidad y precisión de las operaciones empresariales. Invierte en software que gestione aspectos de los procesos de administración de inventario, programación y gestión de proyectos para que los empleados dispongan de más tiempo todavía.

• Adoptar el trabajo remoto: Reduce los costes reduciendo el tamaño del espacio de oficina o pasando a acuerdos de coworking flexibles. Menos espacio físico reduce el precio del alquiler, los suministros públicos y los gastos de mantenimiento. Los modelos de trabajo híbridos que combinan el trabajo en la oficina y el trabajo remoto permiten a las empresas mantener la flexibilidad con menores costeos generales.

• Implementar un enfoque de presupuestación base cero (ZBB): Utiliza un ZBB en lugar de basar el presupuesto en los gastos de años anteriores. Esto requiere que cada gasto se justifique desde cero y ayuda a identificar los costes innecesarios.

• Externalizar actividades no esenciales: Externaliza funciones como el pago de las nóminas, el soporte de tecnología de la información (TI), la contabilidad y el marketing para disponer de expertos a un coste menor que si se mantuviesen estas funciones internamente. Centra los recursos internos en las competencias básicas que impulsan los ingresos y el crecimiento para ajustar los gastos.

• Mejorar la utilización de los recursos: Analiza dónde se producen los residuos en tus procesos empresariales, ya sea tiempo, materiales o dinero. Las prácticas Lean, como la metodología de 5S (Sort, Straighten, Shine, Standardize y Sustain, es decir, Clasificar, Enderezar, Brillar, Estandarizar y Sostener), pueden ayudar a reducir los residuos y aumentar la productividad. Fomenta una cultura de mejora continua en la que los empleados de todos los niveles busquen formas de ahorrar tiempo y mejorar la empresa.

• Revisar las ofertas de productos y servicios: Revisa periódicamente tu cartera de productos o servicios para identificar las ofertas que no son rentables o que canibalizan otros productos de mayor margen. La simplificación de tu línea de productos puede reducir los costes de producción, inventario y marketing. También te permite centrarse e invertir más en los productos de mejor rendimiento que generan los mayores beneficios.

• Mejorar los procesos de pago: Ofrece descuentos por pago anticipado para incentivar el pago de los clientes y, si es posible, negocia plazos de pago más largos con los proveedores. Una gestión más disciplinada de las cuentas por cobrar y por pagar puede reducir los costes de financiación y mejorar la liquidez.

• Consolidar las funciones de la empresa: Busca áreas en las que puedas consolidar trabajos, funciones o departamentos sin que eso afecte al rendimiento empresarial. Por ejemplo, fusionar trabajos similares entre departamentos o combinar funciones administrativas como recursos humanos (RR. HH.) y finanzas puede reducir los gastos generales.

• Promover la retención y formación de los empleados: Invierte en la formación, el compromiso y la satisfacción de los empleados para retener a los mejores talentos y mejorar la productividad. La alta rotación puede ser costosa debido a los costes de reclutamiento y formación.

• Adoptar el mantenimiento preventivo: Para las empresas que dependen de maquinaria o equipos, elige el mantenimiento preventivo para reducir la probabilidad de sufrir averías costosas y prolongar la vida útil de los activos. Las revisiones y el mantenimiento periódicos pueden parecer un gasto adicional, pero a menudo ahorran costes sustanciales de reparación y sustitución de piezas con el tiempo.

• Sé estratégico con respecto al marketing: Centra el gasto de marketing en los canales y estrategias que ofrecen el mayor retorno de la inversión. Utiliza el análisis de datos para medir la eficacia de las campañas y reduce los métodos menos eficaces u obsoletos. Considera utilizar estrategias de marketing digital, como la optimización de motores de búsqueda (SEO), el marketing de contenidos y las redes sociales, que a menudo pueden proporcionar alternativas más rentables que el marketing tradicional.

• Revisar y renegociar pólizas de seguro: Los costes del seguro pueden acumularse rápidamente. Revisa regularmente las pólizas para asegurarte de que sigan siendo competitivas y proporcionen el nivel adecuado de cobertura. Vale la pena comparar precios para obtener mejores tarifas o combinar diferentes tipos de seguros para obtener descuentos.