La eficiencia operativa mide qué tan bien una empresa puede entregar productos o servicios de alta calidad mientras mantiene prácticas rentables. Si bien su definición puede ser subjetiva, la eficiencia operativa suele requerir que las empresas perfeccionen los procesos, reduzcan el desperdicio y mejoren la gestión de recursos para lograr el mejor resultado con la menor cantidad de insumos. Esto puede implicar la simplificación de los flujos de trabajo, la automatización de tareas repetitivas y el uso de toma de decisiones basada en datos para minimizar los costos y aumentar la productividad.

Los estudios muestran que la eficiencia operativa es un determinante del éxito importante en la industria de la fabricación, y los mismos principios se aplican a cualquier empresa. Una empresa que opera de manera eficiente puede servir mejor a sus clientes, competir con más éxito en su mercado y administrar mejor su tiempo, recursos y capital. Mejorar la eficiencia operativa aumenta el valor que las empresas ofrecen a los clientes y mejora el rendimiento general de la empresa.

A continuación, explicaremos cómo afecta la eficiencia operativa a las empresas, cómo pueden ayudar los principios lean y cómo medir y mejorar este aspecto de las operaciones.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo afecta la eficiencia operativa a las empresas
  
• Eficiencia operativa frente a eficacia
  
• ¿Qué son los principios lean y cómo mejoran la eficiencia?
  
• Cómo medir la eficiencia operativa
  
• Cómo mejorar la eficiencia operativa
  

Cómo afecta la eficiencia operativa a las empresas

La eficiencia operativa determina la forma en que las empresas gestionan los costos, la productividad y el crecimiento. Estas son las áreas en las que las empresas serán más afectadas:

• Costos: Con procesos más sencillos y menos desperdicios, las empresas pueden gastar menos para hacer las cosas. Esto aumenta las ganancias y libera los fondos para invertir en nuevas oportunidades o trasladarlos a los clientes como ahorros.

• Productividad: Una empresa eficiente puede terminar el trabajo más rápido y con menos recursos. Esto permite a los equipos centrarse en proyectos y tareas importantes, en lugar de atascarse con tareas repetitivas.

• Competencia: Las empresas eficientes pueden ofrecer a los clientes mejores precios, un servicio más rápido y productos de mayor calidad, lo que las hace más atractivas para los clientes y las ayuda a destacarse en un mercado saturado.

• Crecimiento: Cuando las operaciones funcionan sin problemas, las empresas pueden expandirse y cambiar de rumbo con mayor facilidad cuando sea necesario, ya sea durante el lanzamiento de nuevos productos o la entrada en nuevos mercados.

• Experiencia del cliente: Menos problemas y retrasos significan clientes más felices. Esto puede dar lugar a más ventas recurrentes y un boca a boca positivo.

Eficiencia operativa frente a eficacia

Los términos eficiencia operativa y eficacia operativa a menudo se usan indistintamente, pero se refieren a aspectos diferentes sobre cómo opera una empresa.

La eficiencia operativa significa hacer las cosas de la manera más rentable posible. Se centra en minimizar el desperdicio, reducir los costos y ajustar los procesos para obtener el resultado máximo con la menor cantidad de insumos. Por ejemplo, una empresa puede mejorar su proceso de fabricación para producir más unidades por hora con menos recursos. La eficiencia tiene que ver con la velocidad, el control de costos y la maximización de los recursos.

La eficacia operativa significa lograr los mejores resultados y alinear todos los procesos con los objetivos generales de la empresa, enfatizando la calidad, el impacto y el cumplimiento de los objetivos del cliente o de la empresa. Por ejemplo, una empresa puede centrarse en entregar productos de alta calidad que satisfagan las necesidades específicas de los clientes, incluso si la producción de estos productos cuesta más.

La eficiencia se refiere a qué tan bien se hacen las cosas, mientras que la eficacia se refiere a qué se está haciendo y por qué es importante para la empresa. Una empresa necesita ambas para tener éxito: ser eficiente sin eficacia podría significar hacer bien las cosas equivocadas, mientras que ser eficaz sin eficiencia podría dar lugar a costos altos y a recursos desperdiciados.

¿Qué son los principios lean y cómo mejoran la eficiencia?

Los principios lean son un conjunto de ideas y prácticas que ayudan a la empresa a hacer más con menos. Originalmente desarrollados para la industria automotriz, estos principios eliminan el desperdicio para simplificar los procesos, mejorar la calidad y aumentar la productividad. Te ayudan a priorizar lo que crea valor y a eliminar lo que no.

Aquí tienes los principios lean fundamentales:

• Valor: Determina qué valoran los clientes y céntrate en ello. Elimina las cosas que no agregan valor, como funciones innecesarias y procesos demasiado complicados, para ahorrar tiempo y dinero.

• Mapeo del flujo de valor: Crea un mapa visual de cada paso involucrado en la entrega del producto o servicio. Identifica los pasos repetitivos, los tiempos de espera o las tareas sin sentido, y simplifica el proceso para mantener todo en marcha sin problemas.

• Flujo: Asegúrate de que el trabajo fluya sin paradas, arranques ni obstrucciones para que puedas reducir los plazos de entrega, el inventario no vendido y los costos operativos.

• Sistema basado en la extracción: Usa un sistema basado en la extracción que sea impulsado por la demanda de los clientes en lugar de las previsiones. Crea lo que se necesita solo cuando se necesita para reducir la sobreproducción y el inventario no vendido y mantener los costos de almacenamiento bajos.

• Perfeccionamiento: Sigue esforzándote por alcanzar la perfección y mejorar las operaciones eliminando el desperdicio y encontrando mejores procesos. Mantén la empresa desarrollándose, innovando y mejorando todo el tiempo.

Cómo medir la eficiencia operativa

Medir la eficiencia operativa significa evaluar qué tan bien una empresa usa sus recursos para producir bienes o servicios. Estas son algunas formas de medirla.

Relación de costo-ingreso

Esta métrica compara los costos operativos totales (p. ej., mano de obra, materiales, gastos generales) con los ingresos generados. Una relación más baja significa que una empresa está generando más ingresos por dólar gastado, lo que indica una mayor eficiencia. Por ejemplo, si una empresa tiene USD 500,000 en costos y genera USD 1,500,000 en ingresos, la relación de costo-ingreso es de 0.33. El seguimiento regular de esta relación ayuda a las empresas a ver qué tan bien gestionan los costos en relación con sus ingresos y a realizar ajustes en las estructuras de precios o costos según sea necesario.

Métricas de productividad

Estas métricas miden el resultado en relación con el ingreso. Algunos ejemplos son los ingresos por empleado, las unidades producidas por hora de máquina y las ventas por metro cuadrado. Una mayor productividad sugiere un mejor uso de los recursos. Por ejemplo, las «ventas por empleado» pueden destacar si una empresa está aprovechando al máximo su fuerza laboral. Las empresas también pueden comparar estas métricas con los puntos de referencia del sector para ver en qué posición se encuentran con respecto a sus competidores.

Tiempo de ciclo

Esta métrica mide el tiempo total que se tarda en completar un proceso de principio a fin, incluidos los tiempos de producción, entrega y servicio. Un tiempo de ciclo más corto puede reflejar una mejor eficiencia del proceso. El control de los tiempos de ciclo puede ayudar a identificar obstrucciones y mejorar los flujos de proceso.

Tasa de uso de capacidad

Esta métrica es el porcentaje del resultado potencial que se usa en la producción. Se calcula dividiendo el resultado real por el resultado potencial máximo. Por ejemplo, si una fábrica puede producir 1000 unidades al día, pero sólo produce 800, la tasa de uso de capacidad es del 80 %. Una tasa de uso alta indica que la empresa está maximizando su uso de recursos como maquinaria, mano de obra e instalaciones.

Reducción de desperdicios

Los niveles de desperdicios más bajos, ya sean desperdicios de materiales, pérdida de tiempo o desperdicios en procesos, suelen significar que los recursos se usan de manera más efectiva. Por ejemplo, en un proceso de fabricación, hacer un seguimiento de chatarra o productos defectuosos puede revelar áreas para mejorar. Las técnicas de fabricación lean como Six Sigma pueden minimizar el desperdicio.

Rotación de inventario

Esta relación mide la frecuencia con la que se vende y reemplaza el inventario durante un período determinado. Se calcula dividiendo el costo de los bienes vendidos (COGS) por el valor promedio del inventario. Una tasa de rotación de inventario alta indica una gestión eficiente del inventario y menos capital inmovilizado en bienes no vendidos. Por ejemplo, si un minorista tiene una tasa de rotación de inventario de 12, significa que el minorista vende el inventario y lo reemplaza 12 veces al año.

Rendimiento de primera pasada (FPY)

El FPY mide el porcentaje de productos que se fabrican correctamente la primera vez sin defectos ni necesidad de reelaboración. Un FPY alto significa que el proceso de producción es eficiente y eficaz. Por ejemplo, un FPY del 95 % significa que 95 de cada 100 unidades se producen correctamente y se pueden vender. Mejorar el FPY reduce los costos de reelaboración, chatarras y devoluciones, y conduce a un mejor uso de los recursos.

Cómo mejorar la eficiencia operativa

La eficiencia operativa significa aprovechar al máximo los recursos (p. ej., tiempo, dinero, personas) sin dejar de ofrecer excelentes productos o servicios. Estas son algunas de las prácticas recomendadas para mejorar la eficiencia operativa:

• Traza tus procesos: Describe todos tus procesos actuales para ver cómo fluye el trabajo de principio a fin. Usa mapas de procesos o diagramas de flujo para encontrar áreas en las que las cosas se ralentizan, se repiten innecesariamente o no agregan valor. Identifica las áreas problemáticas y determina dónde realizar las mejoras.

• Elimina los desperdicios: Encuentra las áreas donde se están desperdiciando los recursos. Estas pueden incluir sobreproducción, tiempos de espera largos, exceso de inventario, tareas repetitivas, errores o subutilización de todo el potencial de los empleados. Aplica las tácticas lean o métodos Six Sigma para abordar sistemáticamente estas áreas de desperdicio.

• Automatiza siempre que puedas: Considera la posibilidad de usar la automatización para gestionar tareas repetitivas o que requieren mucho tiempo, como la introducción de datos, el procesamiento de pedidos y el reconocimiento de ingresos. Esto puede reducir los errores manuales y crear procesos más rápidos y fiables, y al mismo tiempo, liberar al equipo para que se centre en trabajos más importantes o creativos.

• Invierte en la capacitación y el compromiso de los empleados: Realiza capacitaciones periódicas para mantener al equipo muy capacitado y comprometido. Construye una cultura en la que los empleados se sientan capacitados para compartir ideas y mejoras.

• Establece objetivos de rendimiento: Crea métricas claras que coincidan con tus objetivos de eficiencia. Estas métricas pueden incluir el tiempo que se tarda en completar un proceso, la rapidez con la que se rota el inventario o el costo de producir cada unidad. Observa estos indicadores clave de rendimiento (KPI) para ver qué funciona y qué no, y para tomar decisiones más inteligentes y basadas en datos.

• Gestiona el inventario estratégicamente: Usa métodos como el inventario justo a tiempo (JIT) para reducir los costos y ajustar las existencias con la demanda. Usa herramientas de gestión de inventario en tiempo real para realizar un seguimiento de los niveles de existencias y evitar tener demasiado o muy poco inventario.

• Simplifica la comunicación: Asegúrate de que haya formas sencillas para que los equipos compartan información y colaboren. Las herramientas como el software de gestión de proyectos pueden ayudar a que todos tengan la misma información y acelerar la toma de decisiones. Las revisiones periódicas y los sistemas de comentarios también mantienen a todos de acuerdo y listos para abordar los problemas a medida que surgen.