L’efficience opérationnelle mesure la capacité d’une entreprise à fournir des produits ou des services de haute qualité tout en maintenant des pratiques rentables. Bien que sa définition puisse être subjective, l’efficience opérationnelle exige généralement des entreprises qu’elles affinent leurs processus, réduisent les déchets et améliorent la gestion des ressources afin d’obtenir les meilleurs résultats en utilisant le moins d’intrants possible. Cela peut impliquer de simplifier les flux de travail, d’automatiser les tâches répétitives et d’utiliser une prise de décision basée sur les données pour minimiser les coûts et augmenter la productivité.

Des études montrent que l’efficience opérationnelle est un facteur déterminant de la réussite dans le secteur manufacturier, et les mêmes principes s’appliquent à tous les secteurs. Une entreprise qui fonctionne efficacement peut mieux servir ses clients, être plus compétitive sur son marché et mieux gérer son temps, ses ressources et son capital. L’amélioration de l’efficience opérationnelle augmente la valeur que les entreprises offrent à leurs clients et améliore les performances globales de l’entreprise.

Dans les lignes qui suivent, nous vous expliquerons comment l’efficience opérationnelle affecte les entreprises, comment les principes de gestion allégée peuvent vous aider et comment mesurer et améliorer cet aspect des opérations.

Contenu de cet article

• L’incidence de l’efficience opérationnelle sur les entreprises
  
• Efficience et efficacité opérationnelle
  
• Que sont les principes de gestion allégée et comment améliorent-ils l’efficience?
  
• Comment mesurer l’efficience opérationnelle
  
• Comment améliorer l’efficience opérationnelle
  

L’incidence de l’efficience opérationnelle sur les entreprises

L’efficience opérationnelle façonne la façon dont les entreprises gèrent leurs coûts, leur productivité et leur croissance. Les domaines dans lesquels les entreprises seront le plus touchées sont présentés ci-dessous.

• Coûts : des processus plus simples et moins de gaspillage permettent aux entreprises de dépenser moins d’argent pour accomplir les tâches qui leur incombent. Cela permet d’augmenter les bénéfices et de libérer des fonds à investir dans de nouvelles initiatives ou à transférer aux clients sous forme d’économies.

• Productivité : une entreprise efficace peut terminer son travail plus rapidement et avec moins de ressources. Cela permet aux équipes de se concentrer sur des projets et des tâches importants, au lieu de s’enliser dans des tâches répétitives.

• Concurrence : les entreprises efficaces peuvent offrir aux clients de meilleurs prix, un service plus rapide et des produits de meilleure qualité. Elles sont donc plus attractives pour les clients et se distinguent sur un marché très concurrentiel.

• Évolutivité : lorsque les opérations se déroulent sans heurts, les entreprises peuvent se développer et changer de cap plus facilement en cas de besoin, que ce soit pour le lancement de nouveaux produits ou la conquête de nouveaux marchés.

• Expérience client : avec moins de problèmes et de retards, les clients sont plus satisfaits. Cela peut entraîner une plus grande fidélisation des clients et un bouche-à-oreille positif.

Efficience et efficacité opérationnelle

Les termes « efficience opérationnelle » et « efficacité opérationnelle » sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils renvoient à des aspects différents du fonctionnement d’une entreprise.

L’efficacité opérationnelle consiste à faire les choses de la manière la plus rentable possible. Elle se concentre sur la minimisation des déchets, la réduction des coûts et l’ajustement des processus afin d’obtenir le maximum de résultats à partir du minimum de ressources. Par exemple, une entreprise peut améliorer son processus de fabrication pour produire plus d’unités par heure avec moins de ressources. L’efficience est une question de rapidité, de contrôle des coûts et d’optimisation des ressources.

L’efficacité opérationnelle consiste à obtenir les meilleurs résultats et à aligner tous les processus sur les objectifs généraux de l’entreprise, en mettant l’accent sur la qualité, l’impact et la réalisation des objectifs du client ou de l’entreprise. Par exemple, une entreprise peut se concentrer sur la fourniture de produits de haute qualité qui répondent aux besoins spécifiques des clients, même si ces produits coûtent plus cher à produire.

L’efficience fait référence à la façon dont les choses sont faites, tandis que l’efficacité fait référence à ce qui est fait et pourquoi c’est important pour l’entreprise. Une entreprise a besoin des deux pour réussir : faire preuve d’efficience sans efficacité pourrait signifier faire bien, mais pas les bonnes choses, tandis que faire preuve d’efficacité sans efficience pourrait engendrer des coûts élevés et un gaspillage des ressources.

Que sont les principes de gestion allégée et comment améliorent-ils l’efficience?

Les principes de gestion allégée sont un ensemble d’idées et de pratiques qui aident votre entreprise à en faire plus avec moins. À l’origine développés pour le secteur de l’automobile, ces principes éliminent le gaspillage afin de simplifier les processus, d’améliorer la qualité et d’augmenter la productivité. Ils vous aident à hiérarchiser ce qui crée de la valeur et à éliminer ce qui n’en crée pas.

Voici les principes de base de la gestion allégée.

• Valeur : déterminez ce que les clients apprécient et concentrez-vous sur cet aspect. Supprimez les éléments qui n’apportent aucune valeur ajoutée, tels que les fonctionnalités inutiles et les processus trop compliqués, afin de gagner du temps et de l’argent.

• Cartographie de la chaîne de valeur : créez une carte visuelle de chaque étape de la livraison de votre produit ou service. Repérez les étapes répétitives, les temps d’attente ou les tâches inutiles, et simplifiez le processus pour que les choses se déroulent sans heurts.

• Flux de production : veillez à ce que le travail se déroule sans interruption, ni ralentissement, ni goulot d’étranglement, afin de réduire les délais de livraison, les stocks invendus et les coûts d’exploitation.

• Système à flux tiré : utilisez un système à flux tiré qui est déterminé par la demande des clients plutôt que par les prévisions. Créez ce dont vous avez besoin uniquement au moment où cela est nécessaire pour réduire la surproduction et les stocks invendus et maintenir les coûts de stockage à un niveau bas.

• Perfectionnement : recherchez toujours la perfection et améliorez vos opérations en supprimant les gaspillages et en trouvant de meilleurs processus. Faites en sorte que l’entreprise se développe, innove et s’améliore en permanence.

Comment mesurer l’efficience opérationnelle

Mesurer l’efficience opérationnelle signifie évaluer dans quelle mesure une entreprise utilise ses ressources pour produire des biens ou des services. Voici quelques façons de la mesurer.

Coefficient de couverture des frais

Cet indicateur compare les coûts d’exploitation totaux (par exemple, la main-d’œuvre, les matériaux, les frais généraux) aux revenus générés. Un coefficient plus faible signifie qu’une entreprise génère plus de revenus par dollar dépensé, ce qui indique une plus grande efficience. Par exemple, si une entreprise a des coûts de production de 500 000 $ et génère un chiffre d’affaires de 1 500 000 $, le coefficient de couverture des frais est de 0,33. Le suivi régulier de ce coefficient permet aux entreprises de voir dans quelle mesure elles gèrent bien leurs coûts par rapport à leurs revenus et d’ajuster les prix ou les structures de coûts si nécessaire.

Indicateurs de productivité

Ces indicateurs mesurent la production par rapport aux ressources investies. On peut citer comme exemples le revenu par employé, les unités produites par heure de machine et les ventes par mètre carré. Une productivité plus élevée laisse supposer une meilleure utilisation des ressources. Par exemple, le « chiffre d’affaires par employé » peut indiquer si une entreprise tire le meilleur parti de sa main-d’œuvre. Les entreprises peuvent également comparer ces indicateurs aux références du secteur pour voir où elles se situent par rapport à leurs concurrents.

Temps de cycle

Cet indicateur mesure le temps total nécessaire à la réalisation d’un processus du début à la fin, y compris les délais de production, de livraison et de service. Un temps de cycle plus court peut refléter une meilleure efficience du processus. La surveillance des temps de cycle peut aider à identifier les goulots d’étranglement et à améliorer les flux de processus.

Taux d’utilisation de la capacité

Cet indicateur correspond au pourcentage de la production potentielle qui est utilisée dans la production. Il est calculé en divisant la production réelle par la production potentielle maximale. Par exemple, si une usine peut produire 1 000 unités par jour, mais n’en produit que 800, le taux d’utilisation de la capacité est de 80 %. Un taux d’utilisation élevé indique que l’entreprise maximise son utilisation des ressources telles que les machines, la main-d’œuvre et les installations.

Réduction des déchets

Des niveaux de déchets plus faibles, qu’il s’agisse de déchets de matériaux, de pertes de temps ou de déchets dans les processus, signifient généralement que les ressources sont utilisées plus efficacement. Par exemple, dans un processus de fabrication, le suivi des déchets ou des produits défectueux peut révéler des domaines à améliorer. Les techniques de fabrication allégée telles que Six Sigma peuvent minimiser le gaspillage.

Rotation des stocks

Ce coefficient mesure la fréquence à laquelle les stocks sont vendus et remplacés au cours d’une période donnée. Il est calculé en divisant le coût des marchandises vendues par la valeur moyenne des stocks. Un taux de rotation des stocks élevé indique une gestion efficace des stocks et moins de capital immobilisé dans les invendus. Par exemple, si un détaillant a un taux de rotation des stocks de 12, cela signifie qu’il vend le stock et le remplace 12 fois par an.

Traitement efficient d’une commande

Le traitement efficient d’une commande mesure le pourcentage de produits qui sont fabriqués correctement la première fois sans aucun défaut ni besoin de retouche. Un taux de traitement efficient élevé signifie que le processus de production est à la fois efficient et efficace. Par exemple, un taux de traitement efficient de 95 % signifie que 95 unités sur 100 sont produites correctement et peuvent être vendues. L’amélioration du taux de traitement efficient réduit les coûts de retouche, de rebut et de retour, et conduit à une meilleure utilisation des ressources.

Comment améliorer l’efficience opérationnelle

L’efficience opérationnelle consiste à tirer le meilleur parti de vos ressources (par exemple, le temps, l’argent, le personnel) tout en continuant à fournir d’excellents produits ou services. Voici quelques bonnes pratiques pour améliorer l’efficience opérationnelle.

• Cartographiez vos processus : décrivez tous vos processus actuels pour voir comment le travail se déroule du début à la fin. Utilisez des cartes de processus ou des organigrammes pour trouver les domaines où des tâches ralentissent, se répètent inutilement ou n’apportent pas de valeur ajoutée. Recensez les domaines qui posent problème et déterminez les améliorations à apporter.

• Supprimez les déchets : trouvez les domaines où les ressources sont gaspillées. Il peut s’agir d’une surproduction, de longs temps d’attente, de stocks excédentaires, de tâches répétitives, d’erreurs ou d’une sous-utilisation du plein potentiel des employés. Appliquez des stratégies de gestion allégée ou des méthodes Six Sigma pour traiter systématiquement ces domaines de gaspillage.

• Automatisez les processus chaque fois que c’est possible : envisagez d’utiliser l’automatisation pour gérer les tâches répétitives ou chronophages telles que la saisie de données, le traitement des commandes et la comptabilisation des revenus. Cela permet de réduire les erreurs manuelles et de créer des processus plus rapides et plus fiables, tout en libérant votre équipe pour qu’elle puisse se concentrer sur des tâches plus importantes ou créatives.

• Investissez dans la formation et l’engagement des employés : organisez régulièrement des formations pour que votre équipe reste hautement qualifiée et motivée. Créez une culture où les employés se sentent habilités à partager des idées et des améliorations.

• Fixez-vous des objectifs de performance : créez des indicateurs clairs qui s’alignent sur vos objectifs d’efficacité. Ces mesures peuvent inclure le temps nécessaire à la réalisation d’un processus, la rapidité avec laquelle les stocks sont retournés ou le coût de production de chaque unité. Surveillez ces indicateurs clés de performance pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et pour prendre des décisions plus intelligentes et fondées sur des données.

• Gérez les stocks de manière stratégique : utilisez des méthodes telles que la production juste-à-temps (JAT) pour réduire les coûts et aligner les stocks sur la demande. Utilisez des outils de gestion des stocks en temps réel pour suivre les niveaux de stock et éviter d’avoir trop ou trop peu de stocks.

• Simplifiez la communication : Assurez-vous qu’il existe des moyens simples pour les équipes de partager de l’information et de collaborer. Des outils tels que les logiciels de gestion de projet permettent de faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et d’accélérer la prise de décision. Des vérifications régulières et des boucles de rétroaction permettent également à tout le monde d’être aligné et prêt à résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.