Die betriebliche Effizienz gibt an, wie gut ein Unternehmen kosteneffizient qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen bereitstellen kann. Auch wenn diese Definition mitunter subjektiv ist, erfordert die betriebliche Effizienz in der Regel, dass Unternehmen Prozesse verfeinern, Verschwendung reduzieren und das Ressourcenmanagement verbessern, um mit dem geringsten Aufwand das beste Ergebnis zu erzielen. Das kann die Vereinfachung von Arbeitsabläufen, die Automatisierung von Routineaufgaben und eine datengestützte Entscheidungsfindung umfassen, um Kosten zu minimieren und die Produktivität zu steigern.

Studien zeigen, dass betriebliche Effizienz in der Fertigung ein wichtiger Erfolgsfaktor ist. Dieser Befund lässt sich auf beliebige andere Geschäftsfelder übertragen. Ein Unternehmen, das effizient arbeitet, kann seine Kunden besser bedienen, ist im Wettbewerb erfolgreicher und kann Zeit, Ressourcen und Kapital besser einsetzen. Die Steigerung der betrieblichen Effizienz erhöht den Mehrwert des Unternehmens und verbessert zudem die Unternehmensleistung.

Hier wird erläutert, wie sich die betriebliche Effizienz auf Unternehmen auswirkt, wie Lean-Prinzipien helfen können und wie sie gemessen und verbessert werden kann.

Inhalt

• Bedeutung der betrieblichen Effizienz für Unternehmen
  
• Betriebliche Effizienz und Effektivität
  
• Effizienzsteigerung mit Lean-Prinzipien
  
• Messung der betrieblichen Effizienz
  
• Optimierung der betrieblichen Effizienz
  

Bedeutung der betrieblichen Effizienz für Unternehmen

Die betriebliche Effizienz wirkt sich auf Kosten, Produktivität und Wachstum aus. Hier einige Bereiche, in denen sie besonders wichtig ist:

• Kosten: Mit einfachen Prozessen und möglichst wenig Verschwendung können Unternehmen Kosten sparen. Dies steigert ihren Gewinn und setzt Mittel frei, die investiert oder in Form von Preissenkungen an die Kunden weitergegeben werden können.

• Produktivität: Ein effizientes Unternehmen ist schneller und benötigt weniger Ressourcen. So können sich die Teams auf wichtige Projekte und Aufgaben konzentrieren, anstatt sich mit Routineaufgaben aufzuhalten.

• Wettbewerb: Effiziente Unternehmen können bessere Preise, einen schnelleren Service und hochwertigere Produkte anbieten, was sie attraktiver macht und ihnen hilft, sich von der Konkurrenz abzuheben.

• Wachstum: Wenn die Abläufe reibungslos laufen, können Unternehmen einfacher expandieren und bei Bedarf leichter ihren Kurs ändern – etwa bei der Einführung neuer Produkte oder beim Eintritt in neue Märkte.

• Kundenerfahrung: Weniger Probleme und Verzögerungen bedeuten eine höhere Kundenzufriedenheit. Und die kann zu mehr Wiederholungskäufen führen und Ihren Ruf aufbessern.

Betriebliche Effizienz und Effektivität

Die Begriffe betriebliche Effizienz und betriebliche Effektivität werden oft synonym verwendet, beziehen sich jedoch auf unterschiedliche betriebliche Aspekte.

Betriebliche Effizienz bedeutet, die Dinge so kostengünstig wie möglich zu erledigen. Hier geht es also um darum, Verschwendung zu vermeiden, Kosten zu senken und Prozesse aufeinander abzustimmen, um mit dem geringstmöglichen Input den größtmöglichen Output zu erzielen. So kann ein Unternehmen seinen Herstellungsprozess verbessern, um mit weniger Ressourcen eine höhere Stückzahl pro Stunde zu produzieren. Bei der Effizienz geht es also um Geschwindigkeit, Kostenkontrolle und Ressourcenmaximierung.

Betriebliche Effektivität bedeutet dagegen, die besten Ergebnisse zu erzielen und alle Prozesse an den übergeordneten Zielen des Unternehmens auszurichten, wobei der Schwerpunkt auf Qualität, Wirkung und der Erfüllung von Kunden- oder Unternehmenszielen liegt. Zum Beispiel kann sich ein Unternehmen darauf konzentrieren, qualitativ hochwertige Produkte für bestimmte Kundenbedürfnisse zu liefern, auch wenn diese Produkte in der Herstellung mehr kosten.

Die Effizienz bezieht sich darauf, wie gut Dinge gemacht werden. Die Effektivität bezieht sich dagegen darauf, was getan wird und warum es für das Unternehmen wichtig ist. Unternehmen brauchen beides, um erfolgreich zu sein. Wer effizient, aber nicht effektiv ist, macht die falschen Dinge richtig. Und wer effektiv aber nicht effizient ist, riskiert zu hohe Kosten und Ressourcenverschwendung.

Effizienzsteigerung mit Lean-Prinzipien

Lean-Prinzipien sind Ansätze und Praktiken, die Ihrem Unternehmen helfen, mit geringerem Aufwand mehr zu erreichen. Ursprünglich für die Automobilindustrie entwickelt, verhindern sie Verschwendung, vereinfachen Prozesse, verbessern die Qualität und steigern die Produktivität. Sie helfen dabei, Nützliches zu priorisieren und alles andere zu beseitigen.

Und das sind die wichtigsten Lean-Prinzipien:

• Mehrwert: Bestimmen Sie, was den Kunden wichtig ist, und konzentrieren Sie sich darauf. Beseitigen Sie alles, was keinen Mehrwert bringt – wie unnötige Funktionen und umständliche Prozesse –, um Zeit und Geld zu sparen.

• Wertstromanalyse: Erstellen Sie eine schrittweise grafische Übersicht zur Herstellung Ihres Produkts bzw. Ihrer Dienstleistung. Identifizieren Sie sich wiederholende Schritte, Wartezeiten oder sinnlose Aufgaben und vereinfachen Sie den Prozess, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

• Abläufe: Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsabläufe ohne Unterbrechungen, Neustarts und Engpässe ablaufen, um Durchlaufzeiten, unverkaufte Bestände und Betriebskosten zu reduzieren.

• Pull-System: Verwenden Sie ein Pull-System, das sich an der Kundennachfrage und nicht an Prognosen orientiert. Stellen Sie nur das her, was benötigt wird – und zwar nur dann, wenn es benötigt wird. So vermeiden Sie Überproduktion und unverkaufte Bestände und sparen Lagerkosten.

• Laufende Optimierung: Verbessern Sie Ihre Abläufe kontinuierlich, indem Sie Verschwendung beseitigen und bessere Prozesse etablieren. Sorgen Sie dafür, dass sich das Unternehmen ständig weiterentwickelt, innovativ ist und sich verbessert.

Messung der betrieblichen Effizienz

Bei der Messung der betrieblichen Effizienz wird bewertet, wie gut ein Unternehmen seine Ressourcen nutzt, um Waren bzw. Dienstleistungen zu produzieren. So kann man sie messen:

Kosten-Einnahmen-Verhältnis

Diese Kennzahl gibt das Verhältnis zwischen Gesamtbetriebskosten (z. B. Arbeit, Material, Gemeinkosten) und erzielten Einnahmen an. Ein niedrigerer Quotient bedeutet, dass das Unternehmen je ausgegebenem Euro mehr verdient, was auf eine hohe Effizienz hindeutet. Wenn ein Unternehmen beispielsweise 500.000 EUR Kosten hat und 1.500.000 EUR Einnahmen erwirtschaftet, liegt das Kosten-Einnahmen-Verhältnis bei 0,33. Mit der regelmäßigen Kontrolle dieser Kennzahl können Unternehmen feststellen, wie gut sie die Kosten im Verhältnis zu ihren Einnahmen im Griff haben und können bei Bedarf Anpassungen an ihren Preisen und Kostenstrukturen vornehmen.

Produktivität

Kennzahlen zur Produktivität messen den Output im Verhältnis zum Input. Beispiele hierfür sind der Umsatz pro Mitarbeiter, die pro Maschinenstunde produzierte Stückzahl und der Umsatz pro Fläche. Eine höhere Produktivität deutet auf eine bessere Ressourcennutzung hin. Zum Beispiel kann der „Umsatz pro Mitarbeiter“ Aufschluss darüber geben, ob ein Unternehmen das Beste aus seiner Belegschaft herausholt. Unternehmen können diese Kennzahlen auch mit Branchen-Benchmarks vergleichen, um zu sehen, wo sie im Vergleich zur Konkurrenz stehen.

Durchlaufzeit

Diese Kennzahl misst die Dauer von Prozessen einschließlich Produktions-, Liefer- und Servicezeiten. Eine kürzere Durchlaufzeit kann auf eine höhere Prozesseffizienz hindeuten. Die Kontrolle der Durchlaufzeiten kann dabei helfen, Engpässe zu erkennen und Prozessabläufe zu verbessern.

Kapazitätsauslastung

Diese Kennzahl gibt den prozentualen Anteil am möglichen Output an, der in der Produktion tatsächlich erzielt wird. Sie wird berechnet, indem die tatsächliche Leistung durch die maximal mögliche Leistung dividiert wird. Wenn eine Fabrik beispielsweise 1.000 Einheiten pro Tag produzieren kann, aber nur 800 produziert, beträgt die Kapazitätsauslastung 80 %. Eine hohe Kapazitätsauslastung deutet darauf hin, dass das Unternehmen die Nutzung seiner Ressourcen (Maschinen, Arbeitskräfte und Einrichtungen) maximiert.

Verschwendung

Wenig Verschwendung – bei Material, Zeit und Prozessen – bedeutet in der Regel, dass die Ressourcen effektiv genutzt werden. In Fertigungsprozessen können Ausschuss und fehlerhafte Produkte beispielsweise Bereiche aufdecken, in denen Verbesserungen möglich sind. Verfahren des Lean Manufacturing wie Six Sigma können die Verschwendung verringern.

Lagerumschlag

Diese Kennzahl gibt an, wie oft Lagerbestände in einem bestimmten Zeitraum verkauft und aufgefüllt werden. Sie wird berechnet, indem die Kosten der verkauften Produkte durch den durchschnittlichen Inventarwert geteilt werden. Ein hoher Lagerumschlag deutet auf ein effizientes Bestandsmanagement und eine geringe Kapitalbindung in unverkauften Waren hin. Eine Lagerumschlagshäufigkeit von 12 bedeutet beispielsweise, dass der Lagerbestand zwölf Mal pro Jahr verkauft und ersetzt wird.

First Pass Yield (FPY)

Der FPY gibt den prozentualen Anteil der Produkte an, die gleich beim ersten Versuch korrekt und ohne Fehler oder Nacharbeiten hergestellt werden. Ein hoher FPY bedeutet, dass der Produktionsprozess sowohl effizient als auch effektiv ist. Ein FPY von 95 % bedeutet beispielsweise, dass 95 von 100 Einheiten korrekt produziert werden und verkauft werden können. Die Verbesserung des FPY reduziert die Kosten für Nacharbeit, Ausschuss und Retouren und führt zu einer besseren Ressourcennutzung.

Optimierung der betrieblichen Effizienz

Betriebliche Effizienz bedeutet, das Beste aus Ihren Ressourcen (Zeit, Geld, Personal...) herauszuholen und gleichzeitig erstklassige Produkte oder Dienstleistungen zu liefern. Hier einige Tipps zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz:

• Prozesse abbilden: Skizzieren Sie alle Ihre Prozesse, um sich einen lückenlosen Überblick zu verschaffen. Verwenden Sie Prozesslandkarten oder Flussdiagramme, um Bereiche zu finden, in denen sich die Dinge verlangsamen, unnötig wiederholen oder keinen Mehrwert schaffen. Identifizieren Sie Problembereiche und bestimmen Sie, wo Verbesserungen vorgenommen werden können.

• Verschwendung reduzieren: Finden Sie die Bereiche, in denen Ressourcen verschwendet werden. Dazu können Überproduktion, lange Wartezeiten, überschüssige Lagerbestände, Wiederholungen, Fehler und ungenutzte Personalkapazitäten gehören. Nutzen Sie Lean-Verfahren oder Six-Sigma-Methoden, um diese Bereiche systematisch anzugehen.

• Möglichst stark automatisieren: Erwägen Sie die Automatisierung repetitiver und zeitaufwändiger Aufgaben wie Dateneingabe, Bestellabwicklung und Umsatzrealisierung. Das kann Flüchtigkeitsfehler verhindern und schnellere, zuverlässigere Prozesse schaffen, während sich Ihr Team auf wichtigere oder kreativere Aufgaben konzentrieren kann.

• In Fortbildungen und Personalbindung und investieren: Führen Sie regelmäßige Schulungen durch, um die Kompetenz und das Engagement Ihrer Belegschaft auf einem hohen Niveau zu halten. Bauen Sie eine Firmenkultur auf, in der die Beschäftigten Ideen und Verbesserungsvorschläge austauschen.

• Leistungsziele aufstellen: Formulieren Sie klare Kennzahlen, die auf Ihre Effizienzziele abgestimmt sind. Dazu können Prozessdauer, Lagerumschlag und Stückkosten gehören. Kontrollieren Sie diese Kennzahlen regelmäßig, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht, und um fundierte Entscheidungen zu treffen.

• Lagerbestand strategisch steuern: Verwenden Sie Methoden wie die Just-in-time-Produktion, um Kosten zu senken und den Bestand an der Nachfrage auszurichten. Nutzen Sie in der Bestandsverwaltung Echtzeittools, um Lagerbestände zu verfolgen und zu vermeiden, dass zu viel oder zu wenig Bestand vorhanden ist.

• Kommunikation vereinfachen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Informationen ohne großen Aufwand austauschen und gut zusammenarbeiten kann. Tools wie eine Projektmanagement-Software können dazu beitragen, dass alle auf demselben Stand sind und schnellere Entscheidungen getroffen werden. Regelmäßige Rückfragen und Feedbackrunden sorgen außerdem dafür, dass alle immer auf dem Laufenden sind und Probleme angegangen werden, sobald sie auftreten.