Operationele efficiëntie meet hoe goed een onderneming producten of diensten van hoge kwaliteit kan leveren met behoud van kosteneffectieve praktijken. Hoewel de definitie subjectief kan zijn, vereist operationele efficiëntie doorgaans dat ondernemingen processen verfijnen, verspilling verminderen en het beheer van middelen verbeteren om de beste output met de minste input te bereiken. Denk hierbij aan het vereenvoudigen van workflows, het automatiseren van repetitieve taken en het gebruik van datagestuurde besluitvorming om de kosten te minimaliseren en de productiviteit te verhogen.

Studies tonen aan dat operationele efficiëntie een belangrijke bepalende factor voor succes is in de productsector. Maar dezelfde principes zijn van toepassing op elke onderneming. Een onderneming die efficiënt werkt, kan haar klanten beter van dienst zijn, met meer succes concurreren op de markt en haar tijd, middelen en kapitaal beter beheren. Het verbeteren van de operationele efficiëntie verhoogt de waarde die ondernemingen aan klanten leveren en verbetert de algehele bedrijfsprestaties.

Hieronder leggen we uit hoe operationele efficiëntie ondernemingen beïnvloedt, hoe lean-principes kunnen helpen en hoe dit aspect van de bedrijfsvoering kan worden gemeten en verbeterd.

Wat staat er in dit artikel?

• De impact van operationele efficiëntie op ondernemingen
  
• Operationele efficiëntie vs. effectiviteit
  
• Wat zijn lean-principes en hoe verbeteren ze de efficiëntie?
  
• De operationele efficiëntie meten
  
• De operationele efficiëntie verbeteren
  

De impact van operationele efficiëntie op ondernemingen

Operationele efficiëntie bepaalt de manier waarop ondernemingen kosten, productiviteit en groei beheren. Dit zijn de gebieden waarop ondernemingen de grootste impact zullen voelen:

• Kosten: Met eenvoudigere processen en minder afval kunnen ondernemingen minder uitgeven om dingen voor elkaar te krijgen. Dit verhoogt de winst en maakt geld vrij om te investeren in nieuwe kansen of om door te geven aan klanten als besparingen.

• Productiviteit: Een efficiënte onderneming kan het werk sneller en met minder middelen afmaken. Hierdoor kunnen teams zich concentreren op belangrijke projecten en taken, in plaats van vast te lopen in repetitieve taken.

• Concurrentie: Efficiënte ondernemingen kunnen klanten betere prijzen, snellere service en producten van hogere kwaliteit bieden, waardoor ze aantrekkelijker worden voor klanten en ze zich kunnen onderscheiden in een drukke markt.

• Schaal: Als de bedrijfsvoering soepel verloopt, kunnen ondernemingen uitbreiden en gemakkelijker van koers veranderen als dat nodig is, of dat nu bij de lancering van nieuwe producten is of bij het betreden van nieuwe markten.

• Klantervaring: Minder problemen en vertragingen betekent tevredener klanten. Dit kan leiden tot meer herhalingsaankopen en positieve mond-tot-mondreclame.

Operationele efficiëntie vs. effectiviteit

De termen 'operationele efficiëntie' en 'operationele effectiviteit' worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze verwijzen naar verschillende aspecten van hoe een onderneming werkt.

Operationele efficiëntie betekent dingen op de meest kosteneffectieve manier doen. Het richt zich op het minimaliseren van verspilling, het verlagen van de kosten en het verfijnen van processen om de meeste output uit de minste input te halen. Een onderneming kan bijvoorbeeld haar productieproces verbeteren om meer eenheden per uur te produceren met minder middelen. Efficiëntie gaat over snelheid, kostenbeheersing en het maximaliseren van middelen.

Operationele effectiviteit betekent het behalen van de beste resultaten en het afstemmen van alle processen op de algemene doelstellingen van de onderneming, waarbij de nadruk ligt op kwaliteit, impact en het behalen van klant- of bedrijfsdoelstellingen. Een onderneming kan zich bijvoorbeeld richten op het leveren van producten van hoge kwaliteit die voldoen aan specifieke behoeften van de klant, zelfs als deze producten meer kosten om te produceren.

Efficiëntie verwijst naar hoe goed dingen worden gedaan, terwijl effectiviteit verwijst naar wat er wordt gedaan en waarom het belangrijk is voor de onderneming. Een onderneming heeft beide nodig om te slagen: efficiënt zijn zonder effectiviteit kan betekenen dat je de verkeerde dingen goed doet, terwijl effectief zijn zonder efficiëntie kan leiden tot hoge kosten en verspilling van middelen.

Wat zijn lean-principes en hoe verbeteren ze de efficiëntie?

Lean-principes zijn een reeks ideeën en praktijken die je onderneming helpen meer gedaan te krijgen met minder. Deze principes zijn oorspronkelijk ontwikkeld voor de auto-industrie en elimineren verspilling om processen te vereenvoudigen, de kwaliteit te verbeteren en de productiviteit te verhogen. Ze helpen je prioriteit te geven aan wat waarde creëert en te elimineren wat dat niet doet.

Dit zijn de belangrijkste lean-principes:

• Waarde: Bepaal waar klanten waarde aan hechten en focus daarop. Verwijder zaken die geen waarde toevoegen, zoals onnodige functies en te ingewikkelde processen, om tijd en geld te besparen.

• Waardestroom in kaart brengen: Maak een visuele kaart van elke stap die betrokken is bij het leveren van je product of dienst. Identificeer repetitieve stappen, wachttijden of zinloze taken en vereenvoudig het proces om alles soepel te laten verlopen.

• Stroom: Zorg ervoor dat het werk stroomt zonder stoppen, weer starten of knelpunten, zodat je doorlooptijden, onverkochte voorraad en bedrijfskosten kunt verminderen.

• Pull-systeem: Gebruik een pull-systeem dat wordt aangestuurd door de vraag van de klant in plaats van door prognoses. Creëer alleen wat nodig is wanneer het nodig is om overproductie en onverkochte voorraad te verminderen en de opslagkosten laag te houden.

• Perfectie: Blijf streven naar perfectie en verbeter je activiteiten door verspilling te verwijderen en betere processen te vinden. Zorg ervoor dat de onderneming zich voortdurend ontwikkelt, innoveert en verbetert.

De operationele efficiëntie meten

Het meten van operationele efficiëntie betekent evalueren hoe goed een onderneming haar middelen gebruikt om goederen of diensten te produceren. Hier zijn enkele manieren om het te meten.

Kosten-inkomstenverhouding

Deze statistiek vergelijkt de totale bedrijfskosten (bijv. arbeid, materialen, overhead) met de gegenereerde inkomsten. Een lagere verhouding betekent dat een onderneming meer inkomsten genereert per uitgegeven euro, wat wijst op een hogere efficiëntie. Als een onderneming bijvoorbeeld € 500,000 aan kosten heeft en € 1.500.000 aan inkomsten genereert, is de cost-to-revenue-ratio 0,33. Door deze verhouding regelmatig bij te houden, kunnen ondernemingen zien hoe goed ze de kosten beheren in verhouding tot hun inkomsten en indien nodig aanpassingen doen aan prijs- of kostenstructuren.

Productiviteitsstatistieken

Deze statistieken meten de output ten opzichte van de input. Voorbeelden hiervan zijn de omzet per werknemer, de geproduceerde eenheden per machine-uur en de omzet per vierkante meter. Een hogere productiviteit duidt op een beter gebruik van hulpbronnen. 'Verkoop per werknemer' kan bijvoorbeeld aangeven of een onderneming het meeste uit haar personeelsbestand haalt. Ondernemingen kunnen deze statistieken ook vergelijken met branchebenchmarks om te zien waar ze staan ten opzichte van concurrenten.

Cyclustijd

Deze statistiek meet de totale tijd die nodig is om een proces van begin tot eind te voltooien, inclusief productie-, leverings- en servicetijden. Een kortere cyclustijd kan een weerspiegeling zijn van een betere procesefficiëntie. Het bewaken van cyclustijden kan helpen bij het identificeren van knelpunten en het verbeteren van processtromen.

Bezettingsgraad

Deze statistiek is het percentage van de potentiële output dat wordt gebruikt in de productie. Deze wordt berekend door de werkelijke output te delen door de maximale potentiële output. Als een fabriek bijvoorbeeld 1000 eenheden per dag kan produceren, maar er slechts 800 produceert, is de bezettingsgraad 80%. Een hoge bezettingsgraad geeft aan dat de onderneming het gebruik van hulpbronnen zoals machines, arbeid en faciliteiten maximaliseert.

Afvalvermindering

Lagere afvalniveaus (of het nu gaat om materiaalverspilling, verspilde tijd of verspilling in processen) betekenen doorgaans dat hulpbronnen effectiever worden gebruikt. In een productieproces kan het opsporen van schroot of defecte producten bijvoorbeeld verbeterpunten aan het licht brengen. Lean manufacturing-technieken zoals Six Sigma kunnen verspilling tot een minimum beperken.

Voorraaddoorloop

Dit cijfer meet hoe vaak voorraad in een bepaalde periode wordt verkocht en vervangen. Dit wordt berekend door de kosten van verkochte goederen (COGS) te delen door de gemiddelde voorraadwaarde. Een hoge omloopsnelheid van de voorraad duidt op efficiënt voorraadbeheer en minder kapitaal dat vastzit in onverkochte goederen. Als een detailhandelaar bijvoorbeeld een omloopsnelheid van 12 heeft, betekent dit dat de detailhandelaar de voorraad verkoopt en deze 12 keer per jaar vervangt.

First pass yield (FPY)

FPY meet het percentage producten dat de eerste keer correct is vervaardigd zonder defecten of nabewerking. Een hoge FPY betekent dat het productieproces zowel efficiënt als effectief is. Een FPY van 95% betekent bijvoorbeeld dat 95 van de 100 eenheden correct worden geproduceerd en kunnen worden verkocht. Het verbeteren van FPY verlaagt de kosten van nabewerking, schroot en retourzendingen, en leidt tot een beter gebruik van hulpbronnen.

De operationele efficiëntie verbeteren

Operationele efficiëntie betekent dat je het meeste uit je middelen haalt (bijv. tijd, geld, mensen) en toch geweldige producten of diensten levert. Hier zijn enkele aanbevolen werkwijzen om de operationele efficiëntie te verbeteren:

• Breng je processen in kaart: Maak een overzicht van al je huidige processen om te zien hoe het werk van begin tot eind verloopt. Gebruik proceskaarten of stroomdiagrammen om gebieden te vinden waar dingen vertragen, zich onnodig herhalen of geen waarde toevoegen. Identificeer probleemgebieden en bepaal waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.

• Verwijder het afval: Zoek de gebieden waar hulpbronnen worden verspild. Dit kan gaan om overproductie, lange wachttijden, overtollige voorraad, repetitieve taken, fouten of onderbenutting van het volledige potentieel van werknemers. Pas lean-tactieken of Six Sigma-methoden toe om deze verspillingsgebieden systematisch aan te pakken.

• Automatiseer waar je kunt: Overweeg automatisering te gebruiken om repetitieve of tijdrovende taken uit te voeren, zoals het invoeren van gegevens, het verwerken van bestellingen en het verantwoorden van omzet. Dit kan handmatige fouten verminderen en snellere, betrouwbaardere processen creëren, terwijl je team zich kan concentreren op belangrijker of creatiever werk.

• Investeer in de training en betrokkenheid van medewerkers: Geef regelmatig trainingen om je team zeer bekwaam en betrokken te houden. Bouw een cultuur waarin werknemers zich gesterkt voelen om ideeën en verbeteringen te delen.

• Stel prestatiedoelen: Creëer duidelijke statistieken die aansluiten bij je efficiëntiedoelstellingen. Deze statistieken kunnen zijn hoelang het duurt om een proces te voltooien, hoe snel de voorraad wordt vervangen of hoeveel het kost om elke eenheid te produceren. Bekijk deze key performance indicators (KPI's) om te zien wat werkt en wat niet en om slimmere, datagestuurde beslissingen te nemen.

• Beheer de voorraad op strategische wijze: Gebruik methoden zoals just-in-time (JIT)-voorraad om de kosten te verlagen en de voorraad af te stemmen op de vraag. Gebruik tools voor voorraadbeheer in real time om voorraadniveaus bij te houden en te voorkomen dat je te veel of te weinig voorraad hebt.

• Vereenvoudig de communicatie: Zorg ervoor dat er eenvoudige manieren zijn voor teams om informatie te delen en samen te werken. Tools zoals projectmanagementsoftware kunnen helpen om iedereen op één lijn te houden en de besluitvorming te versnellen. Regelmatige check-ins en feedbackloops houden ook iedereen op één lijn en klaar om problemen aan te pakken wanneer ze zich voordoen.