La eficiencia operativa mide las prestaciones de una empresa a la hora de ofrecer productos o servicios de alta calidad mientras mantiene prácticas rentables. Si bien su definición puede ser subjetiva, la eficiencia operativa generalmente requiere que las empresas ajusten los procesos, reduzcan los residuos y mejoren la gestión de recursos para lograr el mejor resultado con la menor cantidad de insumos. Esto puede implicar la simplificación de los flujos de trabajo, la automatización de tareas repetitivas y la toma de decisiones basada en datos para minimizar los costes y aumentar la productividad.

Los estudios demuestran que la eficiencia operativa es un importante factor de éxito en la industria manufacturera, y los mismos principios se aplican a cualquier negocio. Una empresa que opera de manera eficiente puede servir mejor a sus clientes, competir con más éxito en su mercado y administrar mejor su tiempo, sus recursos y su capital. Mejorar la eficiencia operativa aumenta el valor que las empresas ofrecen a los clientes y mejora el rendimiento general del negocio.

A continuación, explicaremos cómo afecta la eficiencia operativa a las empresas, cómo pueden ayudar los principios «lean» y cómo medir y mejorar este aspecto de las operaciones.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo afecta la eficiencia operativa a las empresas
  
• Eficiencia operativa vs. eficacia
  
• ¿Qué son los principios «lean» y cómo mejoran la eficiencia?
  
• Cómo medir la eficiencia operativa
  
• Cómo mejorar la eficiencia operativa
  

Cómo afecta la eficiencia operativa a las empresas

La eficiencia operativa modela la forma en que las empresas gestionan los costes, la productividad y el crecimiento. Estas son las áreas en las que las empresas sentirán el mayor impacto:

• Costes: Con procesos más simples y menos residuos, las empresas pueden gastar menos para hacer las cosas. Esto aumenta las ganancias y libera fondos para invertir en nuevas oportunidades o trasladar a los clientes como ahorros.

• Productividad: Una empresa eficiente puede terminar el trabajo más rápido y con menos recursos. Esto permite que los equipos se centren en proyectos y tareas importantes, en lugar de empantanarse con tareas repetitivas.

• Competencia: Las empresas eficientes pueden ofrecer a los clientes mejores precios, un servicio más rápido y productos de mayor calidad, lo que las hace más atractivas para los clientes y las ayuda a destacarse en un mercado saturado.

• Escala: Cuando las operaciones transcurren sin problemas, las empresas pueden expandirse y cambiar de rumbo con mayor facilidad cuando sea necesario, ya sea durante el lanzamiento de nuevos productos o la entrada en nuevos mercados.

• Experiencia del cliente: Tener menos problemas y retrasos equivale a clientes más felices. Esto puede dar lugar a más negocios repetidos y a un boca a boca positivo.

Eficiencia operativa frente a eficacia

Los términos eficiencia operativa y eficacia operativa a menudo se usan indistintamente, pero se refieren a diferentes aspectos de cómo opera una empresa.

La eficiencia operativa significa hacer las cosas de la manera más rentable posible. Se centra en minimizar el desperdicio, reducir los costes y ajustar los procesos para obtener el máximo rendimiento con la menor cantidad de insumos. Por ejemplo, una empresa podría mejorar su proceso de fabricación para producir más unidades por hora con menos recursos. La eficiencia tiene que ver con la velocidad, el control de costes y la maximización de recursos.

La eficacia operativa significa lograr los mejores resultados y alinear todos los procesos con los objetivos generales de la empresa, haciendo hincapié en la calidad, el impacto y el cumplimiento de los objetivos de los clientes o del negocio. Por ejemplo, una empresa puede centrarse en ofrecer productos de alta calidad que satisfagan las necesidades específicas de los clientes, aunque estos productos cuesten más de producir.

La eficiencia se refiere a lo bien que se hacen las cosas, mientras que la eficacia se refiere a lo que se está haciendo y por qué es importante para el negocio. Una empresa necesita ambas cosas para tener éxito: ser eficiente sin eficacia podría significar hacer bien las cosas equivocadas, mientras que ser eficaz sin eficiencia podría suponer un alto coste y un desperdicio de recursos.

¿Qué son los principios «lean» y cómo mejoran la eficiencia?

Los principios Lean son un conjunto de ideas y prácticas que ayudan a su empresa a hacer más con menos. Originalmente desarrollados para la industria automotriz, estos principios eliminan el desperdicio con el objetivo de simplificar los procesos, mejorar la calidad y aumentar la productividad. Te ayudan a priorizar lo que crea valor y a eliminar lo que no.

Estos son los principios básicos de los procesos Lean:

• Valor: Determina lo que los clientes valoran y concéntrate en eso. Elimina las cosas que no aportan valor, como las funciones innecesarias y los procesos demasiado complicados, para ahorrar tiempo y dinero.

• Mapeo del flujo de valor: Crea un mapa visual de cada paso que interviene en la entrega de tu producto o servicio. Identifica los pasos repetitivos, los tiempos de espera o las tareas sin sentido, y simplifica el proceso para que las cosas fluyan sin problemas.

• Flujo: Asegúrate de que el trabajo fluya sin paradas, arranques ni cuellos de botella para que puedas reducir los plazos de entrega, el inventario no vendido y los costes operativos.

• Sistema de tracción: Utiliza un sistema «pull» que se base en la demanda de los clientes en lugar de hacerlo en las previsiones. Crea lo que se necesita solo cuando se necesita para reducir la sobreproducción y el inventario no vendido y reducir los costes de almacenamiento.

• Perfección: No dejes de perfeccionar y mejorar tus operaciones: elimina el desperdicio y detecta mejores procesos. Crea las condiciones para que la empresa se desarrolle, innove y mejore todo el tiempo.

Cómo medir la eficiencia operativa

Medir la eficiencia operativa significa evaluar las prestaciones de una empresa a la hora de utilizar sus recursos para producir bienes o servicios. Aquí hay algunas formas de medirlo.

Relación coste-ingresos

Esta métrica compara los costes operativos totales (p. ej., mano de obra, materiales, gastos generales) con los ingresos generados. Una ratio más baja significa que una empresa está generando más ingresos por cada euro gastado, lo que indica una mayor eficiencia. Por ejemplo, si una empresa tiene 500.000 $ en costes y genera 1.500.000 $ en ingresos, la relación coste-ingresos es de 0,33. El seguimiento regular de esta ratio ayuda a las empresas a ver lo bien que gestionan los costes en relación con sus ingresos y a realizar ajustes en las estructuras de precios o costes según sea necesario.

Métricas de productividad

Estas métricas miden la producción en relación con los insumos. Algunos ejemplos son los ingresos por empleado, las unidades producidas por hora de máquina y las ventas por metro cuadrado. Una mayor productividad indica un mejor uso de los recursos. Por ejemplo, las «"ventas por empleado» pueden poner de manifiesto si una empresa está sacando el máximo provecho de su fuerza laboral. Las empresas también pueden comparar estas métricas con los puntos de referencia de la industria para ver cuál es su posición con respecto a la competencia.

Tiempo de ciclo

Esta métrica mide el tiempo total que se tarda en completar un proceso de principio a fin, incluidos los tiempos de producción, entrega y servicio. Un tiempo de ciclo más corto podría reflejar una mejor eficiencia del proceso. La monitorización de los tiempos de ciclo puede ayudar a identificar cuellos de botella y mejorar los flujos de proceso.

Tasa de uso de capacidad

Esta métrica es el porcentaje de producción potencial que se utiliza en la producción. Se calcula dividiendo la producción real por la producción potencial máxima. Por ejemplo, si una fábrica es capaz de producir 1000 unidades al día, pero solamente produce 800, la tasa de uso de la capacidad es del 80 %. Una alta tasa de uso indica que la empresa está maximizando el uso de recursos como maquinaria, mano de obra e instalaciones.

Reducción de residuos

Cuando hay niveles muy bajos de residuos, ya sea residuos de materiales, tiempo perdido o desperdicio en procesos, generalmente significa que los recursos se están utilizando de manera más efectiva. Por ejemplo, en un proceso de fabricación, el seguimiento de chatarra o productos defectuosos puede revelar áreas de mejora. Las técnicas de manufactura ajustada como Six Sigma pueden minimizar el desperdicio.

Rotación de inventario

Esta relación mide la frecuencia con la que se vende y reemplaza el inventario durante un período determinado. Se calcula dividiendo el coste de los bienes vendidos (COGS) por el valor promedio del inventario. Una alta tasa de rotación de inventario indica una gestión de inventario eficiente y menos capital inmovilizado en bienes no vendidos. Por ejemplo, si un minorista tiene una tasa de rotación de inventario de 12, eso significa que el minorista vende el inventario y lo reemplaza 12 veces al año.

Rendimiento de la primera pasada (FPY)

El indicador FPY mide el porcentaje de productos que se fabrican correctamente la primera vez sin ningún defecto o necesidad de reelaboración. Un FPY alto significa que el proceso de producción es eficiente y eficaz. Por ejemplo, un FPY del 95% significa que 95 de cada 100 unidades se producen correctamente y se pueden vender. La mejora de FPY reduce los costes de reelaboración, desechos y devoluciones, y genera un mejor uso de los recursos.

Cómo mejorar la eficiencia operativa

La eficiencia operativa significa sacar el máximo provecho de sus recursos (por ejemplo, tiempo, dinero, personas) sin dejar de ofrecer excelentes productos o servicios. Estas son algunas de las mejores prácticas para mejorar la eficiencia operativa:

• Planifica tus procesos: Describe todos tus procesos actuales para ver cómo fluye el trabajo de principio a fin. Utiliza mapas de procesos o diagramas de flujo para encontrar áreas en las que las cosas se ralentizan, se repiten innecesariamente o no añaden valor. Identifica las áreas problemáticas y determina dónde aplicar mejoras.

• Elimina el desperdicio: Detecta las áreas donde se están desperdiciando recursos. Estos pueden incluir sobreproducción, largos tiempos de espera, exceso de inventario, tareas repetitivas, errores o subutilización de todo el potencial de los empleados. Aplica tácticas lean o métodos Six Sigma para abordar sistemáticamente estas áreas de desperdicio.

• Automatiza donde puedas: Considera la posibilidad de usar la automatización para encargarte de tareas repetitivas o que consumen mucho tiempo, como la introducción de datos, el procesamiento de pedidos y el reconocimiento de ingresos. Esto puede reducir los errores manuales y crear procesos más rápidos y fiables, al tiempo que libera a tu equipo para que se centre en un trabajo más importante o creativo.

• Invierte en la formación y el compromiso de los empleados: Realiza sesiones formativas periódicas para mantener a su equipo altamente capacitado y comprometido. Construye una cultura en la que los empleados se sientan capacitados para compartir ideas y mejoras.

• Establece objetivos de rendimiento: Crea métricas claras que se alineen con tus objetivos de eficiencia. Estas métricas pueden incluir el tiempo que se tarda en completar un proceso, la rapidez con la que se rota el inventario o el coste de producir cada unidad. Observe estos indicadores clave de rendimiento (KPI) para ver qué funciona y qué no, y para tomar decisiones más inteligentes y basadas en datos.

• Gestiona el inventario estratégicamente: Utiliza métodos como el inventario justo a tiempo (JIT) para reducir los costes y alinear las existencias con la demanda. Utiliza herramientas de gestión de inventario en tiempo real para realizar un seguimiento de los niveles de existencias y evitar tener demasiado o muy poco inventario.

• Simplifica la comunicación: Asegúrate de contar con métodos sencillos para que los equipos compartan información y colaboren. Herramientas como el software de gestión de proyectos pueden ayudar a mantener a todos en sintonía y acelerar la toma de decisiones. Las revisiones periódicas y los ciclos de retroalimentación también mantienen a todos alineados y listos para abordar los problemas a medida que surgen.