ประสิทธิภาพในการดําเนินงานวัดว่าบริษัทสามารถส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการคุณภาพสูงได้ดีเพียงใด ในขณะที่ยังคงรักษาแนวทางปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพด้านต้นทุน แม้ว่าคำจำกัดความนี้อาจจะขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคล แต่โดยทั่วไปประสิทธิภาพในการดําเนินงานจะกำหนดให้ธุรกิจปรับปรุงกระบวนการ ลดการสิ้นเปลือง และปรับปรุงการจัดการทรัพยากรเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดด้วยปัจจัยนำเข้าน้อยที่สุด ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการลดความซับซ้อนของขั้นตอนการทํางาน การเปลี่ยนงานที่ซ้ําซ้อนให้เป็นระบบอัตโนมัติ และทำการตัดสินใจโดยอิงจากข้อมูลเพื่อลดต้นทุนและเพิ่มผลผลิต

งานวิจัยแสดงให้เห็นว่าประสิทธิภาพในการดําเนินงานเป็นตัวกําหนดความสําเร็จที่สําคัญในอุตสาหกรรมการผลิต และหลักการเดียวกันนี้ก็มีผลกับธุรกิจต่างๆ ด้วย บริษัทที่ดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพจะสามารถให้บริการลูกค้าได้ดีขึ้น แข่งขันในตลาดได้สำเร็จมากขึ้น รวมทั้งจัดการเวลา ทรัพยากร และทุนได้ดีขึ้น การปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินงานจะช่วยเพิ่มคุณค่าที่ธุรกิจมอบให้แก่ลูกค้าและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจโดยรวม

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าประสิทธิภาพในการดำเนินงานส่งผลต่อธุรกิจอย่างไร หลักการแบบลีนสามารถช่วยได้อย่างไร รวมทั้งจะวัดและปรับปรุงการปฏิบัติงานด้านนี้ได้อย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ประสิทธิภาพในการดำเนินงานมีผลต่อธุรกิจอย่างไร
  
• ประสิทธิภาพเทียบกับประสิทธิผลในการดำเนินงาน
  
• หลักการแบบลีนคืออะไรและจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างไร
  
• วิธีการวัดประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
  
• วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
  

ประสิทธิภาพในการดำเนินงานมีผลต่อธุรกิจอย่างไร

ประสิทธิภาพในการดําเนินงานจะกำหนดรูปแบบการจัดการต้นทุน ผลผลิต และการเติบโตของธุรกิจ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ธุรกิจจะสัมผัสได้ถึงผลกระทบที่สำคัญที่สุด

• ต้นทุน: ด้วยกระบวนการที่ง่ายขึ้นและการสิ้นเปลืองที่น้อยลง ธุรกิจต่างๆ จะสามารถลดต้นทุนในการทำสิ่งต่างๆ วิธีนี้จะช่วยเพิ่มผลกำไรและมีเงินทุนไว้ลงทุนในโอกาสใหม่ๆ หรือส่งต่อให้กับลูกค้าในรูปแบบส่วนลด

• ประสิทธิภาพการทำงาน: บริษัทที่มีประสิทธิภาพสามารถทํางานให้เสร็จได้เร็วขึ้นโดยใช้ทรัพยากรน้อยลง วิธีนี้ช่วยให้ทีมมีเวลาไปมุ่งเน้นที่โครงการและงานที่สําคัญแทนที่จะต้องเสียเวลาไปกับการทำงานซ้ำๆ

• การแข่งขัน: ธุรกิจที่มีประสิทธิภาพสามารถเสนอราคาที่ดีกว่า บริการที่รวดเร็วกว่า และสินค้าคุณภาพสูงกว่าให้กับลูกค้า ซึ่งจะทำให้ธุรกิจดึงดูดลูกค้ามากขึ้น และช่วยให้โดดเด่นในตลาดที่มีการแข่งขันสูง

• ขนาด: เมื่อการดําเนินงานดําเนินไปอย่างราบรื่น ธุรกิจจะสามารถขยายกิจการและเปลี่ยนแนวทางได้ง่ายขึ้นเมื่อจําเป็น ไม่ว่าจะเป็นช่วงเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่หรือการเข้าสู่ตลาดใหม่ๆ

• ประสบการณ์ของลูกค้า: ปัญหาและความล่าช้าที่น้อยลงหมายถึงลูกค้ามีความสุขมากขึ้น ปัจจัยนี้สามารถนำไปสู่การกลับมาใช้บริการซ้ำและการบอกต่อแบบปากต่อปากในเชิงบวกมากขึ้น

ประสิทธิภาพเทียบกับประสิทธิผลในการดำเนินงาน

ประสิทธิภาพเทียบกับประสิทธิผลในการดำเนินงานมักเป็นคำที่ใช้แทนกันได้ แต่อ้างอิงถึงแง่มุมที่แตกต่างกัน ในการดำเนินงานของธุรกิจ

ประสิทธิภาพการปฏิบัติงานหมายถึงการดําเนินการในแนวทางที่คุ้มค่าที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยจะมุ่งเน้นการลดความสิ้นเปลือง ลดต้นทุน และปรับปรุงกระบวนการให้ได้ผลลัพธ์สูงสุดจากปัจจัยการผลิตน้อยที่สุด ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจปรับปรุงกระบวนการผลิตให้มีหน่วยการผลิตต่อชั่วโมงมากขึ้น โดยใช้ทรัพยากรน้อยลง ประสิทธิภาพจะเกี่ยวข้องกับความเร็ว การควบคุมต้นทุน และการใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ประสิทธิผลในการดำเนินงานหมายถึงการบรรลุผลลัพธ์ที่ดีที่สุดและการจัดกระบวนการทั้งหมดให้สอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวมของบริษัท โดยเน้นที่คุณภาพ ผลลัพธ์ และการบรรลุวัตถุประสงค์ของลูกค้าหรือธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอาจมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบผลิตภัณฑ์คุณภาพสูงที่ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าโดยเฉพาะ แม้ว่าผลิตภัณฑ์เหล่านี้จะมีต้นทุนการผลิตมากขึ้นก็ตาม

ประสิทธิภาพหมายถึงวิธีการทําสิ่งต่างๆ ให้ดี ในขณะที่ประสิทธิผลหมายถึงสิ่งที่กําลังทําและเหตุผลที่สั่งนั้นมีความสําคัญต่อธุรกิจ บริษัทต้องการทั้งสองอย่างเพื่อประสบความสําเร็จ เนื่องจากการมีประสิทธิภาพโดยไม่มีประสิทธิผลอาจหมายถึงการทําสิ่งผิดๆ ได้อย่างดี ในขณะที่การมีประสิทธิผลโดยไม่มีประสิทธิภาพอาจนําไปสู่ค่าใช้จ่ายสูงและสิ้นเปลืองทรัพยากร

หลักการแบบลีนคืออะไรและจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างไร

หลักการแบบลีน คือชุดความคิดและแนวทางปฏิบัติที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณทําสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้ทรัพยากรน้อยลง เดิมทีหลักการเหล่านี้พัฒนาขึ้นสําหรับอุตสาหกรรมยานยนต์ โดยจะช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการ ปรับปรุงคุณภาพ และเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต หลักการนี้จะช่วยคุณจัดลําดับความสําคัญของสิ่งที่สร้างคุณค่าและตัดสิ่งที่ไม่สร้างออกไป

ต่อไปนี้คือหลักการแบบลีร

• คุณค่า: หาว่าลูกค้าให้ความสําคัญกับอะไรและมุ่งเน้นไปที่สิ่งนั้น ตัดสิ่งที่ไม่มีคุณค่า เช่น ฟีเจอร์ที่ไม่จําเป็น และกระบวนการที่ซับซ้อนเกินไป เพื่อช่วยประหยัดทั้งเงินและเวลา

• การจัดทำแผนผังสายธารแห่งคุณค่า: สร้างแผนผังที่แสดงภาพทุกขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ ระบุขั้นตอนที่ซ้ําซ้อน เวลาในการรอ หรืองานที่ไร้จุดหมาย และปรับให้กระบวนการง่ายขึ้นเพื่อให้ทุกอย่างดําเนินไปอย่างราบรื่น

• ขั้นตอน: ตรวจสอบว่าการทำงานดำเนินไปโดยไม่มีการหยุด เริ่มต้น หรือการติดขัด เพื่อให้คุณสามารถลดระยะเวลาดำเนินการ สินค้าคงคลังที่ขายไม่ได้ และต้นทุนการดำเนินงาน

• ระบบดึง: ใช้ระบบดึงที่ขับเคลื่อนโดยอุปสงค์ของลูกค้ามากกว่าการคาดการณ์ สร้างสิ่งที่จำเป็นเฉพาะเมื่อจำเป็นเพื่อลดการผลิตส่วนเกินและสินค้าคงคลังที่ขายไม่ได้ รวมทั้งรักษาต้นทุนการจัดเก็บให้อยู่ในระดับต่ำ

• ความสมบูรณ์แบบ: ผลักดันให้เกิดความสมบูรณ์แบบและปรับปรุงการดําเนินงานของคุณด้วยการขจัดความสิ้นเปลืองและค้นหากระบวนการที่ดีขึ้น พัฒนาบริษัท สร้างนวัตกรรม และปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา

วิธีการวัดประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

ประสิทธิภาพในการดำเนินงานหมายถึงการประเมินว่าธุรกิจใช้ทรัพยากรของบริษัทเพื่อผลิตสินค้าหรือบริการได้ดีเพียงใด ต่อไปนี้คือวิธีการวัดผล

อัตราส่วนต้นทุนต่อรายรับ

เมตริกนี้เปรียบเทียบต้นทุนการดําเนินงานทั้งหมด (เช่น แรงงาน วัสดุ ค่าใช้จ่าย) กับรายรับที่สร้างได้ อัตราส่วนที่ต่ำลงหมายความว่าบริษัทมีรายได้ต่อดอลลาร์ที่ใช้จ่ายมากขึ้น ซึ่งบ่งบอกถึงประสิทธิภาพที่สูงขึ้น ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจมีต้นทุน $500,000 และสร้างรายรับ $1,500,000 อัตราส่วนต้นทุนต่อรายรับคือ 0.33 การติดตามอัตราส่วนนี้อย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ธุรกิจเห็นว่าตนบริหารจัดการต้นทุนเมื่อเทียบกับรายได้ได้ดีเพียงใด และสามารถปรับราคาหรือโครงสร้างต้นทุนตามต้องการได้

เมตริกด้านประสิทธิภาพการทํางาน

ตัวชี้วัดเหล่านี้วัดผลลัพธ์เทียบกับอินพุต ตัวอย่างเช่น รายรับต่อพนักงาน หน่วยที่ผลิตต่อชั่วโมงการทำงานของเครื่องจักร และยอดขายต่อตารางฟุต ผลผลิตที่สูงขึ้นบ่งชี้ว่ามีการใช้ทรัพยากรที่ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น "ยอดขายต่อพนักงาน" สามารถระบุว่าบริษัทจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากกําลังแรงงานหรือไม่ นอกจากนี้ ธุรกิจต่างๆ ยังเปรียบเทียบเมตริกเหล่านี้กับเกณฑ์มาตรฐานของอุตสาหกรรมเพื่อดูว่าตนเป็นอย่างไรเมื่อเทียบกับคู่แข่ง

เวลาของวงจร

เมตริกนี้จะวัดเวลาทั้งหมดที่ใช้ในการดำเนินกระบวนการจนเสร็จสิ้นตั้งแต่ต้นจนจบ รวมถึงเวลาในการผลิต การส่งมอบ และการให้บริการ เวลาของวงจรที่สั้นลงอาจสะท้อนถึงประสิทธิภาพของกระบวนการที่ดีขึ้น การตรวจสอบเวลาของวงจรสามารถช่วยระบุปัญหาติดขัดและปรับปรุงกระบวนการทำงานได้

อัตราการใช้กําลังการผลิต

เมตริกนี้เป็นเปอร์เซ็นต์ของผลผลิตที่เป็นไปได้ ซึ่งจะใช้ในการผลิต ซึ่งจะคำนวณโดยการหารผลลัพธ์จริงด้วยผลลัพธ์ตามศักยภาพสูงสุด ตัวอย่างเช่น ถ้าโรงงานสามารถผลิตสินค้า 1,000 หน่วยต่อวัน แต่ผลิตได้เพียง 800 หน่วย อัตราการใช้งานกําลังการผลิตคือ 80% อัตราการใช้กําลังการผลิตที่สูงบ่งชี้ว่า บริษัทกําลังใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น เครื่องจักร แรงงาน และสิ่งอํานวยความสะดวก

การลดความสิ้นเปลือง

ระดับความสิ้นเปลืองที่ลดลง ไม่ว่าจะเป็นความสิ้นเปลืองวัสดุ เวลาที่เสียไป หรือความสิ้นเปลืองในกระบวนการ โดยทั่วไปจะหมายถึงการที่ทรัพยากรถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ในกระบวนการผลิต การติดตามความสิ้นเปลืองหรือผลิตภัณฑ์ที่มีตําหนิ จะบ่งชี้ถึงส่วนที่ควรปรับปรุงได้ เทคนิคการผลิตแบบลีร เช่น Six Sigma สามารถลดความสิ้นเปลืองให้เหลือน้อยที่สุด

การหมุนเวียนของสินค้าคงคลัง

อัตราส่วนนี้วัดความถี่ในการขายและแทนที่สินค้าคงคลังในรอบระยะเวลาหนึ่งๆ ซึ่งคํานวณโดยการหารต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS) ด้วยมูลค่าสินค้าคงคลังโดยเฉลี่ย อัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลังที่สูงบ่งชี้ถึงการบริหารจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพ และมีเงินทุนซึ่งผูกติดกับสินค้าที่ขายไม่ออกน้อยลง ตัวอย่างเช่น หากผู้ค้าปลีกมีอัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงคลังเป็น 12 ก็หมายความว่าผู้ค้าปลีกจะขายและแทนที่สินค้าคงคลังปีละ 12 ครั้ง

ผลผลิตรอบแรก (FPY)

FPY จะวัดเปอร์เซ็นต์ของผลิตภัณฑ์ที่ผลิตอย่างถูกต้องเป็นครั้งแรก โดยไม่มีตําหนิหรือจําเป็นต้องแก้ไข FPY ในระดับสูงบ่งชี้ว่ากระบวนการผลิตมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ตัวอย่างเช่น FPY ที่ 95% หมายความว่า 95 จากทุก 100 หน่วยได้รับการผลิตอย่างถูกต้องและสามารถขายได้ การปรับปรุง FPY จะช่วยลดต้นทุนการแก้ไข ทิ้ง และส่งคืน ซึ่งจะนำไปสู่การใช้ทรัพยากรได้ดียิ่งขึ้น

วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

ประสิทธิภาพในการดำเนินงานหมายถึงการใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด (เช่น เวลา เงิน ผู้คน) ไปพร้อมๆ กับการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ยอดเยี่ยม ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

• สร้างแผนผังกระบวนการของคุณ: ระบุกระบวนการปัจจุบันทั้งหมดของคุณเพื่อดูว่ามีขั้นตอนการทํางานตั้งแต่ต้นจนจบอย่างไรบ้าง ใช้แผนผังกระบวนการหรือแผนผังลําดับงานเพื่อค้นหาพื้นที่ที่มีความล่าช้า งานซ้ำซ้อนโดยไม่จําเป็น หรือไม่มีการเพิ่มคุณค่า ระบุส่วนที่มีปัญหาและกําหนดว่าจะปรับปรุงจุดใด

• กําจัดความสิ้นเปลือง: ค้นหาพื้นที่ที่สิ้นเปลืองทรัพยากร ซึ่งอาจรวมถึงการผลิตเกิน เวลาการรอคอยที่ยาวนาน สินค้าคงคลังมากเกินไป งานที่ทำซ้ำๆ ข้อผิดพลาด หรือการใช้ศักยภาพของพนักงานอย่างไม่เต็มที่ ใช้วิธีแบบลีนหรือ Six Sigma เพื่อจัดการกับส่วนที่สิ้นเปลืองเหล่านี้อย่างเป็นระบบ

• ทํางานอัตโนมัติในส่วนที่ทําได้ คุณอาจใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อจัดการงานที่ทําซ้ําๆ หรือใช้เวลานาน เช่น การป้อนข้อมูล การประมวลผลคําสั่งซื้อ และการรับรู้รายรับ วิธีจะช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานด้วยตนเอง และสร้างกระบวนการที่เร็วขึ้นและเชื่อถือได้มากขึ้น พร้อมทั้งทำให้ทีมงานของคุณมีอิสระในการมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญหรืองานสร้างสรรค์มากขึ้น

• ลงทุนในการฝึกอบรมและการมีส่วนร่วมของพนักงาน: ทําการฝึกอบรมเป็นประจําเพื่อให้ทีมของคุณมีทักษะและการมีส่วนร่วมสูง สร้างวัฒนธรรมที่พนักงานรู้สึกได้รับการสนับสนุนให้แบ่งปันแนวคิดและการปรับปรุง

• กําหนดเป้าหมายด้านประสิทธิภาพ: สร้างเมตริกที่ชัดเจนซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายด้านประสิทธิภาพของคุณ เมตริกตัวชี้วัดเหล่านี้อาจรวมถึงเวลาที่ใช้ในการดำเนินการกระบวนการให้เสร็จสมบูรณ์ ความรวดเร็วในการหมุนเวียนของสินค้าคงคลัง หรือต้นทุนในการผลิตแต่ละหน่วย ตรวจสอบตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เหล่านี้เพื่อดูว่าสิ่งใดได้ผลและไม่ได้ผล แล้วทำการตัดสินใจที่ดีขึ้นโดยมีข้อมูลประกอบ

• จัดการสินค้าคงคลังอย่างมีกลยุทธ์: ใช้วิธีการต่างๆ เช่น การเติมสินค้าคงคลังตามระบบแบบทันเวลาพอดี(JIT) เพื่อลดต้นทุนและปรับสินค้าคงคลังให้สอดคล้องกับความต้องการ ใช้เครื่องมือจัดการสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์เพื่อติดตามระดับคลังสินค้า และหลีกเลี่ยงการมีสินค้าคงคลังมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

• ทําให้การสื่อสารเป็นเรื่องง่าย: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมมีวิธีต่างๆ ที่ง่ายดายในการแชร์ข้อมูลและการทํางานร่วมกัน เครื่องมืออย่างซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจะช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ตรงกันและเร่งการตัดสินใจให้เร็วขึ้น การพูดคุยตรวจสอบและมอบข้อเสนอแนะเป็นประจำจะช่วยให้ทุกคนทำงานอย่างสอดคล้องและพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาที่เกิด